Kartoteki asortymentowe w magazynie - stan magazynowy i historia obrotów
Kartoteka asortymentowa opisuje jedną pozycję magazynu: indeks, nazwę, grupę, zapasy, lokalizację domyślną i zasady ewidencji. Wejście z menu MAGAZYN pokazuje ją od strony stanu i obrotów. Kilka pól kartoteki wpływa na formularze dokumentów, w tym na wymóg numeru serii przy przyjęciu.
Lista Kartoteki magazynowe ma kolumny Aktywne, Magazyn, Indeks, Nazwa narzędzia, Stan, J.m., Kod EAN, Numer katalogowy, Rodzaj, Grupa. Każdy wiersz ma w kolumnie Aktywne pole wyboru, a komórki Indeks są pokolorowane kolorem zapisanym w kartotece. Dalej, po przewinięciu tabeli w prawo, leżą Cena ewidencyjna, trzy kolumny zapasów, Id lokalizacji, Zapisał, Datę zapisu i Nr referencyjny. Pasek narzędzi ma przyciski Edycja, Podgląd, Stan magazynowy, Wypożyczone, Wydruk i Historia, a dwuklik na wierszu otwiera edycję. Menu z trzema kreskami zawiera Opis, Uwagi/notatki, Dyskusję, Pliki, Zdjęcia i Załączniki.
Na tej stronie
- Dwa wejścia do kartotek
- Kolumny rejestru i jak z nich korzystać
- Pasek narzędzi
- Jak pola kartoteki sterują dokumentami
- Zapasy a raporty braków
- Zmiana i wycofanie kartoteki
- Zestawienia i import
- Typowe sytuacje
- Ćwiczenie: wyjaśnij, dlaczego stan w kartotece nie równa się liczbie sztuk należących do firmy
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Dwa wejścia do kartotek
Te same kartoteki otwierają dwie ścieżki menu. Różnią się punktem widzenia, nie danymi.
| Ścieżka | Co otwiera | Kiedy używać |
|---|---|---|
| MAGAZYN, Kartoteki | Karta Kartoteki magazynowe (Nowa kartoteka, Szukaj) oraz karta Narzędziownia (Wszystkie - tabela, Klasyfikacje). | Gdy pytasz o stan i obroty konkretnej pozycji. |
| KARTOTEKI, Magazynowe | Podział według pięciu magazynów i typów kartotek; opis w instrukcji kartotek magazynowych. | Gdy zakładasz lub porządkujesz kartoteki jednego magazynu. |
Ekran Kartoteki pokazuje dwie karty obok siebie. Karta Narzędziownia ma wejścia Wszystkie - tabela i Klasyfikacje, a karta Kartoteki magazynowe wejścia Nowa kartoteka i Szukaj. W menu bocznym podświetlona jest pozycja Kartoteki, a pod nią stoi osobna pozycja Szukaj, która otwiera tę samą wyszukiwarkę.
Kolumny rejestru i jak z nich korzystać
| Kolumna | Zawartość | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Aktywne | Pole wyboru. Odznaczona kartoteka znika z list wyboru w dokumentach, ale zostaje w rejestrze. | Filtr pokazuje kartoteki wycofane z użycia. |
| Stan | Suma ilości z dokumentów zatwierdzonych, we wszystkich lokalizacjach. Wypożyczenia pomniejszają ją, zwroty zwiększają. Bufor się nie liczy. | Liczba sztuk leżących na półkach, bez wypożyczonych i bez będących w serwisie. |
| Kod EAN, Numer katalogowy | Identyfikatory tekstowe. Program nie sprawdza ich powtórzeń. | Wyszukiwanie artykułu w dokumentach po kodzie ze skanera albo z katalogu. |
| Rodzaj, Grupa | Wartości ze słowników. | Filtrowanie asortymentu, np. wszystkie elektronarzędzia. |
| Cena ewidencyjna | Liczba od 0 do 999999 z dwoma miejscami po przecinku. | Punkt odniesienia wartości kartoteki. Cena w dokumencie PW jest wpisywana osobno. |
| Zapas minimalny, maksymalny, optymalny | Progi wpisane ręcznie. | Zapas minimalny i optymalny są podstawą raportów braków, maksymalny jest tylko zapisywany. Opisuje je osobna sekcja poniżej. |
| Id lokalizacji | Lokalizacja domyślna z kartoteki. | Miejsce, które formularz PW podpowiada przy przyjęciu. |
Pasek narzędzi
| Przycisk | Działanie | Kiedy dostępny |
|---|---|---|
| Edycja | Otwiera formularz właściwy dla magazynu pozycji: narzędzia, części zamienne, materiały eksploatacyjne, odzież ochronna, środki BHP albo formularz ogólny. | Po zaznaczeniu wiersza. |
| Podgląd | Wydruk "Kartoteka magazynowa": dane podstawowe i uzupełniające, rejestracja, uwagi, dyskusje i zdjęcia. | Po zaznaczeniu wiersza. |
| Stan magazynowy | Raport stanów szczegółowo: lokalizacja, numer seryjny, status kontroli, narzędzia wypożyczone pracownikom i do zwrotu wypożyczalniom. | Po zaznaczeniu wiersza. |
| Wypożyczone | Lista aktualnie wypożyczonych narzędzi z tej kartoteki. | Po zaznaczeniu wiersza. |
| Wydruk | Plik PDF z kartą kartoteki. | Po zaznaczeniu wiersza. |
| Historia | Historia obrotów: Data, Nr dokumentu, Indeks, Nazwa, Ilość, Cena, Lokalizacja, Nr serii, Data i Nr faktury, Kontrahent, Zapisał, Data zapisu. | Po zaznaczeniu wiersza. |
W konfiguracji demonstracyjnej przycisk Dopisz w tym rejestrze jest wyłączony. Nową kartotekę zakładasz pozycją Nowa kartoteka z karty Kartoteki magazynowe.
Reguła stanu. Stan nie jest polem do wpisania. Formularz kartoteki nie ma takiego pola, a kolumna Stan sumuje dokumenty zatwierdzone. Zmianę ilości wprowadza więc wyłącznie dokument: przyjęcie PW, wydanie RW, zwrot NP i pozostałe dokumenty sekcji Magazyn. Historia obrotów pokazuje je wszystkie dla jednej pozycji.
Jak pola kartoteki sterują dokumentami
Kartoteka nie jest tylko opisem. Część pól zmienia zachowanie formularzy, dlatego ich ustawienie warto zatwierdzić, zanim magazyn zacznie przyjmować towar.
| Pole kartoteki | Skutek w dokumentach |
|---|---|
| Ewidencja nr serii | Przy przyjęciu PW numer serii jest wymagany, ilość zablokowana na 1, a numer musi być niepowtarzalny w oddziale. Bez opcji numer serii ma wartość BRAK. |
| Wymagany termin ważności | Przy PW pole terminu jest obowiązkowe. |
| Lokalizacja | Formularz PW podpowiada ją jako miejsce przyjęcia. |
| Czas przeglądu [min], Czas legalizacji [min] | Planowana data zakończenia w zleceniu przeglądu lub legalizacji to termin zlecenia plus te minuty. To czas trwania, nie okres między kontrolami. |
| Aktywne | Odznaczona kartoteka znika z list artykułów w dokumentach. |
| Kod EAN | Artykuł można znaleźć w dokumencie po kodzie. Program nie waliduje cyfry kontrolnej. |
Formularz Nowa kartoteka ma w lewym panelu dwie sekcje, Dane podstawowe i Dane uzupełniające, a u góry czerwony przycisk Anuluj, zielony Zapisz oraz przyciski Cechy i Tagi. W sekcji Dane podstawowe pogrubione etykiety oznaczają pola wymagane: Magazyn, Typ kartoteki, Indeks (numer SAP), Nazwa, Jednostka miary, Grupa, Rodzaj, Producent i Dostawca. Pola Aktywne, Numer katalogowy i Kod EAN są opcjonalne, a pole Indeks ma żółte tło.
Sekcja Dane uzupełniające formularza narzędzia zawiera Cenę ewidencyjną, wymiary, trzy progi zapasów, pola wyboru Ewidencja nr serii i Wymagany termin ważności, czasy trwania przeglądu i legalizacji w minutach oraz Kolor. Sekcja Dane podstawowe formularza narzędzia ma ponadto między innymi Lokalizację, domyślną dla PW, oraz Klasyfikację. Przyciski Cechy i Tagi, a w formularzu narzędzia także Zdjęcia, Pliki, Notatki i Opis, otwierają osobne okna.
Zapasy a raporty braków
Zapas minimalny i optymalny zasilają raporty "Przekroczone stany minimalne" i "Przekroczone stany optymalne" z menu INFORMACJE, Raporty, grupa 1. Analiza. Każdy ma kolumny Indeks, Nazwa, Stan, Jm., Zapas i Braki, a na liście są pozycje, których stan jest niższy od progu większego od zera. Zapas maksymalny nie jest sprawdzany w żadnym miejscu.
Raport otwiera się w przeglądarce raportów z paskiem nawigacji: numer strony, odświeżanie, powiększenie, zapis, drukowanie i pole Znajdź. Tytuł zawiera datę dnia sporządzenia, a tabela ma kolumny Indeks, Nazwa, Stan, Jm., Zapas minimalny i Braki. Wartości w kolumnie Braki są pogrubione. W raporcie stanów minimalnych kolumna progu nazywa się Zapas minimalny.
Program nie zamawia i nie alarmuje. Niski stan nie uruchamia powiadomienia, blokady ani zamówienia. Raport trzeba otworzyć samodzielnie, najlepiej w stałym terminie. Podejście do progów zapasu w narzędziowni omawia artykuł o stanach minimalnych i zapasie narzędzi.
Zmiana i wycofanie kartoteki
Kartoteki nie usuwa się. Wycofuje się je odznaczeniem pola Aktywne. Zmiana istniejącej kartoteki wymaga podania przyczyny (minimum 4 znaki), a zmienione pola trafiają do historii zmian. Indeks musi być niepowtarzalny w obrębie magazynu, typu kartoteki i oddziału. Kod EAN, numer katalogowy i nazwa nie są sprawdzane pod kątem powtórzeń. Cyfrę kontrolną kodu EAN sprawdzisz kalkulatorem GS1.
| Komunikat | Kiedy się pojawia | Co zrobić |
|---|---|---|
| Uzupełnij wymagane informacje | Zapis formularza z pustym polem wymaganym. | Uzupełnij pole; okno przechodzi do sekcji, w której go brakuje. |
| POWTÓRZONE DANE - Zapisanie nie jest możliwe | Taka kombinacja indeksu, magazynu, typu kartoteki i oddziału już istnieje. | Zmień indeks albo otwórz istniejącą kartotekę. |
| Dokument zablokowany przez użytkownika | Inna osoba edytuje tę samą kartotekę. | Poczekaj na zamknięcie jej okna. |
| Podaj przyczynę wprowadzenia zmian | Zapis zmian w istniejącej kartotece. | Wpisz przyczynę, co najmniej 4 znaki. |
Zestawienia i import
W menu INFORMACJE, Zestawienia, grupa Kartoteki, znajdziesz listy "Numery seryjne" (Nr seryjny, Indeks, Numer katalogowy, Nazwa, Lokalizacja, Ilość, Status kontroli; tylko dodatni stan) oraz "Wypożyczone" (Indeks, Numer katalogowy, Nazwa, Nr serii, Wypożyczył, Ilość). Masowe zakładanie kartotek z plików XLS i CSV opisuje strona o imporcie kartotek. Kafelki "API do systemu ERP" w menu importu otwierają kartę z napisem "Brak dostępu" i nie są integracją.
Typowe sytuacje
| Objaw | Najczęstsza przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Stan w kartotece jest mniejszy, niż policzyłeś w magazynie | Część sztuk jest wypożyczona albo w serwisie, a przyjęcie PW może czekać w buforze na zatwierdzenie. | Sprawdź przyciski Wypożyczone i Stan magazynowy oraz listę narzędzi w naprawie; dokumenty PW czekające na zatwierdzenie znajdziesz w przyjęciach, w Zestawieniu pozycji bufor. |
| Artykuł nie pojawia się w formularzu PW | Kartoteka jest nieaktywna albo zablokowana inwentaryzacją. | Sprawdź pole Aktywne i trwające inwentaryzacje. |
| Formularz PW żąda numeru serii, którego nie masz | Kartoteka ma włączoną opcję Ewidencja nr serii. | Nadaj numer egzemplarza albo zmień ustawienie kartoteki z podaniem przyczyny. |
| Program nie ostrzega o niskim stanie | Progi zapasów zasilają wyłącznie raporty. | Otwieraj raporty braków w stałym terminie. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: wyjaśnij, dlaczego stan w kartotece nie równa się liczbie sztuk należących do firmy
Uczeń bada jedną kartotekę narzędzia i rozpoznaje dokumenty, które składają się na jej stan. Niczego nie zapisuje. Rola w demo: Narzędziownia, uruchamiana na stronie demo programu narzędziowni. Czas: około 15 minut.
- Uruchom demo w roli Narzędziownia, otwórz MAGAZYN, Kartoteki, kartę Narzędziownia i pozycję Wszystkie - tabela. Wybierz narzędzie, które ma Stan większy od zera, i zapisz Stan oraz Zapas minimalny.
- Kliknij Stan magazynowy i zapisz lokalizacje, w których leży narzędzie, oraz to, czy raport pokazuje sztuki wypożyczone pracownikom.
- Kliknij Wypożyczone i ustal, ile sztuk tej kartoteki jest teraz poza magazynem.
- Kliknij Historia i wypisz symbole trzech ostatnich dokumentów obrotów (na przykład PW, NW, NP).
- Kliknij Edycję, w sekcji Dane uzupełniające sprawdź pola Ewidencja nr serii i Wymagany termin ważności, a potem zamknij okno przyciskiem Anuluj.
Pytanie kontrolne. Dlaczego liczba w kolumnie Stan nie obejmuje sztuk wypożyczonych i które dokumenty z historii obrotów tłumaczą różnicę?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "stosuje systemy informatyczne w procesie magazynowania" z kwalifikacji SPL.01 Obsługa magazynów (jednostka SPL.01.5), w tym kryterium obsługi programów magazynowych, zapisane w podstawie programowej zawodu technik logistyk. Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo TCS.net na zajęciach.
Najczęstsze pytania
Czy stan artykułu można poprawić w kartotece?
Nie. Formularz kartoteki nie ma pola stanu, a kolumna Stan sumuje dokumenty zatwierdzone. Zmianę ilości wprowadza dokument, na przykład PW, RW albo dokument inwentaryzacji.
Czy kartotekę można usunąć?
Nie. Rejestry kartotek nie mają przycisku Usuń. Kartotekę wycofujesz odznaczeniem pola Aktywne, po czym znika ona z list wyboru w dokumentach, ale zostaje w rejestrze.
Czy zapas maksymalny coś blokuje?
Nie. Zapas maksymalny jest tylko wpisaną wartością. Zapas minimalny i optymalny zasilają raporty braków, a program nie wysyła alertów ani zamówień.
Czy kod EAN musi być niepowtarzalny?
Nie. Niepowtarzalny musi być indeks w obrębie magazynu, typu kartoteki i oddziału. Kod EAN, numer katalogowy i nazwa nie są sprawdzane pod kątem powtórzeń, a program nie weryfikuje cyfry kontrolnej.
Gdzie zakładam i edytuję kartotekę?
W przeglądarce: pozycja Nowa kartoteka w menu MAGAZYN, Kartoteki, albo przycisk Edycja w rejestrze. Kolektor (konto roli mobilnej) nie ma kartotek, tylko Szukaj, Szybkie wypożyczenie i Szybki zwrot.
Słownik pojęć
- Kartoteka magazynowa
- Rekord opisujący jedną pozycję asortymentu: indeks, nazwę, grupę, zapasy, lokalizację domyślną i zasady ewidencji.
- Stan
- Suma ilości z dokumentów zatwierdzonych we wszystkich lokalizacjach; nie zawiera bufora i nie zawiera sztuk wypożyczonych ani będących w serwisie.
- Ewidencja nr serii
- Opcja kartoteki, która wymusza podanie numeru serii przy przyjęciu i ogranicza ilość w pozycji do jednej sztuki.
- Zapas minimalny
- Wpisany ręcznie próg, poniżej którego pozycja trafia do raportu Przekroczone stany minimalne.
- Historia obrotów
- Lista dokumentów magazynowych jednej pozycji z datą, numerem, ilością, ceną, lokalizacją i numerem serii.