Eksport tabeli do arkusza Excel - plik z rejestru i gotowe eksporty

Rejestry Studio TCS.net zapisują swoją zawartość do pliku Excel poleceniem Eksport Excel. Program najpierw buduje plik na serwerze i pokazuje okno z przyciskiem Pobierz, więc plik nie pobiera się sam. Osobna pozycja Excel w menu Informacje udostępnia pięć gotowych eksportów, które wymagają parametrów. Strona wyjaśnia różnice między tymi drogami i pokazuje, co wpływa na zawartość pliku.

Rozwinięte menu z trzema kreskami zaczyna się od pozycji Eksport Excel. Za nią stoją Uwagi/notatki, Dyskusja, Pliki, Zdjęcia i Załączniki, a po separatorze Wyślij SMS (działanie zależy od konfiguracji bramki SMS w instalacji) oraz Wyślij e-mail. Pasek rejestru Dokumenty NW ma dalej przyciski Dopisz, Podgląd, Podpis i Termin zwrotu, a po nich Wydruk i Historia, a w prawym górnym rogu pole z zakresem dat (filtr Przedział czasowy). Tabela zaczyna się od kolumn Data, Nr dokumentu i Pracownik, a kończy kolumnami Podpis i Uwagi. Ta sama pozycja jest dostępna po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w komórkę tabeli i wybraniu Więcej, a przyciski takie jak Dopisz, Podgląd czy Historia nie wpływają na eksport, bo działają na pojedynczym rekordzie. Plik powstaje z tego, co przepuszczą filtry tabeli.

Trzy drogi do arkusza

Plik z rejestru, plik z menu Informacje i zapis z okna raportu powstają w różny sposób i mają różny zakres. Drogę wybierasz zależnie od tego, czy potrzebujesz tego, co widzisz na ekranie, czy stałego zestawienia.

Eksport z rejestru zapisuje to, co spełnia filtry osoby, która go uruchomiła, więc dwie osoby mogą dostać różne pliki z tego samego rejestru. Gotowy eksport nie korzysta z filtrów ustawionych w rejestrach. Dokument jednego wypożyczenia przygotujesz natomiast do podpisu z podglądu wydruku, a nie eksportem tabeli.

Jak wyeksportować rejestr do pliku

1. Zawęź dane filtrami w wierszu pod nagłówkami kolumn i, jeśli rejestr ma w prawym górnym rogu pole z zakresem dat, ustaw w nim potrzebny okres. Eksport obejmie wszystkie wiersze, które przejdą przez filtry, także z dalszych stron. Zasady opisuje strona o filtrowaniu i sortowaniu.
2. Kliknij nagłówek kolumny, według której arkusz ma być uporządkowany. Wiersze trafią do pliku w kolejności z tabeli.
3. Rozwiń menu z trzema kreskami i wybierz Eksport Excel. Możesz też kliknąć prawym przyciskiem komórkę, wybrać Więcej, a potem Eksport Excel.
4. Poczekaj na okno Eksport do Excela z komunikatem „Proszę czekać, trwa eksportowanie danych…”.
5. Gdy komunikat zmieni się na informację, że plik jest gotowy do pobrania, kliknij Pobierz. Plik nie pobiera się sam.
6. Kliknij Zamknij. Po zamknięciu okna filtry zostają w tabeli, więc wyczyść je, jeśli dalej pracujesz na pełnym rejestrze.

Okno Eksport do Excela ma dwa stany. Najpierw pokazuje komunikat „Proszę czekać, trwa eksportowanie danych…”. Po utworzeniu pliku komunikat zmienia się na informację, że plik został utworzony i jest gotowy do pobrania, a w oknie pojawiają się przyciski Pobierz i Zamknij. Nazwa pliku składa się z loginu, nazwy zestawienia oraz daty i godziny eksportu.

Co trafia do pliku

• Wiersze - wszystkie zgodne z filtrami kolumn i zakresem dat, w kolejności sortowania z tabeli. Plik nie jest dzielony na strony jak tabela.
• Kolumny - wg konfiguracji rejestru. Kolumny ukryte w konfiguracji są pomijane, a nagłówki pliku to etykiety kolumn bez łamań wiersza.
• Format - skoroszyt .xlsx. Rejestry narzędziowni nie tworzą plików CSV.
• Ślad w systemie - każdy eksport zapisuje wpis w dzienniku zdarzeń, a nie w Historii rekordu.

Reguła kolumn. Kolumny pliku wynikają z konfiguracji rejestru, a nie z układu, który ustawiłeś na ekranie. Szerokość i kolejność kolumn zmieniane przeciąganiem nie są zapamiętywane i nie trafiają do pliku. Gdy potrzebujesz innej kolejności, przestaw kolumny już w Excelu.

Plik powstaje na serwerze. Serwer aplikacji buduje skoroszyt z tymi samymi filtrami i zakresem dat co tabela, w kolejności jej sortowania, a przeglądarka dostaje gotowy plik. Dlatego w oknie najpierw widać komunikat o oczekiwaniu. Format XLSX to spakowany zestaw plików XML zgodny ze standardem Office Open XML, więc plik otworzy Excel oraz inne arkusze, które go obsługują.

Gotowe eksporty z pozycji Excel

Pozycja Excel w menu Informacje ma pięć eksportów z formularzem parametrów. Ich zakres nie zależy od filtrów w żadnym rejestrze, tylko od parametrów z formularza i od limitu wierszy podanego w tabeli.

Ekran Magazyn Narzędzi eksport danych składa się z pięciu kafelków: Zestawienie narzędzi, Zestawienie pracowników, Zestawienie lokalizacji, Stan narzędzi na dany dzień i Zestawienie wg nr serii. Żaden z nich nie ma tabeli z wierszem filtrów, bo wybór kafelka otwiera formularz parametrów. W menu bocznym aktywna jest pozycja Excel w sekcji INFORMACJE, ostatnia przed pozycją Pliki.

Zestawienia w menu Informacje są tabelami z wierszem filtrów, więc te z menu z trzema kreskami (na przykład Zestawienie Awarii) eksportujesz tak samo jak rejestry. Zestawienia Wypożyczone i Numery seryjne nie mają w demo paska przycisków. Raporty otwierają się w oknie raportu z własnymi poleceniami zapisu, a lista formatów zależy od serwera raportów. Harmonogram przeglądów zapisuje się od razu do pliku XLS.

Plik CSV i inne formaty

Studio TCS.net zapisuje z rejestrów wyłącznie skoroszyty Excel. Gdy system docelowy wymaga pliku CSV, zapisz arkusz w Excelu w formacie tekstowym. W praktyce zakładowej Excel w polskich ustawieniach regionalnych rozdziela pola średnikiem, a specyfikacja RFC 4180 dla formatu CSV zakłada przecinek. Przy imporcie do innego systemu ustal więc separator. Sposób zapisu opisuje strona Microsoft o importowaniu i eksportowaniu plików tekstowych.

Przykłady zastosowań w narzędziowni i CMMS

Arkusz sprawdza się przy pytaniach, na które nie ma gotowego raportu. Tabela pokazuje cztery typowe sytuacje.

Uprawnienia i dane osobowe

Eksport jest jedną z flag konta (Może eksportować), którą nadaje administrator. Gdy w menu brakuje pozycji Eksport Excel, sprawdź najpierw kartę uprawnień użytkownika. Druga przyczyna to rejestr, który nie ma eksportu włączonego w konfiguracji.

Plik poza systemem. Kartoteka pracowników zawiera dane osobowe i dane kadrowe. Arkusz z tymi kolumnami podlega tym samym zasadom ochrony co baza, a wpis w dzienniku zdarzeń zaświadcza o eksporcie, ale nie chroni pliku po pobraniu. Prawo eksportu nadawaj ostrożnie i usuwaj pobrane pliki, gdy przestają być potrzebne.

Typowe sytuacje przy eksporcie