Kontrola jakości dokumentów dostawy działa w opisywanym wdrożeniu na pozycjach awizacji: kontroler akceptuje albo odrzuca każdą pozycję osobno, a system wylicza status całej awizacji i powiadamia jej autora. Kolejka pokazuje awizacje dostaw, które mają pozycje do kontroli i nie mają jeszcze statusu "Zaakceptowana". Opis dotyczy konfiguracji jednego wdrożenia.
Kontroler jakości otwiera kolejkę i widzi awizację z trzema pozycjami. Jedną pozycję może zaakceptować, a inną odrzucić, a trzecia może czekać na decyzję. Status całej dostawy ustali wtedy system, a nie kontroler, więc nikt nie wpisuje go ręcznie.
Kolejka kontroli pokazuje awizacje bez akceptacji
Zestawienie "Kontrola jakości" jest kolejką awizacji dostaw, które mają co najmniej jedną pozycję podlegającą kontroli i status inny niż "Zaakceptowana". Nowsze awizacje są na górze. W kolejce zostają wszystkie awizacje dostaw bez statusu "Zaakceptowana", także te już zakończone, więc awizacja odrzucona albo częściowo zaakceptowana nie znika z niej sama.
Kolejka pokazuje dyskusję, notatki, weryfikację kupca, numer Load Plan, status, dzień, kontrahenta, kupca, załącznik kontroli jakości oraz dane zapisu. Kontroler widzi więc na jednym ekranie, od kogo jest dostawa i czy ktoś już o niej pisał.
W menu kontroli jakości są też inne zestawienia: "Awizacje na dzień", "Wszystkie" (ostatnie 90 dni), "Awizacje odrzucone", "Awizacje zaplanowane" oraz "Historia", czyli awizacje zakończone ze statusem "Zaakceptowana". Obok nich są "Archiwum PDF" i narzędzie "Weryfikacja certyfikaty", które opisuje tekst o odczycie atestu przez model.
Decyzja zapada przy każdej pozycji osobno
Z kolejki przechodzi się przyciskiem "Pozycje zamówienia" do listy "Pozycje zamówienia powiązane z awizacją - KJ". Są na niej kolumny Indeks, Kod pozycji, Ilość, Atest, Wytop, Kontrahent, Dyskusja i Notatki oraz dwie edytowalne kolumny-znaczniki: "Akceptacja" i "Odrzucone". Zaznaczenie znacznika zapisuje się w pozycji awizacji.
Decyzje zapisuje się w tabeli pozycji otwieranej z kolejki kontroli. Zakupy i dostawcy widzą te same kolumny tylko do odczytu, więc kupiec może sprawdzić, co kontrola zdecydowała, ale niczego w tabeli nie zmieni.
Przy pozycji kontroli jakości są cztery przyciski. "Załączniki poz" otwiera załączniki kontroli jakości, a "Załączniki poz Nowe" sekcje dokumentów wymaganych od dostawcy, które opisuje tekst o dokumentach jakościowych przy pozycji zamówienia. Dwa pozostałe to "Dyskusja" i "Uwagi/Notatki".
Przyciski masowe działają na całej awizacji
Dla całej awizacji w pasku kolejki są trzy przyciski. "Zaakceptuj" ustawia akceptację na wszystkich pozycjach awizacji i zdejmuje odrzucenie, "Odrzuć" robi odwrotnie, a "Cofnij status" czyści obie decyzje. Żaden z nich nie wybiera pozycji, bo każdy działa na wszystkich pozycjach awizacji.
Każdy z tych przycisków pyta "Czy zmienić status?" z odpowiedzią "Tak". Po wykonaniu pokazuje komunikat "Status awizacji został zmieniony" i zapisuje wpis historii "Zmiana statusu awizacji". Pytanie jest potrzebne, bo jedno kliknięcie zmienia decyzje przy wszystkich pozycjach naraz. Jak wyglądają wpisy historii w innym wdrożeniu, pokazuje tekst o znacznikach czasu etapów i śladzie zmian.
Status awizacji wylicza system z decyzji
Status awizacji nie jest wpisywany ręcznie. Wylicza go widok z decyzji przy pozycjach, w ustalonej kolejności reguł. Wartość "Brak" wpisuje się wtedy, gdy nie jest spełniony żaden z pozostałych warunków.
| Stan pozycji w awizacji | Status awizacji |
|---|---|
| Żadna pozycja nie ma decyzji. | Nowa |
| Wszystkie pozycje są zaakceptowane i żadna nie jest odrzucona. | Zaakceptowana |
| Wszystkie pozycje są odrzucone i żadna nie jest zaakceptowana. | Odrzucona |
| Wszystkie pozycje mają decyzję, część zaakceptowana, część odrzucona. | Częściowo zaakceptowana |
| Część pozycji ma decyzję, część jeszcze nie (także gdy są już zaakceptowane i odrzucone). | Częściowo obsłużona |
| Żaden z powyższych warunków nie jest spełniony. | Brak |
Status awizacji nie jest wpisywany ręcznie, tylko wyliczany z decyzji przy pozycjach.
Schemat pokazuje ten sam przykład, co scenariusz poniżej. Pozycja zaakceptowana, odrzucona i bez decyzji daje status "Częściowo obsłużona", więc awizacja zostaje w kolejce kontroli. Decyzje zmieniają pozycje awizacji, a nie status wizyty transportu. Ten drugi status prowadzi się osobno, a obie osie opisuje tekst o dwóch statusach awizacji.
Autor awizacji dowiaduje się o decyzji z wiadomości
Każda odrzucona pozycja powoduje jedną wiadomość do autora awizacji, czyli konta, które ją zapisało: dostawcy albo pracownika logistyki. Temat brzmi "Odrzucono następujące pozycje", w wersji angielskiej "The following items were rejected". Treść jest ogólna, bez listy pozycji, a odnośnik prowadzi do dyskusji tej pozycji. Wiadomość nie powstaje, gdy konto autora jest nieaktywne albo nie ma adresu e-mail.
Gdy zaakceptowane są wszystkie pozycje podlegające kontroli, autor awizacji dostaje jedną wiadomość "Awizacja nr {numer}: ZAAKCEPTOWANA", po angielsku "Notification no. {numer}: ACCEPTED". Powiadomienie dotyczy awizacji, których pozycje dopisano w ostatnich 90 dniach, a kopia idzie do opiekuna klienta, czyli użytkownika wskazanego w kartotece kontrahenta. Ogólne reguły wysyłki opisuje tekst o tym, kiedy system pisze do dostawcy, a ogólne ujęcie powiadomień - strona o powiadomieniach SMS i e-mail w awizacji.
Kupiec i dyskusja pracują na tych samych pozycjach
Kolumna "Kupiec" pokazuje kupca przypisanego do zamówienia, a kolumna "Weryfikacja kupiec" jest znacznikiem, że kupiec zweryfikował dokumentację. To znacznik, a nie osobny proces z własnym powiadomieniem. Kupiec widzi te same pozycje co kontroler, tylko bez możliwości zmiany decyzji.
Rozmowa o odrzuconej pozycji toczy się w dyskusji przy pozycji, do której prowadzi odnośnik z wiadomości. Mechanizm wątków opisuje tekst o dyskusji przy pozycji zamówienia. Inny sposób podziału pracy między role, w którym kolejki odpowiadają etapom dostawy, pokazuje tekst o jednym portalu awizacji i rolach z własną kolejką.
Czego ten mechanizm nie obejmuje
Status "Zaakceptowana" w kolejce i wiadomość o akceptacji to dwie osobne rzeczy. Wiadomość ma własny warunek, czyli zaakceptowane wszystkie pozycje podlegające kontroli. Opis dotyczy decyzji na pozycjach i zestawień kontroli, a nie przebiegu wizyty transportu.
Jeden dzień kontrolera na przykładzie awizacji z trzema pozycjami
Przykład z danymi fikcyjnymi: awizacja AW-26-0150 od Dostawcy Testowego ma pozycje od ITEM-0001 do ITEM-0003 i trafia do kolejki ze statusem "Nowa". Kontroler otwiera listę pozycji, zaznacza akceptację przy ITEM-0001 i odrzuca ITEM-0002, a ITEM-0003 zostawia do dalszej analizy, więc status zmienia się na "Częściowo obsłużona". Autor awizacji dostaje wiadomość o odrzuconej pozycji z odnośnikiem do jej dyskusji i dołącza poprawiony dokument.
Po poprawce kontroler zdejmuje odrzucenie przy ITEM-0002 i klika "Zaakceptuj" dla całej awizacji. Po odpowiedzi "Tak" na pytanie "Czy zmienić status?" status przechodzi na "Zaakceptowana" i awizacja znika z kolejki, a autor dostaje wiadomość o akceptacji.
Pytania do analizy przed wdrożeniem kontroli jakości
Zanim w innym obiekcie powstanie podobna kolejka, ustalamy z klientem cztery sprawy.
- Zakres decyzji - czy decyzja kontroli jakości ma dotyczyć całej dostawy, czy każdej pozycji osobno i kto ma widzieć jej wynik.
- Status dostawy - jak ma być wyliczany status, gdy część pozycji jest zaakceptowana, a część odrzucona albo wciąż czeka.
- Przycisk masowy - czy kontrola potrzebuje przycisku dla całej dostawy obok decyzji przy pojedynczych pozycjach i jak cofa się pomyłkę.
- Powiadomienia - kogo i kiedy ma powiadamiać odrzucenie pozycji oraz akceptacja całej dostawy.