Przyjęcie do magazynu (PW) - formularz dwuetapowy i zatwierdzenie dokumentu z bufora

Formularz Przyjęcie do magazynu zakłada dokument PW, który zwiększa stan magazynowy o narzędzia, części zamienne lub materiały. Dostawcę albo pracownika wskazujesz w nagłówku, artykuły dopisujesz w drugim kroku, a stan rośnie dopiero po zatwierdzeniu dokumentu. W utrzymaniu ruchu to sposób na wprowadzenie części na magazyn, zanim trafią na zlecenie naprawy.

W prawym górnym rogu stoją pola tylko do odczytu Typ dokumentu (PW), Numer referencyjny i Data. Ramka Przyjęcie do magazynu zawiera pole Rodzaj z wartością Przyjęcie wewnętrzne (PW), przełączniki Dostawca (zaznaczony) i Pracownik, pole Dostawca z podpowiedzią "wpisz 2 znaki, aby rozpocząć szukanie", Data dokumentu dostawcy, Numer dokumentu dostawcy, Data dokumentu wew. i Numer dokumentu wew. Pod polami stoi przycisk Dalej, a pogrubione etykiety mają Rodzaj i Dostawca. Pasek zapisu i panele dodatkowych informacji pojawiają się dopiero po dodaniu pierwszej pozycji.

Kiedy użyć PW, a kiedy innego dokumentu

PW przyjmuje na stan nowe narzędzia i materiały od dostawcy oraz od pracownika. Inne wejścia towaru mają własne dokumenty, bo inaczej wiążą się z pracownikiem albo z dostawcą.

Menu NOWY i rejestr Przyjęcia do magazynu otwierają ten sam formularz. Różnica dotyczy powrotu: z NOWY program wraca do menu sekcji, a z rejestru odświeża listę. Pełny opis grupy dokumentów przyjęć znajdziesz na stronie Przyjęcia do magazynu.

Krok pierwszy - nagłówek dokumentu

Nagłówek określa, od kogo pochodzi towar. Po przejściu przyciskiem Dalej pola Rodzaj oraz Dostawca lub Pracownik zostają zablokowane, więc pomyłkę wyłapiesz, zanim dodasz pozycje.

Krok drugi - pozycje dokumentu

Po przejściu Dalej ekran dzieli się na formularz pozycji i tabelę dotychczasowych wierszy. Nad formularzem stoi pasek zapisu z trzema przyciskami. Pod tabelą program podsumowuje Ilość artykułów i Ilość sztuk, a obok jest pole Uwagi do całego dokumentu. Każda pozycja zapisuje się w bazie w chwili kliknięcia Dodaj, jeszcze przed zatwierdzeniem dokumentu.

Ikona usuwania w wierszu tabeli pyta "Czy na pewno chcesz usunąć pozycje ?". Zasady ewidencji numerów serii i terminów ważności wynikają z ustawień kartoteki magazynowej, a kod EAN z kartoteki możesz wczytać czytnikiem, który działa jak klawiatura. Ogólne zasady kodów kreskowych opisuje organizacja GS1 w przeglądzie kodów kreskowych.

Jak przyjąć towar na magazyn

1. Wybierz w menu NOWY pozycję Przyjęcie do magazynu.
2. Zostaw rodzaj PW albo wybierz Fakturę zakupu, a następnie wskaż Dostawcę lub przełącz na Pracownika i wybierz osobę.
3. Wpisz daty i numery dokumentów, jeśli dostawca przekazał dowód dostawy, i kliknij Dalej.
4. Dla każdego artykułu wybierz Artykuł i Lokalizację, wpisz Ilość, a gdy kartoteka tego wymaga, także Nr serii i Termin ważności. Potem kliknij Dodaj.
5. Sprawdź tabelę pozycji i podsumowanie dokumentu.
6. Kliknij Zapisz i potwierdź zatwierdzenie dokumentu albo wybierz Bufor, aby dokończyć przyjęcie później.

Bufor i zatwierdzenie dokumentu

Reguła przyjęcia. Przyjęcie zwiększa stan dopiero po zatwierdzeniu dokumentu. Zatwierdzenie nadaje numer, w którym rok i miesiąc pochodzą z dnia zatwierdzenia, a pięciocyfrowy licznik jest miesięczny dla oddziału i symbolu PW. Data dokumentu to dzień zatwierdzenia, a nie data wpisana w polu Data dokumentu wew.

Zatwierdzony dokument jest zamknięty. Zatwierdzonego PW nie edytujesz i nie usuwasz, a program pokazuje komunikat. Program nie ma operacji korekty. W praktyce pomyłkę ujmuje się dokumentem w przeciwnym kierunku, na przykład rozchodem wewnętrznym. Dlatego sprawdź ilości i lokalizacje przed zatwierdzeniem albo zostaw dokument w buforze.

Zestawienie pozycji dokumentów PW - bufor pokazuje każdą pozycję jako osobny wiersz. Pasek narzędzi zaczyna się menu trzech kresek, a dalej ma pięć przycisków: Edytuj, Podgląd, Anuluj, Wydruk, Historia. Pola zakresu dat (filtr Przedział czasowy) nie ma. Kolumny to Data, Nr dokumentu, Rodzaj, Magazyn, Dostawca / Pracownik, Indeks, Nazwa, Nr serii i Termin ważności. W kolumnie Nr dokumentu stoi długi numer referencyjny, a nie numer z symbolem PW, bo dokument roboczy nie ma jeszcze numeru.

Gdzie szukać dokumentu po zapisie

Rejestr Dokumenty PW ma jeden wiersz na dokument. Pasek narzędzi zaczyna się menu trzech kresek, a dalej ma pięć przycisków: Dopisz, Podgląd, Podpis, Wydruk, Historia. W prawym górnym rogu stoi pole zakresu dat z ikoną kalendarza. Na ekranie widać kolumny Data, Nr dokumentu, Dostawca / Pracownik, Liczba pozycji, Ilość, Wartość, Data dokumentu dostawcy, Nr dokumentu dostawcy, Data dokumentu wew. i Nr dokumentu wew.; dalej, po przewinięciu tabeli w prawo, leży Podpis. Liczba pozycji i Ilość sumują pozycje, Wartość mnoży ilość przez cenę, a dwie pary kolumn z datą i numerem pokazują dokument dostawcy oraz numer zakładowy. Dwuklik na wierszu otwiera Podgląd.

Karta Dokumenty przyjęcia PW ma cztery pozycje, które różnią się zakresem.

Wydruk Dokument przyjęcia zawiera numer, dane kontrahenta, pozycje z kolumnami Indeks, Nazwa, Nr serii, Termin ważności, Lokalizacja, J.m. i Ilość oraz podpisy osoby zdającej i odbierającej. Rejestr można filtrować i eksportować, jak każdy rejestr programu: zasady opisują strony o filtrowaniu i sortowaniu oraz eksporcie do Excela.

Komunikaty i typowe sytuacje

PW w utrzymaniu ruchu i gospodarce magazynowej

W praktyce magazynowej dokument przyjęcia potwierdza, co i w jakiej ilości weszło na stan, oraz od kogo. W utrzymaniu ruchu ma jeszcze jedno zadanie: okno Części i materiały w zleceniu naprawy pokazuje wyłącznie artykuły z niezerowym stanem, więc część bez zatwierdzonego przyjęcia nie trafi na zlecenie. Kolejność dla części jest więc taka: najpierw przyjęcie na stan, potem dopisanie do zlecenia naprawy, a na końcu zatwierdzenie rozchodu.

Stan liczy się z dokumentów. Stan artykułu wynika z zatwierdzonych przyjęć i rozchodów, a rozchody w buforze pomniejszają stan dostępny do wydania. Dlatego przyjęcie w buforze nie zwiększa niczego, a zatwierdzenie jednego dokumentu od razu podnosi stan we wszystkich listach wyboru. Kolumna Stan w kartotece liczy wyłącznie dokumenty zatwierdzone.