Usługi serwisowe - kartoteka usług zewnętrznych dla narzędzi

Kartoteka usług składa się z pięciu pól: indeksu, nazwy, ceny, uwag i znacznika aktywności. Wybierasz z niej pozycję w dokumencie Ewidencja usług, który rejestruje usługę wykonaną przez firmę zewnętrzną dla konkretnego narzędzia. Kartoteka nie jest cennikiem napraw ani katalogiem czynności CMMS, więc nie steruje zleceniami serwisowymi.

Tytuł rejestru brzmi Kartoteka usług, a pasek narzędzi zawiera menu trzech kresek oraz tylko dwa przyciski: Dopisz i Edycja, bez Podglądu i Historii. Pod nagłówkami kolumn Aktywne, Indeks, Nazwa, Cena, Zapisał i Data zapisu leży wiersz filtrów. Kolumna Nazwa jest pogrubiona, a pod nazwą wyświetla się tekst z pola Uwagi, więc krótki opis usługi widać bez otwierania formularza. Kolumna Cena zawiera kwotę referencyjną z dwoma miejscami po przecinku, a kolumny Zapisał i Data zapisu wskazują autora i czas zapisu rekordu. Rejestr ma pager u dołu i pokazuje do 40 wierszy na stronie, a w bazie demonstracyjnej ma 20 usług.

Miejsce kartoteki usług w obiegu

Usługa zaczyna życie w kartotece, ale rozlicza się ją dopiero w dokumencie. Dokument Ewidencja usług ma symbol US i nie jest dokumentem magazynowym: nie zmienia stanu ani lokalizacji narzędzia.

Tytuł ekranu brzmi Zestawienie pozycji dokumentów usług - zatwierdzonych, pasek narzędzi zaczyna się menu trzech kresek i ma przyciski Podgląd oraz Historia, a w prawym górnym rogu leży zakres dat (filtr Przedział czasowy). Kolumny to kolejno: Data, Nr dokumentu, Magazyn, Kontrahent, Indeks usługi, Nazwa usługi, Ilość, Wartość, Indeks. Kolumny Indeks usługi i Nazwa usługi pochodzą z kartoteki usług, a ostatnia kolumna Indeks wskazuje narzędzie z kartoteki asortymentu. W bazie demonstracyjnej zestawienie ma dziesięć pozycji.

Zestawienie zbiera pozycje zatwierdzonych dokumentów usług; pozycje dokumentów roboczych są w osobnym zestawieniu bufora. Pozycja łączy usługę z konkretnym narzędziem, a jej wartość powstaje z ilości i ceny netto, więc po podzieleniu Wartości przez Ilość odczytasz cenę netto jednostkową.

Związek kartoteki usług z innymi kartotekami

Dokument Ewidencja usług łączy trzy elementy z trzech miejsc. Usługę wybierasz z tej kartoteki, usługodawcę z kartoteki kontrahentów, a narzędzie z kartotek magazynowych, opcjonalnie z numerem serii. Naprawy maszyn prowadzi natomiast moduł CMMS i jego rejestr napraw, który z kartoteką usług się nie łączy. Rozróżnienie jest ważne dla kosztów: wartość usług narzędziowych i koszty napraw maszyn trafiają do różnych zestawień.

Ekran Nowy dokument usług pokazuje nagłówek z typem dokumentu US, numerem referencyjnym i datą, a pod nim sekcję Ewidencja usług. Pole Kontrahent ma pogrubioną etykietę i podpowiedź "wpisz 2 znaki, aby wyszukać"; dalej leżą pola Nr dokumentu dostawcy, Data dokumentu dostawcy z kalendarzem i Uwagi. Usługę z kartoteki wybiera się w pozycjach dokumentu, a nie w nagłówku.

Kolumny rejestru i jak z nich korzystać

Pola formularza usługi

Formularz ma pola Aktywne, Indeks, Nazwa, Cena i Uwagi oraz Nr referencyjny. Etykiety pól Indeks i Nazwa są pogrubione jako wymagane, a przyciski Zapisz i Anuluj mają skróty Alt+Z i Alt+A. Zapis zmiany istniejącej usługi wymaga podania przyczyny z co najmniej czterech znaków, a zmiany pól trafiają do historii zmian.

Reguła ceny usługi. Cena z kartoteki nie przepisuje się automatycznie do pozycji dokumentu: pole Cena w Ewidencji usług startuje od zera i cenę netto wpisujesz przy rejestracji. Kartoteka daje więc punkt odniesienia, a rozliczenie zależy od kwoty z faktury usługodawcy.

Jak prowadzić kartotekę usług

Kartoteka jest mała, więc jej jakość zależy od dyscypliny przy dopisywaniu. Cztery pola wystarczą, jeżeli każde ma jasną rolę.

• Indeks - krótki symbol z przedrostkiem rodzaju usługi; użytkownik wpisuje jego początek, żeby zawęzić podpowiedzi w dokumencie.
• Nazwa - opis, który mówi, co wykonano i na czym, bo to ona jest widoczna w rejestrze i na liście wyboru.
• Cena - ostatnia znana kwota od usługodawcy, aktualizowana po negocjacjach; w dokumencie i tak wpisujesz cenę z faktury.
• Uwagi - warunki zamówienia, na przykład wymóg dołączenia świadectwa; tekst wyświetla się pod nazwą w rejestrze.

Czego kartoteka usług nie zawiera

Granice kartoteki. Kartoteka nie ma typu usługi, wykonawcy, kosztu normatywnego, czasu realizacji ani powiązania z obiektami i narzędziami. Usługi nie są używane w zleceniach CMMS: napraw, przeglądu ani remontu. Te dokumenty mają własne pola i kolumny kosztów serwisu, niezależne od kartoteki usług.

Brak typu oznacza, że rodzaje usług, takie jak przegląd, ostrzenie czy wzorcowanie, odróżnisz tylko nazwą i indeksem. W praktyce zakładowej dobrze działa krótka konwencja: przedrostek rodzaju usługi i kolejny numer, na przykład dwie litery i trzy cyfry. Ponieważ program nie pilnuje niepowtarzalności indeksu, konwencji musi pilnować osoba prowadząca kartotekę. Przykładowe usługi to wzorcowanie przyrządu pomiarowego, ostrzenie narzędzia skrawającego albo okresowy przegląd elektronarzędzia. Czym jest wzorcowanie, opisuje strona Głównego Urzędu Miar o wzorcowaniach.

Wycofanie usługi i dostęp do kartoteki

Usługi wycofuje się odznaczeniem pola Aktywne, bo przycisku Usuń nie ma. Usługa zostaje wtedy w rejestrze, więc dawne dokumenty ewidencji nadal się do niej odwołują. Menu z trzema kreskami nad rejestrem usług zawiera eksport do Excela, ale nie ma pozycji Uwagi, Dyskusja, Pliki ani Zdjęcia. Rejestr pokazuje tylko usługi oddziału konta, a dostęp do pozycji menu nadaje administrator według zasad z uprawnień użytkowników. Pojęcia narzędziowni zebrano w słowniku pojęć serwisu.

Typowe sytuacje przy usługach