Wypożyczenie narzędzi - formularz dokumentu NW z terminem zwrotu

Wypożyczenie wydaje narzędzia pracownikowi dokumentem NW: wybierasz pracownika, potem artykuł i egzemplarz z numerem serii i lokalizacją, a przy każdej pozycji możesz ustawić termin zwrotu. Cały formularz mieści się na jednym ekranie. Przycisk Dodaj pozycję zapisuje wiersz od razu jako bufor, więc pozycje rozchodowe rezerwują narzędzie, zanim zatwierdzisz dokument.

Ekran Wypożyczenie narzędzi otwiera się w jednym oknie, bez kroku Dalej. Na górze stoi pasek z przyciskami Zapisz (zielony), Bufor, Usuń (nieaktywny, dopóki dokument nie ma pozycji) i Zamknij, a po prawej pola tylko do odczytu: Typ dokumentu (NW), Numer (numer referencyjny), Data (bieżąca) i Status (Nowy). Niżej leży pasek zakładek Dokument, Notatki, Pliki, Załączniki i Zdjęcia. Zakładka Dokument ma dwie karty. Karta Nagłówek dokumentu zawiera pola Pracownik (wymagane, z listą podpowiedzi i strzałką rozwijania), Numer dokumentu wewnętrznego, Data dokumentu wewnętrznego z ikoną kalendarza oraz Uwagi. Karta Pozycje zawiera pola Artykuł, Nr serii / lokalizacja (nieaktywne z napisem "najpierw wybierz artykuł"), Ilość (domyślnie 1), Termin zwrotu i Uwagi do pozycji, przyciski Wyczyść i Dodaj pozycję oraz siatkę z kolumnami Artykuł, Nr serii, Lokalizacja, Ilość i Termin zwrotu. Pusta siatka pokazuje napis Brak pozycji.

Kiedy wypożyczenie, a kiedy inna operacja

Drugą stroną obiegu jest zwrot narzędzi dokumentem NP, a całą grupę operacji zestawia przegląd operacji wypożyczalni.

Nagłówek dokumentu

Pozycje dokumentu

Procedura wypożyczenia

1. Wybierz w menu bocznym sekcję NOWY, a w niej pozycję Wypożyczenie. Program nadaje numer referencyjny widoczny w prawym górnym rogu.
2. Wpisz w polu Pracownik fragment nazwiska, imienia albo numeru i kliknij pracownika na liście. Jeśli dokument ma odpowiednik poza programem, uzupełnij Numer dokumentu wewnętrznego i Datę dokumentu wewnętrznego.
3. W polu Artykuł wpisz co najmniej 2 znaki i kliknij artykuł na liście, a potem wybierz egzemplarz w polu Nr serii / lokalizacja.
4. Ustaw Ilość i, jeśli potrzeba, Termin zwrotu oraz Uwagi do pozycji, a potem kliknij Dodaj pozycję. Wiersz trafia do siatki i od razu zapisuje się w bazie jako bufor, a pole Pracownik zostaje zablokowane.
5. Powtórz kroki 3-4 dla kolejnych narzędzi. Przycisk Wyczyść czyści pola pozycji, a przycisk usuwania w wierszu siatki kasuje pozycję po pytaniu "Usunąć pozycję dokumentu?".
6. Wpisz Uwagi do dokumentu w karcie Nagłówek dokumentu, jeśli są potrzebne.
7. Kliknij Zapisz i potwierdź przyciskiem Zatwierdź albo wybierz Bufor, żeby zostawić dokument do dokończenia.

Bufor i zatwierdzenie

Przycisk Bufor zapisuje nagłówek, pokazuje powiadomienie "Zapisano w buforze" i zostawia formularz otwarty; status w prawym górnym rogu zmienia się z Nowy na Bufor. Pozycje są w bazie już od chwili kliknięcia Dodaj pozycję. Dokument z bufora znajdziesz w Zestawieniu pozycji bufor, gdzie działają przyciski Edytuj, Podgląd, Anuluj, Wydruk i Historia. Edycja otwiera ten sam formularz, ale pracownika nie da się już zmienić.

Reguła rezerwacji. Pozycja rozchodowa w buforze zmniejsza ilość dostępną do wydania, choć stan w kartotece zmienia się dopiero po zatwierdzeniu. Dzięki temu dwie osoby nie wydadzą tej samej sztuki. Numer dokumentu powstaje przy zatwierdzeniu, a do tej chwili w polu Numer widać numer referencyjny.

Zatwierdzenie zapisuje w historii dokumentu wpis "Zatwierdzenie dokumentu". Numer składa się z roku, miesiąca, pięciocyfrowego licznika i symbolu NW bez myślnika; licznik jest miesięczny i osobny dla oddziału oraz symbolu.

Termin zwrotu - zasada pracy

Program nie ma domyślnej długości wypożyczenia i sam nie wylicza terminu. Termin wpisuje narzędziownik przy pozycji, a po zatwierdzeniu może go zmienić przyciskiem Termin zwrotu w rejestrze Dokumenty NW. Przycisk otwiera okno Pozycje dokumentu z kolumnami Termin zwrotu, Indeks, Nazwa, Nr serii, Pracownik, Ilość, Lokalizacja, Data, Nr dokumentu i Nr referencyjny. Po zaznaczeniu pozycji i wybraniu Zmień termin kalendarz pozwala wskazać dzień od 30 dni wstecz do 365 dni naprzód.

Program nie pilnuje terminu. Po przekroczeniu terminu nie blokuje kolejnych wydań temu pracownikowi, nie wysyła przypomnień i nie zmienia statusu. Jedyny sygnał to czerwone podświetlenie komórki Termin zwrotu w Panelu dla pracownika, gdy termin przypada dziś albo minął. Zaległe pozycje wyszukaj sam, sortując Zestawienie pozycji zatwierdzonych po kolumnie Termin zwrotu.

W praktyce zakładowej wydanie narzędzia na dokument pozwala ustalić, kto za nie odpowiada. Wymagania dla sprzętu roboczego, z których wynikają przeglądy i kontrole narzędzi, opisuje dyrektywa 2009/104/WE w EUR-Lex. Program nie sprawdza przy wydaniu terminu przeglądu ani legalizacji narzędzia, więc kontrolę terminów prowadzi narzędziownik.

Rejestr dokumentów NW, podgląd i podpis

Rejestr Dokumenty NW - wypożyczenia pracownikom pokazuje wyłącznie dokumenty zatwierdzone oddziału, domyślnie od najwyższego numeru. Kolumny to Data, Nr dokumentu, Pracownik, Liczba pozycji, Ilość, Analityka, Nr dokumentu wew., Data dokumentu wew., Podpis i Uwagi; dalej, po przewinięciu tabeli w prawo, leży Nr referencyjny. Pasek narzędzi nad tabelą zaczyna się menu trzech kresek, a dalej ma przyciski: Dopisz, Podgląd, Podpis, Termin zwrotu, Wydruk, Historia. W prawym górnym rogu stoi pole zakresu dat (filtr Przedział czasowy) z ikoną kalendarza, a pod nagłówkami wiersz filtrów. Dwuklik na wierszu otwiera Podgląd.

Podpis zapisuje się jako obraz przypisany do dokumentu razem z loginem oraz czasem zapisu. W rejestrze kolumna Podpis pokazuje datę i godzinę złożenia. Pole z nazwiskiem i imieniem nie jest wymagane.

Komunikaty i błędy

Gdzie zobaczysz wynik

Po kliknięciu Zapisz program pyta "Zatwierdzić dokument?" i po odpowiedzi Zatwierdź zamienia formularz w kartę Dokument zatwierdzony z numerem dokumentu i przyciskami Wydruk, Lista dokumentów, Nowy dokument oraz Zamknij. Zatwierdzony dokument pojawia się w rejestrze Dokumenty NW od razu. Nie zobaczysz tam dokumentu, który nadal jest w buforze, a starsze dokumenty mogą wymagać poszerzenia zakresu dat: w konfiguracji standardowej rejestr obejmuje ostatnie 14 dni według daty dokumentu, a w bazie demonstracyjnej pole zakresu sięga od 2024-01-05 do dnia bieżącego. Wyniki zestawia sekcja Wypożyczenia w Narzędziowni.