Podpis, protokoły i archiwum - dowód przekazania sprzętu IT w Studio ewidIT
Protokół przekazania sprzętu jest dowodem, że pracownik otrzymał konkretne urządzenia. Studio ewidIT składa go ze wzoru firmy, pokazuje pełną treść i jej skrót SHA-256, a podpis osoby wiąże z tą treścią. Podpisany protokół trafia do archiwum, w którym łańcuch skrótów pozwala wykryć późniejszą zmianę.
Na tej stronie
Co dokumentuje podpis
Po zatwierdzeniu dokumentu program składa protokół ze wzoru firmy: wstawia osobę, sprzęt z numerami seryjnymi, datę, wydającego i klauzule. Ekran podpisu pokazuje pełną treść do przewinięcia oraz jej skrót SHA-256. Podpis osoby dotyczy dokładnie tej treści, którą ma na ekranie.
Podpisany protokół trafia do archiwum razem z podpisem. Gdy ktoś zmieni treść wpisu po zapisie, weryfikacja archiwum to wykryje. Mechanizm służy do dokumentowania przekazania sprzętu pracownikowi i nie zastępuje kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Ekran podpisu
Ekran podpisu otwiera się po zatwierdzeniu dokumentu z podpisem odręcznym. Można go też otworzyć z listy Protokoły ikoną ołówka. Osoba czyta treść, rysuje podpis w polu na dole i klika Podpisuję. Przycisk Wyczyść usuwa narysowany podpis.
| Element ekranu | Znaczenie |
|---|---|
| Nagłówek dokumentu | Rodzaj, numer, status, osoba, data i wersja wzoru protokołu. |
| Skrót SHA-256 treści | Odcisk palca treści, którą widzi osoba. Zmiana choćby jednego znaku zmienia skrót. |
| Treść protokołu | Pełny tekst z tabelą sprzętu i klauzulami; przewijany w ramce. |
| Tabela Podpisy | Rola, osoba, sposób, status i czas każdego podpisu: odbierający, wydający (IT), a przy likwidacji członek komisji. |
| Pole podpisu | Podpis rysowany palcem, rysikiem albo myszą; program zapisuje obraz oraz ślad ruchu z czasem. |
Podpis kodem SMS i w portalu pracownika
- Kod SMS. Program wysyła na telefon osoby sześciocyfrowy kod, ważny kilka minut. Osoba ma trzy próby. Po błędnym kodzie ekran pokazuje liczbę pozostałych prób, a przycisk Wyślij nowy kod wysyła następny.
- Portal pracownika. Dokument czeka na liście Do podpisu. Osoba loguje się do roli Portal pracownika, czyta treść i podpisuje, co opisuje strona Portal pracownika.
- Wersja demo. W bazie demonstracyjnej SMS nie jest wysyłany, a kod pokazuje się na ekranie. W bazie produkcyjnej kod trafia do kolejki wiadomości i nie jest nigdzie wyświetlany.
Lista Protokoły
Ekran Protokoły zbiera dokumenty według stanu podpisu. Zakładka Do podpisu pokazuje zatwierdzone dokumenty, na których brakuje podpisu. Podpisane (90 dni) pokazuje zamknięte protokoły z ostatnich dziewięćdziesięciu dni, a Unieważnione - protokoły wycofane przez operatora.
| Ikona w wierszu | Działanie |
|---|---|
| Ołówek | Otwiera ekran podpisu albo zatwierdzenia przez członka komisji. |
| Strzałki okrężne | Wysyła ponownie kod SMS, gdy sposobem podpisu jest SMS. |
| Kartka | Pokazuje podgląd dokumentu z treścią protokołu. |
| Krzyżyk w kółku | Unieważnia protokół, który czeka na podpis. Program zapyta o potwierdzenie. |
Likwidację zatwierdza członek komisji, którym musi być inny operator niż wystawiający dokument. Gdy firma ma jednego operatora, dokument zostaje na liście do podpisu i nie zakończy cyklu. Szczegóły: Przyjęcie, serwis, likwidacja.
Archiwum i łańcuch skrótów
Każdy podpisany protokół dostaje wpis w archiwum firmy. Wpis ma trzy skróty SHA-256: skrót treści, skrót poprzedniego wpisu tej firmy i skrót łączący oba. Dzięki temu wpisy tworzą łańcuch: zmiana jednego z nich zmienia wszystkie następne.
Wpisu archiwum nie da się zmienić ani usunąć zwykłą operacją - blokuje to wyzwalacz w bazie. Przycisk Weryfikuj łańcuch archiwum przelicza skróty wszystkich wpisów firmy. Gdy wszystko jest zgodne, program potwierdza zgodność. Po zmianie treści któregoś wpisu pokazuje pierwszy niezgodny wpis, na przykład: Niezgodny wpis 7 (WY/2021/00006): treść wpisu nie zgadza się z zapisanym skrótem.
Zasada. Archiwum jest dowodem, że treść protokołu nie zmieniła się od podpisu. Weryfikację może wykonać audytor z uprawnieniem do odczytu.
Wydruk i PDF protokołu
W podglądzie dokumentu przycisk Drukuj otwiera wydruk A4 z treścią protokołu i podpisami. Podpis odręczny jest częścią treści jako obraz wektorowy, więc wydruk nie zależy od tego, czy plik graficzny podpisu jest dostępny. Wydruk można zapisać jako PDF przez drukarkę przeglądarki, a zasady podglądu opisuje część Podgląd wydruku.
Wzory protokołów edytuje administrator firmy w Ustawieniach, w sekcji Szablony protokołów, i opisuje Ustawienia i dostęp. Wzór domyślny odwołuje się do przepisów Kodeksu pracy o odpowiedzialności za powierzone mienie. Przed użyciem w firmie wzór powinien zatwierdzić prawnik pracodawcy.
Typowe sytuacje przy podpisie
| Sytuacja | Rozwiązanie |
|---|---|
| Podpis nie zapisuje się, a ekran prosi o podpis. | Pole podpisu jest puste. Narysuj podpis i kliknij Podpisuję. |
| Kod SMS jest odrzucany. | Sprawdź liczbę prób. Po trzech błędnych próbach użyj Wyślij nowy kod. |
| Osoba nie ma telefonu w katalogu. | Uzupełnij numer w karcie osoby albo wybierz podpis odręczny. |
| Protokół wystawiono omyłkowo. | Unieważnij go na liście Do podpisu, jeśli nikt jeszcze nie podpisał. Zatwierdzony dokument koryguje się korektą. |
| Weryfikacja archiwum wskazuje niezgodny wpis. | Zapisz numer wpisu i zgłoś administratorowi systemu. Wpis nie powinien zostać zmieniony bez wiedzy użytkowników. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: przeczytaj protokół do podpisu i sprawdź archiwum bez składania podpisu
Uczeń czyta protokół i weryfikuje archiwum, ale niczego nie podpisuje, bo konto demo jest wspólne. Rola w demo: Studio ewidIT, uruchamiana na stronie demo Studio TCS.net. Czas: około 15 minut.
- Otwórz DOKUMENTY, Protokoły. W zakładce Do podpisu zapisz liczbę dokumentów i rodzaje protokołów.
- Kliknij ikonę podglądu przy dokumencie wydania. Przeczytaj klauzule i tabelę sprzętu.
- Otwórz ekran podpisu ikoną ołówka. Zapisz skrót SHA-256 z nagłówka, ale nie rysuj podpisu i nie klikaj Podpisuję.
- Otwórz Archiwum i kliknij Weryfikuj łańcuch archiwum. Zapisz wynik.
- W polu wyszukiwania wpisz numer osobowy G0163 i zapisz, ile protokołów ma ta osoba.
Pytanie kontrolne. Dlaczego zmiana jednego znaku w treści starego wpisu zmienia wynik weryfikacji całego łańcucha?
Najczęstsze pytania
Czy podpis na ekranie ma moc prawną?
Program zapisuje podpis odręczny, ślad ruchu z czasem i skrót treści jako dokumentację przekazania. Ocena skutków prawnych należy do pracodawcy, a mechanizm nie zastępuje kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Czy kod SMS naprawdę jest wysyłany w demo?
Nie. W bazie demonstracyjnej kod pokazuje się na ekranie, a wiadomość nie trafia do kolejki wysyłki.
Czy można edytować wpis w archiwum?
Nie. Wpis jest tylko do odczytu, a zmiana jego treści zostanie wykryta przez weryfikację łańcucha.
Kto może zweryfikować archiwum?
Operator, administrator firmy i audytor. Przycisk Weryfikuj łańcuch archiwum jest na ekranie Archiwum.
Słownik pojęć
- SHA-256
- Funkcja skrótu, która z treści tworzy krótki odcisk. Zmiana treści zmienia odcisk.
- Łańcuch archiwum
- Ciąg wpisów, w którym każdy zawiera skrót poprzedniego, więc zmiana jednego wpisu rozjeżdża następne.
- Ślad ruchu podpisu
- Punkty podpisu z czasem i naciskiem, zapisane obok obrazu jako dowód złożenia podpisu.
- Kod SMS
- Sześciocyfrowy kod ważny kilka minut, z trzema próbami, potwierdzający podpis zdalny.
- Unieważnienie protokołu
- Wycofanie protokołu czekającego na podpis, z zachowaniem go w historii.