Wypożyczenie od dostawcy - przyjęcie narzędzi z wypożyczalni zewnętrznej dokumentem NPD

Wypożyczenie od dostawcy wprowadza na stan narzędzia, które Twoja firma bierze na czas od zewnętrznej wypożyczalni. Dokument NPD zapisuje wypożyczalnię, numery serii, lokalizację przyjęcia oraz opcjonalnie cenę i termin zwrotu. Po zatwierdzeniu narzędzie jest zwykłym narzędziem na stanie, więc można je wypożyczyć pracownikowi dokumentem NW.

Ekran nosi tytuł Wypożyczenie od wypożyczalni i otwiera się z pozycji Wypożyczenia narzędzi z zewn. źródeł (np. wypożyczalnie, leasing) w sekcji NOWY menu bocznego. Na górze stoją przyciski Zapisz (zielony), Bufor, Usuń i Zamknij. Przy nowym dokumencie Usuń jest nieaktywny. Po prawej widać cztery pola tylko do odczytu: Typ dokumentu (NPD), Numer, Data (dzisiejsza) i Status (Nowy). Pod paskiem leżą zakładki Dokument, Notatki, Pliki, Załączniki i Zdjęcia, a cały formularz mieści się w zakładce Dokument. Ma dwie ramki. Nagłówek dokumentu zawiera pola Wypożyczalnia (z gwiazdką), Numer zamówienia, Data zamówienia, Numer dokumentu dostawcy, Data dokumentu dostawcy i Uwagi. Ramka Pozycje zawiera pola Artykuł, Nr serii, Lokalizacja i Ilość (wszystkie z gwiazdką) oraz Cena ewidencyjna, Termin zwrotu i Uwagi do pozycji, a pod nimi przyciski Wyczyść i Dodaj pozycję. Dopisane pozycje trafiają do tabeli o kolumnach Artykuł, Nr serii, Lokalizacja, Ilość, Termin zwrotu, Cena i Wartość. Pusta tabela pokazuje napis "Brak pozycji".

Miejsce NPD w obiegu narzędzia z wypożyczalni

Narzędzie z wypożyczalni przechodzi przez cztery dokumenty, a NPD otwiera ten łańcuch.

Całą grupę operacji zestawia przegląd operacji wypożyczalni. W praktyce zakładowej narzędzie z wypożyczalni wymaga takiej samej kontroli jak własne. Sprawdź stan narzędzia, a także ważność jego przeglądu lub atestu. Program tego nie sprawdza, a protokół przyjęcia możesz dołączyć w zakładce Załączniki dokumentu.

Nagłówek dokumentu

Cztery pola przy górnej krawędzi ekranu są tylko do odczytu: Typ dokumentu (NPD), Numer, Data (dzień otwarcia ekranu) i Status (Nowy). Numer program nadaje od razu po otwarciu ekranu. Edytowalne pola leżą w ramce Nagłówek dokumentu.

Pozycje dokumentu

Pozycje wpisujesz w ramce Pozycje pod nagłówkiem. Przycisk Dodaj pozycję przenosi wypełnione pola do tabeli poniżej, a Wyczyść zeruje pola ramki.

Ponieważ każdy numer seryjny to osobny egzemplarz, trzy sztuki tego samego artykułu wpisujesz jako trzy pozycje z trzema numerami serii.

Procedura przyjęcia

1. Sprawdź w kartotece kontrahentów, czy wypożyczalnia ma rodzaj Wypożyczalnia, a w kartotece magazynowej, czy narzędzie ma kartotekę.
2. Otwórz w menu bocznym sekcję NOWY i wybierz Wypożyczenia narzędzi z zewn. źródeł (np. wypożyczalnie, leasing). Program nadaje numer dokumentu.
3. Wybierz Wypożyczalnię z listy, a w razie potrzeby wpisz numer i datę zamówienia oraz numer i datę dokumentu dostawcy.
4. W ramce Pozycje wybierz Artykuł, wpisz Nr serii z etykiety i wskaż Lokalizację przyjęcia.
5. Opcjonalnie wpisz Cenę ewidencyjną i Termin zwrotu, a potem kliknij Dodaj pozycję. Powtórz kroki 4 i 5 dla kolejnych narzędzi.
6. Kliknij Zapisz i potwierdź TAK albo wybierz Bufor, żeby dokończyć dokument później.

Zapis i skutek

Reguła stanu. NPD jest przychodem: po zatwierdzeniu narzędzie liczy się na stanie wybranej lokalizacji jak każde inne. Wypożyczalnia ma wtedy dodatnie saldo i zostaje na liście wyboru w formularzu zwrotu do dostawcy, dopóki nie oddasz wszystkich pozycji dokumentem NWD. Numer księgowy powstaje przy zatwierdzeniu: rok, miesiąc, pięciocyfrowy licznik i symbol NPD bez myślnika, na przykład 2026-09-00001NPD.

Terminy zwrotu do wypożyczalni

Termin zwrotu jest polem pozycji i ma charakter informacyjny. Wszystkie pozycje NPD oddziału zobaczysz po kliknięciu przycisku Termin zwrotu w rejestrze Dokumenty NPD, gdzie możesz też zmienić termin. Wypożyczone narzędzia pokazuje ponadto lista Do zwrotu wypożyczalniom w karcie narzędzia oraz przycisk Wypożyczone w kartotece kontrahenta, który otwiera listy Do zwrotu i Wszystkie wypożyczone.

Program nie pilnuje terminów najmu. Nie wysyła przypomnień, nie blokuje przeterminowanych pozycji i nie zmienia statusu. Kontrola terminu należy do narzędziownika: wracaj do listy Do zwrotu wypożyczalniom i do okna terminów.

Rejestr dokumentów NPD

Rejestr nosi tytuł Dokumenty wypożyczeń od dostawcy i zawiera kolumny Data, Nr dokumentu, Wypożyczalnia, Liczba pozycji, Ilość, Wartość, Data zamówienia, Nr zamówienia, Data dokumentu dostawcy i Nr dokumentu dostawcy; dalej, po przewinięciu tabeli w prawo, leżą Podpis, Uwagi i Nr referencyjny. Pasek narzędzi zaczyna się menu trzech kresek, a dalej ma sześć przycisków: Dopisz, Podgląd, Podpis, Termin zwrotu, Wydruk, Historia. W prawym górnym rogu stoi pole zakresu dat (filtr Przedział czasowy) z ikoną kalendarza. Menu trzech kresek ma pozycje Wyślij SMS i Wyślij e-mail, przy czym działanie SMS zależy od konfiguracji bramki SMS w instalacji. Wartość dokumentu wynika z cen wpisanych przy pozycjach.

Dokumenty NPD zestawia sekcja Wypożyczenia w Narzędziowni, w której obok grupy dla pracowników leży grupa Dokumenty wypożyczeń od dostawcy NPD. Dokument roboczy szukaj w Zestawieniu pozycji bufor. Zakres dat rejestru w konfiguracji standardowej obejmuje ostatnie 14 dni według daty dokumentu, a w bazie demonstracyjnej sięga od 2024-01-05 do dnia bieżącego.

Komunikaty i błędy