Kontrahenci - kartoteka dostawców, producentów, serwisów i wypożyczalni

Kartoteka kontrahentów zbiera firmy zewnętrzne, z którymi narzędziownia wymienia towar i usługi. Każdy rekord ma jeden rodzaj, na przykład dostawcy albo wypożyczalni, od której bierzesz narzędzia. Rodzaj wybierasz przy dopisaniu i po zapisie nie możesz go zmienić.

Tytuł rejestru brzmi Kartoteki kontrahentów, a pasek narzędzi zawiera menu trzech kresek oraz przyciski Dopisz, Edycja, Podgląd, Cechy, Wypożyczone i Historia. Pod nagłówkami kolumn Aktywne, Nazwa skrócona, Miejscowość, Kod pocztowy, Ulica, Kraj, e-mail i Telefon leży wiersz filtrów; kolumny NIP, Uwagi, Rodzaj, Zapisał, Data zapisu i Analityka są za paskiem przewijania poziomego. Kolumna Rodzaj wskazuje, czy rekord jest dostawcą, producentem, wypożyczalnią, serwisem, agencją albo kontrahentem ogólnym. Rejestr ma pager u dołu i pokazuje 40 wierszy na stronie, w bazie demonstracyjnej 72 rekordy, i tylko kontrahentów oddziału konta. Dwuklik na wierszu otwiera Edycję.

Rodzaje kontrahentów i miejsca ich użycia

Menu Kontrahenci ma dwie grupy kafelków. Grupa Kartoteki wg rodzaju zawiera sześć rejestrów przefiltrowanych do jednego rodzaju: Dostawcy, Producenci, Wypożyczalnie, Kontrahenci, Serwisy i Agencje pracy tymczasowej. Grupa Kartoteki kontrahentów ma dwie pozycje: Nowy kontrahent i Wszystkie - tabela. Rodzaj wskazuje zastosowanie rekordu.

Kolejność zakładania ma znaczenie. Producent i dostawca są polami wymaganymi w formularzu narzędzia, więc kontrahentów tych rodzajów wprowadza się przed asortymentem. Bez nich formularz narzędzia nie zostanie zapisany, a wycofany z użycia kontrahent znika z list wyboru i nie trafi do nowych dokumentów.

Kolumny rejestru i jak z nich korzystać

Pasek narzędzi

Pasek zależy od rejestru. Tabela wyżej opisuje rejestr Wszystkie - tabela, a rejestry wg rodzaju mają własne zestawy przycisków. Przycisk Dokumenty RNA otwiera listę dokumentów RNA, W naprawie - listę narzędzi w naprawie, a Pracownicy - listę pracowników. Rejestry bez przycisku Dopisz nie dopisują firm, więc nowego kontrahenta zakładasz z kafelka Nowy kontrahent.

Formularz Nowy kontrahent zajmuje obszar roboczy obok menu bocznego i ma przyciski Anuluj oraz Zapisz. Po lewej leży lista sekcji: Dane ewidencyjne i Dane uzupełniające. Pierwsza zawiera pola Rodzaj (lista), Nazwa skrócona (żółte tło), Nazwa pełna (pole wieloliniowe), Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica, Telefon, e-mail i e-mail 2 oraz znacznik Aktywne. Pogrubione etykiety mają pola od Rodzaju do Ulicy, więc tylko one są wymagane. Druga sekcja zawiera kraj, NIP i uwagi, a puste pole wymagane przenosi widok na sekcję z brakującą wartością.

Pola formularza kontrahenta

Reguła unikalności. Niepowtarzalna jest Nazwa skrócona w obrębie rodzaju kontrahenta, więc dwóch dostawców o tej samej nazwie skróconej nie zapiszesz, ale ta sama firma może mieć osobne rekordy jako dostawca i jako serwis. NIP nie jest sprawdzany ani pod kątem sumy kontrolnej, ani powtórzeń, a formularz nie pobiera danych z rejestrów urzędowych.

Podczas pisania znaki diakrytyczne w polach e-mail zamieniają się na łacińskie, na przykład ą na a. Przy zapisie program sprawdza format adresu i przy błędzie pokazuje komunikat "Format adresu e-mail jest niepoprawny". Zmiana istniejącego kontrahenta wymaga podania przyczyny z co najmniej czterech znaków, a zmiany pól trafiają do historii zmian.

Czego kartoteka kontrahentów nie zawiera

Granice kartoteki. Kartoteka nie przechowuje warunków współpracy, cennika dostawcy ani powiązań z zleceniami napraw. Zapiszesz w niej adres, dane kontaktowe, trzy cechy dodatkowe i uwagi tekstowe. Historia w rejestrze to lista dokumentów z udziałem firmy, a nie dziennik negocjacji.

Wybór serwisu do wzorcowania przyrządów pomiarowych dotyczy decyzji firmy, a nie programu. W praktyce zakładowej sprawdza się, czy laboratorium ma akredytację, a wykaz laboratoriów wzorcujących prowadzi Polskie Centrum Akredytacji. Wynik takiego wyboru zapisujesz w kartotece jako rekord rodzaju Serwis.

Typowe sytuacje przy kontrahentach

Analiza danych w rejestrze

Wiersz filtrów zawęża listę do jednego rodzaju albo kraju, a zasady filtrowania opisuje strona o filtrowaniu i sortowaniu danych. Kontrahentów można grupować, co ułatwia policzenie firm w poszczególnych krajach. Menu z trzema kreskami nad rejestrem zawiera eksport do Excela, Uwagi, Dyskusję, Pliki, Zdjęcia, Załączniki, Opis oraz polecenia Wyślij SMS i Wyślij e-mail (działanie SMS zależy od konfiguracji bramki SMS w instalacji). Ogólne pojęcia narzędziowni zebrano w słowniku pojęć serwisu.