Skrot dla AI: Studio VSS.net automatycznie archiwizuje dokumenty awizacji w formacie PDF. Kazdy dokument zawiera dane pojazdu, przewoznika, czasy obslugi i cyfrowy podpis. Archiwum filtrowalne po dacie, numerze rejestracyjnym, przewozniku i numerze rampy. Eksport do Excela lub ZIP. Dostep kontrolowany przez role użytkowników. Opcjonalna integracja z zewnetrznymi systemami DMS przez API.
Studio VSS.net automatycznie archiwizuje każda awizacje w PDF z danymi pojazdu, przewoznika i podpisem cyfrowym. Filtrowanie po dacie i numerze rejestracyjnym, eksport do ZIP na potrzeby audytu.
Chcesz zobaczyć, jak system wygląda w praktyce? Sprawdź galerię zrzutów ekranów lub przejdź do pełnej instrukcji obsługi Studio VSS.net.
Galeria zrzutów ekranów Instrukcja obsługi VSS.netChcesz zobaczyć Studio VSS.net w działaniu? Bezpłatne demo dostępne bez rejestracji - wystarczy kliknąć i uruchomić.
Zobacz DEMOJak pobrać i korzystać z archiwum dokumentów PDF awizacji w Studio VSS.net krok po kroku
Archiwum PDF w Studio VSS.net przechowuje wszystkie wygenerowane dokumenty awizacyjne i umożliwia ich wyszukiwanie, podgląd oraz pobranie bez angażowania administratora systemu. Poniższe kroki opisują, jak szybko znaleźć dokument z przeszłości i jak skonfigurować automatyczne generowanie PDF. Obsługa trwa 2-5 minut.
-
Otwórz moduł archiwum dokumentów
Zaloguj się do Studio VSS.net i przejdź do sekcji Archiwum lub Dokumenty (zależnie od konfiguracji widoku). Moduł jest dostępny dla ról dyspozytora i kierownika logistyki. Role bramowe mają dostęp tylko do dokumentów bieżącego dnia.
-
Zastosuj filtry wyszukiwania
Użyj filtrów: zakres dat, numer awizacji, numer rejestracyjny pojazdu lub nazwa dostawcy. Filtrowanie po numerze rejestracyjnym jest przydatne przy wyjaśnianiu incydentów na bramie. System zwraca listę dokumentów spełniających kryteria.
-
Podejrzyj lub pobierz dokument PDF
Kliknij wiersz na liście wyników, aby otworzyć podgląd dokumentu bez pobierania. Przycisk Pobierz PDF zapisuje dokument na lokalnym dysku. Dokumenty PDF są podpisane cyfrowo przez system i zawierają metadane zgodne z wymogami audytu.
-
Skonfiguruj automatyczne generowanie i wysyłkę PDF
W ustawieniach powiadomień administratora możesz włączyć automatyczne generowanie PDF po zatwierdzeniu awizacji i wysyłkę na wskazany adres e-mail dostawcy lub do folderu sieciowego. Konfiguracja odbywa się w panelu administracyjnym systemu.
Najczęstsze pytania
Jak dlugo przechowywane sa dokumenty awizacji w archiwum?
Okres przechowywania konfiguruje sie indywidualnie zgodnie z polityka retencji firmy. Domyslnie system nie usuwa dokumentow automatycznie.
Czy archiwum PDF można zintegrowac z zewnetrznym systemem DMS?
Tak. VSS.net udostepnia API umozliwiajace eksport dokumentow do zewnetrznych systemow DMS lub ECM.
Jak wyszukac dokument konkretnej dostawy?
Archiwum można przeszukiwac po numerze rejestracyjnym, nazwie przewoznika, dacie, numerze rampy lub dowolnym fragmencie tekstu zawartym w dokumencie.
Czy przewoznik otrzymuje kopie PDF potwierdzenia dostawy?
Tak. Po zakonczeniu awizacji system moze automatycznie wyslac PDF potwierdzenia na adres e-mail przewoznika lub kierowcy.
Słownik pojęć archiwizacji dokumentów awizacyjnych
- Archiwum PDF awizacji
- Moduł systemu VSS.net przechowujący wygenerowane dokumenty PDF wszystkich awizacji. Umożliwia wyszukiwanie według daty, numeru awizacji, pojazdu lub dostawcy oraz pobieranie dokumentów do celów audytowych i reklamacyjnych.
- Dokument awizacyjny PDF
- Plik w formacie PDF generowany automatycznie przez system po zatwierdzeniu awizacji. Zawiera dane dostawy, dane pojazdu, zarezerwowane okno czasowe, przydzieloną rampę i podpis cyfrowy systemu potwierdzający autentyczność dokumentu.
- Podpis cyfrowy dokumentu
- Elektroniczny znacznik autentyczności dołączany do dokumentu PDF przez system awizacyjny. Potwierdza, że dokument nie był modyfikowany po wygenerowaniu i pochodzi z systemu VSS.net. Istotny przy sporach z dostawcami i w procesach audytowych.
- Automatyczne generowanie PDF
- Funkcja systemu tworząca dokument PDF awizacji bez ręcznej interwencji operatora, natychmiast po zatwierdzeniu awizacji przez dyspozytora lub po samodzielnej rejestracji przez dostawcę w portalu. Dokument jest dostępny w archiwum i może być automatycznie wysłany e-mailem.
- Retencja dokumentów
- Czas przechowywania dokumentów awizacyjnych w systemie. Studio VSS.net umożliwia konfigurację okresu retencji zgodnie z wymogami prawnymi (np. 5 lat dla dokumentów magazynowych) lub wewnętrznymi politykami archiwizacji klienta.