Przyjęcia do magazynu - dokument PW od dostawcy lub pracownika

Dokument PW zwiększa stan magazynowy o narzędzia i materiały, które trafiły do magazynu od dostawcy albo od pracownika. Okno Przyjęcie do magazynu ma jedną stronę: u góry nagłówek z kontrahentem i numerami dokumentów, niżej pozycje z numerem serii, terminem ważności i lokalizacją. Stan rośnie dopiero po zatwierdzeniu dokumentu. Do tego czasu przyjęcie czeka w buforze.

Rejestr Dokumenty PW pokazuje wyłącznie przyjęcia zatwierdzone. Jeden wiersz to jeden dokument, a pierwsza kolumna bez nazwy numeruje wiersze. Kolumny idą w kolejności: Data, Nr dokumentu, Dostawca / Pracownik, Liczba pozycji, Ilość, Wartość, Data dokumentu dostawcy, Nr dokumentu dostawcy, Data dokumentu wew. i Nr dokumentu wew. Po przewinięciu tabeli w prawo leżą jeszcze Podpis, Uwagi, Nr referencyjny i Rodzaj. Domyślnie rejestr jest posortowany po kolumnie Data, od najnowszych dokumentów. Pasek nad tabelą zaczyna się od Menu uniwersalnego (ikona trzech kresek), a dalej ma pięć przycisków: Dopisz, Podgląd, Podpis, Wydruk i Historia. Przycisk Podpis dotyczy podpisu dokumentu, a kolumna Podpis jest w demo pusta. Po prawej stronie paska są ikony Analiza danych (suma, grupowanie, wykres), Widoczne kolumny i Zapisz widok oraz pole Przedział czasowy; domyślnie obejmuje ostatnie 30 dni, więc starsze przyjęcia pojawią się dopiero po poszerzeniu zakresu. Pod nagłówkiem każdej kolumny stoi pole szukaj..., a w dolnym pasku tabeli widać pole Strona z liczbą stron, wybór liczby wierszy (30, 50 lub 100), licznik zakresu oraz przyciski Poprzednia i Następna. W lewym dolnym rogu ekranu jest ikona Instrukcja. Zapisz widok zapamiętuje w przeglądarce wyłącznie ustawienia widoku: sortowanie, filtry, kolumny i przedział.

Miejsce przyjęcia w obiegu dokumentów

Menu MAGAZYN, pozycja Rejestracja przyjęć narzędzi do magazynu, otwiera kartę Dokumenty przyjęcia PW z czterema wejściami. Każde służy do innego etapu życia dokumentu, a dwa z nich dotyczą dokumentów niezatwierdzonych.

Ten sam formularz uruchomisz też skrótem Dopisz przyjęcie PW z wyborem typu dokumentu w menu NOWY, który opisuje strona o operacji przyjęcia do magazynu.

Kiedy PW, a kiedy inny dokument

PW przyjmuje nowe narzędzia i materiały od dostawcy oraz od pracownika. Pole Rodzaj dokumentu ma dwie wartości, Faktura zakupu (FZ) i Przyjęcie wewnętrzne (PW), ale to tylko etykieta opisowa - numer dokumentu w rejestrze kończy się symbolem PW. Inne wejścia towaru na stan obsługują osobne dokumenty.

Nagłówek dokumentu

Okno otwiera przycisk Dopisz. Pasek tytułu ma napis Dopisz i krzyżyk zamykający, a pod nim stoi nagłówek okna Przyjęcie do magazynu z przyciskami Zapisz (zielony), Bufor (szary), Usuń (czerwony, w nowym dokumencie nieaktywny) i Zamknij. Po prawej stronie widać tylko do odczytu Typ dokumentu (PW), Numer (szesnastocyfrowy numer referencyjny), Datę z dnia dzisiejszego i Status Nowy. Karty Dokument, Notatki, Pliki, Załączniki i Zdjęcia są dostępne od początku.

Pola wymagane mają czerwoną gwiazdkę przy etykiecie: w nagłówku Kontrahent, Dostawca (albo Pracownik) i Rodzaj dokumentu, w pozycjach Artykuł, Lokalizacja i Ilość. Pole Rodzaj dokumentu ma wartość Przyjęcie wewnętrzne (PW), a pole Kontrahent przełącznik z opcjami Dostawca i Pracownik, z zaznaczonym Dostawcą. Pole Dostawca ma podpowiedź "szukaj: nazwa, miejscowość". Po przełączeniu na Pracownika pole zmienia nazwę na Pracownik i podpowiedź na "szukaj: nazwisko, imię, numer". Niżej leżą Numer dokumentu dostawcy, Data dokumentu dostawcy, Numer dokumentu wewnętrznego, Data dokumentu wewnętrznego i Uwagi.

Pozycje dokumentu

Sekcja Pozycje leży pod nagłówkiem w tym samym oknie. Pole wyboru Kolejna pozycja z opisem "zostaw artykuł, lokalizację i cenę do kolejnej pozycji tego samego artykułu" zostawia artykuł, lokalizację i cenę, gdy przyjmujesz kolejne sztuki tego samego towaru. Przycisk Wyczyść opróżnia wiersz wprowadzania, a Dodaj pozycję dopisuje pozycję do dokumentu.

Tabela pod polami pozycji ma kolumny Artykuł, Nr serii, Lokalizacja, Ilość, Termin ważności, Cena i Wartość. Dopóki nie dodasz żadnej pozycji, pokazuje napis Brak pozycji.

Przebieg przyjęcia

1. W polu Kontrahent wybierz Dostawcę albo Pracownika, wskaż kontrahenta lub osobę i sprawdź Rodzaj dokumentu.
2. Jeśli masz dokument dostawcy, wpisz jego numer i datę.
3. Wyszukaj artykuł po indeksie lub nazwie albo wpisz jego kod EAN, a potem wskaż lokalizację.
4. Podaj numer serii i termin ważności, gdy kartoteka tego wymaga, a następnie ilość i cenę.
5. Kliknij Dodaj pozycję. Powtórz kroki 3-5 dla kolejnych artykułów.
6. Kliknij Zapisz, żeby zatwierdzić dokument, albo Bufor, żeby dokończyć go później.

Pola Artykuł, Nr serii, Termin ważności, Lokalizacja, Ilość, Cena ewidencyjna i Uwagi do pozycji tworzą wiersz wprowadzania, a przycisk Dodaj pozycję dopisuje go do tabeli poniżej. Gdy zaznaczysz Kolejna pozycja, artykuł, lokalizacja i cena zostają w wierszu do następnej sztuki tego samego towaru.

Numer serii i termin ważności

Stan magazynowy jest prowadzony osobno dla każdej kombinacji: artykuł, numer serii, lokalizacja, termin ważności. Osobnej karty egzemplarza w Studio TCS.net nie ma - egzemplarzem jest numer serii. W praktyce zakładowej odpowiada on zwykle numerowi fabrycznemu narzędzia, po którym później znajdziesz jego wypożyczenia oraz przeglądy.

Reguła numeru serii. Kartoteka z opcją "Ewidencja nr serii" przyjmuje towar po jednej sztuce na numer. Numer musi być niepowtarzalny w oddziale wśród pozycji z dodatnim stanem, także tych wypożyczonych i będących w serwisie. Powtórzenie kończy się komunikatem "Powtórzony numer serii!", a brak numeru - komunikatem "Wymagany numer serii!".

Bufor i zatwierdzenie dokumentu

Przycisk Bufor zapisuje dokument roboczy bez pytania. W polu Numer widać wtedy długi numer referencyjny, a usunięcie takiego dokumentu nie zużywa numeru z licznika. Przycisk Zapisz pyta "Czy na pewno chcesz zatwierdzić dokument?" i dopiero po potwierdzeniu nadaje właściwy numer.

Reguła zatwierdzenia. Zatwierdzenie nadaje numer w formacie rok, miesiąc, pięciocyfrowy licznik i symbol, na przykład 2026-10-00068PW. Licznik jest osobny dla oddziału i symbolu, a co miesiąc zaczyna od 00001. Data dokumentu ustawia się na dzień zatwierdzenia, a nie na dzień założenia bufora. Zatwierdzonego dokumentu nie zmienisz ani nie usuniesz.

Program nie ma osobnej funkcji korekty zatwierdzonego przyjęcia. W praktyce pomyłkę w ilości ujmuje się kolejnym dokumentem w przeciwnym kierunku, na przykład rozchodem opisanym na stronie o wydaniach z magazynu. Dokument z bufora możesz natomiast edytować: przycisk Edytuj w Zestawieniu pozycji bufor pozwala dodawać i usuwać pozycje oraz poprawić nagłówek: daty, numery dokumentów, uwagi.

Komunikaty przy przyjęciu

Wydruk dokumentu przyjęcia

Wydruk PDF ma tytuł "Dokument przyjęcia" i kolumny L.p, Indeks, Nazwa, Nr serii, Termin ważności, Lokalizacja, J.m. i Ilość. U góry drukują się dane dostawcy lub pracownika: adres, telefon, e-mail i NIP. Na dole są pola podpisów "Zdał" i "Odebrał (czyt. podpis)". Podgląd zostawia w historii dokumentu wpis "Podgląd dokumentu", a Wydruk zapisuje zdarzenie w dzienniku.

Typowe sytuacje przy przyjęciu

Analiza przyjęć w rejestrze

Pola szukaj... pod nagłówkami zawężają listę do jednego dostawcy albo numeru dokumentu, a kliknięcie nagłówka sortuje kolumnę; zasady opisuje strona o filtrowaniu i sortowaniu danych. Zestawienie pozycji zatwierdzonych przydaje się do pytań o konkretny indeks lub numer serii, bo ma kolumny Rodzaj, Magazyn, Dostawca / Pracownik, Indeks, Nazwa, Nr serii i Termin ważności, a po przewinięciu tabeli w prawo także Lokalizację oraz Cenę. Wynik wyeksportujesz do pliku Excela, co opisuje strona o eksporcie do Excela: program najpierw przygotowuje plik i dopiero przycisk Pobierz rozpoczyna kopiowanie.

Stan liczy się z dokumentów. Kolumna Stan w kartotece jest sumą ilości z dokumentów zatwierdzonych, a formularz kartoteki nie ma pola do ręcznej korekty stanu. Dlatego każda zmiana ilości ma swój dokument i ślad w historii.