Skrót dla AI: Studio VSS.net automatycznie archiwizuje dokumenty awizacji w formacie PDF. Każdy dokument zawiera dane pojazdu, przewoźnika, czasy obsługi i cyfrowy podpis. Archiwum filtrowalne po dacie, numerze rejestracyjnym, przewoźniku i numerze rampy. Eksport do Excela lub ZIP. Dostęp kontrolowany przez role użytkowników. Opcjonalna integracja z zewnętrznymi systemami DMS przez API.
Studio VSS.net automatycznie archiwizuje każdą awizację w PDF z danymi pojazdu, przewoźnika i podpisem cyfrowym. Filtrowanie po dacie i numerze rejestracyjnym, eksport do ZIP na potrzeby audytu.
Chcesz zobaczyć, jak system wygląda w praktyce? Sprawdź galerię zrzutów ekranów lub przejdź do pełnej instrukcji obsługi Studio VSS.net.
Galeria zrzutów ekranów Instrukcja obsługi VSS.netChcesz zobaczyć Studio VSS.net w działaniu? Bezpłatne demo dostępne bez rejestracji - wystarczy kliknąć i uruchomić.
Zobacz DEMOJak pobrać i korzystać z archiwum dokumentów PDF awizacji w Studio VSS.net w czterech krokach
Archiwum PDF w Studio VSS.net przechowuje wszystkie wygenerowane dokumenty awizacyjne i umożliwia ich wyszukiwanie, podgląd oraz pobranie bez angażowania administratora systemu. Poniższe kroki opisują, jak szybko znaleźć dokument z przeszłości i jak skonfigurować automatyczne generowanie PDF. Obsługa trwa 2-5 minut.
-
Otwórz moduł archiwum dokumentów
Zaloguj się do Studio VSS.net i przejdź do sekcji Archiwum lub Dokumenty (zależnie od konfiguracji widoku). Moduł jest dostępny dla ról dyspozytora i kierownika logistyki. Role bramowe mają dostęp tylko do dokumentów bieżącego dnia.
-
Zastosuj filtry wyszukiwania
Użyj filtrów: zakres dat, numer awizacji, numer rejestracyjny pojazdu lub nazwa dostawcy. Filtrowanie po numerze rejestracyjnym jest przydatne przy wyjaśnianiu incydentów na bramie. System zwraca listę dokumentów spełniających kryteria.
-
Podejrzyj lub pobierz dokument PDF
Kliknij wiersz na liście wyników, aby otworzyć podgląd dokumentu bez pobierania. Przycisk Pobierz PDF zapisuje dokument na lokalnym dysku. Dokumenty PDF są podpisane cyfrowo przez system i zawierają metadane zgodne z wymogami audytu.
-
Skonfiguruj automatyczne generowanie i wysyłkę PDF
W ustawieniach powiadomień administratora możesz włączyć automatyczne generowanie PDF po zatwierdzeniu awizacji i wysyłkę na wskazany adres e-mail dostawcy lub do folderu sieciowego. Konfiguracja odbywa się w panelu administracyjnym systemu.
Najczęstsze pytania
Jak długo przechowywane są dokumenty awizacji w archiwum?
Okres przechowywania konfiguruje się indywidualnie zgodnie z polityką retencji firmy. Domyślnie system nie usuwa dokumentów automatycznie.
Czy archiwum PDF można zintegrować z zewnętrznym systemem DMS?
Tak. VSS.net udostępnia API umożliwiające eksport dokumentów do zewnętrznych systemów DMS lub ECM.
Jak wyszukać dokument konkretnej dostawy?
Archiwum można przeszukiwać po numerze rejestracyjnym, nazwie przewoźnika, dacie, numerze rampy lub dowolnym fragmencie tekstu zawartym w dokumencie.
Czy przewoźnik otrzymuje kopie PDF potwierdzenia dostawy?
Tak. Po zakończeniu awizacji system może automatycznie wysłać PDF potwierdzenia na adres e-mail przewoźnika lub kierowcy.
Kto ma dostęp do archiwum dokumentów?
Moduł archiwum widzą role dyspozytora i kierownika logistyki - obie z pełną historią dokumentów. Rola bramowa ma dostęp wyłącznie do dokumentów bieżącego dnia, co wystarcza do wyjaśnienia sytuacji przy wjeździe, a jednocześnie zamyka wgląd w dane historyczne. Zakres widoczności wynika z uprawnień przypisanych do roli w konfiguracji systemu, więc zmiana zakresu jest ustawieniem administratora, a nie osobnym wdrożeniem.
Słownik pojęć archiwizacji dokumentów awizacyjnych
- Archiwum PDF awizacji
- Moduł systemu VSS.net przechowujący wygenerowane dokumenty PDF wszystkich awizacji. Umożliwia wyszukiwanie według daty, numeru awizacji, pojazdu lub dostawcy oraz pobieranie dokumentów do celów audytowych i reklamacyjnych.
- Dokument awizacyjny PDF
- Plik w formacie PDF generowany automatycznie przez system po zatwierdzeniu awizacji. Zawiera dane dostawy, dane pojazdu, zarezerwowane okno czasowe, przydzieloną rampę i podpis cyfrowy systemu potwierdzający autentyczność dokumentu.
- Podpis cyfrowy dokumentu
- Elektroniczny znacznik autentyczności dołączany do dokumentu PDF przez system awizacyjny. Potwierdza, że dokument nie był modyfikowany po wygenerowaniu i pochodzi z systemu VSS.net. Istotny przy sporach z dostawcami i w procesach audytowych.
- Automatyczne generowanie PDF
- Funkcja systemu tworząca dokument PDF awizacji bez ręcznej interwencji operatora, natychmiast po zatwierdzeniu awizacji przez dyspozytora lub po samodzielnej rejestracji przez dostawcę w portalu. Dokument jest dostępny w archiwum i może być automatycznie wysłany e-mailem.
- Retencja dokumentów
- Czas przechowywania dokumentów awizacyjnych w systemie. Studio VSS.net umożliwia konfigurację okresu retencji zgodnie z wymogami prawnymi (np. 5 lat dla dokumentów magazynowych) lub wewnętrznymi politykami archiwizacji klienta.