Ustawienia, operatorzy i dostęp w Studio ewidIT
Zanim dział IT zacznie pracować w Studio ewidIT, administrator przygotowuje firmę: ustawia progi terminów, wzory protokołów, pakiety stanowisk i nadaje operatorom dostęp. Dane każdej firmy są oddzielone, a uprawnienie decyduje, co konto może zapisać.
Na tej stronie
Ekran Ustawienia
Ekran Ustawienia ma sekcje: Firma, Kartoteki, Szablony protokołów, Pakiety stanowisk oraz Operatorzy i dostęp z integracjami. Dostęp do niego ma administrator firmy.
| Sekcja | Co ustawiasz |
|---|---|
| Firma | Progi powiadomień o terminach, prefiksy numerów inwentarzowych, czas, po którym agent jest uznawany za milczącego, retencję danych i adres e-mail powiadomień. |
| Kartoteki | Lokalizacje, kontrahenci, kategorie, modele, produkty oprogramowania i osoby. Każdy przycisk otwiera rejestr z formularzem Dopisz i Edytuj. |
| Szablony protokołów | Wzory protokołów: wydania, przekazania między osobami, wymiany, szkody, zwrotu, likwidacji i wydania do lokalizacji. |
| Pakiety stanowisk | Zestawy sprzętu i licencji dla stanowisk, na przykład Biuro, Handlowiec, Magazynier i Projektant. |
| Operatorzy i dostęp | Konta z uprawnieniami do firm i konta integracji. |
Szablony protokołów
Wzór protokołu ma typ dokumentu, wersję, nazwę, zakres (wspólny albo dla firmy) i status aktywności. Archiwum zapamiętuje wersję wzoru użytą w każdym protokole, więc zmiana wzoru nie wpływa na wcześniej podpisane dokumenty. Wzór domyślny odwołuje się do przepisów Kodeksu pracy o powierzeniu mienia. Przed użyciem w firmie wzór powinien zatwierdzić prawnik pracodawcy.
Brak szablonu. Gdy firma nie ma aktywnego szablonu dla typu dokumentu, zatwierdzenie zakończy się komunikatem Brak szablonu protokołu - uzupełnij szablony w ustawieniach.
Pakiety stanowisk
Pakiet to lista kategorii lub modeli sprzętu i licencji przypisana do stanowiska. Przykład: pakiet Biuro zawiera laptop, monitor, stację dokującą i licencję pakietu biurowego. Onboarding używa pakietu do zaproponowania sprzętu i licencji nowej osobie. Przycisk Nowy pakiet otwiera formularz, a ikona ołówka w wierszu edytuje pakiet.
Pakiet nie rezerwuje sprzętu. Program wskazuje konkretne egzemplarze dopiero w kreatorze, na podstawie aktualnych stanów magazynu IT. Kreator opisuje strona Karty, onboarding i offboarding.
Operatorzy i dostęp
Każde konto z rolą Studio ewidIT albo Portal pracownika musi mieć wpis dostępu: login, firmę i uprawnienie. Wpis z firmą oznaczoną jako wszystkie daje dostęp do każdej firmy. Konto bez wpisu zobaczy komunikat o braku dostępu do modułu.
| Uprawnienie | Dla kogo | Co może |
|---|---|---|
| A - administrator firmy | Kierownik IT, administrator. | Wszystko w firmie, w tym ustawienia, szablony, pakiety, operatorów, konta API i odczyt pełnego klucza licencji. |
| O - operator IT | Pracownik działu IT. | Przyjmuje, wydaje, zwraca, serwisuje, prowadzi licencje, wykrywanie i spis. |
| F - finanse | Księgowość, controlling. | Umowy, raty, koszty, raporty wartości i terminy. |
| R - audytor | Audytor wewnętrzny lub zewnętrzny. | Odczyt wszystkiego w firmie, eksport i weryfikacja archiwum; bez zapisu. |
| P - pracownik | Każdy pracownik z przydzielonym sprzętem. | Tylko własny sprzęt, licencje i protokoły w roli Portal pracownika. |
Konto w programie zakłada administrator systemu według opisu w części Użytkownicy, a uprawnienia ról opisuje Uprawnienia użytkowników.
Integracje i API
Sekcja Integracje zawiera konta API firmy i token konektora. Konto API to konto programu z dostępem do jednej firmy, którego używa konektor w sieci klienta, aby wysyłać raporty agentów do Studio ewidIT. Ogólny sposób wywołań API opisuje część API, a źródła danych o urządzeniach - strona Wykrywanie i spis z natury.
Hasła i tokeny. Token konektora i hasło konta API traktuj jak hasło. Nie umieszczaj ich w plikach udostępnianych użytkownikom i zmieniaj po odejściu osoby, która je znała.
Typowe sytuacje
| Sytuacja | Rozwiązanie |
|---|---|
| Operator widzi komunikat o braku dostępu. | Dopisz mu firmę i uprawnienie w Operatorach i dostępie. |
| Lista firm w nagłówku jest pusta. | Konto nie ma wpisu dostępu do żadnej firmy. |
| Nowy model nie jest widoczny w przyjęciu. | Dopisz model w Kartotekach i sprawdź kategorię. |
| Zmiana wzoru nie zmienia starych protokołów. | To zamierzone: archiwum trzyma wersję wzoru użytą w chwili podpisu. |
| Pakiet proponuje sprzęt, którego nie ma w magazynie. | Program pominie brakującą pozycję. Przyjmij sprzęt dostawą albo zmień pakiet. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: przeczytaj ustawienia firmy i pakiety stanowisk bez zmian
Uczeń czyta ustawienia, ale niczego nie zmienia, bo konto demo jest wspólne. Rola w demo: Studio ewidIT, uruchamiana na stronie demo Studio TCS.net. Czas: około 10 minut.
- Otwórz Ustawienia. Zapisz nazwę firmy i uprawnienie konta z nagłówka.
- W sekcji Szablony protokołów wypisz typy wzorów i ich wersje.
- W sekcji Pakiety stanowisk zapisz skład pakietu Handlowiec.
- Otwórz Operatorów i dostęp i zapisz, jakie uprawnienia mają konta demo.
- Nie klikaj Nowy pakiet ani Ustawienia firmy.
Pytanie kontrolne. Dlaczego archiwum zapisuje wersję wzoru protokołu użytą przy podpisie?
Najczęstsze pytania
Kto może zmieniać ustawienia firmy?
Administrator firmy albo administrator modułu. Operator IT widzi ustawienia, ale ich nie zmienia.
Co oznacza uprawnienie R?
Audytor: odczyt wszystkiego w firmie, eksport i weryfikacja archiwum, bez zapisu.
Czy zmiana szablonu zmieni stare protokoły?
Nie. Archiwum zapisuje wersję wzoru użytą w chwili podpisu.
Jak dodać drugą firmę?
Administrator modułu dopisuje firmę i nadaje operatorom dostęp w sekcji Operatorzy i dostęp.
Słownik pojęć
- Firma
- Granica danych w Studio ewidIT: sprzęt, osoby, licencje, dokumenty i numeracja jednej firmy.
- Uprawnienie A, O, F, R, P
- Poziom dostępu konta w firmie: administrator, operator, finanse, audytor i pracownik.
- Szablon protokołu
- Wzór treści protokołu z wersją, z którego program składa dokument.
- Pakiet stanowiska
- Zestaw sprzętu i licencji dla stanowiska, używany w onboardingu.
- Konto API
- Konto programu z dostępem do jednej firmy, używane przez konektor.