Propozycje wymian, decyzje klienta i raport wymian w module BHP
Propozycja wymian jest miesięczną listą pozycji, które wymagają wymiany odzieży lub ŚOI. Klient akceptuje je, odmawia z powodem albo przesuwa na późniejszą datę, a operator wydaje tylko to, co zaakceptowano. Propozycja niczego nie wydaje, więc stan wyposażenia zmienia dopiero dokument wydania.
Na tej stronie
- Po co jest propozycja wymian
- Co trafia do propozycji
- Statusy pozycji propozycji
- Ekran Propozycje wymian
- Jak podjąć decyzję
- Wymiany po zgodzie klienta albo bez niej
- Raport wymian, Terminy, Zgodność i Rejestr odmów
- Zadanie dzienne i powiadomienia
- Ćwiczenie: odczytaj propozycję miesiąca i wskaż, kto zdecydował o każdej pozycji
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Po co jest propozycja wymian
Propozycja wymian to miesięczna lista pozycji, które wkrótce wymagają wymiany albo już jej wymagają. Pozwala klientowi zdecydować z wyprzedzeniem, co firma ma wydać, a operatorowi - wydawać tylko to, co klient zaakceptował. Propozycja niczego nie wydaje i nie zmienia stanu wyposażenia: robi to dopiero dokument RW na stanowisku wydania.
Propozycja na miesiąc powstaje na dwa sposoby: automatycznie, gdy zadanie dzienne w 1. dniu miesiąca tworzy propozycję na miesiąc następny, albo ręcznie przyciskiem Utwórz / uzupełnij propozycję na ekranie Propozycje wymian. Ponowne utworzenie propozycji dopisuje tylko nowe pozycje i nie dubluje istniejących.
Co trafia do propozycji
Do propozycji na miesiąc trafia każda para pracownik i kategoria, w której na początku następnego miesiąca brakuje ważnych sztuk, czyli norma byłaby niespełniona po terminie albo wcale. Każda pozycja ma ilość równą brakującej, podpowiedziany produkt w rozmiarze pracownika i powód.
| Powód | Kiedy |
|---|---|
| Wymiana | Termin sztuki przypada w tym miesiącu. |
| Po terminie | Termin sztuki minął przed początkiem tego miesiąca. |
| Niedobór | Pracownik nie ma ważnych sztuk albo ma ich za mało i nic nie przekroczyło terminu. |
Program pomija parę, która ma już otwartą pozycję (zaproponowaną albo zaakceptowaną) albo pozycję przesuniętą poza koniec miesiąca. Wygasają pozycje pracowników, którzy stali się nieaktywni, i pozycje kategorii, której pracownik już nie ma w normie.
Statusy pozycji propozycji
| Status | Znaczenie | Co dalej |
|---|---|---|
| Zaproponowana | Pozycja czeka na decyzję klienta. | Klient akceptuje, odmawia albo przesuwa. |
| Zaakceptowana | Klient zgodził się na wymianę. | Pozycja trafia do zestawu na stanowisku wydania. |
| Odmowa | Klient odmówił i podał powód. | Pozycja jest w Rejestrze odmów; para w macierzy norm ma plakietkę odmowa klienta. |
| Przesunięta | Klient wyznaczył późniejszą datę wymiany. | Pozycja wraca do decyzji w propozycji miesiąca tej daty. |
| Zrealizowana | Operator wydał pozycję dokumentem RW. | Pole Dokument pokazuje numer RW. |
| Wygasła | Pracownik stał się nieaktywny albo kategoria wypadła z jego normy. | Nic - pozycja jest już nieaktualna. |
Korekta dokumentu RW przywraca pozycję do statusu przed realizacją.
Ekran Propozycje wymian
Ekran otwiera pozycja WYMIANY, Propozycje wymian oraz zakładka Propozycje wymian. U góry wybierasz miesiąc (od dwóch miesięcy wstecz do trzech do przodu). Kafle pokazują liczby pozycji w statusach Do decyzji, Zaakceptowane, Odmowy, Przesunięte i Zrealizowane oraz Wartość pozycji. Poniżej leży filtr stanu (Otwarte, Do decyzji, Zaakceptowane, Odmowy, Przesunięte, Zrealizowane, Wszystkie) i tabela z kolumnami: pole wyboru, Nr osob., Pracownik, Wydział, Kategoria, SKU z rozmiarem, Ilość, Powód, Termin i Status. Pod wierszem z decyzją widać, kto i kiedy zdecydował, z jakiego źródła i z jakim komentarzem.
| Przycisk | Działanie | Kto |
|---|---|---|
| Utwórz / uzupełnij propozycję | Tworzy propozycję miesiąca albo dopisuje brakujące pozycje. | Operator. |
| Raport wymian do druku | Otwiera wydruk raportu na wybrany miesiąc. | Operator. |
| Zaznacz widoczne | Zaznacza pozycje, o których da się jeszcze decydować. | Operator i klient. |
| Akceptuj, Odmów, Przesuń, Cofnij decyzję | Zapisują decyzję dla zaznaczonych pozycji. | Operator i klient. |
| Eksport | Zapisuje listę widocznych pozycji do pliku CSV. | Operator i klient. |
Jak podjąć decyzję
- Zaznacz pozycje w tabeli. Można zaznaczyć wiele naraz, na przykład wszystkie widoczne.
- Kliknij Akceptuj, Odmów, Przesuń albo Cofnij decyzję. Okno pokazuje liczbę zaznaczonych pozycji.
- Przy odmowie wpisz powód (wymagany). Przy przesunięciu wybierz nową datę wymiany: od jutra do dwóch lat, domyślnie za 31 dni. Przy akceptacji możesz wpisać uwagi.
- Gdy decyzję zapisuje operator w imieniu klienta, podaj Źródło decyzji klienta (pole wymagane), na przykład „e-mail z 2026-10-18” albo „telefon”. Gdy decyduje sam klient w swoim panelu, tego pola nie ma.
- Kliknij Zapisz decyzję. Program zapisuje, kto, kiedy, z jakiego źródła i z jakim komentarzem zdecydował.
Dlaczego źródło decyzji. Decyzję klienta zapisaną przez operatora trzeba umieć udowodnić. Źródło, autor i data zostają przy pozycji i w rejestrze zmian, a odmowa trafia do Rejestru odmów jako dowód, że pozycja po terminie wynika z decyzji klienta, a nie z zaniedbania operatora.
Wymiany po zgodzie klienta albo bez niej
Klient ma w ustawieniach przełącznik Wymiany po akceptacji klienta. Gdy jest włączony, pozycje po terminie czekają na decyzję i wchodzą do zestawu wydania dopiero po akceptacji. Gdy jest wyłączony, pozycje po terminie trafiają do zestawu na stanowisku wydania od razu, bez czekania na zgodę. Niedobory normy wchodzą do zestawu zawsze. Ustawienie klienta widać w polu Wymiany w nagłówku ekranu.
Raport wymian, Terminy, Zgodność i Rejestr odmów
| Pozycja menu | Co pokazuje | Uwagi |
|---|---|---|
| Raport wymian | Pozycje wszystkich pracowników klienta z terminem w wybranym miesiącu, po terminie i niedobory, z SKU, rozmiarem i decyzją klienta. Kolumny: Wydział, Nr osob., Pracownik, Kategoria, SKU, Rozm., Ilość, Termin, Powód, Decyzja. | Przyciski: Drukuj, Eksport do Excela, Terminy w rejestrze. Miesiące od poprzedniego do trzech do przodu. |
| Terminy wymian | Sztuki u aktywnych pracowników z terminem w wybranym przedziale: pracownik, wydział, grupa, kategoria, produkt, ilość, data wydania, termin, dni do terminu i stan (po terminie, wymiana w 30 dni, w terminie). | Filtr dat dotyczy terminu. Domyślnie od 30 dni wstecz do 90 dni naprzód. |
| Zgodność z normą | Macierz wszystkich pracowników: kategoria, norma, ważne, brakuje, okres, najbliższy termin, ostatnie wydanie, stan, decyzja i podpowiedź SKU. | Przyciski Kartoteka i Wydanie. Rola klienta ma tylko Kartotekę. |
| Rejestr odmów | Pozycje po terminie, które wynikają z decyzji klienta: wydział, kategoria, SKU, ilość, termin, data i autor decyzji, źródło oraz powód odmowy. | Dokument, który pokazuje kontrolującemu, że opóźnienie nie jest zaniedbaniem operatora. |
| Koszty wydań | Pozycje zatwierdzonych dokumentów RW z wartością: zakład, wydział, pracownik, kategoria, produkt, ilość, cena, wartość. | Grupuj nagłówkiem kolumny; sumy są w stopce. |
Zadanie dzienne i powiadomienia
Zadanie dzienne (opisane na stronie Ustawienia i dostęp) co dzień wygasza nieaktualne pozycje, a 1. dnia miesiąca tworzy propozycję na miesiąc następny. W poniedziałki i 1. dnia miesiąca wysyła też e-mail z podsumowaniem terminów do adresów powiadomień klienta oraz do operatorów z uprawnieniem A albo W, którzy mają adres w rejestrze użytkowników. Wiadomość podaje, ile jest wymian w ciągu 30 dni, pozycji po terminie (w tym odmów klienta) i niedoborów normy, i odsyła do Kokpitu oraz Raportu wymian. Gdy klient nie ma żadnej takiej pozycji, wiadomość nie jest wysyłana.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: odczytaj propozycję miesiąca i wskaż, kto zdecydował o każdej pozycji
Uczeń czyta propozycję, bez zapisu decyzji. Rola w demo: Usługa BHP - odzież i ŚOI, a w ostatnim kroku Panel klienta BHP, uruchamiane na stronie demo Studio TCS.net. Czas: około 20 minut.
- Otwórz WYMIANY, Propozycje wymian i wybierz miesiąc, który ma pozycje. Zapisz wartości kafli Do decyzji, Zaakceptowane, Odmowy i Przesunięte.
- Przełączaj filtr stanu i zapisz, które pozycje mają pod wierszem opis decyzji. Odczytaj autora, datę i źródło jednej decyzji.
- Otwórz WYMIANY, Rejestr odmów i znajdź pozycję, którą widziałeś w propozycji. Porównaj powód odmowy w obu miejscach.
- Otwórz WYMIANY, Raport wymian dla tego samego miesiąca i porównaj kolumnę Decyzja z tabelą propozycji. Nie klikaj Utwórz / uzupełnij propozycję.
- Uruchom demo w roli Panel klienta BHP, otwórz Propozycje wymian i sprawdź, których przycisków operatora brakuje.
Pytanie kontrolne. Dlaczego pozycja po terminie z odmową klienta nie jest zaniedbaniem operatora i gdzie program to udowadnia?
Najczęstsze pytania
Czy akceptacja propozycji zmienia stan wyposażenia pracownika?
Nie. Akceptacja kwalifikuje pozycję do zestawu na stanowisku wydania. Stan zmienia dopiero dokument RW.
Co się dzieje z pozycją przesuniętą?
Pozycja dostaje datę, na którą klient ją przesunął, a program uwzględni ją ponownie w propozycji miesiąca tej daty, o ile pracownik nadal będzie jej wymagał.
Czy klient może odmówić bez powodu?
Nie. Powód odmowy jest wymagany. Zostaje przy pozycji, w Rejestrze odmów i w macierzy norm pracownika.
Czy propozycję na kolejny miesiąc trzeba tworzyć ręcznie?
Nie. Zadanie dzienne tworzy ją 1. dnia miesiąca. Przycisk Utwórz / uzupełnij propozycję służy do dopisania brakujących pozycji albo do wcześniejszego przygotowania miesiąca.
Słownik pojęć
- Propozycja wymian
- Lista pozycji do wymiany na miesiąc, z podpowiedzianym produktem i statusem decyzji klienta.
- Źródło decyzji
- Opis, skąd operator wie o decyzji klienta, na przykład e-mail z datą. Wymagane, gdy decyzję wpisuje operator.
- Rejestr odmów
- Lista pozycji po terminie, które wynikają z odmowy klienta. Służy jako dowód przy kontroli.
- Zgoda klienta
- Ustawienie, według którego pozycje po terminie czekają na akceptację albo trafiają do zestawu od razu.
- Raport wymian
- Miesięczne zestawienie pozycji z terminem w miesiącu, po terminie i niedoborów, z decyzją klienta.