Archiwum dokumentacji - menedżer plików krok po kroku w programie
Pozycja Pliki w sekcji INFORMACJE otwiera menedżer plików z drzewem działów, kartami dokumentów, wyszukiwarką i oknem podglądu. Ta strona opisuje układ ekranu, nazwy plików z kodem i wersją, opis z tagami, wgrywanie, uprawnienia i statystyki na przykładzie archiwum demonstracyjnego, w którym jest 133 dokumenty.
Na tej stronie
- Do czego służy archiwum dokumentacji
- Ekran menedżera plików
- Nazwa pliku z kodem i wersją
- Opis i tagi pliku
- Szukanie we wszystkich folderach
- Podgląd plików
- Wgrywanie plików
- Zmiana nazwy, usuwanie i wycofanie dokumentu
- Uprawnienia i limity
- Statystyki archiwum
- Ćwiczenie: znajdź dokument i dopisz do niego tag
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Do czego służy archiwum dokumentacji
Archiwum to folder współdzielony, do którego ma dostęp cała rola Narzędziownia. Trzyma dokumenty całego zakładu: regulaminy, instrukcje stanowiskowe, protokoły badań UDT, świadectwa wzorcowania, plany hali, rejestry i certyfikaty. Dokumentację przypiętą do jednego rekordu, na przykład narzędzia albo zlecenia, opisują strony o plikach i załącznikach.
| Miejsce | Do czego służy | Gdzie otworzyć |
|---|---|---|
| Archiwum dokumentacji (Pliki) | dokumenty całego zakładu w jednym drzewie folderów | INFORMACJE › Pliki |
| Okno Załączniki i przycisk Dokumenty | pliki przypięte do jednego rekordu | formularz rekordu |
Ekran menedżera plików
Po lewej stoi drzewo folderów z liczbą plików przy każdym z nich, a na górze pasek akcji. Po kliknięciu folderu w obszarze roboczym pojawiają się karty plików albo wiersze listy, zależnie od przełącznika Kafelki i Lista.
| Element | Co robi |
|---|---|
| Nowy folder | zakłada podfolder w zaznaczonym folderze |
| Wgraj pliki | otwiera okno wgrywania do zaznaczonego folderu |
| Zmień nazwę i Usuń | działają na zaznaczonym folderze; przy plikach są ikony w karcie lub wierszu listy |
| Statystyki | otwiera podsumowanie całego folderu |
| Szukaj plików | przeszukuje nazwy i opisy z tagami we wszystkich folderach |
| Liczniki folderu | liczba plików i zajęte miejsce, nad kartami |
| Pasek Zajętość | zajęte miejsce całego folderu, u dołu drzewa |
Nazwa pliku z kodem i wersją
Archiwum demonstracyjne stosuje nazwę w postaci KOD Tytuł vWersja.rozszerzenie, na przykład PRT-001 Protokół badania wózka widłowego WW-0412 v1.0.pdf. Kod to typ dokumentu i kolejny numer w całym archiwum, więc lista w folderze sortuje się sama.
| Kod | Typ dokumentu | Kod | Typ dokumentu |
|---|---|---|---|
| REG | regulamin | REJ | rejestr, wykaz |
| INS | instrukcja | HAR | harmonogram |
| PRO | procedura | SKN | skan dokumentu |
| PRT | protokół | FRM | formularz, wzór |
| CHK | lista kontrolna | ARC | archiwum, dokument nieaktualny |
Reguła. Konwencję nazw ustala wdrożenie, program jej nie wymusza. Wersję wpisuje się w nazwę pliku, a plik, który przestał obowiązywać, przenosi się do działu 99 Archiwum, zamiast go kasować.
Opis i tagi pliku
Przy każdym pliku program zapisuje opis w rejestrze załączników. W archiwum demonstracyjnym opis ma postać: tytuł, kod, wersja, właściciel dokumentu i tagi do szukania. Ikona tagu przy pliku otwiera okno Opis i tagi pliku, w którym poprawiasz tekst bez ponownego wgrywania pliku. Zapis wymaga co najmniej poziomu wgrywania.
Plik skopiowany bezpośrednio na dysk serwera, poza programem, dostaje wpis w rejestrze przy pierwszym zapisie opisu.
Szukanie we wszystkich folderach
Pole Szukaj plików przeszukuje nazwy plików oraz opisy z tagami we wszystkich folderach naraz, a karta wyniku pokazuje nazwę folderu. Szukanie nie czyta treści plików, więc o tym, czy dokument da się znaleźć, decyduje opis z tagami.
Pierwsze szukanie buduje indeks plików: program pobiera listę plików każdego folderu. Na serwerze demonstracyjnym, ze 133 plikami w 37 folderach, trwa to około 40 sekund. Kolejne szukania korzystają z indeksu, a ekran pokazuje w tym czasie komunikat Szukam we wszystkich folderach.
Podgląd plików
Kliknięcie karty otwiera plik w oknie podglądu: PDF w przeglądarce dokumentów, obraz w pełnym rozmiarze. Nagłówek okna pokazuje rozmiar, datę dodania, autora i opis z tagami. Strzałki po bokach przechodzą do kolejnego pliku folderu, a przyciski w rogu otwierają plik w nowej karcie lub go pobierają.
Wgrywanie plików
Wgrywanie wymaga zaznaczonego folderu i co najmniej poziomu wgrywania. Okno przyjmuje wiele plików naraz, a pole Opis (tagi) zapisuje ten sam opis do wszystkich wgrywanych plików.
- Zaznacz folder w drzewie i kliknij Wgraj pliki.
- Przeciągnij pliki do strefy, kliknij wybierz z dysku albo wklej plik lub zrzut ekranu skrótem Ctrl+V.
- Wpisz opis z tagami, na przykład kod dokumentu i słowa do szukania.
- Kliknij Wgraj pliki i poczekaj na koniec paska postępu każdego pliku.
Maksymalny rozmiar pliku to 500 MB. Gdy plik o takiej nazwie już jest, program dopisuje numer w nawiasie i nie nadpisuje istniejącego dokumentu. Program odrzuca pliki wykonywalne i serwerowe oraz strony html, skrypty js i grafiki svg.
Zmiana nazwy, usuwanie i wycofanie dokumentu
| Czynność | Jak wykonać | Skutek |
|---|---|---|
| Nowy podfolder | zaznacz folder, Nowy folder, wpisz nazwę | folder pojawia się w drzewie od razu |
| Zmiana nazwy folderu | zaznacz folder, Zmień nazwę | folder główny widoku jest chroniony przed zmianą nazwy i usunięciem |
| Zmiana nazwy pliku | ikona ołówka przy pliku | nazwa w rejestrze załączników zmienia się razem z plikiem |
| Usunięcie pliku | ikona krzyżyka przy pliku, potwierdzenie | plik znika z dysku, a wpis w rejestrze dostaje znacznik usunięty |
| Wycofanie dokumentu | przeniesienie do działu 99 Archiwum (usuń i wgraj ponownie z opisem) | dokument nie obowiązuje, ale zostaje do wglądu audytora |
Program nie ma przycisku Przenieś. Dokument przenosi się do działu 99, wgrywając go tam ponownie i usuwając z folderu źródłowego.
Uprawnienia i limity
| Poziom | Co wolno |
|---|---|
| Podgląd | przeglądanie drzewa, szukanie, podgląd i pobranie pliku |
| Wgrywanie | dodanie plików i opisów w folderze, bez zmiany nazw i usuwania |
| Pełny | nowy folder, zmiana nazwy, usunięcie pliku i folderu, edycja opisu |
Poziom nadaje serwer na podstawie roli użytkownika i konfiguracji menu, a parametr w adresie strony go nie podnosi. Pełny poziom ma administrator, a także użytkownik, który otwiera folder z pozycji menu przeznaczonej do zarządzania nim, jak pozycja Pliki roli Narzędziownia. Limit miejsca dla folderu ustawia administrator w konfiguracji, a pasek Zajętość zmienia kolor powyżej 80 procent limitu.
Statystyki archiwum
Przycisk Statystyki otwiera okno z podsumowaniem całego folderu: liczbą plików i działów, zajętym miejscem, strukturą według typu pliku, zajętością działów oraz listami największych i najstarszych plików z datą dodania.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: znajdź dokument i dopisz do niego tag
W wersji demo z archiwum dokumentacji wykonaj poniższe czynności. Nie potrzebujesz własnych plików, wystarczy folder demonstracyjny.
- Otwórz INFORMACJE › Pliki i kliknij przycisk rozwijający wszystkie foldery w nagłówku drzewa.
- Wpisz w polu Szukaj plików frazę UDT i poczekaj na koniec budowania indeksu.
- Otwórz kartę PRT-001 i sprawdź w nagłówku podglądu autora oraz opis z tagami.
- Zamknij podgląd, wybierz folder Wzorcowanie i pomiary i kliknij ikonę tagu przy pierwszym pliku.
- Dopisz do opisu tag, na przykład kontrola 2027, i kliknij Zapisz opis. Wyszukaj ten tag w polu Szukaj plików.
Po ćwiczeniu wiesz, że szukanie obejmuje opisy, a tag dopisany w oknie opisu działa od razu przy kolejnym szukaniu.
Najczęstsze pytania
Gdzie jest archiwum dokumentacji?
W sekcji INFORMACJE menu roli Narzędziownia, pod pozycją Pliki. Pozycja otwiera menedżer plików folderu współdzielonego.
Czy szukanie czyta treść plików PDF?
Nie. Wyszukiwarka przeszukuje nazwy plików oraz opisy z tagami, dlatego opis wpisuje się przy wgrywaniu albo poprawia ikoną tagu.
Dlaczego pierwsze szukanie trwa kilkadziesiąt sekund?
Program buduje wtedy indeks plików, pobierając listę każdego folderu. Na serwerze demonstracyjnym, ze 133 plikami w 37 folderach, trwa to około 40 sekund, a kolejne szukania korzystają z indeksu.
Czy nowy plik nadpisze plik o tej samej nazwie?
Nie. Program dopisuje numer w nawiasie do nazwy nowego pliku i zostawia poprzedni.
Czemu nie widzę przycisków Zmień nazwę i Usuń?
Masz poziom podglądu albo wgrywania. Pełny poziom nadaje serwer na podstawie roli i menu, a administrator może zmienić konfigurację.
Słownik pojęć
- Menedżer plików
- Ekran z drzewem folderów, kartami plików, wyszukiwarką i paskiem akcji do wgrywania, zmiany nazwy i usuwania.
- Folder współdzielony
- Katalog na serwerze dostępny dla całej roli, a nie dla jednego rekordu. Archiwum demonstracyjne leży w folderze _NAR.
- Kod dokumentu
- Typ i numer na początku nazwy pliku, na przykład PRT-001 dla protokołu.
- Tag
- Słowo w opisie pliku, po którym wyszukiwarka znajduje dokument bez znajomości folderu.
- Indeks plików
- Lista nazw, opisów i tagów wszystkich folderów budowana przy pierwszym szukaniu i używana przy kolejnych.
- Dział 99 Archiwum
- Folder na dokumenty, które przestały obowiązywać. Dokument nie jest kasowany, więc można go pokazać audytorowi.