Zgłoszenie awarii - formularz ZAW, od którego zaczyna się obieg utrzymania ruchu

Formularz Zgłoszenie awarii rejestruje usterkę maszyny lub urządzenia jako dokument ZAW. Osoba przyjmująca zgłoszenie wskazuje obiekt i rodzaj awarii, opisuje usterkę i podaje przyczynę, a program nadaje numer i zapisuje dokument w rejestrze awarii. Od tego wpisu technik utrzymania ruchu prowadzi sprawę: wystawia zlecenie naprawy i doprowadza je do statusu Zrealizowane.

Formularz otwiera się w osobnym oknie z paskiem Studio TCS.net, ZGŁOSZENIE AWARII, zielonym przyciskiem Zapisz, czerwonym Anuluj i oznaczeniem TRYB: Nowy rekord. Pod nim stoi kafel z napisem Nowy rekord i statusem Nowe oraz przyciski Notatki, Dokumenty, Dyskusja, Zdjęcia, SMS, E-mail i Lista. W nowym zgłoszeniu aktywny jest tylko przycisk Lista, a sześć pozostałych jest wyszarzonych z podpowiedzią "Dostępne po zapisaniu" (działanie SMS zależy od konfiguracji bramki SMS w instalacji). Pola układają się w cztery karty przewijane w jednym oknie: Zgłoszenie awarii, Terminy, Opis oraz Serwis i rozliczenie. Pola wymagane mają gwiazdkę przy etykiecie i pomarańczową ramkę: Obiekt, Rodzaj awarii, Status, Data awarii, Opis awarii i Przyczyna awarii. Na dole okna stoi napis "Pola oznaczone gwiazdką są wymagane" i drugi przycisk Zapisz.

Kiedy zgłosić awarię, a kiedy wystawić zlecenie naprawy

Zgłoszenie awarii opisuje zdarzenie, a nie pracę do wykonania. Zapisuje, co i kiedy się zepsuło, z jaką przyczyną i czy stanęła produkcja. Pracę z terminem planuje dopiero zlecenie naprawy, razem z czynnościami i częściami.

Zgłoszenie awarii nie tworzy dokumentu magazynowego, więc nie zmienia żadnego stanu. Części potrzebne do usunięcia awarii pobierasz dopiero w zleceniu naprawy, w oknie Części i materiały. Zapisuje ono pozycje jako rozchód z magazynu w buforze.

Miejsce zgłoszenia w obiegu awarii

Awaria przechodzi przez kilka dokumentów i rejestrów, a zgłoszenie jest pierwszym z nich.

Po wystawieniu zlecenia zgłoszenie zostaje w statusie Zlecenie naprawy, a dalszy przebieg prowadzisz w zleceniu.

Pola formularza

Formularz ma cztery karty w jednym oknie, a pola wymagane mają gwiazdkę i pomarańczową ramkę. Zapis z pustym polem wymaganym jest zatrzymany: obok pola na 3 sekundy pojawia się komunikat "Uzupełnij wymagane informacje", a formularz przewija się do tego pola. Pola dat mają format rrrr-mm-dd, przyjmują wpis z klawiatury i mają przycisk kalendarza. Data spoza zakresu pola wywołuje komunikat "Data RRRR-MM-DD jest poza dozwolonym zakresem." i zostaje zastąpiona poprzednią wartością.

Karta Zgłoszenie awarii

Karta Terminy

Wszystkie pola tej karty przyjmują samą datę, bez godziny. Zakresy dopuszczalnych dat dotyczą zgłoszenia zakładanego dziś.

Karta Opis

Karta Serwis i rozliczenie

Brak priorytetu. Formularz nie ma pola priorytetu ani kategorii ważności. Jedynym sygnałem pilności jest znacznik Zatrzymanie produkcji, widoczny w rejestrze. Jeśli Twoja firma rozróżnia awarie krytyczne, ustal zasadę zapisu w opisie awarii albo w rodzajach awarii.

Jak zgłosić awarię

1. Kliknij przycisk NOWY w pasku górnym i wybierz pozycję Rejestracja nowych zgłoszeń awarii narzędzi i urządzeń. Formularz otwiera się w trybie Nowy rekord ze statusem Nowe i dzisiejszą datą awarii.
2. W karcie Zgłoszenie awarii wpisz co najmniej dwa znaki nazwy obiektu i wybierz pozycję z listy, a potem wybierz Rodzaj awarii. Status zostaw bez zmian, a przy awarii, która zatrzymała linię, włącz przełącznik Zatrzymanie produkcji.
3. W karcie Terminy sprawdź Datę awarii i w razie potrzeby uzupełnij Planowane zakończenie.
4. W karcie Opis wpisz Opis awarii i Przyczynę awarii, dopisz Podjęte działania i wybierz Warunki bezpieczeństwa.
5. W karcie Serwis i rozliczenie włącz Serwis gwarancyjny lub Serwis zewnętrzny, jeśli awaria tego wymaga.
6. Zapisz zgłoszenie przyciskiem Zapisz u góry albo na dole okna. Nowy dokument pojawia się w rejestrze awarii z numerem i statusem.

Zdjęcia usterki i pliki techniczne dołączysz dopiero po zapisie, bo przyciski Notatki, Dokumenty, Dyskusja, Zdjęcia, SMS i E-mail są w nowym zgłoszeniu wyszarzone.

Zapis i skutek w rejestrach

Zapis zgłoszenia od razu zatwierdza dokument, bo dokumenty CMMS nie mają bufora.

Reguła zapisu zgłoszenia. Zapis nadaje numer w formacie RRRR-MM-NNNNNZAW, czyli rok, miesiąc, pięciocyfrowy numer kolejny i symbol bez separatora. Program dopisuje wpis w Historii i tworzy zdarzenie w kalendarzu, które trwa od daty awarii do planowanej daty zakończenia, a bez niej godzinę po zapisie. Zgłoszenie nie zmienia stanów magazynowych.

Pasek narzędzi rejestru awarii zaczyna się menu trzech kresek, a dalej ma siedem przycisków: Dopisz, Edycja, Podgląd, Operacje, Wydruki, Historia, Podpis. W prawym górnym rogu stoi pole zakresu dat (filtr Przedział czasowy) z ikoną kalendarza. Na ekranie widać kolumny Status, Numer dokumentu, Data dokumentu, Zlecenie naprawy, Symbol obiektu, Nazwa obiektu, Rodzaj awarii i Data awarii; dalej, po przewinięciu tabeli w prawo, leżą pozostałe kolumny. Kolumna Status pokazuje kolor statusu, a kolumna Zlecenie naprawy zostaje pusta, dopóki nie wystawisz zlecenia. Domyślnie najnowsze zgłoszenia leżą na górze, bo kolejność wyznacza numer dokumentu malejąco. Dwuklik na wierszu otwiera Podgląd, czyli kartę zgłoszenia tylko do odczytu.

Statusy zgłoszenia i ich kolory

Status zmienia użytkownik w polu Status formularza, po wybraniu Edycji w rejestrze. Dwie zmiany wykonuje program. Kolor ma w rejestrze tylko komórka Status, a nie cały wiersz.

Kolory i lista statusów to słownik, który administrator może zmienić, więc na Twojej instalacji mogą wyglądać inaczej.

Operacje na zgłoszeniu w rejestrze awarii

Menu Operacje ma dwie pozycje. Obie otwierają małe okno i obie zostawiają ślad w Historii zgłoszenia.

Blokada po wystawieniu zlecenia. Gdy do zgłoszenia wystawiono zlecenie naprawy, Edycja otwiera je tylko do odczytu: pola i przycisk Zapisz są wyszarzone, a u góry stoi komunikat "Na podstawie tego zgłoszenia wystawiono zlecenie naprawy - tylko podgląd." Kolejne Zlecenie naprawy i Anulowanie są zablokowane i pokazują komunikat zamiast okna. Anulowanego zgłoszenia nie edytujesz ani nie anulujesz ponownie. Przed wystawieniem zlecenia sprawdź więc wszystkie dane zgłoszenia.

Do zlecenia nie przechodzą Osoba odpowiedzialna i Zatrzymanie produkcji, dlatego uzupełnij je w zleceniu, jeśli mają być widoczne w rejestrze napraw. Pełny opis zlecenia znajdziesz na stronie Zlecenie naprawy.

Komunikaty i typowe sytuacje

Zgłoszenie awarii w praktyce zakładowej

W praktyce zakładowej dobre zgłoszenie odpowiada na cztery pytania: co stanęło, kiedy, co widać i co zrobiono od razu. Terminologię utrzymania ruchu porządkuje norma PN-EN 13306 o terminologii obsługiwania. Norma jest źródłem słownictwa, a Studio TCS.net nie deklaruje zgodności z nią. Pojęcia CMMS zebrano także w słowniku pojęć serwisu.

Program nie wysyła zgłoszenia automatycznie do techników. E-mail i SMS wysyła się ręcznie, przyciskami SMS i E-mail w nagłówku formularza, dostępnymi po zapisie zgłoszenia (działanie SMS zależy od konfiguracji bramki SMS w instalacji). Rejestry nie liczą też czasu przestoju ani wskaźników awaryjności dla obiektu. Liczby do takiej analizy weźmiesz z kolumn rejestrów, w tym z Daty awarii w rejestrze awarii i Daty zakończenia w rejestrze napraw, po eksporcie do Excela.

Jeden rejestr dla czterech dokumentów. Cztery dokumenty CMMS (ZAW, ZNA, ZPR i ZRE) są przechowywane razem i różnią się symbolem. Dzięki temu numer zlecenia widać w rejestrze awarii, a numer zgłoszenia w rejestrze napraw. Rejestry pokazują dokumenty oddziału zalogowanego użytkownika.