Numeracja dokumentów w Studio TCS.net - liczniki miesięczne i moment nadania numeru
Ekran Numeracja w panelu Administratora pokazuje liczniki, z których program nadaje numery dokumentów. Numer składa się z roku, miesiąca, pięciocyfrowego licznika i symbolu dokumentu, a dokument dostaje go przy zatwierdzeniu albo, jeśli nie ma bufora, przy zapisie. Ekran nie ustawia formatu numeru, bo maskę zapisuje konfiguracja transakcji. Strona pokazuje, kiedy każdy dokument dostaje numer i czym numer systemowy różni się od wpisywanego ręcznie.
Ekranu Numeracja nie ma w demo, więc pokazany jest rejestr awarii, w którym widać efekt liczników. Kolumna Numer dokumentu zawiera numery złożone z roku, miesiąca, pięciocyfrowego licznika i symbolu dokumentu, w tym rejestrze ZAW. Wiersze od najnowszego mają malejące numery licznika.
Na tej stronie
W rejestrze Numeracja jeden wiersz odpowiada jednemu licznikowi. Kolumna Przed zawiera przedrostek, kolumna Po symbol dokumentu, a kolumna Numer ostatni nadany numer. Rok wskazuje serię roczną, a Termin do - datę, do której licznik obowiązuje. Ekran nie ma kolumny miesiąca, choć liczniki są miesięczne, więc wiersze tego samego dokumentu z kolejnych miesięcy wyglądają podobnie. Pole formatu numeru nie istnieje.
Kolumny rejestru liczników
| Kolumna | Zawartość | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Aktywne | Znacznik, czy licznik jest używany. | Filtr tak lub nie oddziela liczniki wycofane z użycia. |
| Opis | Nazwa licznika wskazująca dokument. | Wyszukanie licznika dla danego typu dokumentu. |
| Przed | Przedrostek licznika. | Rozróżnienie liczników narzędziowni od liczników innych obszarów programu. |
| Numer | Ostatni nadany numer serii. | Kontrola, ile dokumentów powstało w serii. |
| Po | Symbol dokumentu, na przykład NW albo PRZ. | Filtrowanie liczników jednego typu dokumentu. |
| Rok | Rok serii. | Odszukanie liczników bieżącego roku. |
| Termin do | Data, do której licznik obowiązuje. | Kontrola ważności licznika. |
Brakujący licznik program zakłada sam przy pierwszym numerze, więc ekran służy głównie do przeglądu. Siatka tego ekranu ma edycję wyłączoną, a zmianę numeru lub terminu licznika uzgodnij z wdrożeniowcem.
Budowa numeru dokumentu
Numer dokumentów magazynowych i przeglądów ma stałą maskę. Składa się z czterech części, a symbol dokumentu stoi na końcu bez łącznika.
| Część numeru | Przykład | Skąd pochodzi |
|---|---|---|
| Rok | 2026 | Rok zatwierdzenia dokumentu. |
| Miesiąc | 09 | Miesiąc zatwierdzenia dokumentu. |
| Licznik | 00001 | Pięć cyfr z zerami wiodącymi. Licznik zeruje się co miesiąc. |
| Symbol dokumentu | NW | Symbol typu dokumentu, bez łącznika przed nim. |
Pełny numer wygląda więc na przykład tak: 2026-09-00001NW. To przykład formatu, a nie numer z bazy demonstracyjnej. Ten sam wzór obowiązuje we wszystkich dokumentach z tabeli poniżej, a zmienia się tylko symbol.
Reguła momentu nadania. Dokument dostaje numer przy zatwierdzeniu, a nie przy otwarciu formularza. Do czasu zatwierdzenia pole numeru zawiera numer referencyjny nadany od razu po utworzeniu dokumentu; przy zatwierdzeniu numer z licznika go zastępuje.
Kiedy dokument dostaje numer
Moment nadania zależy od tego, czy dokument ma bufor. Dokumenty magazynowe i wypożyczeń mają go, natomiast przeglądy wraz z legalizacjami oraz dokumenty CMMS zapisują się od razu. Licznik dokumentów magazynowych jest osobny dla oddziału konta, symbolu i miesiąca.
| Dokument | Symbol | Moment nadania numeru | Licznik |
|---|---|---|---|
| Wypożyczenie, zwrot, wypożyczenie od dostawcy i zwrot do dostawcy | NW, NP, NPD, NWD | Przy zatwierdzeniu dokumentu; w buforze pole numeru zawiera numer referencyjny. | Licznik oddziału konta. |
| Przyjęcie wewnętrzne, rozchód wewnętrzny, likwidacja, zmiana lokalizacji | PW, RW, LK, ZL | Przy zatwierdzeniu dokumentu. | Licznik oddziału konta. |
| Wydanie do serwisu i zwrot z serwisu | RNA, PNA | Przy zatwierdzeniu dokumentu. | Licznik oddziału konta. |
| Szybkie wydanie i szybki zwrot | NW, NP | Przy zatwierdzeniu dokumentu. | Ten sam co dla dokumentów NW i NP. |
| Przegląd i legalizacja narzędzia | PRZ, LEG | Przy zapisie dokumentu; bufora nie ma. | Wspólny licznik narzędziowni, nie oddziału. |
| Arkusz inwentaryzacji | INW | Przy założeniu arkusza. | Osobny licznik. |
| Nadwyżki i niedobory z inwentaryzacji | PI, RI | Przy zamknięciu inwentaryzacji. | Osobne liczniki. |
| Dokumenty CMMS: zgłoszenie awarii i trzy rodzaje zleceń | ZAW, ZNA, ZPR, ZRE | Przy zapisie formularza. | Ta sama maska; zlecenie naprawy wystawione ze zgłoszenia ma licznik oddziału. |
| Badanie UDT | - | Numeru systemowego nie ma. | Numer protokołu badania wpisuje się ręcznie. |
Numer z daty zatwierdzenia. Zatwierdzenie nadaje numer, ustawia datę dokumentu na bieżącą datę systemu i zapisuje wpis w historii. Rok i miesiąc numeru pochodzą z tej daty, więc numer nie zależy od daty wpisanej w formularzu. Dokument roboczy nie pobiera numeru z licznika, dlatego usunięcie go z bufora nie zostawia luki w serii.
Numer systemowy i numery wpisywane ręcznie
Dokument ma kilka numerów i tylko część z nich nadaje system. Pozostałe wpisuje użytkownik, więc program nie gwarantuje ich unikalności.
| Numer | Kto nadaje | Kiedy powstaje | Gdzie go widać |
|---|---|---|---|
| Numer dokumentu | System, z licznika | Przy zatwierdzeniu | Kolumna Nr dokumentu w rejestrach. |
| Numer referencyjny | System | Od utworzenia dokumentu | Kolumna Nr referencyjny; w buforze stoi zamiast numeru dokumentu. |
| Numer dokumentu wew. | Użytkownik, do 30 znaków | W formularzu dokumentu | Kolumna Nr dokumentu wew.; obok leży pole Data dokumentu wew., nie późniejsza niż dziś. |
| Numer protokołu badania UDT | Użytkownik | W formularzu badania | Rejestr Badania UDT. |
| Analityka pracownika | System | Przy dopisaniu pracownika | Kolumna Analityka w rejestrze Pracownicy. |
Rejestr Dokumenty NW pokazuje wyłącznie dokumenty zatwierdzone oddziału. Kolumny zaczynają się od Data i Nr dokumentu. Dalej idą Pracownik i Liczba pozycji, potem Ilość i Analityka, a na końcu Nr dokumentu wew. i Data dokumentu wew. oraz Podpis i Uwagi. W kolumnie Nr dokumentu stoi numer z licznika, a Nr dokumentu wew. i Data dokumentu wew. wpisał pracownik. Kolumna Nr referencyjny, z identyfikatorem nadanym przy utworzeniu dokumentu, leży dalej w prawo, za Uwagami. Domyślna kolejność idzie od najwyższego numeru, a pole zakresu dat (filtr Przedział czasowy) w prawym górnym rogu zawęża listę do dokumentów z okresu liczonego po dacie dokumentu; standardowo obejmuje ostatnie 14 dni, a w bazie demonstracyjnej okres od 2024-01-05 do dnia bieżącego. Szczegóły rejestru opisuje strona o wypożyczeniach narzędzi.
Typowe sytuacje związane z numeracją
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| W rejestrze Numeracja widać kilka wierszy o identycznym opisie i symbolu dokumentu | Liczniki są miesięczne, a ekran nie pokazuje miesiąca. | Miesiąc odczytaj z numeru dokumentu w rejestrze dokumentów. |
| Dokument w buforze nie ma numeru w formacie roku i symbolu | Pole zawiera numer referencyjny, bo dokument nie został zatwierdzony. | Zatwierdź dokument; numer z licznika pojawi się po zatwierdzeniu. |
| Numer dokumentu wew. nie zgadza się z numerem systemowym | To dwa osobne pola: jedno wpisuje pracownik, drugie nadaje system. | Szukaj dokumentu po numerze systemowym, a numeru wew. użyj do uzgodnienia z papierem. |
| Przegląd ma numer z innej serii niż wypożyczenia | Przeglądy i legalizacje mają wspólny licznik narzędziowni, a dokumenty magazynowe liczniki oddziału. | Nie porównuj kolejności tych numerów. |
| Chcesz zmienić wzór numeru | Ekran Numeracja nie ma pola formatu. | Zgłoszenie zmiany maski skieruj do wdrożeniowca. |
| Badanie UDT nie ma numeru systemowego | Dla badań UDT program nie nadaje numeru. | Wpisz numer protokołu badania ręcznie. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: rozłóż numery dokumentów na części i rozpoznaj, które nadaje system
Uczeń analizuje numerację dokumentów tak, jak robi to osoba kontrolująca dokumentację magazynową. Ekran Numeracja nie należy do ról demo, więc ćwiczenie korzysta z rejestrów roli Narzędziownia. Rola w demo: Narzędziownia. Czas: około 15 minut. Niczego nie zapisuj ani nie zatwierdzaj, bo konto demo jest wspólne.
- Uruchom demo Studio TCS.net w roli Narzędziownia i otwórz NARZĘDZIOWNIA, Wypożyczenia, Dokumenty NW. Gdy lista jest pusta, poszerz zakres dat w prawym górnym rogu.
- Zapisz dwa numery z kolumny Nr dokumentu i rozłóż każdy na rok, miesiąc, licznik i symbol dokumentu.
- Porównaj kolumny Nr dokumentu i Nr dokumentu wew., a po przewinięciu siatki w prawo także Nr referencyjny. Wskaż, które numery nadał system, a które wpisał pracownik.
- Otwórz NARZĘDZIOWNIA, Przeglądy (poszerz zakres dat, jeśli trzeba), przewiń siatkę w prawo do kolumny Nr dokumentu, odczytaj symbol w numerze i porównaj go z numerami NW.
- Posortuj Dokumenty NW po kolumnie Nr dokumentu i wyjaśnij, co stanie się z licznikiem w pierwszym dniu następnego miesiąca.
Pytanie kontrolne. Dlaczego dokument w buforze nie ma jeszcze numeru z licznika i co to zmienia dla ciągłości numeracji w miesiącu?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "sporządza dokumentację dotyczącą przyjęcia i wydania zapasów" z kwalifikacji SPL.01 Obsługa magazynów (jednostka SPL.01.5) w zawodzie technik logistyk, w części dotyczącej analizy dokumentów magazynowych pod względem poprawności zapisów (podstawa programowa zawodu technik logistyk). Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo TCS.net na zajęciach.
Najczęstsze pytania
Czy administrator może zmienić format numeru dokumentu?
Nie na ekranie Numeracja. Ekran pokazuje liczniki, a maskę z rokiem, miesiącem, pięciocyfrowym licznikiem i symbolem zapisuje konfiguracja transakcji. Zmianę maski zgłasza się wdrożeniowcowi.
Kiedy dokument dostaje numer?
Dokumenty magazynowe i wypożyczeń przy zatwierdzeniu, a w buforze mają numer referencyjny. Przeglądy i legalizacje dostają numer przy zapisie. Badania UDT nie dostają numeru systemowego.
Czy licznik numerów zeruje się co miesiąc?
Tak. Licznik dokumentów ma pięć cyfr i jest liczony osobno dla każdego miesiąca, symbolu dokumentu i oddziału konta. Rok i miesiąc numeru pochodzą z daty zatwierdzenia.
Czy każdy oddział ma osobne numery dokumentów?
Dokumenty magazynowe i wypożyczeń mają licznik osobny dla oddziału konta. Przeglądy i legalizacje korzystają ze wspólnego licznika narzędziowni.
Czy usunięcie dokumentu z bufora zostawia lukę w numeracji?
Nie. Dokument roboczy nie pobiera numeru z licznika, więc po jego usunięciu seria pozostaje ciągła. Numer powstaje dopiero przy zatwierdzeniu.
Słownik pojęć
- Licznik numeracji
- Wiersz ekranu Numeracja przechowujący ostatni nadany numer serii, jej rok i termin obowiązywania.
- Maska numeru
- Wzór składający numer z roku, miesiąca, pięciocyfrowego licznika i symbolu dokumentu; zapisana w konfiguracji transakcji.
- Symbol dokumentu
- Skrót typu dokumentu na końcu numeru, na przykład NW, NP, PRZ, LEG albo ZAW.
- Numer referencyjny
- Identyfikator nadawany dokumentowi od utworzenia; w buforze zastępuje numer dokumentu.
- Numer dokumentu wew.
- Numer dokumentu zewnętrznego wpisywany ręcznie, do 30 znaków, osobny od numeru systemowego.
- Zatwierdzenie
- Zapis ostateczny dokumentu, który nadaje numer z licznika i ustawia bieżącą datę dokumentu.