Inwentaryzacja magazynu - arkusz INW, blokady i dokumenty PI oraz RI

Inwentaryzacja w Studio TCS.net otwiera arkusz spisu dla jednego z trzech zakresów (magazyn, lokalizacja, asortyment) i blokuje go na czas liczenia. Arkusz zawiera ilości z chwili otwarcia, a Ty wpisujesz ilości faktyczne. Zamknięcie porównuje oba zestawy liczb i samo tworzy dokument PI z nadwyżką oraz dokument RI z niedoborem. Ilości faktyczne wpisuje się w przeglądarce.

Ekran w układzie dwukolumnowym pokazuje po lewej grupy Informacje (2 pozycje) i Inwentaryzacja (3 pozycje), po prawej grupę Inwentaryzacja - dokumenty (2 pozycje). Liczba w kółku przy nazwie grupy to liczba jej pozycji, a łącznie ekran ma 7 pozycji.

Miejsce inwentaryzacji w obiegu dokumentów

Menu MAGAZYN, pozycja Inwentaryzacja, otwiera ekran Pozycje menu z siedmioma pozycjami w trzech grupach. Nad grupami leżą pole Szukaj pozycji, przyciski Rozwiń wszystkie i Zwiń wszystkie oraz przełącznik układu 1 kol., 2 kol., 3 kol. Pozycje otwierają zwykłe rejestry, a pozycja Nowa inwentaryzacja otwiera okno otwarcia spisu. Każda grupa odpowiada innemu etapowi.

Pozycje otwierają listy z jednolitym paskiem: menu uniwersalne, przyciski akcji oraz ikony Analiza danych, Widoczne kolumny i Zapisz widok. Pod nagłówkami kolumn leży wiersz filtrów "szukaj...", a w lewym dolnym rogu ikona Instrukcja. Przyciski i kolumny zależą od listy.

Listy dokumentów różnic mają przedział czasowy; domyślnie obejmuje 30 dni (w demo od 2026-09-18 do 2026-10-17). Gdy w przedziale nie ma dokumentów, lista pokazuje komunikat Brak rekordów do wyświetlenia z pytaniem o poszerzenie przedziału i przyciskami Od początku roku oraz Cały okres. Pozostałe listy z tego ekranu nie mają przedziału czasowego, a lista Inwentury zamknięte ma w kolumnie Data tylko filtr z kalendarzem.

Podstawę prawną inwentaryzacji składników majątku, w tym art. 26-27, zawiera ustawa o rachunkowości w serwisie ISAP. Studio TCS.net obsługuje technikę spisu, a wybór metody i terminów należy do Twojej firmy.

Trzy zakresy spisu

Okno Nowa inwentaryzacja ma pole Zakres z trzema opcjami: Cały magazyn, Lokalizacja, Asortyment. Innych zakresów, na przykład według kontrahenta, program nie oferuje. Od zakresu zależy, co zostaje zablokowane na czas liczenia.

Okno Nowa inwentaryzacja ma u góry nazwę programu z podpisem NOWA INWENTARYZACJA, przyciski Utwórz arkusz i Zamknij oraz Numer referencyjny po prawej stronie. Pod nagłówkiem Zakres inwentaryzacji leżą pola z gwiazdką jako wymagane: Zakres (przełączniki Cały magazyn, Lokalizacja, Asortyment) i Magazyn (lista rozwijana). Po wyborze opcji Lokalizacja pojawia się wymagane pole Lokalizacja, a po wyborze opcji Asortyment pole Asortyment. Okno nie ma pól Data ani Oddział. Przycisk Zamknij kończy pracę bez zapisu.

Co powstaje po otwarciu spisu

Po kliknięciu Utwórz arkusz program tworzy jeden arkusz z numerem w formacie 2026-09-00001INW i potwierdza to komunikatem "Arkusz został przygotowany". Gdy spis blokuje lokalizacje, program dodaje komunikat "Lokalizacje zostały zablokowane."

Reguła arkusza. Arkusz ma jeden wiersz na każdą kombinację: artykuł, numer serii, lokalizacja, termin ważności, o ile jej stan zatwierdzony jest różny od zera. Kolumna Ilość w systemie zapamiętuje stan z chwili otwarcia. Narzędzia wypożyczone i będące w serwisie nie mają dodatniego stanu na półce, więc nie trafiają do arkusza.

Blokady kartotek i lokalizacji

Blokada ma jeden cel: liczona ilość nie może się zmieniać w trakcie spisu. Zablokowana kartoteka znika z list artykułów w formularzach PW, RW, RNA i LK. Zablokowana lokalizacja znika z listy lokalizacji w PW i jako miejsce przyjęcia w ZL. Aktualne blokady zobaczysz na liście Lokalizacje w trakcie inwentaryzacji.

Usunięcie arkusza oraz zamknięcie arkusza dla lokalizacji lub asortymentu zdejmuje blokady. Po zamknięciu spisu całego magazynu sprawdź na listach wyboru w formularzach, czy kartoteki i lokalizacje są znów dostępne, zanim wznowisz pracę magazynu.

Odmowy przy otwarciu spisu

Kreator odmawia otwarcia spisu, gdy liczenie byłoby niewiarygodne. Komunikat pojawia się pod formularzem. W bazie demonstracyjnej lista Dokumenty w buforze zawiera m.in. dokumenty typów NP, NW, RW i PW dla magazynów MN, MME i CZ (stan z 17 października 2026 r.), więc pierwsza odmowa z tabeli może tam wystąpić.

Zliczanie ilości faktycznych

Arkusze w toku leżą na liście Inwentury w trakcie realizacji (pozycja Inwentaryzacja bufor). Pasek ma przyciski Dopisz, Edycja, Usuń, Zamknij (podpowiedź Zamknięcie inwentury) i Wydruk. W bazie demonstracyjnej lista jest pusta i pokazuje komunikat Brak rekordów do wyświetlenia, a pod nim W tym widoku nie ma żadnych danych do wyświetlenia. Opis okna wpisu poniżej pochodzi z kodu programu, bo w demo nie ma otwartego arkusza.

Przycisk Edycja na liście arkuszy w toku otwiera tabelę Arkusz z kolumnami L.p., Indeks, Nazwa, Nr serii, Lokalizacja, Ilość w systemie, Ilość faktyczna, Termin ważności i Nr referencyjny. Dwuklik na wierszu też otwiera okno wpisu. W oknie wpisu widać dane pozycji: L.p., Indeks, Nazwę, Nr serii, Termin ważności i Lokalizację (tylko do odczytu). Jedyne pole do wpisania to Ilość faktyczna: liczba całkowita od 0 do 999999, wymagana. Zero jest poprawną wartością, bo oznacza, że na półce nie ma żadnej sztuki.

Klawisz Enter zapisuje ilość i przechodzi do następnej pozycji. Po ostatniej pozycji program informuje: "Ostatnia pozycja arkusza." Do arkusza nie dopiszesz pozycji spoza listy ani nie usuniesz pozycji z listy, bo przycisk Usuń w arkuszu jest wyłączony. Usunąć możesz cały arkusz w toku: przycisk Usuń pyta "Czy usunąć arkusz inwentaryzacji?" i zdejmuje blokady, o ile nie trzyma ich inny arkusz.

Zamknięcie spisu i dokumenty PI oraz RI

Przycisk Zamknij na liście Inwentury w trakcie realizacji uruchamia zamknięcie arkusza; program prosi o potwierdzenie. Zamknięcie jest możliwe dopiero wtedy, gdy każda pozycja ma wpisaną Ilość faktyczną.

Reguła zamknięcia. Dokumenty PI i RI powstają od razu zatwierdzone, z numerami 2026-09-00001PI i 2026-09-00001RI oraz datą zamknięcia, po jednym dokumencie na rodzaj różnicy. Pozycje obejmują tylko wiersze z różnicą. Stan zmienia się dopiero przy zamknięciu, o różnicę względem stanu z otwarcia. Arkusz zapamiętuje stan z chwili otwarcia, więc ruchy zatwierdzone w trakcie liczenia mogą zafałszować różnicę. Liczniki INW, PI i RI są wspólne dla oddziałów.

Lista Inwentury zamknięte ma kolumny Status, Data, Nr dokumentu, Magazyn, Lokalizacja, Indeks i Nr referencyjny. W bazie demonstracyjnej ma 33 wiersze, wszystkie ze statusem Zatwierdzone, a numery dokumentów kończą się symbolem INW. Najnowszy arkusz pochodzi z 2022-06-07, najstarszy z 2016-09-27. O zakresie spisu zwykle świadczą wypełnione kolumny: sam Magazyn oznacza spis magazynu, Magazyn z Lokalizacją - spis lokalizacji, a wypełniony Indeks - spis asortymentu; część starszych wierszy nie ma wpisanego Magazynu ani Lokalizacji. Pasek narzędzi ma przyciski Dopisz i Wydruk.

Zamknięty arkusz trafia na tę listę. Dokumenty różnic otworzysz w menu Inwentaryzacja - dokumenty: listy Nadwyżki inwentaryzacyjne i Niedobory inwentaryzacyjne mają kolumny Data, Nr dokumentu, Liczba pozycji, Ilość i Nr referencyjny oraz przyciski Podgląd i Wydruk. W bazie demonstracyjnej obie listy są puste w domyślnym przedziale czasowym i po kliknięciu Cały okres, więc dokumentów PI i RI nie da się tam obejrzeć.

Czego inwentaryzacja w Studio TCS.net nie obejmuje

Analiza spisu w rejestrach

Listy arkuszy i dokumentów różnic działają jak inne rejestry: wiersz filtrów pod nagłówkami zawęża je do jednego magazynu lub indeksu, co opisuje strona o filtrowaniu i sortowaniu danych. Wynik wyeksportujesz do pliku, co opisuje strona o eksporcie do Excela. Symbole lokalizacji objętych spisem sprawdzisz w kartotece lokalizacji.