Zgłoszenia awarii w CMMS - rejestr i zlecenie naprawy

Rejestr awarii zbiera zgłoszenia usterek maszyn i urządzeń, zanim ktokolwiek zacznie je naprawiać. Zgłoszenie mówi, który obiekt techniczny uległ awarii, kiedy, czy zatrzymał produkcję i kto odpowiada za obsługę. Ze zgłoszenia wystawisz zlecenie naprawy jedną operacją, a numer zlecenia wróci do rejestru.

Rejestr otwiera się z kafelka Zgłoszenia awarii na stronie podmenu Awarie; drugi kafelek, Kalendarz, prowadzi do kalendarza zgłoszeń. Nad tabelą leży pasek z menu trzech kresek (z eksportem do Excela) i przyciskami Dopisz, Edycja, Podgląd, Operacje, Wydruki, Historia i Podpis, a w prawym górnym rogu pole zakresu dat (filtr Przedział czasowy) z ikoną kalendarza. Pod nagłówkami stoi wiersz filtrów, a u dołu pager z polem Strona i listą Ilość rekordów. Bez przewijania widać kolumny od Status do Data awarii; dalej, po przewinięciu tabeli w prawo, leżą pozostałe.

Miejsce zgłoszenia w obiegu utrzymania ruchu

Zgłoszenie awarii jest pierwszym dokumentem CMMS w obiegu usterki.

Zgłoszenie zakładasz przyciskiem Dopisz w rejestrze albo pozycją Zgłoszenie awarii w sekcji NOWY; oba wejścia otwierają ten sam formularz, który opisuje strona o zgłoszeniu awarii w sekcji NOWY.

Kolumny rejestru i jak z nich korzystać

Rejestr pokazuje dokumenty oddziału zalogowanego użytkownika, z najnowszym numerem na górze, po 50 wierszy na stronie. Zakres dat zawęża listę do zgłoszeń z okresu liczonego po dacie dokumentu. Domyślny okres to parametr instalacji: standardowo ostatnie 14 dni, a w bazie demonstracyjnej od 2024-01-05 do dnia bieżącego.

Pasek narzędzi i menu operacji

Przyciski działają na zaznaczonym wierszu: kliknij komórkę, a dopiero potem przycisk. Bez zaznaczenia program odpowiada komunikatem "Brak wyboru! Proszę zaznaczyć wiersz tabeli". Administrator może ukryć wybrany przycisk paska dla danego użytkownika, więc Twój pasek może być krótszy.

Formularz zgłoszenia awarii - pola i walidacja

Formularz otwiera się w oknie Dopisz z czerwonym przyciskiem Anuluj, zielonym Zapisz i przyciskami Uwagi, Dyskusja, Zdjęcia, Dokumenty, SMS i e-mail nad polami formularza. Po lewej leży lista trzech sekcji: Dane ewidencyjne, Dane szczegółowe i Rozliczenie. Sekcja Dane ewidencyjne ma pola Obiekt, Rodzaj awarii, Status (domyślnie Nowe), Osoba odpowiedzialna i znacznik Zatrzymanie produkcji; etykiety pól obowiązkowych są pogrubione. Puste pole obowiązkowe blokuje zapis: obok pola na 3 sekundy pojawia się komunikat "Uzupełnij wymagane informacje", a formularz przełącza się na sekcję z tym polem.

Reguła zapisu. Po zapisie zgłoszenie dostaje numer, status z formularza, wpis w Historii i zdarzenie w kalendarzu CMMS. Zdarzenie trwa od Daty awarii do Planowanej daty zakończenia (bez niej godzinę od zapisu) i powstaje raz, przy założeniu zgłoszenia.

Statusy zgłoszenia i ich kolory

Kolor ma tylko komórka Status w rejestrze, nie cały wiersz. Słownik statusów, a z nim kolory, edytuje administrator; w wersji demo edycja słowników jest wyłączona.

Reguła statusu. Status zmieniasz ręcznie w polu Status, w trybie Edycja; program nie wymusza kolejności i nie wpisuje dat. Sam ustawia tylko Zlecenie naprawy i Anulowane.

Zlecenie naprawy ze zgłoszenia

Okno Zlecenie naprawy pokazuje numer zgłoszenia i ma jedno pole do wpisania: Termin realizacji. Pod nim leżą dwa znaczniki z grupy Kopiuj do zlecenia, Opis awarii i Przyczyna awarii, oba domyślnie wyłączone. Całość zatwierdza przycisk Generuj zlecenie.

1. Zaznacz w rejestrze zgłoszenie, które nie ma jeszcze zlecenia naprawy.
2. Wybierz Operacje, a potem Zlecenie naprawy.
3. Wpisz Termin realizacji - od wczoraj do 365 dni naprzód. Puste pole kończy się komunikatem "podaj termin".
4. Zaznacz Opis awarii i Przyczyna awarii, jeśli mają trafić do zlecenia.
5. Wybierz Generuj zlecenie. Program pokaże "Zlecenie zostało wygenerowane." i po chwili zamknie okno.
6. Otwórz nowe zlecenie w rejestrze napraw i sprawdź pola Data awarii, Osoba odpowiedzialna i Zatrzymanie produkcji; uzupełnij je według zgłoszenia.

Nad polami formularza leżą przyciski Anuluj i Zapisz oraz Notatki, Dokumenty, Dyskusja, Wyślij SMS i Wyślij e-mail, a po lewej trzy sekcje: Dane ewidencyjne, Dane szczegółowe i Po naprawie. W sekcji Dane ewidencyjne stoją pola Obiekt i Rodzaj awarii (obowiązkowe, pogrubione), Status, Osoba odpowiedzialna oraz znacznik Zatrzymanie produkcji. Ekran pochodzi z sekcji NOWY; ten sam formularz otwiera Edycja zlecenia w rejestrze napraw.

Reguła blokady. Po wystawieniu zlecenia zgłoszenie jest zamknięte dla zmian: Edycja, kolejne Zlecenie naprawy i Anulowanie pokazują komunikat zamiast formularza lub okna. Blokada zostaje także po anulowaniu zlecenia, bo status zgłoszenia nie wraca. Jedno zgłoszenie ma więc najwyżej jedno zlecenie naprawy; poprawki wpisujesz już w zleceniu.

Anulowanie zgłoszenia

Operacja Anulowanie otwiera okno z numerem dokumentu, polem Przyczyna anulowania (wymagane, od 9 do 200 znaków) i polem Uwagi (do 200 znaków). Przycisk Anuluj zlecenie kończy operację komunikatem "Zlecenie zostało przeniesione do anulowanych." Dokument zostaje w rejestrze ze statusem Anulowane, a jego zdarzenie znika z kalendarza.

Anulowanie nie ma cofnięcia. Żaden przycisk nie przywraca anulowanego zgłoszenia. Treść z pola Uwagi zastępuje dotychczasowe Uwagi dokumentu, więc przepisz je, jeśli mają zostać. Przyczynę anulowania znajdziesz w kolumnie Opis okna Historia.

Typowe sytuacje przy zgłoszeniach awarii

Analiza danych w rejestrze

Wiersz filtrów łączy warunki z kilku kolumn operatorem "i", a sortowanie działa na kliknięcie nagłówka: pierwsze rosnąco, drugie malejąco, trzecie usuwa sortowanie (filtrowanie i sortowanie). Eksport uruchamia menu trzech kresek: program pokazuje okno z przyciskiem Pobierz, a plik powstaje według konfiguracji widoku (eksport do Excela). Przebieg zmian pokazuje historia operacji.

W praktyce zakładowej zgłoszenie awarii ma też wymiar bezpieczeństwa pracy, a wymagania dla użytkowania maszyn określa rozporządzenie o bezpieczeństwie i higienie pracy przy użytkowaniu maszyn. O skracaniu czasu od zgłoszenia do reakcji traktuje artykuł o czasie reakcji na awarie.