Kartoteki asortymentowe w magazynie - stan magazynowy i historia obrotów
Kartoteka asortymentowa opisuje jedną pozycję magazynu: indeks, nazwę, grupę, zapasy, lokalizację domyślną i zasady ewidencji. Wejście z menu KARTOTEKI, Kartoteki magazynowe, dzieli pozycje na grupy, a rejestr każdej grupy pokazuje kartotekę od strony stanu i obrotów. Kilka pól kartoteki wpływa na formularze dokumentów, w tym na wymóg numeru serii przy przyjęciu.
Rejestr ze zrzutu ma kolumny Aktywne, Nazwa, Stan, J.m., Kod EAN, Numer katalogowy, Rodzaj, Grupa, Cena ewidencyjna oraz trzy kolumny zapasów: minimalny, maksymalny i optymalny. Pod nagłówkiem każdej kolumny leży pole filtra, a Stan jest wypisany pogrubioną liczbą. Pasek ma menu z trzema kreskami oraz przyciski Dopisz, Edycja, Podgląd, Przeglądy, Stan magazynowy, Wydruki i Historia. W menu trzech kresek są między innymi pozycje Eksport Excel, Opis, Uwagi/notatki, Dyskusja, Pliki, Zdjęcia i Załączniki. U dołu tabeli stoją numer strony, liczba rekordów na stronie (domyślnie 40) i licznik, w demo "1-17 z 17" dla typu Narzędzia kontrolno pomiarowe.
Na tej stronie
- Wejście do kartotek i podział na grupy
- Kolumny rejestru i jak z nich korzystać
- Pasek narzędzi
- Co pokazuje Podgląd kartoteki
- Jak pola kartoteki sterują dokumentami
- Zapasy a raporty braków
- Zmiana i wycofanie kartoteki
- Zestawienia i import
- Typowe sytuacje
- Ćwiczenie: wyjaśnij, dlaczego stan w kartotece nie równa się liczbie sztuk należących do firmy
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Wejście do kartotek i podział na grupy
Pozycja Kartoteki magazynowe w menu KARTOTEKI otwiera ekran z grupami pozycji. Nad grupami leżą przyciski Rozwiń wszystkie, Zwiń wszystkie oraz 1 kol., 2 kol. i 3 kol., które zmieniają układ grup na ekranie. Każda pozycja otwiera rejestr kartotek, a różnią się one zakresem danych, nie samymi kartotekami.
| Grupa na ekranie | Pozycje | Co otwiera |
|---|---|---|
| 1. Kartoteki wg magazynów | Narzędzia, Części zamienne, Materiały eksploatacyjne, Odzież ochronna, Środki BHP | Rejestr kartotek jednego magazynu. Zakładasz i porządkujesz w nim kartoteki tego magazynu. |
| 2. Kartoteki magazynu narzędzi wg typów | Baterie, Elektryczne, Maszyny, Narzędzia proste, Narzędzia różne, Narzędzia kontrolno pomiarowe, Osprzęt | Rejestr Narzędzia ograniczony do jednego typu. Tak powstał rejestr ze zrzutu, otwarty pozycją Narzędzia kontrolno pomiarowe. |
| 3. Kartoteki narzędzi | Wszystkie - tabela, Klasyfikacje, Import kartotek, Szukaj | Wszystkie - tabela to rejestr całego asortymentu. Import kartotek opisuje strona o imporcie kartotek, a wyszukiwanie strona o wyszukiwaniu asortymentu. |
Podział na magazyny i typy opisuje szerzej instrukcja kartotek magazynowych. Ta strona zajmuje się tym, co widać w rejestrze po otwarciu kartoteki: stanem, zapasami i historią obrotów.
Wszystkie - tabela w demo. W demonstracyjnej bazie z 17 października 2026 ta pozycja pokazuje nagłówki kolumn (Magazyn, Indeks, Nazwa narzędzia, Id lokalizacji, Zapisał, Data zapisu, Nr referencyjny i pozostałe) oraz pasek Edycja, Podgląd, Stan magazynowy, Wypożyczone, Wydruk, Historia. Zamiast wierszy wyświetla jednak komunikat "Błąd zapytania" z informacją o zduplikowanych nazwach kolumn (CENAEWID). To usterka konfiguracji demo, a nie brak kartotek. Do ćwiczeń używaj rejestrów z grup 1 i 2.
Kolumny rejestru i jak z nich korzystać
| Kolumna | Zawartość | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Aktywne | Pole wyboru. Odznaczona kartoteka znika z list wyboru w dokumentach, ale zostaje w rejestrze. | Filtr pokazuje kartoteki wycofane z użycia. |
| Nazwa (w rejestrze Wszystkie - tabela: Indeks i Nazwa narzędzia) | Nazwa pozycji na kolorowym tle, które zapisuje się w kartotece. | Kolor pozwala znaleźć pozycję wzrokiem na długiej liście. |
| Stan | Suma ilości z dokumentów zatwierdzonych, we wszystkich lokalizacjach. Wypożyczenia pomniejszają ją, zwroty zwiększają. Bufor się nie liczy. | Liczba sztuk leżących na półkach, bez wypożyczonych i bez będących w serwisie. |
| Kod EAN, Numer katalogowy | Identyfikatory tekstowe. Program nie sprawdza ich powtórzeń. | Wyszukiwanie artykułu w dokumentach po kodzie ze skanera albo z katalogu. |
| Rodzaj, Grupa | Wartości ze słowników. W typie Narzędzia kontrolno pomiarowe Rodzaj ma wartość NPK (jedna pozycja ma Specjalne), a Grupa wartość ST. | Filtrowanie asortymentu, np. wszystkie elektronarzędzia. |
| Cena ewidencyjna | Liczba od 0 do 999999 z dwoma miejscami po przecinku. | Punkt odniesienia wartości kartoteki. Cena w dokumencie PW jest wpisywana osobno. |
| Zapas minimalny, maksymalny, optymalny | Progi wpisane ręcznie. | Zapas minimalny i optymalny są podstawą raportów braków, maksymalny jest tylko zapisywany. Opisuje je osobna sekcja poniżej. |
| Id lokalizacji (rejestr Wszystkie - tabela) | Lokalizacja domyślna z kartoteki. | Miejsce, które formularz PW podpowiada przy przyjęciu. |
Pasek narzędzi
Pasek zależy od rejestru. Rejestry grup mają przycisk Dopisz oraz Przeglądy i rozwijane listy Wydruki i Historia. Rejestr Wszystkie - tabela ma przycisk Wypożyczone, pojedynczy Wydruk i nie ma przycisku Dopisz. Dwuklik na wierszu otwiera edycję. Podpowiedzi przycisków w rejestrze grupy mają brzmienie podane w tabeli.
| Przycisk | Działanie | Kiedy dostępny |
|---|---|---|
| Dopisz | Podpowiedź "Nowa kartoteka narzędzia". Otwiera formularz nowej kartoteki. | Rejestry grup; w rejestrze Wszystkie - tabela go nie ma. |
| Edycja | Podpowiedź "Edycja wpisu w kartotece narzędzia". Otwiera formularz właściwy dla magazynu pozycji: narzędzia, części zamienne, materiały eksploatacyjne, odzież ochronna, środki BHP albo formularz ogólny. | Po zaznaczeniu wiersza. |
| Podgląd | Podpowiedź "Podgląd kartoteki". Otwiera w oknie wydruk "Kartoteka magazynowa", opisany w następnej sekcji. | Po zaznaczeniu wiersza. |
| Przeglądy | Podpowiedź "Zarządzanie harmonogramami i protokołami przeglądów technicznych". | Rejestry grup. |
| Stan magazynowy | Podpowiedź "Szczegółowe stany magazynowe". Raport stanów szczegółowo: lokalizacja, numer seryjny, status kontroli, narzędzia wypożyczone pracownikom i do zwrotu wypożyczalniom. | Po zaznaczeniu wiersza. |
| Wypożyczone | Lista aktualnie wypożyczonych narzędzi z tej kartoteki. | Rejestr Wszystkie - tabela, po zaznaczeniu wiersza. |
| Wydruki (Wydruk) | W rejestrach grup lista rozwijana wydruków. W rejestrze Wszystkie - tabela przycisk Wydruk daje plik PDF z kartą kartoteki. | Po zaznaczeniu wiersza. |
| Historia | Podpowiedź "Historia obrotów". Historia obrotów: Data, Nr dokumentu, Indeks, Nazwa, Ilość, Cena, Lokalizacja, Nr serii, Data i Nr faktury, Kontrahent, Zapisał, Data zapisu. | Po zaznaczeniu wiersza. |
Reguła stanu. Stan nie jest polem do wpisania. Formularz kartoteki nie ma takiego pola, a kolumna Stan sumuje dokumenty zatwierdzone. Zmianę ilości wprowadza więc wyłącznie dokument: przyjęcie PW, wydanie RW, zwrot NP i pozostałe dokumenty sekcji Magazyn. Historia obrotów pokazuje je wszystkie dla jednej pozycji.
Co pokazuje Podgląd kartoteki
Przycisk Podgląd otwiera okno z paskiem przeglądarki wydruków: numer strony, odświeżanie, lista powiększenia (Szerokość strony, Cała strona i wartości od 10% do 500%) oraz ikony zapisu i drukowania. Okno zamykasz czerwonym przyciskiem Zamknij. Wydruk ma tytuł "Kartoteka magazynowa" i cztery bloki.
| Blok wydruku | Pola |
|---|---|
| Dane podstawowe | Nazwa artykułu, Indeks, Grupa, Numer katalogowy, Rodzaj, Producent, Jednostka, Dostawca, Magazyn. |
| Dane uzupełniające | Cena ewidencyjna, Długość, Szerokość, Wysokość oraz Zapas minimalny, maksymalny i optymalny. |
| Rejestracja | Zapisał, Data zapisu, Nr referencyjny. Pod blokiem stoi Stan wypisany dużą liczbą. |
| Dane gwarancyjne i specyfikacja | Okres gwarancji [m-ce], Planowany czas zużycia [m-ce], Rodzaj gwarancji, Warunki gwarancji, Specjalne warunki gwarancji, Model, Typ, Napęd, Maszt, Należy do działu, Inne zasoby, Moc elektronarzędzia [W], Napięcie zasilania [V]. Niżej drukuje się opis kartoteki, jeśli został wpisany. |
Wydruk jest tylko do odczytu: nie ma w nim pól do wpisania ani przycisku Zapisz. Nie zmienia więc kartoteki ani Stanu.
Jak pola kartoteki sterują dokumentami
Kartoteka nie jest tylko opisem. Część pól zmienia zachowanie formularzy, dlatego ich ustawienie warto zatwierdzić, zanim magazyn zacznie przyjmować towar.
| Pole kartoteki | Skutek w dokumentach |
|---|---|
| Ewidencja nr serii | Przy przyjęciu PW numer serii jest wymagany, ilość zablokowana na 1, a numer musi być niepowtarzalny w oddziale. Bez opcji numer serii ma wartość BRAK. |
| Wymagany termin ważności | Przy PW pole terminu jest obowiązkowe. |
| Lokalizacja | Formularz PW podpowiada ją jako miejsce przyjęcia. |
| Czas przeglądu [min], Czas legalizacji [min] | Planowana data zakończenia w zleceniu przeglądu lub legalizacji to termin zlecenia plus te minuty. To czas trwania, nie okres między kontrolami. |
| Aktywne | Odznaczona kartoteka znika z list artykułów w dokumentach. |
| Kod EAN | Artykuł można znaleźć w dokumencie po kodzie. Program nie waliduje cyfry kontrolnej. |
Formularz Nowa kartoteka ma w lewym panelu dwie sekcje, Dane podstawowe i Dane uzupełniające, a u góry czerwony przycisk Anuluj, zielony Zapisz oraz przyciski Cechy i Tagi. W sekcji Dane podstawowe pogrubione etykiety oznaczają pola wymagane: Magazyn, Typ kartoteki, Indeks (numer SAP), Nazwa, Jednostka miary, Grupa, Rodzaj, Producent i Dostawca. Pola Aktywne, Numer katalogowy i Kod EAN są opcjonalne, a pole Indeks ma żółte tło.
Sekcja Dane uzupełniające formularza narzędzia zawiera Cenę ewidencyjną, wymiary, trzy progi zapasów, pola wyboru Ewidencja nr serii i Wymagany termin ważności, czasy trwania przeglądu i legalizacji w minutach oraz Kolor. Sekcja Dane podstawowe formularza narzędzia ma ponadto między innymi Lokalizację, domyślną dla PW, oraz Klasyfikację. Przyciski Cechy i Tagi, a w formularzu narzędzia także Zdjęcia, Pliki, Notatki i Opis, otwierają osobne okna.
Zapasy a raporty braków
Zapas minimalny i optymalny zasilają raporty "Przekroczone stany minimalne" i "Przekroczone stany optymalne" z menu INFORMACJE, Raporty, grupa 1. Analiza. Każdy ma kolumny Indeks, Nazwa, Stan, Jm., Zapas i Braki, a na liście są pozycje, których stan jest niższy od progu większego od zera. Zapas maksymalny nie jest sprawdzany w żadnym miejscu.
Raport otwiera się w przeglądarce raportów z paskiem nawigacji: numer strony, odświeżanie, powiększenie, zapis, drukowanie i pole Znajdź. Tytuł zawiera datę dnia sporządzenia, a tabela ma kolumny Indeks, Nazwa, Stan, Jm., Zapas minimalny i Braki. Wartości w kolumnie Braki są pogrubione. W raporcie stanów minimalnych kolumna progu nazywa się Zapas minimalny.
Program nie zamawia i nie alarmuje. Niski stan nie uruchamia powiadomienia, blokady ani zamówienia. Raport trzeba otworzyć samodzielnie, najlepiej w stałym terminie. Podejście do progów zapasu w narzędziowni omawia artykuł o stanach minimalnych i zapasie narzędzi.
Zmiana i wycofanie kartoteki
Kartoteki nie usuwa się. Wycofuje się je odznaczeniem pola Aktywne. Zmiana istniejącej kartoteki wymaga podania przyczyny (minimum 4 znaki), a zmienione pola trafiają do historii zmian. Indeks musi być niepowtarzalny w obrębie magazynu, typu kartoteki i oddziału. Kod EAN, numer katalogowy i nazwa nie są sprawdzane pod kątem powtórzeń. Cyfrę kontrolną kodu EAN sprawdzisz kalkulatorem GS1.
| Komunikat | Kiedy się pojawia | Co zrobić |
|---|---|---|
| Uzupełnij wymagane informacje | Zapis formularza z pustym polem wymaganym. | Uzupełnij pole; okno przechodzi do sekcji, w której go brakuje. |
| POWTÓRZONE DANE - Zapisanie nie jest możliwe | Taka kombinacja indeksu, magazynu, typu kartoteki i oddziału już istnieje. | Zmień indeks albo otwórz istniejącą kartotekę. |
| Dokument zablokowany przez użytkownika | Inna osoba edytuje tę samą kartotekę. | Poczekaj na zamknięcie jej okna. |
| Podaj przyczynę wprowadzenia zmian | Zapis zmian w istniejącej kartotece. | Wpisz przyczynę, co najmniej 4 znaki. |
Zestawienia i import
W menu INFORMACJE, Zestawienia, grupa Kartoteki, znajdziesz listy "Numery seryjne" (Nr seryjny, Indeks, Numer katalogowy, Nazwa, Lokalizacja, Ilość, Status kontroli; tylko dodatni stan) oraz "Wypożyczone" (Indeks, Numer katalogowy, Nazwa, Nr serii, Wypożyczył, Ilość). Masowe zakładanie kartotek z plików XLS i CSV opisuje strona o imporcie kartotek. Kafelki "API do systemu ERP" w menu importu otwierają kartę z napisem "Brak dostępu" i nie są integracją.
Typowe sytuacje
| Objaw | Najczęstsza przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Stan w kartotece jest mniejszy, niż policzyłeś w magazynie | Część sztuk jest wypożyczona albo w serwisie, a przyjęcie PW może czekać w buforze na zatwierdzenie. | Sprawdź przycisk Stan magazynowy (w rejestrze Wszystkie - tabela także Wypożyczone) oraz listę narzędzi w naprawie; dokumenty PW czekające na zatwierdzenie znajdziesz w przyjęciach, w Zestawieniu pozycji bufor. |
| Artykuł nie pojawia się w formularzu PW | Kartoteka jest nieaktywna albo zablokowana inwentaryzacją. | Sprawdź pole Aktywne i trwające inwentaryzacje. |
| Formularz PW żąda numeru serii, którego nie masz | Kartoteka ma włączoną opcję Ewidencja nr serii. | Nadaj numer egzemplarza albo zmień ustawienie kartoteki z podaniem przyczyny. |
| Program nie ostrzega o niskim stanie | Progi zapasów zasilają wyłącznie raporty. | Otwieraj raporty braków w stałym terminie. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: wyjaśnij, dlaczego stan w kartotece nie równa się liczbie sztuk należących do firmy
Uczeń bada jedną kartotekę narzędzia i rozpoznaje dokumenty, które składają się na jej stan. Niczego nie zapisuje. Rola w demo: Narzędziownia, uruchamiana na stronie demo programu narzędziowni. Czas: około 15 minut.
- Uruchom demo w roli Narzędziownia, otwórz KARTOTEKI, Kartoteki magazynowe i w grupie Kartoteki magazynu narzędzi wg typów wybierz Narzędzia kontrolno pomiarowe. Wybierz narzędzie, które ma Stan większy od zera, i zapisz Stan oraz Zapas minimalny. Znajdź też pozycję, w której Stan jest niższy od Zapasu minimalnego.
- Zaznacz wiersz, kliknij Podgląd i odczytaj z wydruku Indeks, Magazyn i Stan. Zamknij okno przyciskiem Zamknij.
- Kliknij Stan magazynowy i zapisz lokalizacje, w których leży narzędzie, oraz to, czy raport pokazuje sztuki wypożyczone pracownikom.
- Kliknij Historię i wypisz symbole trzech ostatnich dokumentów obrotów (na przykład PW, NW, NP).
- Kliknij Edycję, w sekcji Dane uzupełniające sprawdź pola Ewidencja nr serii i Wymagany termin ważności, a potem zamknij okno przyciskiem Anuluj.
Pytanie kontrolne. Dlaczego liczba w kolumnie Stan nie obejmuje sztuk wypożyczonych i które dokumenty z historii obrotów tłumaczą różnicę?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "stosuje systemy informatyczne w procesie magazynowania" z kwalifikacji SPL.01 Obsługa magazynów (jednostka SPL.01.5), w tym kryterium obsługi programów magazynowych, zapisane w podstawie programowej zawodu technik logistyk. Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo TCS.net na zajęciach.
Najczęstsze pytania
Czy stan artykułu można poprawić w kartotece?
Nie. Formularz kartoteki nie ma pola stanu, a kolumna Stan sumuje dokumenty zatwierdzone. Zmianę ilości wprowadza dokument, na przykład PW, RW albo dokument inwentaryzacji.
Czy kartotekę można usunąć?
Nie. Rejestry kartotek nie mają przycisku Usuń. Kartotekę wycofujesz odznaczeniem pola Aktywne, po czym znika ona z list wyboru w dokumentach, ale zostaje w rejestrze.
Czy zapas maksymalny coś blokuje?
Nie. Zapas maksymalny jest tylko wpisaną wartością. Zapas minimalny i optymalny zasilają raporty braków, a program nie wysyła alertów ani zamówień.
Czy kod EAN musi być niepowtarzalny?
Nie. Niepowtarzalny musi być indeks w obrębie magazynu, typu kartoteki i oddziału. Kod EAN, numer katalogowy i nazwa nie są sprawdzane pod kątem powtórzeń, a program nie weryfikuje cyfry kontrolnej.
Gdzie zakładam i edytuję kartotekę?
W przeglądarce: przycisk Dopisz w rejestrze grupy kartotek (menu KARTOTEKI, Kartoteki magazynowe) albo przycisk Edycja w rejestrze. Kolektor (konto roli mobilnej) nie ma kartotek, tylko Szukaj, Szybkie wypożyczenie i Szybki zwrot.
Słownik pojęć
- Kartoteka magazynowa
- Rekord opisujący jedną pozycję asortymentu: indeks, nazwę, grupę, zapasy, lokalizację domyślną i zasady ewidencji.
- Stan
- Suma ilości z dokumentów zatwierdzonych we wszystkich lokalizacjach; nie zawiera bufora i nie zawiera sztuk wypożyczonych ani będących w serwisie.
- Ewidencja nr serii
- Opcja kartoteki, która wymusza podanie numeru serii przy przyjęciu i ogranicza ilość w pozycji do jednej sztuki.
- Zapas minimalny
- Wpisany ręcznie próg, poniżej którego pozycja trafia do raportu Przekroczone stany minimalne.
- Historia obrotów
- Lista dokumentów magazynowych jednej pozycji z datą, numerem, ilością, ceną, lokalizacją i numerem serii.