Uwagi i notatki - stałe informacje przypięte do rekordu Studio TCS.net
Funkcja Uwagi/notatki zapisuje przy wskazanym rekordzie osobne notatki z tytułem i treścią: przy narzędziu, dokumencie, przeglądzie, zgłoszeniu awarii albo pracowniku. Notatka zostaje przy rekordzie, więc kolejna zmiana nie musi szukać ustaleń w poczcie ani na kartkach. W Studio TCS.net słowo „uwagi” oznacza jednak kilka różnych pól, dlatego strona pokazuje, które z nich wybrać.
Okno Uwagi otwiera się nad formularzem Dopisz zgłoszenia awarii, którego pasek zawiera przyciski Uwagi, Dyskusja, Zdjęcia, Dokumenty, SMS i e-mail (działanie SMS zależy od konfiguracji bramki SMS w instalacji). Nad tabelą stoi zielony przycisk Dodaj nowy. Tabela ma kolumny Aktywne, Rodzaj notatki, Tytuł, Uwagi, MPK, Oddział, Magazyn, Rola, Data i Login, a pod nagłówkami wiersz filtrów. Nowe zgłoszenie nie ma jeszcze notatek, więc w środku tabeli stoi komunikat o braku danych. Wpis ma kolumny Data i Login, więc widać, kto i kiedy zapisał ustalenie.
Na tej stronie
Gdzie otworzysz notatki
Notatki wywołujesz z menu z trzema kreskami rejestru albo z przycisku w formularzu. Zestaw zależy od rodzaju rekordu.
W rozwiniętym menu z trzema kreskami rejestru Dokumenty NW pierwszą pozycją jest Eksport Excel, a drugą Uwagi/notatki. Dalej stoją Dyskusja, Pliki, Zdjęcia i Załączniki, a po separatorze Wyślij SMS oraz Wyślij e-mail. Menu otwiera pierwszy przycisk paska, za którym leżą Dopisz, Podgląd, Podpis i Termin zwrotu, a po nich Wydruk i Historia. Pozycja działa na zaznaczonym wierszu tabeli.
| Rekord | Jak otworzyć | Uwagi |
|---|---|---|
| Przeglądy i kalibracje, Terminy przeglądów oraz Legalizacje i atesty | Menu z trzema kreskami, pozycja Uwagi/notatki; w formularzu przycisk Notatki. | W rejestrze Przeglądy pozycja stoi obok Dyskusji, Plików, Zdjęć i Załączników. |
| Rejestry CMMS: Awarie, Naprawy, Przeglądy, Remonty, Badania UDT | Menu z trzema kreskami; w formularzu zgłoszenia awarii przycisk Uwagi, w formularzach zlecenia naprawy i badania UDT przycisk Notatki. | Podgląd dokumentu CMMS pokazuje notatki razem z dyskusją oraz zdjęciami. |
| Kartoteki: asortyment, kontrahenci, pracownicy, lokalizacje, obiekty | Menu z trzema kreskami; w formularzu narzędzia przycisk Notatki. | Kartoteka usług i słowniki nie mają tej funkcji. |
| Dokumenty wypożyczeń i magazynowe, na przykład NW i PW | Przycisk Notatki nad formularzem dokumentu. | Przyciski pojawiają się po dodaniu pierwszej pozycji; wcześniej widać tylko nagłówek i przycisk Dalej. |
| Kalendarze | Prawy przycisk myszy na zdarzeniu. | Pozycje menu zależą od konfiguracji kalendarza. |
Jak dodać notatkę
- Zaznacz rekord w rejestrze i wybierz w menu z trzema kreskami pozycję Uwagi/notatki. W formularzu dokumentu kliknij przycisk Notatki.
- W oknie notatek kliknij Dodaj nowy.
- Wpisz tytuł i treść notatki. Oba pola są wymagane, a w tabeli widać je w kolumnach Tytuł i Uwagi.
- Wybierz Rodzaj notatki i ustaw przełącznik aktywności, który tabela pokazuje w kolumnie Aktywne.
- Zapisz notatkę. Anuluj zamyka formularz bez zapisu.
Formularz notatki ma cztery elementy: dwa pola wymagane, pole Rodzaj notatki i przełącznik aktywności. Istniejącą notatkę edytujesz w tym samym oknie. Usunięcie notatki przyciskiem Usuń oznacza ją jako usuniętą, a nie kasuje bezpowrotnie.
- Tytuł - krótki tytuł notatki, pole wymagane. W formularzu pole może nosić nazwę Temat.
- Treść - właściwa informacja, pole wymagane; tabela pokazuje ją w kolumnie Uwagi.
- Rodzaj notatki - klasyfikacja wpisu.
- Aktywna - przełącznik stanu notatki, widoczny w kolumnie Aktywne.
Reguła notatki. Notatka należy do rekordu, a nie do użytkownika. Każdy, kto otworzy rekord i ma dostęp do funkcji, zobaczy ją razem z autorem i datą. Edycję i usunięcie notatki wykonuje się w tym samym oknie, a usunięta notatka znika z listy.
Które pole uwag wybrać
Formularze Studio TCS.net mają kilka pól o nazwie Uwagi, a funkcja Uwagi/notatki działa niezależnie od nich. Wybór zależy od tego, kto ma przeczytać informację i jak długo ma ona obowiązywać.
| Miejsce | Budowa | Kiedy użyć |
|---|---|---|
| Funkcja Uwagi/notatki | Wiele notatek, każda z tytułem i treścią oraz z autorem i datą. | Ostrzeżenie lub ustalenie, które ma obowiązywać przy rekordzie. |
| Pole Uwagi dokumentu | Jedno pole tekstowe dokumentu; w podsumowaniu formularza NW do 200 znaków. W rejestrze widać je jako kolumnę Uwagi. | Krótka informacja o całym dokumencie, widoczna w tabeli bez otwierania dokumentu. |
| Uwagi do pozycji | Pole pozycji dokumentu, do 200 znaków. | Informacja o jednej sztuce, na przykład o brakującej osłonie. |
| Pola uwag w dokumencie przeglądu | Uwagi, Warunki bezpieczeństwa - uwagi oraz Uwagi w panelu zmiany statusu. | Opis warunków pracy i przebiegu przeglądu; wynik badań trafia do protokołu. |
Do notatki trafia informacja, która ma obowiązywać przy rekordzie, na przykład instrukcja albo ostrzeżenie. Rozmowę kilku osób prowadzącą do ustalenia zapisuje dyskusja przy rekordzie. Jeśli wynik dyskusji ma obowiązywać dalej, zapisz go na końcu jako notatkę. Dokumenty, na przykład protokoły i instrukcje producenta, dołączaj jako pliki i załączniki, a nie przepisuj do notatki.
Jak pisać notatki, które ktoś przeczyta
Notatkę czyta zwykle osoba, która nie była przy zdarzeniu. Cztery zasady ułatwiają późniejsze szukanie i rozumienie wpisu.
- Adresat - pisz tak, aby zrozumiała wpis osoba, która pierwszy raz widzi rekord.
- Jedna sprawa - jeden temat na notatkę, z krótkim tytułem, bo po nim odnajdziesz ustalenie na liście.
- Konkret - podaj wartość lub czynność, na przykład moment dokręcenia albo punkt smarowania, zamiast ogólnika.
- Dokumenty osobno - protokoły i instrukcje producenta dołączaj jako pliki, a w notatce wskaż tylko, co zawierają.
Przykłady notatek w narzędziowni i CMMS
Przykłady ilustrują, co opłaca się zapisać. Program nie wymusza żadnej treści.
| Rekord | Przykładowa notatka |
|---|---|
| Narzędzie w kartotece magazynowej | „Po każdym użyciu sprawdzić stan tarczy”. |
| Lokalizacja magazynowa | „Wydanie tylko za zgodą kierownika”. |
| Dokument wypożyczenia | „Zestaw wydany bez walizki transportowej”. |
| Zgłoszenie awarii w rejestrze awarii | Objawy zauważone przez operatora, które nie zmieściły się w opisie. |
| Obiekt techniczny | Punkty smarowania albo wymagany moment dokręcenia. |
Notatka nie blokuje wydania. Program nie ma blokady wydania, a formularze wydania nie sprawdzają terminów przeglądu ani legalizacji. Uwaga „wydawać tylko z protokołem kalibracji” pomaga narzędziownikowi, ale nie zatrzyma wydania. Terminów pilnuj na listach Terminy i w kalendarzach.
Dane osobowe w notatkach. Notatkę widzi każdy, kto ma dostęp do rekordu, więc nie zapisuj w niej haseł ani danych osobowych, które nie są potrzebne do pracy. Dane pracowników podlegają przepisom rozporządzenia RODO, a notatki zapisują autora i datę wpisu.
Typowe sytuacje z notatkami
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| W formularzu NW nie ma przycisku Notatki | Przyciski pojawiają się dopiero po dodaniu pierwszej pozycji. | Dodaj pozycję, a przycisk pojawi się nad formularzem. |
| W menu z trzema kreskami brakuje pozycji Uwagi/notatki | Rejestr, na przykład kartoteka usług, nie ma tej funkcji albo administrator ukrył pozycję. | Sprawdź uprawnienia konta. |
| Notatka przy narzędziu nie zatrzymała wydania | Program nie ma blokady wydania opartej na notatkach ani na terminach. | Ustal kontrolę terminów po stronie narzędziowni. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: znajdź notatki przy przeglądzie i porównaj je z innymi polami uwag
Uczeń czyta notatki tak, jak robi to technik przed rozpoczęciem przeglądu, i niczego nie zapisuje, bo konto demo jest wspólne dla wszystkich testujących. Rola w demo: Narzędziownia. Czas: około 15 minut.
- Uruchom bezpłatne demo Studio TCS.net w roli Narzędziownia, otwórz w menu NARZĘDZIOWNIA pozycję Przeglądy i zaznacz dowolny wiersz.
- Rozwiń menu z trzema kreskami, wybierz Uwagi/notatki i zapisz wartości w kolumnach Rodzaj notatki, Tytuł, Data i Login pierwszej notatki. Jeśli tabela jest pusta, zapisz jej komunikat.
- Kliknij Dodaj nowy, zapisz etykiety pól i wskaż te, które są wymagane (mają pogrubioną etykietę), a potem zamknij formularz bez zapisu.
- Zamknij okno notatek i kliknij Podgląd. Sprawdź, w którym miejscu protokołu przeglądu pojawiają się uwagi i zdjęcia rekordu, a potem zamknij podgląd. Podgląd dopisuje do Historii dokumentu wpis o otwarciu, to jedyny ślad ćwiczenia.
- Zbuduj tabelę z kolumnami: rodzaj uwag, gdzie go widać, kiedy go używać. Uwzględnij notatkę, pole Uwagi dokumentu i uwagi do pozycji.
Pytanie kontrolne. Kiedy zapiszesz informację jako notatkę, a kiedy w polu Uwagi dokumentu, i dlaczego żadna z nich nie zatrzyma wydania narzędzia po terminie legalizacji?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "wykonuje okresowe przeglądy oraz konserwację układów automatyki przemysłowej na podstawie dokumentacji technicznej" z kwalifikacji ELM.04 Eksploatacja układów automatyki przemysłowej (jednostka ELM.04.3) w zawodzie technik automatyk, w części dotyczącej kryterium "dokonuje wpisów do dokumentacji po przeprowadzonym przeglądzie i konserwacji". Uczeń czyta wpisy do dokumentacji przeglądu, ale ich nie dokonuje, więc ćwiczenie tylko przygotowuje do tego efektu. Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo TCS.net na zajęciach.
Najczęstsze pytania
Czym notatka różni się od pola Uwagi w dokumencie?
Uwagi dokumentu są jedną wartością w nagłówku, widoczną jako kolumna rejestru. Notatek przy rekordzie może być wiele. Każda ma własny tytuł i treść oraz autora z datą, a otwiera się je osobnym oknem.
Czy notatkę można usunąć?
Tak, przyciskiem Usuń przy notatce w oknie notatek. Usunięta notatka znika z listy, ale program oznacza ją jako usuniętą, a nie kasuje bezpowrotnie.
Czy notatki widać w podglądzie dokumentu?
Tak. Raport w oknie Podgląd dokumentu wypożyczenia zawiera uwagi i dyskusję rekordu oraz jego zdjęcia. Podobnie Podgląd dokumentu CMMS pokazuje notatki i dyskusję oraz zdjęcia.
Dlaczego w formularzu NW nie widzę przycisku Notatki?
Przyciski Notatki, Pliki, Załączniki i Zdjęcia pojawiają się po dodaniu pierwszej pozycji dokumentu. Do tego czasu formularz pokazuje tylko nagłówek i przycisk Dalej.
Czy ktoś dowie się o nowej notatce?
Notatka jest informacją przy rekordzie i przeczyta ją osoba, która otworzy rekord. Gdy sprawa jest pilna, poinformuj ją osobno, na przykład poleceniem Wyślij e-mail.
Słownik pojęć
- Notatka
- Wpis z tytułem i treścią przypięty do rekordu, z autorem i datą. Jeden rekord może mieć wiele notatek.
- Rodzaj notatki
- Pole formularza notatki, które klasyfikuje wpis.
- Notatka aktywna
- Przełącznik w formularzu notatki, który określa stan wpisu; tabela pokazuje go w kolumnie Aktywne.
- Pole Uwagi dokumentu
- Jedno pole tekstowe w nagłówku dokumentu, widoczne w rejestrze jako kolumna Uwagi.
- Uwagi do pozycji
- Pole pojedynczej pozycji dokumentu, do 200 znaków.