Kartoteki - przegląd modułu i kolejność uzupełniania danych

Menu Kartoteki w roli Narzędziownia ma dziewięć pozycji: Magazynowe i Szukaj dla asortymentu, lokalizacje, kontrahentów, pracowników, obiekty techniczne, usługi, import i słowniki. Kartoteki nie zapisują ruchów magazynowych. Opisują rzeczy i osoby, do których odwołują się dokumenty wypożyczeń oraz zlecenia przeglądów i napraw. Ta strona pokazuje, którą kartotekę otworzyć do jakiego zadania i w jakiej kolejności ją wypełniać.

Menu boczne rozwija sekcję KARTOTEKI, a cienkie linie dzielą jej pozycje na cztery bloki. Pierwszy zawiera asortyment i miejsca składowania (Magazynowe i Szukaj oraz Lokalizacje). Drugi obejmuje osoby, firmy, maszyny i usługi: Kontrahenci, Pracownicy, Obiekty i Usługi. Trzeci to Import kartotek, a czwarty Słowniki. Lokalizacje i Usługi otwierają od razu rejestr, a pozostałe pozycje, poza Szukaj, kafelki podmenu; obok widać kafelki podmenu Magazynowe w trzech grupach. Rola Panel dla pracownika nie ma menu Kartoteki.

Mapa modułu

Kolejność uzupełniania danych przed pierwszym przyjęciem

Kartoteki zależą od siebie. Formularz narzędzia nie zapisze się bez grupy i rodzaju, jednostki miary oraz producenta z dostawcą, więc te wartości muszą istnieć wcześniej. Dlatego nową narzędziownię uruchamia się od słowników i firm, a nie od pierwszego narzędzia.

Kroki 2, 4 i 5 można przyspieszyć importem z pliku, co opisuje strona o imporcie kartotek; Audyt danych zgłosi wówczas wartości spoza słownika.

Kartoteki w procesie narzędziowni

Zasady wspólne dla wszystkich kartotek

Formularz Nowy kontrahent otwiera się na całym obszarze roboczym obok menu bocznego. U góry leżą czerwony przycisk Anuluj i zielony Zapisz, a po lewej lista sekcji: Dane ewidencyjne i Dane uzupełniające. Pogrubione etykiety mają pola Rodzaj, Nazwa skrócona, Nazwa pełna oraz adres (Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica), więc to pola wymagane; Telefon, e-mail, e-mail 2 i Aktywne mają zwykłe etykiety. Pole Nazwa skrócona ma żółte tło, które w programie oznacza pole kodowe.

Kartoteki z tego modułu, z wyjątkiem słowników, działają według tego samego wzorca. Rejestr ma wiersz filtrów pod nagłówkami, a formularz ma sekcje ułożone alfabetycznie; przyciski Dopisz i Edycja otwierają go w oknie, a kafelki Nowy kontrahent i Nowy pracownik - na całym obszarze roboczym. Poniższa tabela zbiera zasady, które powtarzają się na stronach kartotek.

Reguła wycofania. W żadnej kartotece z tego modułu nie ma przycisku Usuń. Rekord wycofujesz odznaczeniem pola Aktywne: znika wtedy z list wyboru w dokumentach, ale zostaje w rejestrze razem z historią. Dokumenty sprzed wycofania nadal odwołują się do istniejącej kartoteki.

Kto widzi kartoteki

O dostępie decyduje rola użytkownika i indywidualne przełączniki: osobno włącza się pozycje menu oraz widoki i paski przycisków rejestrów, według zasad z uprawnień użytkowników. Rola Panel dla pracownika pokazuje tylko własne listy Do zwrotu i Historia. Kolektor Android ma trzy ekrany - Szukaj, Szybki zwrot i Szybkie wypożyczenie - i nie edytuje kartotek. Import nie ma osobnego uprawnienia poza dostępem do pozycji menu.

Kody kreskowe w kartotekach

Kartoteki zawierają pola z numerami, z których program generuje obrazy kodów na wydrukach i etykietach. W konfiguracji demo przypisano im następujące formaty.

Granice identyfikacji. Program nie sprawdza cyfry kontrolnej kodu EAN. Czytnik kodów kreskowych albo czytnik RFID, który wpisuje numer jak klawiatura (zwykle po USB), wypełnia pole skanowania. Tag RFID działa więc zamiennie z kodem kreskowym, o ile niesie numer zapisany w programie, na przykład numer serii narzędzia albo numer karty pracownika. Szybkie wydanie rozpoznaje narzędzie po numerze serii, a nie po kodzie EAN. Zasady budowy kodów opisuje standard kodów kreskowych GS1.

Jak czytać strony modułu

Strony kartotek opisują zwykle te same elementy: rejestr i jego kolumny, pasek narzędzi, pola formularza, reguły zapisu, typowe sytuacje i ćwiczenie. Wartości pochodzące z konfiguracji, takie jak listy słowników czy nazwy kolumn, podajemy jako przykłady z wersji demo, bo u klienta mogą być inne. Pojęcia z zakresu gospodarki narzędziowej wyjaśnia także słownik pojęć serwisu.