Import kartotek - masowe ładowanie danych z pliku XLS lub CSV

Import kartotek ładuje do programu wiele rekordów naraz z pliku XLS lub CSV, w trzech rodzajach danych opisanych niżej. Przycisk Audyt danych sprawdza plik bez zapisu do bazy, a dopiero Importuj dane zapisuje rekordy. Kafelki z nazwami systemów ERP nie ładują plików: otwierają kokpit Integracja z opisem wymiany danych przez API.

Nagłówek ekranu to licznik Pozycje menu z liczbą 15. Pasek ma pole Szukaj pozycji, przycisk Wyczyść, przycisk Wyświetl instrukcję z ikoną i, przyciski Rozwiń wszystkie i Zwiń wszystkie oraz przełącznik układu: 1 kol., 2 kol. i 3 kol. Kafelki tworzą trzy grupy, każda z licznikiem pozycji i strzałką zwijania: API do systemu ERP (9), Import z pliku csv (3) oraz Import z pliku xls (3). Grupy csv i xls oferują po trzy schematy: Import kartotek magazynowych, Import kontrahentów i Import pracowników. Grupa API zawiera dziewięć kafelków: SAP, JD Edwards EnterpriseOne, Microsoft Dynamics ERP, IFS Applications, Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, enova, Sage Symfonia ERP i WAPRO ERP. Pełna nazwa kafelka jest dłuższa, na przykład Synchronizacja danych z systemem SAP albo Import kartotek magazynowych z pliku CSV (np. nazwa, kod, ilość).

Co można zaimportować

Każdy z dziewięciu kafelków API otwiera ten sam kokpit. Nagłówek ma tytuł Dashboard narzędziowni i utrzymania ruchu, zakładki Narzędziownia, Utrzymanie ruchu i Integracja, znacznik "stan na" z godziną oraz przycisk Odśwież. Zakładka Integracja zawiera kartę "Jedno API dla systemów ERP". Opisuje ona wymianę danych z systemem ERP przez API, przez import plików CSV i XLS oraz przez zadania harmonogramu i zaznacza, że mapowanie pól ustala się przy wdrożeniu. Pod kartą jest lista dziewięciu systemów oraz tabela "Metody API roli" z kolumnami Kod, Opis, ActionUid i Stan. Demo pokazuje w niej sześć metod: dopisanie i aktualizację kartotek asortymentowych, dopisanie i aktualizację kartotek kontrahentów, sprawdzenie stanów magazynowych oraz odczyt kosztów wydań według MPK i pracownika. Tylko metoda kosztów wydań ma w demo stan aktywna, pozostałe pięć ma stan "brak wpisu _code_sql". Na dole kokpitu jest przykład wywołania i odpowiedzi. Żaden z kafelków nie uruchamia synchronizacji; techniczny opis interfejsu zawiera strona API.

Ekran importu

Ekran Import danych z pliku otwiera się po wybraniu kafelka z grupy csv albo xls. W nagłówku widać nazwę ekranu, znacznik Format: XLS albo Format: CSV oraz plakietkę Nr referencyjny z numerem. Po lewej są karty Rodzaj danych i Plik z danymi, po prawej karty Wzorcowy plik i Kolumny w pliku, a u dołu pasek z podpowiedzią oraz przyciskami Audyt danych i Importuj dane.

Schematy z grup xls i csv mają ten sam układ ekranu, różnią się znacznikiem formatu, rozszerzeniem i tabelą docelową. W demo odczytano je tak:

Schemat Import kartotek magazynowych w grupie csv ma te same elementy i rozszerzenie csv. W demo schematy pracowników wskazują tę samą tabelę docelową co schematy kontrahentów, dlatego przed pierwszym importem odczytaj podpis Tabela docelowa na ekranie.

Plik wzorcowy i typy kolumn

Arkusz Dane we wzorcu ma nagłówki kolumn i listy rozwijane tam, gdzie kolumna opiera się na słowniku. Arkusz Instrukcja opisuje wymagalność, typ i znaczenie każdej kolumny. Nagłówki pliku dopasowują się po nazwie, bez względu na wielkość liter, więc kolejność kolumn nie ma znaczenia. Ogólny opis formatu CSV zawiera dokument RFC 4180 o plikach CSV, ale obowiązuje separator wskazany w schemacie. Otwieranie plików tekstowych w Excelu wyjaśnia pomoc Microsoft o importowaniu plików tekstowych.

Audyt danych przed zapisem

Reguła audytu. Audyt danych nic nie zapisuje. Czyta do 10 000 wierszy, pokazuje podgląd pierwszych 10 i zgłasza do 500 problemów. Jeśli w pliku jest arkusz Dane, czyta jego; w przeciwnym razie czyta pierwszy arkusz. Nie sprawdza powtórzeń.

Zapis importu i limit rekordów

Po wybraniu Importuj dane ekran pokazuje liczby "Dane zapisane" i "Dane odrzucone" oraz porównanie wierszy w pliku źródłowym z liczbą zaimportowanych. Tabela odrzuconych rekordów zawiera do 500 pozycji, a podgląd zapisanych - do 100. Przyciski Pobierz raport (CSV), Drukuj / PDF i Nowy import zamykają cykl. Limit rekordów wynika ze schematu: po jego przekroczeniu program wyświetla komunikat "Import przerwany - przekroczono limit rekordów" z limitem i liczbą rekordów w pliku, a cały import zostaje anulowany.

Import uruchomiony z pozycji Import kartotek przy asortymencie działa w trybie klasycznym: plik wysyła się zwykłym formularzem, bez paska postępu i bez podsumowania liczb, a po imporcie otwiera się rejestr Zaimportowane kartoteki. Audyt danych działa tam tak samo jak w pozostałych ekranach.

Powtórzenia, kolejność ładowania i uprawnienia

Audyt nie wykrywa powtórzeń. Baza nie dopuszcza dwóch takich samych indeksów w obrębie magazynu, typu kartoteki i oddziału ani dwóch takich samych nazw skróconych kontrahenta w jednym rodzaju. Czy import pominie powtórzony rekord, czy go zaktualizuje, nie wynika z opisu schematu na ekranie, dlatego pierwszy import wykonaj na kilku wierszach i porównaj liczby "Dane zapisane" oraz "Dane odrzucone". W trybie klasycznym podsumowania liczb nie ma, więc sprawdź rejestr Zaimportowane kartoteki.

Kolejność ładowania ma znaczenie, bo pola Grupa, Rodzaj, Jednostka miary oraz Producent z Dostawcą są w kartotece magazynowej wymagane i opierają się na słownikach oraz kontrahentach. Najpierw uzupełnij słowniki i wczytaj kontrahentów, potem asortyment, a pracowników ładuj po uzupełnieniu słowników stanowisk i komórek. Import nie ma osobnego uprawnienia: wystarczy dostęp do pozycji menu, dlatego przyznawaj go ostrożnie, według zasad z uprawnień użytkowników.

Typowe sytuacje przy imporcie

Zakres schematów w danej instalacji

Kolumny i formaty oraz limity poszczególnych schematów zależą od konfiguracji wdrożenia, dlatego wiążąca jest lista Kolumny w pliku na ekranie, a gdy jest pusta, tak jak w demo, plik wzorcowy i ustalenia z wdrożenia, a nie opis w tej instrukcji. Konfiguracji schematów nie zmieniasz na tych ekranach; zapytanie o zmianę skieruj przez formularz kontaktowy. Praktyczne wskazówki o pracy z plikami Excela zawiera artykuł o imporcie danych z Excela do narzędziowni.