Zwroty narzędzi - dokumenty NP od pracowników i NWD do wypożyczalni
Sekcja Zwroty obsługuje dwa kierunki. Dokument NP przyjmuje z powrotem narzędzia wypożyczone pracownikom, a dokument NWD oddaje zewnętrznej wypożyczalni sprzęt, który wcześniej wszedł na stan dokumentem NPD. Zwrot zdejmuje egzemplarz z pracownika i wpisuje go do wskazanej lokalizacji, więc narzędzie można znowu wydać.
Po wybraniu pozycji Zwroty w menu NARZĘDZIOWNIA program otwiera stronę pośrednią z dwiema kartami. Karta po lewej, Dokumenty zwrotów NP, służy zwrotom od pracowników, a karta po prawej, Dokumenty zwrotów do dostawcy NWD, zwrotom do wypożyczalni. Każda karta ma cztery kafle: Nowy dokument NP, Dokumenty NP, Zestawienie pozycji bufor i Zestawienie pozycji zatwierdzonych (w karcie NWD odpowiednio Nowy dokument NWD i Dokumenty NWD). To formularz nowego dokumentu, rejestr dokumentów oraz dwa zestawienia pozycji, osobno dla bufora i dla dokumentów zatwierdzonych.
Na tej stronie
- Dwa rodzaje zwrotu w obiegu narzędzia
- Kolumny rejestrów NP i NWD
- Formularz zwrotu NP w dwóch etapach
- Zwrot do wypożyczalni NWD
- Szybki zwrot a formularz NP
- Bufor i zestawienia pozycji
- Typowe sytuacje przy zwrocie
- Ćwiczenie: porównaj narzędzia pracownika z listą do zwrotu w formularzu NP
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Dwa rodzaje zwrotu w obiegu narzędzia
Zwrot zamyka wypożyczenie. Dokument zwrotu wskazuje pozycję wypożyczenia, której dotyczy, dlatego program zawsze wie, co i od kogo wróciło. Narzędzie jest na pracowniku od zatwierdzenia NW do zatwierdzenia NP.
| Dokument | Czego dotyczy | Skutek dla stanu | Dokument, który zamyka |
|---|---|---|---|
| NP - zwrot od pracownika | Narzędzia oddane przez pracownika do narzędziowni. | Przychód do wybranej lokalizacji. Egzemplarz schodzi z pracownika. | wypożyczenie pracownikowi, dokument NW |
| NWD - zwrot do wypożyczalni | Sprzęt obcej firmy, który wcześniej przyjęto na stan. | Rozchód z lokalizacji. Maleje saldo wypożyczalni. | wypożyczenie od dostawcy, dokument NPD |
Zwrot od pracownika można zarejestrować trzema ekranami: formularzem z rejestru Dokumenty NP, pozycją Zwrot narzędzi w sekcji NOWY oraz szybkim zwrotem po numerze serii. Pierwsze dwa otwierają ten sam formularz, który opisuje strona o zwrocie narzędzi z sekcji NOWY. Zwrot do wypożyczalni ma osobną stronę: zwrot do dostawcy z sekcji NOWY.
Kolumny rejestrów NP i NWD
Oba rejestry pokazują wyłącznie dokumenty zatwierdzone oddziału. Wiersz filtrów i sortowanie działają tak samo jak w wypożyczeniach, podobnie zakres dat (filtr Przedział czasowy). Domyślny okres jest parametrem instalacji: standardowo ostatnie 14 dni po dacie dokumentu, a w bazie demonstracyjnej od 2024-01-05 do dnia bieżącego.
Rejestr Dokumenty zwroty narzędzi (NP) ma pasek z menu trzech kresek i przyciskami Dopisz, Podgląd, Podpis, Wydruk, Historia, w prawym górnym rogu zakres dat, a pod nagłówkami wiersz filtrów. Kolumny idą w kolejności: Data, Nr dokumentu, Pracownik, Analityka, Liczba pozycji, Ilość, Data dokumentu wew., Nr dokumentu wew., Podpis, Uwagi. Rejestr NWD ma ten sam pasek, ale zamiast kolumn Pracownik i Analityka pokazuje Wypożyczalnia, a dane dokumentu wewnętrznego zastępują Data dokumentu dostawcy i Nr dokumentu dostawcy.
| Kolumna | Zawartość | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Data, Nr dokumentu | Data zatwierdzenia i numer, na przykład 2026-09-00001NP albo 2026-09-00001NWD. | Każdy symbol ma własny licznik, liczony osobno dla oddziału i miesiąca. |
| Pracownik, Analityka | Tylko w rejestrze NP: pracownik oddający narzędzia i jego numer analityczny. | Filtr w kolumnie Pracownik pokazuje wszystkie zwroty jednej osoby. |
| Wypożyczalnia | Tylko w rejestrze NWD: kontrahent, któremu oddano sprzęt. | Sprawdzenie, co i kiedy wróciło do danej wypożyczalni. |
| Liczba pozycji, Ilość | Liczba wierszy asortymentowych i suma sztuk. | Ocena wielkości zwrotu bez otwierania dokumentu. |
| Data i Nr dokumentu wew. (NP) albo dostawcy (NWD) | Ręcznie wpisane dane dokumentu po stronie zakładu albo wypożyczalni. | Powiązanie zwrotu z dokumentem zakładu lub wypożyczalni, jeśli istnieje. |
| Podpis | Data i godzina złożenia podpisu. | Pusta komórka oznacza zwrot bez podpisu. |
| Uwagi, Nr referencyjny | Komentarz i identyfikator nadany dokumentowi przy otwarciu formularza. | Numer referencyjny łączy rejestr z wpisami w Historii. |
Pasek obu rejestrów ma przyciski Dopisz, Podgląd, Podpis, Wydruk i Historia. Nie ma przycisku Termin zwrotu, bo termin dotyczy wypożyczenia, a nie zwrotu. Podpis działa tak samo jak w dokumencie NW: okno z polem do rysowania, jeden podpis na dokument, komunikaty "Brak podpisu!" i "Podpis został złożony". Menu trzech kresek ma w rejestrze NP pozycje Wyślij e-mail i Wyślij SMS (działanie SMS zależy od konfiguracji bramki SMS w instalacji), a w rejestrze NWD ich nie ma.
Formularz zwrotu NP w dwóch etapach
Etap pierwszy - pracownik
Ramka "Zwrot narzędzi" zawiera pole Pracownik z pogrubioną etykietą, czyli polem wymaganym, i podpowiedzią "wpisz 2 znaki, aby rozpocząć szukanie", pola Data dokumentu wew. oraz Numer dokumentu wew. i przycisk Dalej. Nad ramką stoją pola tylko do odczytu: Typ dokumentu (NP), Numer referencyjny i Data.
Pola nagłówka są takie same jak w wypożyczeniu. Pracownik jest wymagany: wpisz co najmniej dwa znaki i wybierz osobę z listy, bo inaczej przycisk Dalej zgłosi "Wybierz pracownika!". Data dokumentu wew. nie może być późniejsza niż dziś, a Numer dokumentu wew. przyjmuje do 30 znaków.
Etap drugi - pozycje zwrotu
Drugi etap pokazuje pola pozycji. Lista w polu Artykuł / nr serii zawiera wyłącznie egzemplarze, które wybrany pracownik wypożyczył na zatwierdzonych dokumentach NW i jeszcze nie zwrócił. Pozycje mają postać indeksu i nazwy, a obok widać ilość i numer serii.
| Pole | Wymagane | Opis i walidacja |
|---|---|---|
| Artykuł / nr serii | Tak | Szukanie po indeksie i nazwie albo po numerze serii. Lista obejmuje tylko niezwrócone pozycje tego pracownika. |
| Lokalizacja | Tak | Aktywne lokalizacje magazynu narzędzia, z szukaniem po kodzie lub nazwie. To miejsce, do którego egzemplarz wraca na stan. |
| Ilość | Tak | Domyślnie 1. Wartość większa niż pozostała do zwrotu daje podpowiedź "Ilość wypożyczona to: N" i pozycja nie zostaje dopisana. |
| Uwagi do pozycji | Nie | Do 200 znaków. |
Reguła powiązania zwrotu z wypożyczeniem. Każda pozycja NP wskazuje pozycję NW, której dotyczy, i przejmuje z niej numer serii oraz termin ważności. Dzięki temu możliwy jest zwrot częściowy i zwrot narzędzi z kilku wypożyczeń w jednym dokumencie. Użytkownik wybiera tylko lokalizację odłożenia.
Procedura zwrotu narzędzi
- Wybierz NARZĘDZIOWNIA, Zwroty, Nowy dokument NP albo pozycję Zwrot narzędzi w sekcji NOWY.
- Wskaż pracownika i kliknij Dalej.
- Wybierz narzędzie z listy niezwróconych pozycji, wskaż lokalizację, ustaw ilość i kliknij Dodaj. Powtórz dla kolejnych narzędzi.
- Zatwierdź dokument przyciskiem Zapisz i odpowiedz TAK na pytanie o zatwierdzenie. Przycisk Bufor zostawia dokument roboczo.
- Jeśli pracownik ma podpisać zwrot, zaznacz dokument w rejestrze NP i użyj przycisku Podpis.
Po zatwierdzeniu z sekcji NOWY program wraca na stronę grupy Zwroty, a z rejestru okno się zamyka i lista odświeża się sama. Przyciski zapisu pojawiają się dopiero po dodaniu pierwszej pozycji.
Zwrot do wypożyczalni NWD
Dokument NWD oddaje wypożyczalni egzemplarze przyjęte wcześniej dokumentem NPD. Nie zawiera przyczyny zwrotu ani terminu, bo opisuje sam ruch sprzętu.
| Pole | Wymagane | Opis i walidacja |
|---|---|---|
| Wypożyczalnia | Tak | Na liście są tylko wypożyczalnie, od których coś nadal jest wypożyczone. Każda pozycja ma postać "skrót (liczba sztuk)". Bez wyboru przycisk Dalej zgłasza "Wybierz wypożyczalnię!". |
| Data dokumentu dostawcy, Numer dokumentu dostawcy | Nie | Dane dokumentu po stronie wypożyczalni. |
| Artykuł / nr serii | Tak | Niezwrócone pozycje z dokumentów NPD tej wypożyczalni. |
| Lokalizacja | Tak | Lokalizacje, w których dany numer serii jest aktualnie na stanie, razem z ilością. |
| Ilość | Tak | Większa niż stan lokalizacji daje okno "Maksymalna dostępna ilość w tej lokalizacji to: N". |
| Uwagi do pozycji | Nie | Komentarz do pozycji. |
Najpierw zwrot od pracownika, potem zwrot do wypożyczalni. NWD jest rozchodem z lokalizacji, więc narzędzie musi fizycznie leżeć w magazynie. Egzemplarz wydany pracownikowi nie stoi w żadnej lokalizacji, więc w polu Lokalizacja nie będzie miejsca do wyboru. Dopóki wypożyczalnia ma dodatnie saldo, pozostaje na liście wyboru.
Wypożyczalnie prowadzi się w kartotece kontrahentów jako osobny rodzaj kontrahenta. Przycisk Wypożyczone w tej kartotece pokazuje, co nadal jest u danej wypożyczalni wypożyczone.
Szybki zwrot a formularz NP
Szybki zwrot rejestruje ten sam dokument NP, ale zadaje mniej pytań. Zamiast listy narzędzi pracownika program czeka na numer serii zeskanowany lub wpisany w całości.
| Cecha | Formularz Zwrot narzędzi | Szybki zwrot |
|---|---|---|
| Wybór narzędzia | Z listy niezwróconych pozycji wybranego pracownika. | Przez dokładny numer serii. Program sam znajduje pracownika. |
| Lokalizacja | Wybierasz ją przy każdej pozycji. | Zawsze domyślna z kartoteki narzędzia. Bez niej pojawia się okno "Brak lokalizacji dla narzędzia!". |
| Ilość | Od 1 do pozostałej do zwrotu. | Jedna sztuka na każde zeskanowanie. |
| Kilku pracowników | Jeden dokument dla jednego pracownika. | Jedna sesja obsługuje wielu pracowników, a dla każdego powstaje osobny dokument NP. |
| Bufor | Przycisk Bufor zapisuje dokument roboczo. | Brak przycisku Bufor. Są tylko Anuluj i Zwrot. |
Na kolektorze Androida działa ta sama operacja pod nazwą Szybki zwrot, z polem Kod EAN/QR i przyciskiem QR SCAN. Kolektor wymaga stałego połączenia z serwerem.
Bufor i zestawienia pozycji
Zwrot nie musi przechodzić przez bufor. Dokument można zatwierdzić od razu, a bufor służy do odłożenia pracy. Pozycje zwrotowe w buforze nie zwiększają jeszcze stanu, ale blokują ponowne zwrócenie tej samej ilości. Zestawienie pozycji bufor ma przyciski Edytuj, Podgląd, Anuluj, Wydruk i Historia. Zestawienie pozycji zatwierdzonych jest tylko do odczytu i ma przyciski: Podgląd, Wydruk, Historia.
Zatwierdzonego zwrotu nie cofniesz z menu. Przycisk Anuluj działa wyłącznie na dokumentach w buforze, a dla zatwierdzonego program pokazuje komunikat. Błędny zwrot koryguje się dokumentem przeciwnym, czyli nowym wypożyczeniem NW.
Typowe sytuacje przy zwrocie
| Objaw | Najczęstsza przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Narzędzia nie ma na liście Artykuł / nr serii | Pracownik nie ma go na zatwierdzonym NW albo zwrot jest już zatwierdzony lub czeka w buforze. | Sprawdź wypożyczenie w rejestrze NW i zwroty w zestawieniu bufora NP. |
| Pozycja nie zostaje dopisana i pojawia się podpowiedź "Ilość wypożyczona to: N" | Wpisana ilość przekracza to, co zostało do zwrotu. | Popraw ilość. Resztę zwrócisz kolejnym dokumentem. |
| Nie da się zapisać pozycji bez lokalizacji | Pole Lokalizacja jest wymagane. | Wybierz lokalizację z listy aktywnych lokalizacji magazynu narzędzia. |
| Wypożyczalni brakuje na liście w NWD | Nic od niej nie jest wypożyczone albo wszystko oddano. | Sprawdź dokumenty NPD i wcześniejsze NWD. |
Dane rejestrów NP i NWD przeniesiesz do arkusza dzięki eksportowi do Excela, a historię egzemplarza po numerze serii pokazuje wyszukiwanie w narzędziowni.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: porównaj narzędzia pracownika z listą do zwrotu w formularzu NP
Uczeń sprawdza, jakie narzędzia program uznaje za niezwrócone, i nie zapisuje żadnego dokumentu. Rola w demo: Narzędziownia, uruchamiana na stronie demo online programu do narzędziowni. Czas: około 15 minut.
- Otwórz INFORMACJE, Zestawienia, grupę Kartoteki i zestawienie Wypożyczone. Zapisz pracownika, który ma kilka narzędzi, razem z numerami serii i ilościami.
- Przejdź do NARZĘDZIOWNIA, Zwroty, a potem wybierz Nowy dokument NP w grupie Dokumenty zwrotów NP.
- Wpisz dwa znaki nazwiska wybranego pracownika, wskaż go na liście i kliknij Dalej.
- Rozwiń pole Artykuł / nr serii i porównaj listę z zapisem z kroku 1.
- Rozwiń pole Lokalizacja dla jednego narzędzia i zapisz, jakie miejsca oferuje lista. Zamknij okno bez zapisu.
Pytanie kontrolne. Dlaczego lista narzędzi w formularzu NP pokazuje tylko pozycje z zatwierdzonych wypożyczeń pracownika i dlaczego program wymaga wyboru lokalizacji, skoro narzędzie miało lokalizację przy wydaniu?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "sporządza dokumentację dotyczącą przyjęcia i wydania zapasów" z kwalifikacji SPL.01 Obsługa magazynów (jednostka SPL.01.5), w tym kryterium "rejestruje zmiany stanu zapasów w dokumentacji magazynowej", w zawodzie technik logistyk opisanym w podstawie programowej. Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo TCS.net na zajęciach.
Najczęstsze pytania
Czy pracownik może zwrócić tylko część wypożyczonych sztuk?
Tak. Ilość w pozycji może być mniejsza od wypożyczonej, a niezwrócona reszta zostaje na liście narzędzi pracownika. Jeden dokument NP może też obejmować pozycje z kilku wypożyczeń.
Dlaczego formularz NP wymaga lokalizacji?
Zwrot jest przychodem do konkretnej lokalizacji, a stan narzędzia wynika z sumy ruchów. Program nie zakłada, gdzie leży egzemplarz, więc miejsce wybiera użytkownik. Szybki zwrot używa lokalizacji domyślnej z kartoteki narzędzia.
Jak poprawić pomyłkowo zatwierdzony zwrot?
Menu nie udostępnia cofnięcia ani anulowania zatwierdzonego dokumentu. Anuluj działa tylko w buforze. Korektą jest dokument przeciwny, czyli nowe wypożyczenie NW na tego samego pracownika.
Czym różni się NWD od NP?
NP przyjmuje narzędzie od pracownika i zwiększa stan w lokalizacji. NWD oddaje wypożyczalni sprzęt przyjęty dokumentem NPD i zmniejsza stan w lokalizacji. Dokument NWD nie ma pól przyczyny ani terminu zwrotu.
Czy program przypomni pracownikowi o zwrocie?
Nie. Program nie wysyła przypomnień ani nie blokuje wydań po terminie. Pracownik widzi własne narzędzia w Panelu dla pracownika, gdzie termin zwrotu przypadający dziś lub wcześniejszy jest zaznaczony na czerwono.
Słownik pojęć
- Dokument NP
- Zwrot narzędzia od pracownika. Pozycje mają ilość dodatnią i wskazują pozycję wypożyczenia NW.
- Dokument NWD
- Zwrot sprzętu do wypożyczalni zewnętrznej. Pozycje mają ilość ujemną i zamykają pozycje wcześniejszego dokumentu NPD.
- Zwrot częściowy
- Zwrot mniejszej ilości, niż wypożyczono. Reszta pozostaje na liście narzędzi pracownika.
- Lokalizacja zwrotu
- Miejsce składowania wybrane przy zwrocie albo domyślne z kartoteki narzędzia. Do niego program dopisuje przychód.
- Wypożyczalnia
- Rodzaj kontrahenta w kartotece. Jej sprzęt wchodzi na stan dokumentem NPD, a wraca dokumentem NWD.