Licencje i zgodność - przydziały, instalacje i ryzyko audytu w Studio ewidIT
Studio ewidIT prowadzi licencje oprogramowania razem ze sprzętem i osobami. Każda licencja ma typ, metrykę, ilość i okres, a przydziały i instalacje wykryte przez agentów pokazują, ile sztuk firma zużywa. Ekran Zgodność zestawia posiadanie ze zużyciem i szacuje wartość ryzyka audytu producenta oraz nadwyżkę możliwą do odzyskania.
Na tej stronie
Lista licencji
Ekran Licencje zbiera licencje firmy. Zakładka Licencje (bez OEM) pokazuje licencje przydzielane ręcznie, a Także OEM dokłada licencje związane z urządzeniem. Przyciski nad listą: Nowa licencja, Rejestr przydziałów i Produkty i wzorce.
| Kolumna | Znaczenie |
|---|---|
| Typ | Rodzaj licencji: subskrypcja, OEM, BOX, MOLP albo umowa EA. |
| Metryka | Jednostka rozliczenia: użytkownik, urządzenie, rdzeń, jednoczesne połączenia albo cała firma. |
| Ilość | Liczba posiadanych sztuk. |
| Przydzielono | Przydziały do liczby posiadanych sztuk; przekroczenie jest oznaczone na czerwono. |
| Do / Koniec | Data końca okresu i liczba dni do niej; subskrypcje przypominają się w Terminach. |
| Cena jedn. | Cena jednej sztuki, z której program liczy wartość ryzyka. |
Karta licencji i przydziały
Karta licencji pokazuje produkt, okres, cenę jednostkową, dostawcę, numer faktury i KSeF, umowę oraz prawo do downgrade. Klucz licencji jest zamaskowany, a pełny klucz widzi administrator firmy po kliknięciu Pokaż. Każdy odczyt klucza zapisuje się w rejestrze.
- Kliknij Przydziel.
- Wybierz osobę albo urządzenie. Rodzaj wyboru zależy od metryki licencji: licencję użytkownika przydzielasz osobie, a licencję urządzenia - sprzętowi.
- Zatwierdź. Przydział pojawia się w zakładce Przydziały z datą początku i źródłem (ręczny albo pakiet stanowiska).
Przycisk Dowody zakupu (załączniki) otwiera okno plików opisane w części Załączniki. Zakładka Instalacje (raporty agentów) pokazuje komputery, na których agent wykrył produkt.
Zgodność licencji
Ekran Zgodność zestawia dla każdego produktu liczbę posiadanych licencji z liczbą zużytych. Zużyte wynikają z przydziałów oraz z instalacji wykrytych przez agentów, liczonych według metryki licencji: użytkownika, urządzenia albo rdzenia.
| Wskaźnik albo kolumna | Co oznacza |
|---|---|
| Produkty | Liczba produktów ze zdefiniowanymi licencjami. |
| Z niedoborem | Produkty, których zużycie przekracza posiadanie. |
| Ryzyko [zł] | Suma niedoborów pomnożonych przez cenę jednostkową; szacunek kosztu dokupienia po audycie producenta. |
| Nadwyżka [zł] | Wartość nieużywanych licencji, które można odzyskać albo nie odnawiać. |
| Pokrycie agentami | Odsetek komputerów, z których dostajemy raporty; niskie pokrycie obniża wiarygodność bilansu. |
| Bilans | Posiadane minus zużyte; wartość ujemna to niedobór, a dodatnia to nadwyżka. |
| Instalacje | Liczba instalacji produktu; ikona lupy pokazuje listę komputerów. |
Przycisk Eksport CSV zapisuje zestawienie do pliku, który można przekazać audytorowi albo działowi zakupów. Ogólny sposób eksportu opisuje część Export do Excela.
Jak odzyskać nadwyżkę i uniknąć niedoboru
| Stan produktu | Działanie | Gdzie |
|---|---|---|
| Niedobór (bilans ujemny) | Dokup licencje albo usuń nieużywane instalacje i zwolnij przydziały osób, które nie używają programu. | Zgodność, lupa; Licencje, Przydziały |
| Nadwyżka | Zwolnij przydziały po odejściu osób, nie odnawiaj subskrypcji albo przenieś licencje do innej osoby. | Raporty, Licencje do odzyskania |
| Licencja kończy się za kilka tygodni | Przeczytaj termin w kalendarzu Terminy i zdecyduj o odnowieniu. | Terminy |
| Instalacja bez przydziału | Przydziel licencję osobie albo urządzeniu, albo usuń instalację z komputera. | Karta licencji, Instalacje |
Typowe sytuacje
| Sytuacja | Rozwiązanie |
|---|---|
| Przydziały przekraczają ilość licencji. | Zwiększ ilość licencji w karcie albo zwolnij przydziały. Czerwona kolumna Przydzielono oznacza przekroczenie. |
| Produkt nie ma instalacji. | Agent nie zgłosił programu albo produkt nie jest powiązany z nazwą programu w katalogu. Powiąż produkt we wzorcach produktu. |
| Klucz jest ukryty. | Pełny klucz widzi tylko administrator firmy. Odczyt zapisuje się w rejestrze. |
| Licencja nie ma zapisanego klucza. | Wpisz klucz w formularzu Edytuj, jeśli firma chce go przechowywać w ewidencji. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: znajdź produkt z niedoborem i ustal źródło zużycia
Uczeń czyta bilans licencji, ale niczego nie przydziela, bo konto demo jest wspólne. Rola w demo: Studio ewidIT, uruchamiana na stronie demo Studio TCS.net. Czas: około 15 minut.
- Otwórz Zgodność. Zapisz liczbę produktów, produktów z niedoborem oraz wartość ryzyka.
- Wybierz produkt z niedoborem i kliknij ikonę lupy. Zapisz, na ilu komputerach agent wykrył program.
- Otwórz Licencje i znajdź ten sam produkt. Porównaj ilość z kolumną Przydzielono.
- Otwórz kartę licencji i zakładkę Przydziały. Zapisz, ilu osobom ją przydzielono i skąd pochodzą przydziały.
- Nie klikaj Przydziel ani Edytuj.
Pytanie kontrolne. Dlaczego bilans może wykazać niedobór mimo że przydziały mieszczą się w ilości licencji?
Najczęstsze pytania
Skąd program wie, ile licencji zużywamy?
Z przydziałów osobom i urządzeniom oraz z instalacji wykrytych przez agentów. Zużycie liczy według metryki licencji.
Co oznacza pokrycie agentami?
Odsetek komputerów, z których program dostaje raporty. Im niższy, tym mniej wiarygodny jest bilans instalacji.
Czy program zastępuje audyt producenta?
Nie. Bilans pokazuje ryzyko i nadwyżkę na podstawie danych z ewidencji. Rozstrzyga o zgodności audyt producenta oprogramowania.
Kto widzi pełny klucz licencji?
Administrator firmy. Każdy odczyt klucza zapisuje się w rejestrze zdarzeń.
Słownik pojęć
- Metryka licencji
- Jednostka, według której rozlicza się licencję: użytkownik, urządzenie, rdzeń, jednoczesne połączenia albo cała firma.
- Przydział
- Przypisanie licencji do osoby albo urządzenia z datą początku i końca.
- Bilans
- Różnica między liczbą posiadanych a zużytych licencji produktu.
- Ryzyko licencyjne
- Wartość niedoborów licencji liczona według ceny jednostkowej, szacunek kosztu po audycie.
- Pokrycie agentami
- Udział komputerów, które przysyłają raporty agentów.