W opisywanym wdrożeniu Studio VSS.net każdy etap dostawy zapisuje własny znacznik czasu, a przejście statusu dopisuje wpisy do historii awizacji. Daty etapów da się poprawić z osobnej listy, ale tylko dla etapów, które już się wydarzyły, i tylko dla dostaw z ostatnich 45 dni. Poprawka zostawia wpis o fakcie zmiany. Opisujemy mechanikę zapisu i jej granice, bez wyników i bez danych o skali.
Własny czas każdego etapu
Dostawa w opisywanym wdrożeniu przechodzi przez sześć etapów, a każdy z nich zapisuje w awizacji osobną datę i godzinę. Znacznik powstaje, gdy użytkownik wykona dany krok w programie, więc awizacja zebrała czasy tylko tych etapów, które przeszła. Tabela pokazuje, który krok zapisuje który czas i do czego go używamy.
| Etap | Co zapisuje czas | Do czego służy |
|---|---|---|
| Przybycie | Krok potwierdzenia przybycia transportu | Początek liczenia czasu na bramie i odniesienie do początku okna. |
| Weryfikacja | Krok weryfikacji transportu po przybyciu | Różnica względem przybycia pokazuje, jak długo trwało przyjęcie pojazdu na bramie. |
| Przypisanie rampy | Przypisanie rampy do awizacji | Różnica względem weryfikacji pokazuje oczekiwanie na rampę. |
| Start magazynu | Rozpoczęcie pracy magazynu przy rampie | Początek rozładunku. |
| Stop magazynu | Zakończenie pracy magazynu | Koniec rozładunku; różnica względem startu daje czas pracy przy rampie. |
| Wyjazd | Krok wyjazdu pojazdu | Zamyka wizytę pojazdu na terenie. |
W imporcie z agencją celną dochodzą dwa dodatkowe znaczniki: start odprawy i koniec odprawy. Mają własne listy agencji, dlatego opisujemy je w tekście o agencji celnej w statusie magazynowym kontenera.
Z różnic między kolejnymi znacznikami da się policzyć trzy odcinki: czas na bramie, oczekiwanie na rampę i rozładunek. Liczymy je wyłącznie z dat zapisanych w awizacji, bez osobnego rejestru czasu.
Przykład obliczeniowy z danymi fikcyjnymi: awizacja AWZ-26-0001 ma przybycie o 07:55, przypisanie rampy o 08:20 i start magazynu o 08:30. Od przybycia do przypisania rampy mija 25 minut, a od przypisania rampy do startu magazynu kolejne 10 minut. Gdy zapisano też stop magazynu, różnica między startem a stopem daje czas pracy przy rampie.
Znacznik zależy od chwili, w której ktoś potwierdził etap w programie. Gdy potwierdzenie następuje później niż faktyczna obsługa, w awizacji zostaje godzina potwierdzenia. Czasy czytamy więc jako zapis działań w programie, a rozbieżności z rzeczywistością wyjaśniamy z użytkownikami.
Dwa wpisy historii na jedno przejście
Przejście statusu dostawy lub wysyłki wykonuje procedura bazy danych. W jednej transakcji zmienia ona status i dopisuje wpis historii z czterema polami:
- Status - nowy status awizacji.
- Login - konto użytkownika, który wykonał przejście.
- Tytuł - tytuł wpisu w historii.
- Uwagi - uwagi przekazane przy przejściu.
Pierwszy wpis opisuje przejście w rodzaju 2->3, czyli z którego statusu na który przeszła awizacja. Oprócz niego każde przejście dodaje drugi wpis, z ekranu zmiany statusu. Ma on tytuł tego ekranu i uwagi wpisane przez operatora. Tytuł pochodzi z ekranu, a nie z nazwy etapu, więc nie musi odpowiadać etapowi magazynu, który faktycznie wykonano. Przy czytaniu historii opieramy się dlatego na opisie przejścia.
Uwagi wpisane przy kolejnych przejściach dopisują się po przecinku do jednej notatki awizacji i są ucinane do 500 znaków. Widok awizacji łączy tę notatkę z uwagami samej awizacji w jednej kolumnie. Gdy dla awizacji nie ma żadnej uwagi z przejść, kolumna łączona jest pusta, a własne uwagi awizacji w niej się nie pojawiają.
Opis dotyczy dostaw i wysyłek obsługiwanych tą procedurą, a zwroty od dostawców zapisują zmiany własnymi zapytaniami. Historię czytamy jako zapis przejść wykonanych w bazie, a nie jako rejestr każdego kliknięcia na ekranie. Ogólne zasady historii w programie opisuje instrukcja historii zmian, a statusy awizacji - strona o statusach w programie awizacyjnym.
Pierwotne daty i edycje terminu
Przy zakładaniu awizacji lokalnej historia zapamiętuje pierwotne daty od i do, czyli okno wybrane przez zakładającego. Inne rodzaje awizacji nie zapamiętują pierwotnych dat w ten sposób.
Każdy zapis edycji awizacji lokalnej dopisuje wpis Edycja awizacji daty. W jego opisie stoją godziny od i do, także wtedy, gdy zmieniono inne pola, a nie sam termin. Wpis mówi więc, że awizację zapisano po edycji, a czy termin się przesunął, widać dopiero po porównaniu godzin z pierwotnymi datami.
Korekta danych kierowcy działa inaczej: zapisuje poprzednie wartości w historii przed ich nadpisaniem, więc po poprawce widać, co wpisano wcześniej. Gdy w awizacji brakuje telefonu kierowcy, wpis nie zawiera poprzednich wartości. Kto i kiedy uzupełnia te dane, opisujemy w tekście o uzupełnianiu danych kierowcy przez osobę, która je zna.
Dlaczego dopuszczono korektę dat
Według notatek wdrożeniowych użytkownicy nie zawsze procesują awizacje do końca ani w czasie faktycznej obsługi. Skutek jest prosty: godzina etapu w awizacji odpowiada chwili kliknięcia, a nie chwili zdarzenia.
Według tych samych notatek raporty i ocena firm przewozowych mają opierać się na poprawnych danych. Dlatego wybrane konta mogą poprawić czasy etapów. To nie jest ogólna edycja awizacji: korekta ma własną listę i własny formularz, a jej wpis w historii jest osobny.
Kierownik logistyki musi zdecydować, które konta dostaną pozycję menu z listą korekty. W opisywanym wdrożeniu przypisano ją wybranym kontom. Rolami i kolejkami, które decydują o tym, kto co widzi, zajmuje się osobny tekst o jednym portalu i rolach z własną kolejką.
Jak ograniczono korektę
Korekta działa z listy Modyfikacja dat. Lista dotyczy dostaw, nie wysyłek, i obejmuje awizacje z ostatnich 45 dni liczonych od daty awizacji, czyli od początku okna, a nie od daty zdarzenia. Pokazuje także awizacje przyszłe.
Formularz korekty obejmuje siedem etapów: przybycie, weryfikację, przypisanie rampy, start i stop magazynu oraz start i stop odprawy. Wyjazdu nie można w nim edytować. Etapy bez zapisanego czasu są ukryte i zablokowane, więc poprawia się wyłącznie to, co się wydarzyło.
Korekta dat dotyczy tylko etapów, które mają już zapisany czas, i tylko dostaw, których data awizacji mieści się w ostatnich 45 dniach.
Zapis wymaga potwierdzenia i zostawia wpis Zmiana dat statusów. Wpis zawiera fakt zmiany i numer awizacji, ale nie zawiera starych ani nowych wartości. Odpowiada więc na pytanie, czy ktoś zmieniał daty, a nie na pytanie, z jakich wartości na jakie.
Oznaczenie spóźnionej awizacji i raport punktualności
Oznaczenie Spóźnione dostaje awizacja w statusie 1, czyli oczekująca na przyjazd, której godzina początku już minęła. Dotyczy więc dostawy, która jeszcze się nie zgłosiła.
Raport punktualności ocenia przyjazd względem początku okna. Dostawa lokalna jest terminowa, gdy przyjazd nastąpił mniej niż 30 minut po początku okna, a kurier - gdy mniej niż 24 godziny. Spóźniona jest dostawa z przyjazdem później niż 30 minut po początku okna, a kurier po ponad 24 godzinach. Przyjazd dokładnie po 30 minutach, a dla kuriera po 24 godzinach, nie trafia do żadnej z tych grup. Raport liczy osobno spóźnienia godzinowe i dzienne i dotyczy tylko awizacji lokalnych, bo kurier jest w nich rodzajem dostawy.
Pozycja raportu w menu opisywanego wdrożenia jest oznaczona jako testowa, więc nie przedstawiamy jej jako gotowego raportu produkcyjnego. Standardowy pulpit KPI awizacji przyjmuje inny próg: kafel Na czasie akceptuje przyjazd do 15 minut po początku okna. Wartości 30 i 15 minut nie wolno porównywać, dopóki nie ustalimy, który wskaźnik obowiązuje u klienta. Pozostałe raporty awizacji opisuje instrukcja.
Terminy wolne i zajęte w oknach opisuje tekst o oknach czasowych w Studio VSS.net. Znacznik Spóźnione i raport mierzą co innego: pierwszy dotyczy awizacji bez przyjazdu, drugi dostaw, które już przyjechały.
Pytania do analizy przedwdrożeniowej
Zanim w innym obiekcie powstanie podobny zapis czasu i historii, ustalamy z klientem cztery sprawy:
- Etapy - które etapy dostawy dostają własny znacznik i kto potwierdza je w programie.
- Moment zapisu - czy znacznik ma oznaczać godzinę zdarzenia, czy godzinę potwierdzenia na ekranie.
- Korekta - kto może poprawiać daty i jak daleko wstecz oraz czy wpis ma zawierać stare wartości.
- Progi - jakie progi punktualności obowiązują dla dostaw własnych dostawcy i dla kurierów.