Kontrola dostawców w Studio VSS.net - kartoteka, portal, dokumenty i ocena punktualności

Kartoteka kontrahenta - co w niej działa, a co jest opisem

Każdy dostawca i odbiorca istnieje w Studio VSS.net jako rekord kartoteki Kontrahenci. Formularz awizacji podpowiada kontrahenta po nazwie skróconej, miejscowości albo NIP, ale tylko spośród rekordów z zaznaczonym polem Aktywne. Nowej firmy nie dopiszesz z poziomu awizacji, więc lista dostawców, z którymi Twoja firma pracuje, jest pod kontrolą osoby prowadzącej kartotekę.

Kartoteka nie ma przycisku Usuń. Współpracę wstrzymuje się odznaczeniem pola Aktywne: firma znika z list wyboru w formularzach, a jej rekord zostaje razem z historią zrealizowanych awizacji. Zmiany pól kartoteki rejestruje funkcja Historia zmian w menu tabeli, z wartością poprzednią, nową, loginem i datą. Przycisk Historia na pasku kartoteki pokazuje co innego - zrealizowane awizacje firmy z terminami planowanymi.

Tylko jedno pole liczbowe kartoteki zmienia zachowanie formularza awizacji. Czas /min/ na zakładce 4. Awizacje zasila regułę czasu obsługi, więc dostawca z długim rozładunkiem dostaje dłuższą rezerwację. Pola Limit zamówień, Max ilość palet i Limit per dzień oraz limity z zakładki Parking są zapisywane, ale standardowy formularz nie zatrzymuje zapisu po ich przekroczeniu. Jeśli umowa ogranicza liczbę awizacji na dobę, pilnuje tego dyspozytor. Opis wszystkich pól zawiera strona kartoteka kontrahentów w Studio VSS.net.

Konto dostawcy w portalu

Dostawca może sam zakładać awizacje, jeśli dostanie konto zewnętrzne z rolą VSS dostawca. Konto zakłada operator w pozycji Zarządzanie kontami kontrahentów w menu Informacje: wskazuje rolę, login, osobę, firmę z kartoteki i ustawia hasło. Samodzielnej rejestracji nie ma. Konto widzi wyłącznie awizacje firmy, do której je przypisano, a kilka kont tej samej firmy widzi te same awizacje; kolumna Zapisał pokazuje, kto je założył.

Zakres działań dostawcy jest wąski z założenia. Zapis awizacji w portalu ustawia od razu status oczekujący, bez akceptacji dyspozytora. Dostawca może poprawić dane pojazdu, kierowcy i palet do chwili potwierdzenia przybycia na bramie, ale nie zmieni terminu, magazynu ani rodzaju awizacji i nie anuluje rezerwacji - to robi obsługa w dziale logistyki. Dostęp blokuje się odznaczeniem pola Aktywne na koncie; konto i jego awizacje zostają w systemie. Formularz nie pozwala ograniczyć konta do jednego magazynu ani obiektu. Szczegóły opisuje strona zarządzanie kontami kontrahentów.

Z kontami dostawców wiąże się portal spedycji. Przewoźnik wpisany w awizacji decyduje o tym, które konto z rolą VSS spedytor / przewoźnik ją zobaczy i uzupełni dane pojazdu oraz kierowcy. Gdy dostawca zaznaczy, że transport jest po jego stronie, pole przewoźnika przestaje być wymagane, a awizacja nie trafia do portalu żadnego spedytora. Przy kontroli dostawcy, który sam organizuje przewóz, dane kierowcy trzeba więc egzekwować od niego, a nie od firmy transportowej.

Komplet dokumentów przed przyjazdem

Do awizacji dołącza się pliki: skan listu przewozowego, specyfikację albo dokumenty odprawy. Dostawca może dodać je już w formularzu nowej awizacji, a obsługa w oknie Szczegóły. Kolumna Załącznik pokazuje liczbę plików, ale o kompletności decyduje osobny znacznik Komplet załączników, zaznaczany ręcznie na zakładce Dokumenty po sprawdzeniu zawartości. Program nie porównuje liczby plików z wymaganym zestawem.

Zestawienie Awizacje bez dokumentów w menu Informacje, Zestawienia zbiera awizacje przed przybyciem, z terminem od wczoraj, które nie mają zaznaczonego kompletu. Z menu funkcji tego zestawienia wyślesz wiadomość e-mail albo SMS do kierowcy i spedytora, a gotowy szablon prośby o uzupełnienie danych ma okno Wyślij e-mail w rejestrze Awizacje. Dzięki temu braki wychodzą przed przyjazdem pojazdu, a nie przy bramie. Komplet nie jest jednak warunkiem żadnego statusu: brama przy potwierdzeniu przybycia wymaga tylko kierowcy i numeru auta.

Ocena punktualności dostawców

Punktualność mierzą raporty w menu Informacje, Raporty. Ogólna ocena kontrahentów obejmuje aktywne firmy z co najmniej jednym zrealizowanym transportem i całą ich historię. Kolumny podają liczbę zrealizowanych transportów, liczbę spóźnień, ocenę procentową spóźnień, wyjazdy po czasie oraz awizacje anulowane. Spóźnieniem jest przyjazd po początku okna, a nie po jego końcu. Wiersz z oceną powyżej 30 procent ma czerwone tło, poniżej 3 procent zielone.

Raport Trafność awizacji liczy dla przewoźników średnią różnicę między początkiem okna a przyjazdem oraz odchylenie standardowe, w wybranym zakresie dat. Średnia bliska zera przy małym odchyleniu oznacza przewoźnika, który trafia w okno; duże odchylenie zdradza nieregularność nawet przy dobrej średniej. Pulpit KPI dodaje ranking 15 kontrahentów z ostatnich 30 dni z liczbą awizacji oraz paletami awizowanymi i faktycznie przyjętymi. Definicje wszystkich wskaźników zawiera strona raporty awizacji w sekcji Informacje.

Raporty liczą wyłącznie awizacje z zapisanymi znacznikami czasu. Status zmieniony formularzem Status albo skanem na ekranie Skanowanie nie zapisuje godzin, więc taka wizyta nie zasili oceny. Przy rozmowie z dostawcą warto więc sprawdzić, czy brama przeprowadza każdą dostawę przez kroki Potwierdzam transport i Zezwalam na wjazd.

Czarna lista pojazdów

Zakaz wjazdu dla konkretnego pojazdu zapisuje się w sekcji LPR, na czarnej liście. Wpis ma numer rejestracyjny, powód, opcjonalny okres obowiązywania i magazyn. Ekran Odczyty kamer sprawdza czarną listę przed białą listą i awizacją, a pasujący odczyt dostaje decyzję Odrzuć i alarm na Pulpicie bramy. Program porównuje numery po usunięciu spacji i myślników, bez względu na wielkość liter.

Czarna lista nie steruje szlabanem. Studio VSS.net zapisuje decyzję i pokazuje alarm, ale zatrzymanie pojazdu należy do ochrony albo do urządzenia, które wdrożenie podłączyło osobno; w demo odczyty kamer są symulowane. Wpisów się nie usuwa, tylko wyłącza, a zmiany pól zostają w historii. Zasady opisuje strona czarna lista pojazdów LPR. Czarna lista dotyczy numerów rejestracyjnych, a nie firm - dostawcę wyłącza się w kartotece.

Czego Studio VSS.net nie robi przy kontroli dostawców

Program nie ma statusów konta w rodzaju „oczekuje na aktywację”, wiadomości aktywacyjnych ani automatycznej blokady dostawcy po serii spóźnień. Nie egzekwuje limitów awizacji z kartoteki i nie przypisuje dostawcy dozwolonych ramp. Odznaczenie pola Aktywne nie anuluje awizacji zapisanych wcześniej - anuluje je obsługa przyciskiem Anuluj, z opcjonalną przyczyną. Pełny zakres funkcji opisuje strona system awizacji dostaw Studio VSS.net.