Ewidencja usług zewnętrznych - dokumenty usług dla narzędzi
Ewidencja usług zapisuje, kto wykonał usługę dla narzędzia, jaka to była usługa, którego egzemplarza dotyczyła i ile kosztowała. Dokument jest zapisem kosztu, a nie ruchem magazynowym, więc nie zmienia stanu ani lokalizacji narzędzia. Usługi wybiera się z kartoteki usług, a wykonawcę z kartoteki kontrahentów.
Rejestr Usługi pokazuje zatwierdzone dokumenty usług oddziału. Pasek ma menu trzech kresek i trzy przyciski: Dopisz, Podgląd, Historia, a w prawym górnym rogu widać zakres dat (filtr Przedział czasowy). Kolumny idą w kolejności: Data, Nr dokumentu, Kontrahent, Liczba pozycji, Ilość, Wartość, Data dokumentu kontr., Nr dokumentu kontr., Nr referencyjny. Kolumna Kontrahent wskazuje wykonawcę, kolumna Wartość sumę dokumentu, a Liczba pozycji i Ilość mówią, ile pozycji i jaką łączną ilość obejmuje dokument. Kolumny z dopiskiem "kontr." przechowują numer i datę dokumentu wystawionego przez wykonawcę.
Na tej stronie
Miejsce ewidencji usług w obiegu narzędzia
Usługa zewnętrzna dotyka narzędzia w kilku miejscach, a program zapisuje każde z nich osobno. Ewidencja usług odpowiada wyłącznie za koszt i wykonawcę.
| Etap | Rejestr w Studio TCS.net | Co zapisuje program |
|---|---|---|
| Narzędzie jedzie do serwisu | wydanie do serwisu RNA i zwrot z serwisu PNA | Ruch magazynowy. Narzędzie znika ze stanu na półce i trafia na listę Narzędzia w naprawie. |
| Serwis wykonuje usługę | Ewidencja usług (ta strona) | Dokument US: kontrahent, usługa, narzędzie, ilość, cena netto i wartość. Bez ruchu magazynowego. |
| Przegląd lub kalibracja | przeglądy narzędzi | Dokument przeglądu z terminem, osobą odpowiedzialną i wynikiem kontroli. |
| Legalizacja przyrządu | legalizacje narzędzi | Dokument legalizacji z terminem kolejnej legalizacji i numerem świadectwa. |
Program nie łączy tych zapisów automatycznie. Dokument usług nie wie o wydaniu do serwisu ani o przeglądzie, a usługi z kartoteki nie są używane w zleceniach napraw w sekcji CMMS. Powiązanie zapewnia narzędziownik, na przykład wpisując w uwagach numer dokumentu wydania do serwisu albo numer dokumentu przeglądu.
Kartoteka usług
Zanim wystawisz pierwszy dokument, usługi muszą istnieć w kartotece: menu KARTOTEKI, Usługi. Rejestr Kartoteka usług ma kolumny Aktywne, Indeks, Nazwa, Cena, Zapisał i Data zapisu, a pasek Dopisz i Edycja. Szczegóły kartoteki opisuje strona o usługach serwisowych w kartotekach.
| Pole | Wymagane | Opis i walidacja |
|---|---|---|
| Aktywne | Nie | Usługa nieaktywna znika z listy wyboru w dokumentach, ale zostaje w rejestrze. |
| Indeks | Tak | Do 20 znaków. Indeks usługi nie musi być unikalny. |
| Nazwa | Tak | Do 200 znaków. |
| Cena | Nie | Od 0 do 99999,99. Informacja pomocnicza - do pozycji dokumentu nie przenosi się sama. |
| Uwagi | Nie | Do 5000 znaków; w rejestrze widać je pod nazwą usługi. |
Kartoteka nie ma przycisku Usuń. Usługę wycofuje się odznaczeniem Aktywne. Zmiana istniejącej usługi wymaga podania przyczyny, co najmniej czterech znaków, a zmiana trafia do historii.
Formularz dokumentu usług
Formularz otwierają pozycje Nowy dokument usług w menu NARZĘDZIOWNIA, Ewidencja usług oraz przycisk Dopisz w rejestrze. Sekcja pozycji pojawia się dopiero po wyborze kontrahenta.
Ramka "Ewidencja usług" zawiera pole Kontrahent z pogrubioną etykietą (pole wymagane) i podpowiedzią "wpisz 2 znaki, aby wyszukać", pola Nr dokumentu dostawcy i Data dokumentu dostawcy (z ikoną kalendarza) oraz wieloliniowe pole Uwagi. Nad ramką stoją pola tylko do odczytu Typ dokumentu (US), Numer referencyjny i Data, a w lewym górnym rogu czerwony przycisk Usuń. Po wyborze kontrahenta poniżej pojawia się formularz pozycji i siatka z kolumnami Indeks usługi, Nazwa usługi, Ilość, Cena, Wartość, Indeks, Nazwa, Nr serii i Magazyn. Pole wyboru "kolejna pozycja" zostawia wybrane narzędzie po kliknięciu Dodaj, co przyspiesza wpisanie kilku usług dla jednego egzemplarza.
| Pole | Wymagane | Opis i walidacja |
|---|---|---|
| Kontrahent | Tak | Wpisz co najmniej dwa znaki skrótu lub miejscowości i wybierz wykonawcę z kartoteki kontrahentów. |
| Nr dokumentu dostawcy | Nie | Do 20 znaków. Numer dokumentu wystawionego przez wykonawcę, na przykład faktury. |
| Data dokumentu dostawcy | Nie | Kalendarz, nie późniejsza niż dziś. |
| Uwagi | Nie | Do 200 znaków. |
| Magazyn | Tak | Magazyn, z którego wybierzesz narzędzie. |
| Artykuł | Tak | Narzędzia wybranego magazynu. |
| Nr serii | Nie | Egzemplarz, którego dotyczy usługa. |
| Usługa | Tak | Podpowiedzi od dwóch znaków indeksu lub nazwy. Lista zawiera tylko aktywne usługi oddziału. |
| Ilość | Tak | Domyślnie 1, od 1 do 99999. |
| Cena | Nie | Cena netto, domyślnie 0, do 999999,99. Nie pobiera się z kartoteki usług. |
Procedura wystawienia dokumentu
- Wybierz NARZĘDZIOWNIA, Ewidencja usług, Nowy dokument usług.
- Wskaż kontrahenta i, jeśli masz dokument wykonawcy, wpisz jego numer i datę.
- Dla każdej usługi wybierz magazyn, artykuł, ewentualnie numer serii, usługę, ilość i cenę netto, a potem kliknij Dodaj.
- Zatwierdź dokument przyciskiem Zapisz albo odłóż go przyciskiem Bufor. Przyciski zapisu pojawiają się po dodaniu pierwszej pozycji.
- Odszukaj dokument w rejestrze Dokumenty i sprawdź go w Podglądzie.
Reguła braku ruchu magazynowego. Zatwierdzenie dokumentu usług nadaje mu numer i zapisuje koszt, ale nie zmienia stanu, lokalizacji ani statusu narzędzia. Zapis bez pozycji blokuje komunikat "Blokada zatwierdzenia - Brak pozycji dokumentu!". Numer dokumentu powstaje przy zatwierdzeniu.
Bufor i rejestry dokumentów
Dokument roboczy trafia do zestawienia pozycji bufor, a po zatwierdzeniu do rejestru Dokumenty. Oba rejestry i zestawienie pozycji zatwierdzonych pokazują tylko dane oddziału. Zakres dat mają rejestr Dokumenty i zestawienie pozycji zatwierdzonych, a zestawienie bufora go nie ma. Domyślny okres jest parametrem instalacji: standardowo ostatnie 14 dni, a w bazie demonstracyjnej od 2024-01-05 do dnia bieżącego.
| Rejestr | Zawartość | Przyciski paska |
|---|---|---|
| Dokumenty | Zatwierdzone dokumenty usług z kolumnami Data, Nr dokumentu, Kontrahent, Liczba pozycji, Ilość, Wartość, Data i Nr dokumentu kontr. oraz Nr referencyjny. | Dopisz, Podgląd, Historia |
| Zestawienie pozycji bufor | Pozycje dokumentów roboczych, które można poprawić lub anulować. | Edytuj, Podgląd, Anuluj, Historia |
Zestawienie pozycji dokumentów usług - bufor ma pasek z menu trzech kresek i przyciskami Edytuj, Podgląd, Anuluj, Historia, ale bez zakresu dat. Kolumny idą w kolejności: Data, Nr dokumentu, Magazyn, Kontrahent, Indeks usługi, Nazwa usługi, Ilość, Wartość, Indeks. W bazie demonstracyjnej zestawienie jest puste i pokazuje komunikat "Brak danych".
Zestawienie pozycji pokazuje z kolei pozycje dokumentów zatwierdzonych. Anuluj działa wyłącznie w buforze, a wszystkie trzy rejestry mają menu trzech kresek z eksportem oraz pozycjami Wyślij e-mail i Wyślij SMS (działanie SMS zależy od konfiguracji bramki SMS w instalacji). Zasady eksportu opisuje strona o eksporcie do Excela.
Czego ewidencja usług nie robi. Program nie sumuje kosztu usług na karcie narzędzia, nie ma terminu realizacji usługi i nie łączy usługi z przeglądem ani legalizacją. Cena z kartoteki nie wpisuje się do pozycji, a pole Cena startuje od zera. Koszt jednego narzędzia trzeba zsumować samodzielnie, na przykład po wyeksportowaniu danych do Excela.
W praktyce zakładowej wzorcowanie przyrządu pomiarowego zlecają laboratoria, których wykaz prowadzi Polskie Centrum Akredytacji. Zasady legalizacji przyrządu pomiarowego opisuje strona Głównego Urzędu Miar. Faktura takiej usługi jest dobrym kandydatem na pozycję w ewidencji.
Typowe sytuacje przy ewidencji usług
| Objaw | Najczęstsza przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Usługi brakuje na liście w polu Usługa | Usługa jest nieaktywna albo należy do innego oddziału. | Sprawdź kartotekę usług, w szczególności znacznik Aktywne. |
| Kontrahenta brakuje na liście | Kontrahent jest nieaktywny, ma inny rodzaj albo należy do innego oddziału. | Sprawdź wpis w kartotece kontrahentów. |
| Cena w pozycji wynosi zero | Cena z kartoteki usług nie przenosi się do dokumentu. | Wpisz cenę netto ręcznie przed kliknięciem Dodaj. |
| Komunikat "Blokada zatwierdzenia - Brak pozycji dokumentu!" | Nie dodano żadnej pozycji. | Uzupełnij pozycję i kliknij Dodaj, a potem Zapisz. |
| Dokumentu nie widać w rejestrze Dokumenty | Jest w buforze albo leży poza zakresem dat. | Sprawdź zestawienie pozycji bufor i rozszerz zakres dat. |
| Narzędzie wciąż jest na stanie mimo dokumentu usług | Dokument usług nie jest ruchem magazynowym. | Do przekazania narzędzia do serwisu służy wydanie RNA. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: ustal, które pola dokumentu usług wpisuje użytkownik, a które pochodzą z kartotek
Uczeń porównuje kartotekę usług z formularzem dokumentu i wyjaśnia, dlaczego dokument nie zmienia stanu narzędzia. Nic nie zapisuje. Rola w demo: Narzędziownia, uruchamiana na stronie demo online programu do narzędziowni. Czas: około 15 minut.
- Otwórz KARTOTEKI, Usługi, a potem zapisz dane dwóch usług z kolumn Indeks i Nazwa oraz Cena.
- Przejdź do NARZĘDZIOWNIA, Ewidencja usług, a potem wybierz Nowy dokument usług. Wpisz dwa znaki skrótu lub miejscowości kontrahenta i wybierz go z listy, aby pojawiła się sekcja pozycji.
- W polu Usługa wpisz dwa znaki indeksu jednej z usług z kroku 1 i wybierz ją. Porównaj wartość w polu Cena z ceną z kartoteki.
- Wybierz magazyn i narzędzie, a potem wypisz pola, bez których program nie pozwala kliknąć Dodaj. Zamknij okno bez zapisu.
- W rejestrze Dokumenty porównaj kolumny z polami formularza i wskaż, których danych o narzędziu w rejestrze nie ma.
Pytanie kontrolne. Dlaczego cena z kartoteki nie wpisała się do pozycji i co to mówi o roli kartoteki usług w tym dokumencie?
Podstawa programowa. Ćwiczenie ogólne z zakresu ewidencji i gospodarki narzędziowej. Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo TCS.net na zajęciach.
Najczęstsze pytania
Czy dokument usług zmienia stan narzędzia?
Nie. To zapis kosztu i wykonawcy, a nie dokument magazynowy. Stan i lokalizację zmieniają wydanie do serwisu RNA oraz przyjęcie z naprawy PNA.
Skąd program bierze cenę usługi?
Nie bierze jej z kartoteki. Pole Cena w pozycji startuje od zera i wpisuje się w nim cenę netto zgodną z dokumentem wykonawcy.
Czy usługę można powiązać z przeglądem lub legalizacją?
Nie ma takiego powiązania w programie. Numer przeglądu albo świadectwa można wpisać w uwagach dokumentu usług, żeby odnaleźć oba zapisy.
Czy usługi z kartoteki pojawią się w zleceniach napraw CMMS?
Nie. Kartoteka usług służy tylko dokumentowi Ewidencja usług. Zlecenia napraw w CMMS mają własny formularz.
Jak wycofać usługę, której firma już nie stosuje?
Odznacz pole Aktywne w kartotece usług. Usługa znika z listy wyboru w nowych dokumentach, a dokumenty historyczne nadal ją pokazują.
Słownik pojęć
- Dokument US
- Dokument ewidencji usług zewnętrznych. Zapisuje wykonawcę, usługę, narzędzie, ilość i cenę netto, a nie zmienia stanu magazynowego.
- Kartoteka usług
- Lista usług z indeksem i nazwą oraz ceną pomocniczą, z której wybiera się usługę w dokumencie.
- Wzorcowanie
- Sprawdzenie wskazań przyrządu pomiarowego względem wzorca, zwane też kalibracją. Wykonuje je laboratorium wzorcujące.
- Legalizacja
- Potwierdzenie przez uprawniony organ, że przyrząd pomiarowy spełnia wymagania. W Studio TCS.net opisuje ją osobny dokument legalizacji.
- Bufor dokumentu
- Status roboczy dokumentu. Pozycje można poprawiać, a numer dokumentu powstaje dopiero po zatwierdzeniu.