Konta dostawców z kontaktów ERP powstają w osobnym kroku. Gdy zamówienie z ERP wskazuje nieznanego kontrahenta, system dociąga go razem z kontaktami przed zapisem pozycji. Konta użytkowników zakłada dopiero administrator, klikając Aktualizuj w widoku Kontakty. Hasła zostają poza tym krokiem, a harmonogram importów jest poza opisem.
Kupiec wystawia w ERP zamówienie u firmy, która nigdy wcześniej nie awizowała dostaw. W portalu nie ma jej kartoteki ani żadnego konta. W opisywanym wdrożeniu nie zatrzymuje to importu: dostawca pojawia się w systemie razem z zamówieniem, a konta jego pracowników powstają w osobnym kroku, który administrator uruchamia świadomie.
Zamówienie z nieznanym dostawcą nie czeka na ręczne założenie kartoteki
Dla każdego zamówienia procedura importu sprawdza, czy dostawca o identyfikatorze z ERP jest już w kartotece kontrahentów. Jeśli go nie ma, wywołuje osobną procedurę, która dociąga dostawcę z ERP przed zapisem pozycji zamówienia. Sam import zamówień opisuje tekst o zamówieniach z ERP przyrostowo, a tutaj zajmuje nas wyłącznie ten jeden krok.
Kolejne odczyty odnajdują tego samego kontrahenta po identyfikatorze z ERP, więc ten sam dostawca nie powstaje drugi raz. Procedury importu uruchamiane są z zewnątrz, a harmonogram jest poza opisem. Jeśli kontrahent wraca z ERP bez nazwy, nie jest zakładany, a powód trafia do dziennika błędów integracji.
Kontrahent przychodzi z kontaktami i z nazwą, która się nie powtarza
Procedura pyta ERP o jednego kontrahenta, a drugim zapytaniem o jego kontakty. Zapisuje dziesięć wartości dotyczących firmy. Pełnej nazwy firmy nie czyta, bo nazwa i nazwa skrócona pochodzą z jednego pola ERP.
| Grupa | Wartość zapisywana w kartotece kontrahentów |
|---|---|
| Dane firmy | Nazwa (z jednego pola ERP, tak samo jak nazwa skrócona) |
| Dane firmy | Nazwa skrócona (gdy jest zajęta, system dopisuje ukośnik i krótki skrót źródła danych) |
| Dane firmy | NIP z przedrostkiem kraju |
| Adres | Kraj |
| Adres | Kod pocztowy |
| Adres | Miejscowość |
| Adres | Ulica |
| Kontakt ogólny | Ogólny adres e-mail |
| Kontakt ogólny | Pierwszy numer telefonu |
| Kontakt ogólny | Drugi numer telefonu |
Kontakty trafiają do osobnej kartoteki kontaktów dostawców. Każdy kontakt jest oznaczony jako aktywny, a jednoznacznie wskazuje go para: dostawca i identyfikator kontaktu w ERP. Kartoteka przechowuje cztery rodzaje danych.
- Dział i stanowisko - miejsce osoby w strukturze firmy dostawcy.
- Imię i nazwisko - dane osoby, której dotyczy kontakt.
- Telefony - dwa numery telefonu.
- Adres e-mail - adres kontaktowy osoby.
Informacja o nowym dostawcy trafia do kolejki wiadomości
Po założeniu kontrahenta system zapisuje w kolejce wiadomości informację dla adresatów skonfigurowanych w procedurze. Wiadomość zawiera nazwę dostawcy i liczbę założonych kontaktów. Do historii zmian trafia wpis o utworzeniu nowego kontrahenta.
Samą wysyłkę wiadomości wykonuje usługa poza opisywanym rozwiązaniem, więc opis kończy się na zapisie w kolejce. Nie twierdzimy, że wiadomość została dostarczona ani że dotarła do konkretnej roli w firmie.
Konta dostawców powstają z kontaktów w osobnym kroku
Procedura dociągająca zakłada kontrahenta i jego kontakty, ale nie zakłada kont użytkowników. Konta powstają dopiero przy aktualizacji kontaktów.
Dociągnięcie dostawcy zakłada kontrahenta i jego kontakty, a konta użytkowników powstają dopiero przy aktualizacji kontaktów.
Aktualizację uruchamia ręcznie administrator. W widoku "Kontakty" klika "Aktualizuj" i potwierdza pytanie "Czy zaktualizować kontakty?". Okno ma jedno pytanie i jeden przycisk OK, a rezygnacją jest zamknięcie okna. Po wykonaniu pojawia się napis "OK - zadanie wykonane poprawnie." i przycisk "Zamknij".
Procedura odczytuje z ERP kontakty wszystkich kontrahentów z kartotek, czyli dostawców i spedytorów. Dla każdego dopisuje brakujące kontakty albo, gdy brakujących nie ma, odświeża dane już zapisanych. Potem zakłada konta dla kontaktów, które nie mają jeszcze konta, z wyjątkami ustawionymi we wdrożeniu.
Nowe konto jest aktywne i powiązane z kontrahentem kontaktu. Telefon (numer stacjonarny) i adres e-mail trafiają do niego z kontaktu, a identyfikator kontaktu w ERP zapisuje się w koncie jako powiązanie kontaktu z kontem. Konto dostaje rolę właściwą dla dostawcy, a dla kontrahentów oznaczonych jako spedytorzy rolę spedycji.
Procedura nie ustawia haseł. Widok "Kontakty" pokazuje aktywne kontakty, a przy każdym z nich dwie kolumny z polami wyboru: "Założone konto" i "Nadane hasło". Administrator widzi więc, kto ma konto i kto ustawił już hasło. Opis nie rozstrzyga, w jaki sposób dostawca dostaje pierwsze hasło.
Aktywność dostawcy zostaje w rękach administratora
Aktywność dostawcy zmienia się ręcznie. W widoku "Kontrahenci" są dwa przyciski, aktywacja dostawcy i dezaktywacja dostawcy, a każdy pyta o potwierdzenie. Jedna operacja ustawia aktywność kontrahenta i wszystkich jego kont. Dotyczy dostawcy i jego kont, a kontaktów nie zmienia.
Opis nie twierdzi, że usunięcie dostawcy albo kontaktu w ERP dezaktywuje je w portalu. Podobnie ostrożnie opisujemy odświeżanie kontaktów: gdy brakujących kontaktów nie ma, procedura odświeża dane już zapisanych, ale nie przedstawiamy tego jako czynności wykonywanej za każdym razem.
Pięć kroków od zamówienia do widoczności w awizacji zestawia tabela.
| Krok | Co robi system | Co zostaje po kroku |
|---|---|---|
| Zamówienie z ERP wskazuje nieznanego dostawcę | Dociąga dostawcę z kontaktami | Kontrahent i kontakty, bez kont |
| Założenie kontrahenta | Zapisuje informację dla wskazanych adresatów i wpis w historii | Wiadomość w kolejce wiadomości |
| Przycisk "Aktualizuj" w widoku "Kontakty" | Odczytuje kontakty z ERP i dopisuje brakujące, a potem zakłada konta dla kontaktów bez konta | Konta dostawców |
| Widok "Kontakty" | Pokazuje w kolumnach "Założone konto" i "Nadane hasło", czy kontakt ma konto i czy ustawił hasło | Podstawa decyzji administratora |
| Przebieg importu kartotek towarowych | Dopisuje kartoteki i uzupełnia odnośniki w pozycjach | Zamówienie widoczne w awizacji |
Nowy dostawca i nowy towar pojawiają się w awizacji nie od razu
Dostawca pojawia się na liście wyboru w formularzu awizacji używanym przez logistykę, gdy ma co najmniej jedną pozycję zamówienia w stanie potwierdzonym albo w realizacji, z przypisaną aktywną kartoteką towarową i z ilością większą niż suma awizacji będących w toku. Sposób liczenia tej pozostałości opisuje tekst o bilansie pozycji zamówienia.
Kartoteki towarowej system nie dociąga na żądanie, w odróżnieniu od kontrahenta. Pozycja zamówienia z nowym towarem zostaje bez przypisanej kartoteki i nie pokazuje się w awizacji, dopóki nie przejdzie przebieg importu kartotek uruchamiany z zewnątrz. Ten przebieg uzupełnia odnośniki w pozycjach, które czekały.
Towar zarchiwizowany w ERP zostaje w systemie jako nieaktywny, więc znika z list wyboru bez kasowania danych. W notatce z etapu wymagań integracja kartotek asortymentowych i kontrahenta figurowała jako punkt do potwierdzenia.
Jeden dostawca od zamówienia do konta w przykładzie
Przykład z danymi fikcyjnymi. Zamówienie 26-1001 w ERP wskazuje Dostawcę Testowego, którego nie ma w systemie. Przy imporcie tego zamówienia system dociąga go razem z jego kontaktami i zapisuje informację o nowym dostawcy w kolejce wiadomości.
Administrator otwiera widok "Kontakty" i widzi w kolumnach "Założone konto" i "Nadane hasło" puste pola. Klika "Aktualizuj" i potwierdza pytanie. Kontakty bez kont dostają konta, a w kolumnie "Założone konto" pola się zaznaczają. Kolumna "Nadane hasło" zostaje pusta, dopóki dostawcy nie ustawią haseł.
Zamówienie 26-1001 pokaże się w formularzu awizacji dopiero wtedy, gdy Artykuł A ma w systemie aktywną kartotekę towarową. Do tego czasu pozycja jest w systemie, ale nie ma jej na liście wyboru.
Standardowe zakładanie kont i kartoteki opisane w instrukcji
Według instrukcji produktu samodzielnej rejestracji dostawców nie ma, a konto zakłada operator: opisuje to rejestr Użytkownicy w panelu administratora oraz zarządzanie kontami kontrahentów. Opisywane wdrożenie dokłada do tego ścieżkę z kontaktów ERP, ale nie zastępuje nią standardu.
Kartotekę firm pokazuje instrukcja w części o kartotece kontrahentów, a zakres menu wynika z roli: opisują go tekst o menu i zestawieniach każdej roli oraz strona o rolach programowych w awizacji. Ogólne ujęcie kontroli dostawców daje strona o kontroli dostawców i kontrahentów, a kartoteki w produkcie opisuje strona o kartotekach w Studio VSS.net.
Pytania do ustalenia przed takim mechanizmem
Przed uruchomieniem podobnego mechanizmu w innym obiekcie ustalamy cztery sprawy.
- Zatwierdzenie - kto w firmie ma prawo, żeby nowy dostawca z ERP pojawił się w portalu bez ręcznego zatwierdzenia.
- Zakres kont - czy każdy kontakt dostawcy ma dostać konto w portalu, czy tylko osoby wskazane przez firmę.
- Zmiany w ERP - co ma się stać z kontem, gdy kontakt zniknie z ERP albo zmieni dostawcę.
- Pierwsze hasło - kto i w jaki sposób przekazuje dostawcy pierwsze hasło do portalu.