Przyjęcie do magazynu (PW) - okno z nagłówkiem i pozycjami oraz zatwierdzenie dokumentu z bufora

Okno Przyjęcie do magazynu zakłada dokument PW, który zwiększa stan magazynowy o przyjmowane narzędzia i części zamienne. Nagłówek z dostawcą albo pracownikiem i pozycje towaru leżą na jednej stronie okna, a stan rośnie dopiero po zatwierdzeniu dokumentu. W utrzymaniu ruchu to sposób na wprowadzenie części na magazyn, zanim trafią na zlecenie naprawy.

U góry okna stoi pasek z nazwą Przyjęcie do magazynu, przyciskami Zapisz, Bufor, Usuń i Zamknij oraz czterema polami tylko do odczytu: Typ dokumentu (PW), Numer (długi numer referencyjny), Data (dzisiejsza) i Status (Nowy). Pod paskiem leżą karty Dokument, Notatki, Pliki, Załączniki i Zdjęcia. Karta Dokument ma dwie sekcje: Nagłówek dokumentu z przełącznikiem Dostawca lub Pracownik i polem Rodzaj dokumentu oraz Pozycje z polami Artykuł, Nr serii, Termin ważności, Lokalizacja, Ilość, Cena ewidencyjna i Uwagi do pozycji. Pod polami pozycji stoi tabela, która do czasu dodania pierwszej pozycji pokazuje napis Brak pozycji.

Kiedy użyć PW, a kiedy innego dokumentu

PW przyjmuje na stan nowe narzędzia i materiały od dostawcy oraz od pracownika. Inne wejścia towaru mają własne dokumenty, bo inaczej wiążą się z pracownikiem albo z dostawcą.

To samo okno otwiera przycisk Dopisz w rejestrze Dokumenty PW. Pełny opis grupy dokumentów przyjęć znajdziesz na stronie Przyjęcia do magazynu.

Okno Przyjęcie do magazynu - pasek i karty

Okno nie ma osobnego kroku z przyciskiem Dalej: nagłówek i pozycje widzisz od razu i wypełniasz w jednym przebiegu. Pasek u góry zawiera przyciski, którymi kończysz pracę z dokumentem.

Nagłówek dokumentu

Nagłówek określa, od kogo pochodzi towar. Po dodaniu pierwszej pozycji program blokuje przełącznik Dostawca lub Pracownik, wybór kontrahenta i pole Rodzaj dokumentu, bo te dane zapisują się razem z pozycjami. Pomyłkę w tych polach wyłapiesz więc przed pierwszym Dodaj pozycję.

Pozycje dokumentu

Sekcja Pozycje leży pod nagłówkiem w tym samym oknie. Przełącznik Kolejna pozycja z opisem "zostaw artykuł, lokalizację i cenę do kolejnej pozycji tego samego artykułu" zostawia te trzy pola po dodaniu wiersza, gdy przyjmujesz kolejne sztuki tego samego towaru. Przycisk Wyczyść opróżnia wiersz wprowadzania, a Dodaj pozycję dopisuje pozycję do dokumentu. Pasek komunikatu pod tymi przyciskami pokazuje błąd walidacji, a ten sam tekst pojawia się też jako krótki dymek.

Tabela pod polami pozycji ma kolumny Artykuł, Nr serii, Lokalizacja, Ilość, Termin ważności, Cena i Wartość, a do czasu dodania pierwszej pozycji pokazuje napis Brak pozycji. Po dodaniu pozycji nad tabelą pojawia się podsumowanie: liczba pozycji i artykułów, ilość łącznie oraz wartość. Ikona usuwania w wierszu pyta "Usunąć pozycję dokumentu?". Zasady ewidencji numerów serii i terminów ważności wynikają z ustawień kartoteki magazynowej, a kod EAN z kartoteki możesz wczytać czytnikiem, który działa jak klawiatura. Ogólne zasady kodów kreskowych opisuje organizacja GS1 w przeglądzie kodów kreskowych.

Jak przyjąć towar na magazyn

1. Wybierz w menu NOWY pozycję Przyjęcie do magazynu.
2. Zostaw Rodzaj dokumentu PW albo wybierz Fakturę zakupu, a następnie wskaż Dostawcę lub przełącz Kontrahenta na Pracownika i wybierz osobę.
3. Wpisz numery i daty dokumentów, jeśli dostawca przekazał dowód dostawy.
4. W sekcji Pozycje wybierz Artykuł, sprawdź podpowiedzianą Lokalizację, wpisz Ilość, a gdy kartoteka tego wymaga, także Nr serii i Termin ważności. Potem kliknij Dodaj pozycję.
5. Powtórz poprzedni krok dla kolejnych artykułów, a dla kolejnych sztuk tego samego towaru włącz przełącznik Kolejna pozycja.
6. Sprawdź tabelę pozycji i podsumowanie nad nią.
7. Kliknij Zapisz i w oknie pytania wybierz Zatwierdź albo kliknij Bufor, aby dokończyć przyjęcie później.

Bufor i zatwierdzenie dokumentu

Reguła przyjęcia. Przyjęcie zwiększa stan dopiero po zatwierdzeniu dokumentu. Zatwierdzenie nadaje numer, w którym rok i miesiąc pochodzą z dnia zatwierdzenia, a pięciocyfrowy licznik jest miesięczny dla oddziału i symbolu PW. Data dokumentu to dzień zatwierdzenia, a nie data wpisana w polu Data dokumentu wewnętrznego.

Zatwierdzony dokument jest zamknięty. Zatwierdzony dokument otwiera się tylko do odczytu, z paskiem "Dokument jest zatwierdzony - otwarty tylko do odczytu." Program nie ma operacji korekty. W praktyce pomyłkę ujmuje się dokumentem w przeciwnym kierunku, na przykład rozchodem wewnętrznym. Dlatego sprawdź ilości i lokalizacje przed zatwierdzeniem albo zostaw dokument w buforze.

Pozycja dodana przyciskiem Dodaj pozycję zapisuje się w bazie od razu, jeszcze przed Bufor i Zapisz. Dlatego przed pierwszą pozycją przycisk Usuń jest nieaktywny, a każde Dodaj pozycję zostawia dokument roboczy, który usuniesz przyciskiem Usuń.

Gdzie szukać dokumentu po zapisie

Dokumenty przyjęć leżą w menu MAGAZYN, w pozycji Rejestracja przyjęć narzędzi do magazynu. Karta Dokumenty przyjęcia PW zawiera trzy listy, które różnią się zakresem. Kolumny, przyciski i filtry opisuje strona Przyjęcia do magazynu.

Rejestr można filtrować i eksportować, jak każdy rejestr programu: zasady opisują strony o filtrowaniu i sortowaniu oraz eksporcie do Excela.

Komunikaty i typowe sytuacje

PW w utrzymaniu ruchu i gospodarce magazynowej

W praktyce magazynowej dokument przyjęcia potwierdza, co i w jakiej ilości weszło na stan, oraz od kogo. W utrzymaniu ruchu ma jeszcze jedno zadanie: okno Części i materiały w zleceniu naprawy pokazuje wyłącznie artykuły z niezerowym stanem, więc część bez zatwierdzonego przyjęcia nie trafi na zlecenie. Kolejność dla części jest więc taka: najpierw przyjęcie na stan, potem dopisanie do zlecenia naprawy, a na końcu zatwierdzenie rozchodu.

Stan liczy się z dokumentów. Stan artykułu wynika z zatwierdzonych przyjęć i rozchodów, a rozchody w buforze pomniejszają stan dostępny do wydania. Dlatego przyjęcie w buforze nie zwiększa niczego, a zatwierdzenie jednego dokumentu od razu podnosi stan we wszystkich listach wyboru. Kolumna Stan w kartotece liczy wyłącznie dokumenty zatwierdzone.