Kartoteki magazynowe - asortyment pięciu magazynów

Kartoteka magazynowa opisuje jedną pozycję asortymentu: narzędzie, część zamienną, materiał eksploatacyjny, odzież ochronną albo środek BHP. Dokumenty magazynowe i zlecenia przeglądu wybierają pozycje właśnie stąd, więc kartotekę zakładasz przed pierwszym ruchem. Tu ustalasz indeks, jednostkę, dostawcę, progi zapasu i to, czy pozycja ma numer serii.

Tytuł rejestru brzmi Narzędzia, a pasek narzędzi zawiera menu uniwersalne (trzy kreski) oraz przyciski Dopisz, Edycja, Podgląd, Przeglądy (lista rozwijana), Stan magazynowy, Wydruki (lista rozwijana) i Historia. Po prawej stronie paska są trzy ikony: Analiza danych (suma, grupowanie, wykres), Widoczne kolumny i Zapisz widok. Pod nagłówkami kolumn leży wiersz filtrów z polami "szukaj...", a kolumna Aktywne ma filtr z listą wyboru. Lista Widoczne kolumny zawiera 13 pozycji: Aktywne, Nazwa, Stan, J.m., Kod EAN, Numer katalogowy, Rodzaj, Grupa, Cena ewidencyjna, Zapas minimalny, Zapas maksymalny, Zapas optymalny i Data zapisu; kolumn Magazyn, Indeks, Dostawca i Oddział na niej nie ma. Pozycje są w jednym rejestrze, a odznaczenie kolumny na liście ukrywa ją w tabeli.

Wyróżnienia w tabeli są trzy. Komórka Nazwa ma jasne tło w kolorze zapisanym w kartotece i pionowy pasek tego koloru z lewej strony. Kolumna Stan jest pogrubiona, a pozycja bez ilości pokazuje w niej kreskę zamiast zera. Kolumna Aktywne pokazuje znak zaznaczenia przy pozycjach aktywnych. Licznik u dołu pokazuje w demo "1-40 z 178" i "Strona 1 z 5", a lista Wierszy oferuje 30, 50 i 100 pozycji na stronę. Stan, Podgląd i Historię obrotów pozycji opisuje strona kartotek asortymentowych w magazynie, a ta strona zajmuje się budową karty.

Miejsce kartoteki w obiegu narzędzia

Każdy ruch w narzędziowni zaczyna się od pozycji, która istnieje w kartotece. Dokument przyjęcia, wypożyczenia, zlecenie przeglądu i likwidacja sięgają po te same rekordy, więc błąd w kartotece powtarza się w każdym z nich.

Pięć magazynów i rejestr zbiorczy

Grupa 1. Kartoteki wg magazynów otwiera pięć rejestrów, po jednym dla każdego magazynu: Narzędzia, Części zamienne, Materiały eksploatacyjne, Odzież ochronna i Środki BHP. Grupa 2. Kartoteki magazynu narzędzi wg typów jest listą dynamiczną: powstaje w niej jedna pozycja dla każdego typu kartoteki, który ma przynajmniej jedną kartotekę, a wybór otwiera rejestr Narzędzia zawężony do tego typu. W bazie demonstracyjnej są to Baterie, Elektryczne, Maszyny, Narzędzia proste, Narzędzia różne, Narzędzia kontrolno pomiarowe i Osprzęt. Grupa 3. Kartoteki narzędzi zawiera rejestr Wszystkie - tabela, drzewo Klasyfikacje, pozycję Import kartotek i wyszukiwarkę Szukaj; pozycja Nowa kartoteka jest w niej wyłączona. Nad grupami jest pole Szukaj pozycji, przycisk informacji oraz przyciski Rozwiń wszystkie, Zwiń wszystkie i 1 kol., 2 kol., 3 kol., które zmieniają układ grup; nagłówek każdej grupy ma znacznik z liczbą pozycji (5, 7 i 4) i strzałkę zwijania.

Edycja z rejestru Wszystkie - tabela i z wyszukiwarki otwiera formularz właściwy dla magazynu pozycji, więc narzędzie zawsze dostaje formularz narzędzia, a odzież - formularz odzieży. Nową kartotekę dopisujesz w rejestrze konkretnego magazynu. Kartoteka dostaje oddział zalogowanego użytkownika, a rejestry pokazują tylko pozycje własnego oddziału.

Kolumny rejestru i jak z nich korzystać

Nagłówek kolumny nazwy zależy od rejestru: Nazwa (Narzędzia), Nazwa części (Części zamienne), Nazwa narzędzia (Odzież ochronna i Wszystkie - tabela). Tabela opisuje rejestr Narzędzia.

Reguła stanu. Stan w rejestrze to suma ilości z zatwierdzonych dokumentów pozycji, ze wszystkich lokalizacji, także z wypożyczeń i zwrotów. Dokument w buforze go nie zmienia.

Pasek narzędzi rejestru

Status kontroli na wydruku stanu pochodzi z ostatniego zlecenia przeglądu danego numeru seryjnego. W konfiguracji demo słownik ma pięć wartości: OK, OS (spełnia z ograniczeniami), WK (wymaga dodatkowej kontroli), NO (status niepoprawny) i NN (status nieoznaczony).

Edycja z rejestru Narzędzia otwiera okno Kartoteka narzędzia. Nagłówek ma przyciski Zapisz (zielony) i Anuluj (czerwony), a po prawej stronie trzy dane tylko do odczytu: Indeks, Magazyn (w demo MN) i Ostatni zapis z datą i nazwą użytkownika. Pod nagłówkiem stoi karta z nazwą pozycji, przełącznik Aktywne z podpowiedzią "Nieaktywny rekord znika z list wyboru" oraz przyciski Cechy, Tagi, Zdjęcia, Dokumenty, Dyskusja, Opis i Lista. Pola układają się w sześć kart: Identyfikacja, Klasyfikacja, Dostawy i cena, Zapasy i obsługa, Wymiary oraz Ewidencja; pod nimi jest pole Kolor, a na dole informacja "Pola oznaczone gwiazdką są wymagane". Gwiazdkę mają Indeks, Nazwa, Typ kartoteki, Grupa, Rodzaj, Jednostka miary, Producent i Dostawca. Pod polem Indeks stoi podpowiedź "Unikalny w magazynie", a Typ kartoteki i Grupa pokazują wartości w postaci kodu i nazwy, na przykład "MAS - Maszyny" i "ST - Środki trwałe". Magazyn i oddział ustawiają się automatycznie.

Pola formularza narzędzia

Części zamienne i materiały eksploatacyjne mają te same pola z wyjątkiem typu kartoteki, cechy, numeru SAP, modelu, klasyfikacji, wymiarów i czasów przeglądu. Odzież ochronna dodaje pole Rozmiar (do 10 znaków) oraz Wymiana co /m-c/ z zakresu od 1 do 48, domyślnie 6. Wartość z tego pola wyznacza na wydruku Ochrona osobista planowany termin kolejnego wydania odzieży: data wydania plus podana liczba miesięcy.

Numer serii i termin ważności

Reguła numeru serii. Jeżeli pozycja ma włączony przełącznik Numery serii, przyjęcie PW wymaga numeru serii, ilość jest blokowana na 1, a numer nie może powtórzyć się w oddziale przy dodatnim stanie. Bez przełącznika numer serii ma wartość "BRAK" i nie można go edytować. Numer serii nie ma własnej kartoteki: powstaje na dokumencie.

Przełącznik Termin ważności czyni pole terminu obowiązkowym przy przyjęciu PW. Stan z numerami serii pokazuje zestawienie "Numery seryjne" z menu Informacje (kolumny Nr seryjny, Indeks, Numer katalogowy, Nazwa, Lokalizacja, Ilość i Status kontroli) oraz raport "Asortyment wg numeru serii", opisane w przeglądzie informacji i raportów.

Czas przeglądu, czas legalizacji i progi zapasu

Reguła czasów kontroli. Czas przeglądu [min] i Czas legalizacji [min] to czasy trwania, a nie okresy między kontrolami. Po wyborze narzędzia w zleceniu przeglądu albo legalizacji program ustawia planowaną datę zakończenia jako datę rozpoczęcia powiększoną o te minuty. Kartoteka nie ma pola cyklu ani terminu ważności, więc termin kolejnej kontroli wpisuje użytkownik.

Zasady pracy ze zleceniami opisują strony o legalizacjach narzędzi i przeglądach. W praktyce zakładowej przyrządy pomiarowe poddaje się legalizacji przez organ miar albo wzorcowaniu w laboratorium, a rozróżnienie tych czynności wyjaśnia strona o wzorcowaniu przyrządów w Głównym Urzędzie Miar.

Progi zapasu nie uruchamiają alarmu. Zapas minimalny i optymalny zasilają wyłącznie raporty "Przekroczone stany minimalne" i "Przekroczone stany optymalne", które wypisują pozycje ze stanem niższym od progu większego od zera. Program nie wysyła alertu, nie blokuje wydania i nie zamawia towaru. Zapasu maksymalnego program nigdzie nie sprawdza.

Cechy i klasyfikacja pozycji

• Cechy - przycisk w nagłówku formularza otwiera słownik cech pozycji; w demo są trzy grupy: charakterystyka, parametry techniczne i gwarancja. Zestaw cech jest konfigurowalny.
• Klasyfikacje - drzewo folderów z polem Szukaj w drzewie; w demo korzeniem jest Narzędzia pracy z gałęziami Elektronarzędzia i Narzędzia ręczne.
• Dokumenty - przycisk w nagłówku formularza; foldery narzędzia: Inne pliki, Świadectwa legalizacji, Protokoły, Instrukcje i Gwarancje. W pozostałych magazynach jest jeden folder Pliki.
• Zdjęcia - przycisk w nagłówku formularza; domyślnie pliki jpg, jpeg, png i gif z opisem przy dodaniu.
• Tagi, Dyskusja, Opis, Lista - pozostałe przyciski nagłówka formularza.

Menu z trzema kreskami nad rejestrem zawiera eksport do Excela oraz Uwagi, Dyskusję, Pliki, Zdjęcia, Załączniki i Opis; zasady pracy z notatkami opisuje strona o uwagach i notatkach. Kartoteki nie są edytowane na kolektorze Android: jego menu obejmuje tylko wyszukiwanie oraz szybkie wypożyczenie i zwrot.

Typowe sytuacje przy zapisie kartoteki

Analiza danych w rejestrze

Wiersz filtrów zawęża listę do jednej grupy albo jednego rodzaju, a kolumny sortuje się kliknięciem nagłówka; zasady opisuje strona o filtrowaniu i sortowaniu danych. Rejestry Narzędzia, Części zamienne, Materiały eksploatacyjne, Odzież i BHP nie udostępniają grupowania wierszy, a rejestr Wszystkie - tabela tak. Import większej liczby pozycji z pliku opisuje strona o imporcie kartotek. Pojęcia z gospodarki narzędziowej wyjaśnia słownik pojęć narzędziowni i CMMS.