Archiwum PDF i wydruki awizacji w Studio VSS.net - gdzie leżą dokumenty dostawy

Trzy miejsca na dokumenty jednej dostawy

Dokumenty związane z dostawą powstają w Studio VSS.net w trzech różnych miejscach i każde działa według innych zasad. Archiwum PDF w menu Informacje gromadzi pliki dokumentów magazynowych, które powstają w Studio WMS.net. Wydruki samej awizacji - podgląd, wydruk do PDF, przepustka i list CMR - tworzy się na żądanie z rejestrów modułu awizacji i nie są nigdzie odkładane automatycznie. Skany i pliki od kontrahenta, na przykład list przewozowy albo dokumenty odprawy, dołącza się do awizacji jako załączniki.

Kto szuka dokumentu sprzed miesiąca, musi więc najpierw ustalić, o jaki dokument chodzi. Dokument przyjęcia towaru znajdzie w archiwum, jeśli magazyn wydrukował go z archiwizacją. Dokument awizacji odtworzy z podglądu, bo dane rekordu zostają w bazie. Skan CMR od przewoźnika otworzy w zakładce załączników.

Archiwum PDF - dokumenty magazynowe ze Studio WMS.net

Plik trafia do archiwum w chwili, gdy pracownik magazynu drukuje dokument w Studio WMS.net z opcją archiwizacji. Archiwum obejmuje dokumenty zatwierdzone i wyłącznie pliki PDF, najwyżej tysiąc pozycji. Kolejny wydruk tego samego dokumentu zastępuje zapisany plik, więc archiwum pokazuje stan ostatniego wydruku, a nie historię wersji. Poprawka dokumentu w WMS nie odświeża archiwum, dopóki ktoś nie wydrukuje go ponownie. Bez modułu Studio WMS.net archiwum zwykle nie ma czego pokazać.

Ekran składa się z panelu Szukaj i galerii miniatur. Miniatura pokazuje pierwszą stronę dokumentu z nagłówkiem, kodem kreskowym i tabelą pozycji, a pod nią numer dokumentu i nazwę kontrahenta. Na stronie mieści się dziesięć miniatur, ułożonych według daty dokumentu malejąco. Archiwum służy wyłącznie do odczytu: nie ma przycisku dodawania plików ani sortowania na żądanie. Pełny opis ekranu zawiera strona Archiwum PDF w instrukcji Studio VSS.net.

Jak wyszukać dokument w archiwum

Panel Szukaj ma sześć pól: Numer dokumentu WMS, Rodzaj dokumentu z listą wielokrotnego wyboru, Kontrahent z podpowiedzią od dwóch znaków, Nr dokumentu kontrahenta, Numer awizo oraz Numer dowodu. Przycisk Filtruj zatwierdza wszystkie wypełnione pola naraz, więc pusty wynik często oznacza, że jedno z nich zawęża zbyt mocno. Wyszukiwania po zakresie dat ani po treści dokumentu nie ma.

Połączenie archiwum z awizacją jest ręczne i to najczęstsze źródło nieporozumień. Studio VSS.net nie łączy samo awizacji z dokumentami WMS. Dokument magazynowy ma tekstowe pole Numer awizo, które wpisuje pracownik magazynu, a wyszukiwanie po tym polu znajdzie dokument tylko wtedy, gdy ktoś je wypełnił. Archiwum nie ma pola Numer Load Plan, więc po numerze nadanym awizacji przez program dokumentu nie znajdziesz. Gdy numeru awizo brak, łącz kontrahenta z rodzajem dokumentu albo z numerem dowodu dostawy.

Typowe zastosowania wynikają z tych pól. Przy sporze o ilość w przyjęciu wybierasz kontrahenta i rodzaj dokumentu, a potem czytasz tabelę pozycji z miniatury. Przed rozmową handlową przeglądasz kolejne strony galerii jednego dostawcy, od najnowszych dokumentów. Do uzgodnienia z dowodem dostawy służą pola Numer dowodu i Nr dokumentu kontrahenta.

Wydruki z modułu awizacji

Dokument awizacji nie trafia do archiwum, ale można go wytworzyć w każdej chwili, bo dane zostają w rekordzie. Podgląd awizacji otwiera się przyciskiem Podgląd albo dwuklikiem w rejestrach Awizacje, Oczekujące Brama, Magazyn, Wyjazd i Historia. W wersji 2026.7 jest ekranem z nagłówkiem, sześcioma kaflami i kartami danych, a przyciski Drukuj i Pobierz PDF tworzą plik do zapisania na dysku. Podgląd niczego nie zmienia w awizacji.

Pozostałe wydruki mają własne przyciski. Wydruk w rejestrze Awizacje tworzy plik PDF z danymi transportu i tabelą Szczegółowa lista awizowanych pozycji. Przepustka jednorazowa otwiera się w przeglądarce raportów z kodem QR numeru referencyjnego, a jej otwarcie zostawia w historii awizacji wpis „Podgląd dokumentu”. Wydruk CMR tworzy dwujęzyczny list przewozowy, w którym masa ładunku jest różnicą wag wpisanych ręcznie przy wjeździe i wyjeździe. Żaden z tych plików nie jest zapisywany w Archiwum PDF, więc kopię trzeba pobrać od razu. Opis wszystkich wydruków zawiera strona podgląd wydruku w Studio VSS.net.

Najpełniejszy zapis przebiegu dostawy daje raport Historia awizacji, otwierany kliknięciem kafelka w galerii Transporty w menu Informacje oraz w sekcji LPR. Oprócz danych z wydruku awizacji zawiera numer kontenera, palety pełne i puste, chronologię notatek, e-maili, SMS-ów i dyskusji oraz listę załączników. Raport otwiera się w przeglądarce raportów, z której zapiszesz go w formacie udostępnianym przez serwer raportów. Przy wyjaśnianiu sporu z przewoźnikiem zbiera w jednym pliku to, co inaczej trzeba by odtwarzać z kilku rejestrów.

Załączniki zamiast archiwum dla skanów

Skan listu przewozowego, specyfikację albo dokument celny dołącza się do konkretnej awizacji. Dział logistyki robi to w oknie Szczegóły przyciskiem Załączniki, a dostawca w portalu, już przy zakładaniu awizacji. Plik zostaje na serwerze aplikacji przy rekordzie, a plik o istniejącej nazwie nie nadpisuje poprzedniego, tylko dostaje przyrostek. Usunięcie załącznika zostawia w historii dokumentu informację, kto i kiedy to zrobił. Listę dozwolonych rozszerzeń ustala administrator.

Kolumna Załącznik w rejestrach liczy pliki, a znacznik Komplet załączników zaznacza ręcznie pracownik, który sprawdził dokumenty. Zestawienie Awizacje bez dokumentów pokazuje rezerwacje przed przyjazdem bez tego znacznika, więc braki widać, zanim pojazd stanie przy bramie. Zasady opisuje strona załączniki do awizacji.

Czego archiwum i wydruki nie robią

Program nie generuje PDF każdej awizacji automatycznie przy zapisie i nie wysyła go sam przewoźnikowi. Plik pobrany z podglądu dołączysz do wiadomości w oknie Wyślij e-mail w rejestrze Awizacje, które przyjmuje załączniki do 25 MB łącznie. Archiwum nie przeszukuje treści dokumentów - kryteriami są wyłącznie pola panelu Szukaj - i nie obejmuje wydruków modułu awizacji. Jeśli Twoja firma potrzebuje stałego repozytorium dokumentów dostaw, zakres takiej integracji ustala się przy wdrożeniu; standardowe funkcje opisuje strona system awizacji dostaw Studio VSS.net.