Kartoteki magazynowe - asortyment pięciu magazynów

Kartoteka magazynowa opisuje jedną pozycję asortymentu: narzędzie, część zamienną, materiał eksploatacyjny, odzież ochronną albo środek BHP. Dokumenty magazynowe i zlecenia przeglądu wybierają pozycje właśnie stąd, więc kartotekę zakładasz przed pierwszym ruchem. Tu ustalasz indeks, jednostkę, dostawcę, progi zapasu i to, czy pozycja ma numer serii.

Tytuł rejestru brzmi Narzędzia, a pasek narzędzi zawiera menu trzech kresek oraz przyciski Dopisz, Edycja, Podgląd, Przeglądy, Stan magazynowy, Wydruki (z listą rozwijaną) i Historia. Pod nagłówkami kolumn Aktywne, Nazwa, Stan, J.m., Kod EAN, Numer katalogowy, Rodzaj, Grupa, Cena ewidencyjna i Zapas minimalny leży wiersz filtrów; Zapas maksymalny, Zapas optymalny i Data zapisu są za paskiem przewijania poziomego. Komórka Nazwa jest kolorowana kolorem zapisanym w kartotece, a kolumna Stan pokazuje bieżącą ilość pozycji. Kolumny Magazyn, Indeks, Dostawca i Oddział są w tym rejestrze domyślnie ukryte. Rejestr ma pager u dołu i pokazuje 40 wierszy na stronie, a dwuklik na wierszu otwiera Edycję.

Miejsce kartoteki w obiegu narzędzia

Każdy ruch w narzędziowni zaczyna się od pozycji, która istnieje w kartotece. Dokument przyjęcia, wypożyczenia, zlecenie przeglądu i likwidacja sięgają po te same rekordy, więc błąd w kartotece powtarza się w każdym z nich.

Pięć magazynów i rejestr zbiorczy

Grupa 1. Kartoteki wg magazynów otwiera pięć rejestrów, po jednym dla każdego magazynu: Narzędzia, Części zamienne, Materiały eksploatacyjne, Odzież ochronna i Środki BHP. Grupa 2. Kartoteki magazynu narzędzi wg typów jest listą dynamiczną: powstaje w niej jedna pozycja dla każdego typu kartoteki, który ma przynajmniej jedną kartotekę, a wybór otwiera rejestr Narzędzia zawężony do tego typu. W bazie demonstracyjnej są to Baterie, Elektryczne, Maszyny, Narzędzia proste, Narzędzia różne, Narzędzia kontrolno pomiarowe i Osprzęt. Grupa 3. Kartoteki narzędzi zawiera rejestr Wszystkie - tabela, drzewo Klasyfikacje, pozycję Import kartotek i wyszukiwarkę Szukaj; pozycja Nowa kartoteka jest w niej wyłączona.

Edycja z rejestru Wszystkie - tabela i z wyszukiwarki otwiera formularz właściwy dla magazynu pozycji, więc narzędzie zawsze dostaje formularz narzędzia, a odzież - formularz odzieży. Nową kartotekę dopisujesz w rejestrze konkretnego magazynu. Kartoteka dostaje oddział zalogowanego użytkownika, a rejestry pokazują tylko pozycje własnego oddziału.

Kolumny rejestru i jak z nich korzystać

Nagłówek kolumny nazwy zależy od rejestru: Nazwa (Narzędzia), Nazwa części (Części zamienne), Nazwa narzędzia (Odzież ochronna i Wszystkie - tabela). Tabela opisuje rejestr Narzędzia.

Reguła stanu. Stan w rejestrze to suma ilości z zatwierdzonych dokumentów pozycji, ze wszystkich lokalizacji, także z wypożyczeń i zwrotów. Dokument w buforze go nie zmienia.

Pasek narzędzi rejestru

Status kontroli na wydruku stanu pochodzi z ostatniego zlecenia przeglądu danego numeru seryjnego. W konfiguracji demo słownik ma pięć wartości: OK, OS (spełnia z ograniczeniami), WK (wymaga dodatkowej kontroli), NO (status niepoprawny) i NN (status nieoznaczony).

Formularz Nowa kartoteka z sekcji MAGAZYN ma przyciski Anuluj, Zapisz, Cechy i Tagi oraz dwie sekcje w lewym panelu, ułożone alfabetycznie: Dane podstawowe i Dane uzupełniające. Pogrubione etykiety mają pola Magazyn, Typ kartoteki, Indeks (numer SAP), Nazwa, Jednostka miary, Grupa, Rodzaj, Producent i Dostawca, więc są wymagane; Aktywne, Numer katalogowy i Kod EAN są opcjonalne. Pole Indeks ma żółte tło pola kodowego, a przyciski Zapisz i Anuluj mają skróty Alt+Z i Alt+A. To formularz ogólny: formularz narzędzia z rejestru Narzędzia ma więcej pól, które opisuje tabela niżej, a magazyn i oddział ustawiają się w nim automatycznie i nie są widoczne.

Pola formularza narzędzia

Części zamienne i materiały eksploatacyjne mają te same pola z wyjątkiem typu kartoteki, cechy, numeru SAP, modelu, klasyfikacji, wymiarów i czasów przeglądu. Odzież ochronna dodaje pole Rozmiar (do 10 znaków) oraz Wymiana co /m-c/ z zakresu od 1 do 48, domyślnie 6. Wartość z tego pola wyznacza na wydruku Ochrona osobista planowany termin kolejnego wydania odzieży: data wydania plus podana liczba miesięcy.

Numer serii i termin ważności

Reguła numeru serii. Jeżeli pozycja ma znacznik Ewidencja nr serii, przyjęcie PW wymaga numeru serii, ilość jest blokowana na 1, a numer nie może powtórzyć się w oddziale przy dodatnim stanie. Bez znacznika numer serii ma wartość "BRAK" i nie można go edytować. Numer serii nie ma własnej kartoteki: powstaje na dokumencie.

Znacznik Wymagany termin ważności czyni pole terminu obowiązkowym przy przyjęciu PW. Stan z numerami serii pokazuje zestawienie "Numery seryjne" z menu Informacje (kolumny Nr seryjny, Indeks, Numer katalogowy, Nazwa, Lokalizacja, Ilość i Status kontroli) oraz raport "Asortyment wg numeru serii", opisane w przeglądzie informacji i raportów.

Czas przeglądu, czas legalizacji i progi zapasu

Reguła czasów kontroli. Czas przeglądu [min] i Czas legalizacji [min] to czasy trwania, a nie okresy między kontrolami. Po wyborze narzędzia w zleceniu przeglądu albo legalizacji program ustawia planowaną datę zakończenia jako datę rozpoczęcia powiększoną o te minuty. Kartoteka nie ma pola cyklu ani terminu ważności, więc termin kolejnej kontroli wpisuje użytkownik.

Zasady pracy ze zleceniami opisują strony o legalizacjach narzędzi i przeglądach. W praktyce zakładowej przyrządy pomiarowe poddaje się legalizacji przez organ miar albo wzorcowaniu w laboratorium, a rozróżnienie tych czynności wyjaśnia strona o wzorcowaniu przyrządów w Głównym Urzędzie Miar.

Progi zapasu nie uruchamiają alarmu. Zapas minimalny i optymalny zasilają wyłącznie raporty "Przekroczone stany minimalne" i "Przekroczone stany optymalne", które wypisują pozycje ze stanem niższym od progu większego od zera. Program nie wysyła alertu, nie blokuje wydania i nie zamawia towaru. Zapasu maksymalnego program nigdzie nie sprawdza.

Cechy i klasyfikacja pozycji

• Cechy - przycisk otwiera słownik cech pozycji; w demo są trzy grupy: charakterystyka, parametry techniczne i gwarancja. Zestaw cech jest konfigurowalny.
• Klasyfikacje - drzewo folderów z polem Szukaj w drzewie; w demo korzeniem jest Narzędzia pracy z gałęziami Elektronarzędzia i Narzędzia ręczne.
• Pliki - foldery narzędzia: Inne pliki, Świadectwa legalizacji, Protokoły, Instrukcje i Gwarancje. W pozostałych magazynach jest jeden folder Pliki.
• Zdjęcia - domyślnie pliki jpg, jpeg, png i gif z opisem przy dodaniu.

Menu z trzema kreskami nad rejestrem zawiera eksport do Excela oraz Uwagi, Dyskusję, Pliki, Zdjęcia, Załączniki i Opis; zasady pracy z notatkami opisuje strona o uwagach i notatkach. Kartoteki nie są edytowane na kolektorze Android: jego menu obejmuje tylko wyszukiwanie oraz szybkie wypożyczenie i zwrot.

Typowe sytuacje przy zapisie kartoteki

Analiza danych w rejestrze

Wiersz filtrów zawęża listę do jednej grupy albo jednego rodzaju, a kolumny sortuje się kliknięciem nagłówka; zasady opisuje strona o filtrowaniu i sortowaniu danych. Rejestry Narzędzia, Części zamienne, Materiały eksploatacyjne, Odzież i BHP nie udostępniają grupowania wierszy, a rejestr Wszystkie - tabela tak. Import większej liczby pozycji z pliku opisuje strona o imporcie kartotek. Pojęcia z gospodarki narzędziowej wyjaśnia słownik pojęć narzędziowni i CMMS.