Kontrahenci - kartoteka dostawców, producentów, serwisów i wypożyczalni

Kartoteka kontrahentów zbiera firmy zewnętrzne, z którymi narzędziownia wymienia towar i usługi. Każdy rekord ma jeden rodzaj, na przykład dostawcy albo wypożyczalni, od której bierzesz narzędzia. Rodzaj wybierasz przy dopisaniu i po zapisie nie możesz go zmienić.

Pasek rejestru zawiera menu trzech kresek (Menu uniwersalne), przyciski Edycja, Podgląd i Historia, a po prawej ikony Analiza danych, Widoczne kolumny i Zapisz widok. Pod nagłówkami kolumn leży wiersz filtrów z polami szukaj..., a kolumna Aktywne ma filtr z wartością Wszystkie. Na ekranie widać kolumny Aktywne, Nazwa skrócona, Miejscowość, Kod pocztowy, Ulica, Kraj, e-mail i Telefon; NIP, Uwagi, Rodzaj, Zapisał, Data zapisu i Analityka są za paskiem przewijania poziomego. Kolumna Rodzaj pokazuje trzyliterowy kod rodzaju, na przykład DOS dla dostawców, PRO dla producentów, KON dla kontrahentów ogólnych i SRW dla serwisów. U dołu rejestru stoi pager: pole Strona, lista Wierszy (30, 50, 100) i licznik zakresu, na przykład 1-17 z 17 w Dostawcach. Rejestr Wszystkie - tabela ma w bazie demonstracyjnej 72 rekordy, a jego pierwsza strona pokazuje 1-40 z 72. Dwuklik na wierszu otwiera Edycję.

Rodzaje kontrahentów i miejsca ich użycia

Ekran Kontrahenci ma u góry licznik Pozycje menu (8), pole Szukaj pozycji, przyciski Rozwiń wszystkie i Zwiń wszystkie oraz przełącznik 1 kol., 2 kol., 3 kol. Kafelki leżą w dwóch grupach. Grupa Kartoteki wg rodzaju zawiera sześć rejestrów przefiltrowanych do jednego rodzaju: Dostawcy, Producenci, Wypożyczalnie, Kontrahenci, Serwisy i Agencje pracy tymczasowej. Grupa Kartoteki kontrahentów ma dwie pozycje: Nowy kontrahent i Wszystkie - tabela. Rodzaj wskazuje zastosowanie rekordu, a liczby rekordów w bazie demonstracyjnej podaje ostatnia kolumna tabeli.

Kolejność zakładania ma znaczenie. Producent i dostawca są polami wymaganymi w formularzu narzędzia, więc kontrahentów tych rodzajów wprowadza się przed asortymentem. Bez nich formularz narzędzia nie zostanie zapisany, a wycofany z użycia kontrahent znika z list wyboru i nie trafi do nowych dokumentów.

Kolumny rejestru i jak z nich korzystać

Pasek narzędzi

Pasek zależy od rejestru. Tabela wyżej opisuje rejestr Wszystkie - tabela, a rejestry wg rodzaju mają własne zestawy przycisków. Przycisk Dokumenty RNA otwiera listę dokumentów RNA, W naprawie - listę narzędzi w naprawie, a Pracownicy - listę pracowników. Rejestry bez przycisku Dopisz nie dopisują firm, więc nowego kontrahenta zakładasz z kafelka Nowy kontrahent.

Formularz Nowy kontrahent otwiera się jako osobna strona z nagłówkiem Studio TCS.net i podtytułem Kartoteka kontrahenta. U góry są przyciski Zapisz i Anuluj, a po prawej tryb Nowy rekord. Pod nagłówkiem stoi kafel Nowy rekord z przełącznikiem Aktywne (opis: Nieaktywny rekord znika z list wyboru) i przyciskami Notatki, Dokumenty oraz Lista; Notatki i Dokumenty są w nowym rekordzie nieaktywne. Pola leżą w trzech kartach. Karta Dane firmy ma Rodzaj (lista), Nazwa skrócona, Nazwa pełna (pole wieloliniowe) i NIP, karta Adres ma Ulicę, Kod pocztowy, Miejscowość i Kraj (domyślnie Polska (PL)), a karta Kontakt ma Telefon, E-mail, E-mail dodatkowy i Uwagi. Gwiazdką oznaczono sześć pól: Rodzaj, Nazwa skrócona, Nazwa pełna, Ulica, Kod pocztowy i Miejscowość. Lista Rodzaj zawiera sześć pozycji: Dostawca (DOS), Wypożyczalnia (WYP), Producent (PRO), Kontrahent (KON), Serwis (SRW) i Agencja pracy tymczasowej (APT).

Pola formularza kontrahenta

Reguła unikalności. Niepowtarzalna jest Nazwa skrócona w obrębie rodzaju kontrahenta, więc dwóch dostawców o tej samej nazwie skróconej nie zapiszesz, ale ta sama firma może mieć osobne rekordy jako dostawca i jako serwis. NIP nie jest sprawdzany ani pod kątem sumy kontrolnej, ani powtórzeń, a formularz nie pobiera danych z rejestrów urzędowych.

Podczas pisania znaki diakrytyczne w polach e-mail zamieniają się na łacińskie, na przykład ą na a. Przy zapisie program sprawdza format adresu i przy błędzie pokazuje komunikat "Format adresu e-mail jest niepoprawny". Zmiana istniejącego kontrahenta wymaga podania przyczyny z co najmniej czterech znaków, a zmiany pól trafiają do historii zmian.

Czego kartoteka kontrahentów nie zawiera

Granice kartoteki. Kartoteka nie przechowuje warunków współpracy, cennika dostawcy ani powiązań z zleceniami napraw. Zapiszesz w niej adres, dane kontaktowe, trzy cechy dodatkowe i uwagi tekstowe. Historia w rejestrze to lista dokumentów z udziałem firmy, a nie dziennik negocjacji.

Wybór serwisu do wzorcowania przyrządów pomiarowych dotyczy decyzji firmy, a nie programu. W praktyce zakładowej sprawdza się, czy laboratorium ma akredytację, a wykaz laboratoriów wzorcujących prowadzi Polskie Centrum Akredytacji. Wynik takiego wyboru zapisujesz w kartotece jako rekord rodzaju Serwis.

Typowe sytuacje przy kontrahentach

Analiza danych w rejestrze

Wiersz filtrów zawęża listę do jednego rodzaju albo kraju, a zasady filtrowania opisuje strona o filtrowaniu i sortowaniu danych. Kontrahentów można grupować, co ułatwia policzenie firm w poszczególnych krajach. Ikona Analiza danych (suma, grupowanie, wykres) otwiera narzędzia podsumowań, a ikona Widoczne kolumny pozwala ukryć lub pokazać kolumny. Menu z trzema kreskami ma grupę Funkcje uniwersalne z poleceniami Eksport Excel, Opis, Uwagi/notatki, Dyskusja, Pliki, Zdjęcia, Załączniki, Wyślij SMS, Wyślij e-mail, Wyczyść filtry i Odśwież oraz grupę Siatka z poleceniami Kolumny..., Eksport CSV (Excel) i Zapisz widok (działanie SMS zależy od konfiguracji bramki SMS w instalacji). Ogólne pojęcia narzędziowni zebrano w słowniku pojęć serwisu.