Inwentaryzacja magazynu - arkusz INW, blokady i dokumenty PI oraz RI

Inwentaryzacja w Studio TCS.net otwiera arkusz spisu dla jednego z trzech zakresów (magazyn, lokalizacja, asortyment) i blokuje go na czas liczenia. Arkusz zawiera ilości z chwili otwarcia, a Ty wpisujesz ilości faktyczne. Zamknięcie porównuje oba zestawy liczb i samo tworzy dokument PI z nadwyżką oraz dokument RI z niedoborem. Ilości faktyczne wpisuje się w przeglądarce.

Lista Inwentury w trakcie realizacji pokazuje arkusze, które już otwarto, ale jeszcze nie zamknięto. W bazie demonstracyjnej jest pusta i wyświetla komunikat Brak danych. Kolumny idą w kolejności: Status, Data, Nr dokumentu, Liczba pozycji, Magazyn, Lokalizacja, Indeks, Nazwa i Nr referencyjny. Kolumna Status przyjmuje wartości Bufor i Zatwierdzone. Pasek narzędzi ma przyciski Dopisz, Edycja, Usuń, Zamknij i Wydruk.

Miejsce inwentaryzacji w obiegu dokumentów

Menu MAGAZYN, pozycja Inwentaryzacja, zbiera trzy karty. Każda odpowiada innemu etapowi spisu.

Podstawę prawną inwentaryzacji składników majątku, w tym art. 26-27, zawiera ustawa o rachunkowości w serwisie ISAP. Studio TCS.net obsługuje technikę spisu, a wybór metody i terminów należy do Twojej firmy.

Trzy zakresy spisu

Okno Dopisanie inwentaryzacji ma trzy kafelki: Magazyn, Lokalizacja, Asortyment. Innych zakresów, na przykład według kontrahenta, program nie oferuje. Od zakresu zależy, co zostaje zablokowane na czas liczenia.

Okno Dopisanie inwentaryzacji otwiera się z trzema kafelkami zakresu: Magazyn, Lokalizacja, Asortyment. Pod nimi nie ma jeszcze pól ani przycisków, bo pojawiają się dopiero po wyborze kafelka. W prawym górnym rogu widać Numer referencyjny i Datę. Po wyborze kafelka pole Oddział jest tylko do odczytu i pochodzi z konta użytkownika. Dla zakresu Magazyn wystarcza lista magazynów, dla Lokalizacji pojawia się dodatkowa lista miejsc, a dla Asortymentu lista kartotek. Przyciski Dopisz i Anuluj leżą na dole okna.

Co powstaje po otwarciu spisu

Po kliknięciu Dopisz program tworzy jeden arkusz z numerem w formacie 2026-09-00001INW i potwierdza to komunikatem "Arkusz został przygotowany". Gdy spis blokuje lokalizacje, program dodaje komunikat "Lokalizacje zostały zablokowane."

Reguła arkusza. Arkusz ma jeden wiersz na każdą kombinację: artykuł, numer serii, lokalizacja, termin ważności, o ile jej stan zatwierdzony jest różny od zera. Kolumna Ilość w systemie zapamiętuje stan z chwili otwarcia. Narzędzia wypożyczone i będące w serwisie nie mają dodatniego stanu na półce, więc nie trafiają do arkusza.

Blokady kartotek i lokalizacji

Blokada ma jeden cel: liczona ilość nie może się zmieniać w trakcie spisu. Zablokowana kartoteka znika z list artykułów w formularzach PW, RW, RNA i LK. Zablokowana lokalizacja znika z listy lokalizacji w PW i jako miejsce przyjęcia w ZL. Aktualne blokady zobaczysz na liście Lokalizacje w trakcie inwentaryzacji.

Usunięcie arkusza oraz zamknięcie arkusza dla lokalizacji lub asortymentu zdejmuje blokady. Po zamknięciu spisu całego magazynu sprawdź na listach wyboru w formularzach, czy kartoteki i lokalizacje są znów dostępne, zanim wznowisz pracę magazynu.

Odmowy przy otwarciu spisu

Kreator odmawia otwarcia spisu, gdy liczenie byłoby niewiarygodne. Komunikat pojawia się pod formularzem.

Zliczanie ilości faktycznych

Przycisk Edycja na liście arkuszy w toku otwiera tabelę Arkusz z kolumnami L.p., Indeks, Nazwa, Nr serii, Lokalizacja, Ilość w systemie, Ilość faktyczna, Termin ważności i Nr referencyjny. Dwuklik na wierszu też otwiera okno wpisu. W oknie wpisu widać dane pozycji: L.p., Indeks, Nazwę, Nr serii, Termin ważności i Lokalizację (tylko do odczytu). Jedyne pole do wpisania to Ilość faktyczna: liczba całkowita od 0 do 999999, wymagana. Zero jest poprawną wartością, bo oznacza, że na półce nie ma żadnej sztuki.

Klawisz Enter zapisuje ilość i przechodzi do następnej pozycji. Po ostatniej pozycji program informuje: "Ostatnia pozycja arkusza." Do arkusza nie dopiszesz pozycji spoza listy ani nie usuniesz pozycji z listy, bo przycisk Usuń w arkuszu jest wyłączony. Usunąć możesz cały arkusz w toku: przycisk Usuń pyta "Czy usunąć arkusz inwentaryzacji?" i zdejmuje blokady, o ile nie trzyma ich inny arkusz.

Zamknięcie spisu i dokumenty PI oraz RI

Przycisk Zamknij otwiera okno Zamknięcie inwentaryzacji z numerem i datą inwentaryzacji (tylko do odczytu) oraz przyciskami Zamknij i Anuluj. Program prosi o potwierdzenie zamknięcia. Zamknięcie jest możliwe dopiero wtedy, gdy każda pozycja ma wpisaną Ilość faktyczną.

Reguła zamknięcia. Dokumenty PI i RI powstają od razu zatwierdzone, z numerami 2026-09-00001PI i 2026-09-00001RI oraz datą zamknięcia, po jednym dokumencie na rodzaj różnicy. Pozycje obejmują tylko wiersze z różnicą. Stan zmienia się dopiero przy zamknięciu, o różnicę względem stanu z otwarcia. Arkusz zapamiętuje stan z chwili otwarcia, więc ruchy zatwierdzone w trakcie liczenia mogą zafałszować różnicę. Liczniki INW, PI i RI są wspólne dla oddziałów.

Lista Inwentury zamknięte ma kolumny Status, Data, Nr dokumentu, Magazyn, Lokalizacja, Indeks i Nr referencyjny. W bazie demonstracyjnej wiersze mają status Zatwierdzone, a numery dokumentów kończą się symbolem INW. O zakresie spisu zwykle świadczą wypełnione kolumny: sam Magazyn oznacza spis magazynu, Magazyn z Lokalizacją - spis lokalizacji, a wypełniony Indeks - spis asortymentu. Pasek narzędzi ma przyciski Dopisz i Wydruk.

Zamknięty arkusz trafia na tę listę. Dokumenty różnic otworzysz w menu Inwentaryzacja - dokumenty: listy Nadwyżki z inwentaryzacji i Niedobory inwentaryzacyjne mają kolumny Data, Nr dokumentu, Liczba pozycji, Ilość i Nr referencyjny oraz przyciski Podgląd i Wydruk.

Czego inwentaryzacja w Studio TCS.net nie obejmuje

Analiza spisu w rejestrach

Listy arkuszy i dokumentów różnic działają jak inne rejestry: wiersz filtrów pod nagłówkami zawęża je do jednego magazynu lub indeksu, co opisuje strona o filtrowaniu i sortowaniu danych. Wynik wyeksportujesz do pliku, co opisuje strona o eksporcie do Excela. Symbole lokalizacji objętych spisem sprawdzisz w kartotece lokalizacji.