Kontrola dostawców i kontrahentów w systemie awizacji VSS.net

Baza kontrahentów jako fundament kontroli dostaw

Kontrola dostawców i kontrahentów w systemie awizacyjnym zaczyna się od kompletnej, aktualnej bazy firm i osób upoważnionych do składania awizacji. Studio VSS.net umożliwia tworzenie kart kontrahenta z pełnymi danymi: nazwą firmy, NIP, REGON, adresem siedziby, danymi kontaktowymi koordynatora logistyki i listą pojazdów przypisanych do konta. Karta kontrahenta to więcej niż wizytówka - to profil operacyjny, który określa, jakie uprawnienia ma dany partner w systemie awizacyjnym.

Baza kontrahentów w VSS.net jest żywym narzędziem zarządzania relacjami dostawczymi. Koordynator logistyki widzi w jednym miejscu wszystkich aktywnych dostawców z ich profilem awizacyjnym, historią wizyt i aktualnym wskaźnikiem punktualności. Nowych kontrahentów można dodawać ręcznie lub importować zbiorowo z pliku CSV, co przyspiesza onboarding dostawców przy przetargach lub rozszerzeniu bazy dostawców.

Profile awizacyjne per dostawca - uprawnienia, rampy i wymagania dokumentacyjne

Każdy kontrahent w systemie VSS.net ma przypisany profil awizacyjny definiujący zakres jego dostępu do zasobów obiektu. Profil określa: które lokalizacje i rampy są dostępne dla tego dostawcy, jakie typy transportu może awizować (FTL, LTL, drobnica, ADR), wymagane dokumenty przy każdej wizycie i kategorie towarów, które może dostarczać. Dostawca logując się do portalu widzi tylko okna i rampy przypisane do jego profilu - nie może zarezerwować slotu poza swoim zakresem dostępu.

Profile awizacyjne pozwalają wdrożyć zróżnicowaną politykę dostępności dla różnych kategorii dostawców. Dostawcy strategiczni (kategoria A) mogą awizować z wyprzedzeniem do 30 dni i mają gwarantowaną pulę ramp. Nowi dostawcy (kategoria C) rezerwują okna wyłącznie z 48-godzinnym wyprzedzeniem i każda ich awizacja jest weryfikowana ręcznie przez dyspozytora przed akceptacją. Zmiana kategorii dostawcy w miarę budowania historii współpracy jest operacją jednokrokową w panelu administratora.

Historia wizyt i ocena SLA z dostawcami

Studio VSS.net rejestruje pełną historię wizyt każdego kontrahenta - każdą awizację z datą, godziną, typem transportu, deklarowaną i przyjętą ilością, czasem obsługi i wskaźnikiem punktualności. Historia jest dostępna w karcie kontrahenta bez limitu czasowego - pozwala przeanalizować trend punktualności i jakości obsługi na przestrzeni miesięcy lub lat. Kierownik logistyki może w kilka sekund zobaczyć, czy konkretny dostawca poprawił punktualność po rozmowie o sankcjach, czy jego wskaźnik systematycznie pogarsza się od początku roku.

Dane historyczne z systemu VSS.net są podstawą do oceny SLA z dostawcami. Eksport historii wizyt do formatu CSV lub XLSX zawiera wszystkie dane niezbędne do obiektywnej oceny partnerskiej: wskaźnik punktualności, średni czas obsługi, odchylenia ilościowe i liczbę awizacji interwencyjnych (bez wcześniejszej rezerwacji). Te dane zastępują subiektywne oceny dyspozytorów przy corocznych przeglądach partnerskich i tworzą obiektywną dokumentację do negocjacji warunków lub rozwiązania umowy z nierzetelnym dostawcą.

Blokada nierzetelnych partnerów i zarządzanie dostępem

Studio VSS.net umożliwia natychmiastową blokadę konta kontrahenta, który naruszył warunki współpracy lub nie spełnia wymagań operacyjnych. Blokada jest jednokrokową operacją dostępną z karty kontrahenta - administrator podaje przyczynę i system uniemożliwia składanie nowych awizacji przez zablokowane konto. Aktywne awizacje zablokowanego dostawcy są widoczne w panelu dyspozytora z oznaczeniem blokady, co pozwala obsłużyć zaplanowane dostawy przy jednoczesnym wstrzymaniu nowych rezerwacji.

• Karta kontrahenta - pełne dane firmy, lista pojazdów, profil awizacyjny i historia wizyt w jednym widoku.
• Kategorie dostawców - A/B/C z odrębnymi uprawnieniami, horyzontami rezerwacji i trybami akceptacji awizacji.
• Profile awizacyjne - przypisanie konkretnych lokalizacji, ramp, typów transportu i wymagań dokumentacyjnych per dostawca.
• Ocena SLA - historia punktualności, czasu obsługi i odchyleń ilościowych eksportowalna do CSV dla przeglądów partnerskich.
• Blokada konta - natychmiastowe wstrzymanie nowych rezerwacji z logiem przyczyny i daty blokady w historii kontrahenta.

Wdrożenie bazy kontrahentów z profilami awizacyjnymi w VSS.net przynosi wymierne korzyści operacyjne: eliminację nieuprawnionych awizacji, redukcję czasu odprawy przy bramie dla znanych kontrahentów z zarejestrowanymi pojazdami i obiektywne dane do zarządzania relacjami dostawczymi. Firmy z rozbudowaną bazą dostawców (powyżej 50 aktywnych kontrahentów) raportują szczególnie duże korzyści z automatycznej kategoryzacji i profilowania - dyspozytor nie musi pamiętać specyficznych warunków każdego dostawcy, bo system pilnuje ich za niego.