Przyjęcia do magazynu - dokument PW od dostawcy lub pracownika

Dokument PW zwiększa stan magazynowy o narzędzia i materiały, które trafiły do magazynu od dostawcy albo od pracownika. Formularz ma dwa kroki: nagłówek z dostawcą lub pracownikiem, a potem pozycje z numerem serii, terminem ważności i lokalizacją. Stan rośnie dopiero po zatwierdzeniu dokumentu. Do tego czasu przyjęcie czeka w buforze.

Rejestr Dokumenty PW pokazuje wyłącznie przyjęcia zatwierdzone. Jeden wiersz to jeden dokument. Kolumny idą w kolejności: Data, Nr dokumentu, Dostawca / Pracownik, Liczba pozycji, Ilość, Wartość, Data dokumentu dostawcy, Nr dokumentu dostawcy, Data dokumentu wew. i Nr dokumentu wew. Po przewinięciu tabeli w prawo leżą jeszcze Podpis, Uwagi, Nr referencyjny i Rodzaj. Pasek nad tabelą ma menu z trzema kreskami oraz pięć przycisków: Dopisz, Podgląd, Podpis, Wydruk i Historia. Przycisk Podpis służy do podpisu składanego na ekranie, a jego dostępność zależy od konfiguracji instalacji. W prawym górnym rogu stoi zakres dat (filtr Przedział czasowy), a pod nagłówkami wiersz filtrów. Dwuklik na wierszu otwiera podgląd dokumentu.

Miejsce przyjęcia w obiegu dokumentów

Menu MAGAZYN, pozycja Przyjęcia do magazynu, otwiera kartę Dokumenty przyjęcia PW z czterema wejściami. Każde służy do innego etapu życia dokumentu, a dwa z nich dotyczą dokumentów niezatwierdzonych.

Ten sam formularz uruchomisz też skrótem Przyjęcie do magazynu w menu NOWY, który opisuje strona o operacji przyjęcia do magazynu. Po zapisie program wraca wtedy do menu sekcji, a nie do rejestru.

Kiedy PW, a kiedy inny dokument

PW przyjmuje nowe narzędzia i materiały od dostawcy oraz od pracownika. Pole Rodzaj ma dwie wartości, Faktura zakupu (FZ) i Przyjęcie wewnętrzne (PW), ale to tylko etykieta opisowa - numer dokumentu zawsze kończy się symbolem PW. Inne wejścia towaru na stan obsługują osobne dokumenty.

Nagłówek dokumentu - krok pierwszy

Nagłówek wybiera, od kogo przyjmujesz towar. Po kliknięciu Dalej rodzaj oraz dostawca lub pracownik zostają zablokowane i nie zmienisz ich w tym dokumencie. W prawym górnym rogu okna widać tylko do odczytu Typ dokumentu (PW), Numer referencyjny i Datę z dnia dzisiejszego.

W oknie Przyjęcie do magazynu pogrubione etykiety Rodzaj i Dostawca oznaczają pola wymagane. Pole Rodzaj ma wartość Przyjęcie wewnętrzne (PW), a pod nim stoi przełącznik z opcjami Dostawca i Pracownik, z zaznaczonym Dostawcą. Pole Dostawca podpowiada wpis po dwóch znakach. Niżej leżą Data dokumentu dostawcy, Numer dokumentu dostawcy, Data dokumentu wew. i Numer dokumentu wew., a całość zamyka przycisk Dalej.

Pozycje dokumentu - krok drugi

Przyciski zapisu (Zapisz, Bufor, Usuń) oraz Notatki, Pliki, Załączniki i Zdjęcia pojawiają się dopiero po dodaniu pierwszej pozycji. Pozycja zapisuje się w bazie od razu po kliknięciu Dodaj, a pole "powtórzony artykuł" zostawia artykuł i lokalizację, gdy przyjmujesz kolejne sztuki tego samego towaru.

Tabela pozycji pokazuje ikonę usuwania (z pytaniem "Czy na pewno chcesz usunąć pozycje ?"), Indeks, Nazwę, Nr serii, Ilość, Lokalizację, Magazyn, Termin ważności, Cenę, Wartość (ilość razy cena) i Uwagi. Podsumowanie pod nią liczy Ilość artykułów i Ilość sztuk oraz ma własne pole Uwagi do 200 znaków.

Przebieg przyjęcia

1. Wybierz rodzaj dokumentu, ustaw przełącznik na Dostawcę albo Pracownika i wskaż kontrahenta lub osobę.
2. Jeśli masz dokument dostawcy, wpisz jego datę i numer, a potem kliknij Dalej.
3. Wyszukaj artykuł po indeksie lub nazwie albo wpisz jego kod EAN, a potem wskaż lokalizację.
4. Podaj numer serii i termin ważności, gdy kartoteka tego wymaga, a następnie ilość i cenę.
5. Kliknij Dodaj. Powtórz kroki 3-5 dla kolejnych artykułów.
6. Kliknij Zapisz, żeby zatwierdzić dokument, albo Bufor, żeby dokończyć go później.

W kroku drugim, po dodaniu pierwszej pozycji, nad polami pozycji stoją trzy przyciski: Zapisz (zielony), Bufor (szary), Usuń (czerwony). Obok nich widać przyciski Notatki, Pliki, Załączniki i Zdjęcia. Pola Artykuł, Nr serii, Termin ważności, Lokalizacja, Ilość, Cena i Uwagi do pozycji tworzą jeden wiersz wprowadzania, a przycisk Dodaj przenosi go do tabeli poniżej. Podsumowanie pod tabelą pokazuje liczbę artykułów i liczbę sztuk.

Numer serii i termin ważności

Stan magazynowy jest prowadzony osobno dla każdej kombinacji: artykuł, numer serii, lokalizacja, termin ważności. Osobnej karty egzemplarza w Studio TCS.net nie ma - egzemplarzem jest numer serii. W praktyce zakładowej odpowiada on zwykle numerowi fabrycznemu narzędzia, po którym później znajdziesz jego wypożyczenia oraz przeglądy.

Reguła numeru serii. Kartoteka z opcją "Ewidencja nr serii" przyjmuje towar po jednej sztuce na numer. Numer musi być niepowtarzalny w oddziale wśród pozycji z dodatnim stanem, także tych wypożyczonych i będących w serwisie. Powtórzenie kończy się komunikatem "Powtórzony numer serii!", a brak numeru - komunikatem "Wymagany numer serii!".

Bufor i zatwierdzenie dokumentu

Przycisk Bufor zapisuje dokument roboczy bez pytania. W polu numeru widać wtedy długi numer referencyjny, a usunięcie takiego dokumentu nie zużywa numeru z licznika. Przycisk Zapisz pyta "Czy na pewno chcesz zatwierdzić dokument?" i dopiero po potwierdzeniu nadaje właściwy numer.

Reguła zatwierdzenia. Zatwierdzenie nadaje numer w formacie rok, miesiąc, pięciocyfrowy licznik i symbol, na przykład 2026-09-00001PW. Licznik jest osobny dla oddziału i symbolu, a co miesiąc zaczyna od 00001. Data dokumentu ustawia się na dzień zatwierdzenia, a nie na dzień założenia bufora. Zatwierdzonego dokumentu nie zmienisz ani nie usuniesz.

Program nie ma osobnej funkcji korekty zatwierdzonego przyjęcia. W praktyce pomyłkę w ilości ujmuje się kolejnym dokumentem w przeciwnym kierunku, na przykład rozchodem opisanym na stronie o wydaniach z magazynu. Dokument z bufora możesz natomiast edytować: przycisk Edytuj w Zestawieniu pozycji bufor pozwala dodawać i usuwać pozycje oraz poprawić nagłówek: daty, numery dokumentów, uwagi. Rodzaj oraz dostawca lub pracownik zostają zablokowane.

Komunikaty przy przyjęciu

Wydruk dokumentu przyjęcia

Wydruk PDF ma tytuł "Dokument przyjęcia" i kolumny L.p, Indeks, Nazwa, Nr serii, Termin ważności, Lokalizacja, J.m. i Ilość. U góry drukują się dane dostawcy lub pracownika: adres, telefon, e-mail i NIP. Na dole są pola podpisów "Zdał" i "Odebrał (czyt. podpis)". Podgląd zostawia w historii dokumentu wpis "Podgląd dokumentu", a Wydruk zapisuje zdarzenie w dzienniku.

Typowe sytuacje przy przyjęciu

Analiza przyjęć w rejestrze

Wiersz filtrów pod nagłówkami zawęża listę do jednego dostawcy albo numeru dokumentu, a kliknięcie nagłówka sortuje kolumnę; zasady opisuje strona o filtrowaniu i sortowaniu danych. Zestawienie pozycji zatwierdzonych przydaje się do pytań o konkretny indeks lub numer serii, bo ma kolumny Rodzaj, Magazyn, Dostawca / Pracownik, Indeks, Nazwa, Nr serii i Termin ważności, a po przewinięciu tabeli w prawo także Lokalizację oraz Cenę. Wynik wyeksportujesz do pliku Excela, co opisuje strona o eksporcie do Excela: program najpierw przygotowuje plik i dopiero przycisk Pobierz rozpoczyna kopiowanie.

Stan liczy się z dokumentów. Kolumna Stan w kartotece jest sumą ilości z dokumentów zatwierdzonych, a formularz kartoteki nie ma pola do ręcznej korekty stanu. Dlatego każda zmiana ilości ma swój dokument i ślad w historii.