Pracownicy - kartoteka osób pobierających narzędzia i odzież roboczą

Kartoteka pracowników wskazuje, komu narzędziownia wydaje narzędzia i odzież roboczą. Szybkie wydanie rozpoznaje pracownika po numerze karty, numerze SAP albo numerze referencyjnym, a książeczka narzędziowa dokumentuje wydania i zwroty jednej osoby. Pracownika nie usuwasz z programu: wycofujesz go odznaczeniem pola Aktywne.

Ekran kafelków ma dwie grupy. Grupa Leasing pracowniczy zawiera Nowy pracownik podwykonawcy i Pracownicy tymczasowi, a grupa Pracownicy zawiera Nowy pracownik i Pracownicy. Nad kafelkami są pole wyszukiwania pozycji, przyciski Rozwiń wszystkie i Zwiń wszystkie oraz wybór układu 1 kol., 2 kol. albo 3 kol. Kafelek Pracownicy otwiera rejestr, a kafelek Nowy pracownik formularz dopisania. W menu demo ta pozycja nosi opis Kartoteka pracowników z uprawnieniami (np. przypisanie do zleceń), ale formularz nie ma pól uprawnień ani limitów - opisuje to sekcja o braku limitów poniżej.

Rejestr Kartoteki pracowników, otwierany kafelkiem Pracownicy, ma pasek z menu uniwersalnym (trzy kreski) oraz przyciskami Dopisz, Edycja, Podgląd, Wypożyczone, Wydruk i Historia. Po prawej stronie paska są ikony Analiza danych (suma, grupowanie, wykres), Widoczne kolumny i Zapisz widok. Pod nagłówkami kolumn jest wiersz filtrów z polami szukaj..., a kolumna Aktywne ma filtr w postaci listy, domyślnie ustawiony na Wszystkie. Kolumny to Aktywne, Zdjęcie, Nazwisko i imię, Analityka, Stanowisko, Komórka, Nr karty RCPKD, Miejscowość, Kod pocztowy i Ulica, a dalej, po przewinięciu tabeli w prawo, Kraj, Telefon, e-mail i Zapisał. Kolumna Analityka zawiera numer pracownika, kolumny Stanowisko i Komórka pochodzą ze słowników, a kolumna Nr karty RCPKD pokazuje numer, po którym program rozpoznaje pracownika przy szybkim wydaniu. U dołu są pole Strona i lista Wierszy (30, 40, 50 albo 100; domyślnie 40) z licznikiem zakresu, w demo 1-38 z 38. Rejestr nie ma przedziału czasowego ani przycisku Usuń.

Dwie kartoteki osób w jednym module

Menu Pracownicy ma dwie grupy. Pracownicy własni mają pozycje Nowy pracownik i Pracownicy. Leasing pracowniczy obejmuje osoby z firm zewnętrznych i ma pozycje Nowy pracownik podwykonawcy oraz Pracownicy tymczasowi. Pracownika własnego od pracownika firmy zewnętrznej rozróżnia pozycja menu wybrana przy dopisaniu.

Do czego program używa kartoteki pracownika

Kolumny rejestru i jak z nich korzystać

Pasek narzędzi

Formularz otwiera się w oknie Edycja. Na górze są przyciski Zapisz i Anuluj, numer pracownika i konto ostatniego zapisu. Karta pracownika pokazuje zdjęcie, imię i nazwisko oraz skrót w postaci stanowiska, komórki i numeru RCP. Obok niej stoi przełącznik Aktywne z podpowiedzią, że nieaktywny rekord znika z list wyboru, a dalej przyciski Parametry, Dokumenty, Notatki i Lista. Pola są pogrupowane w sekcje Dane osobowe, Zatrudnienie, Identyfikacja, Adres i kontakt oraz W razie wypadku, a na końcu jest pole Uwagi. Pod formularzem widać uwagę, że pola oznaczone gwiazdką są wymagane; gwiazdkę mają tylko Imię i Nazwisko.

Pola formularza pracownika

Karta RCP/KD i identyfikacja przy wydaniu

Reguła identyfikacji pracownika. Program nie ma osobnego pola ani obsługi czytnika kart. Czytnik, który wpisuje numer jak klawiatura, wypełnia pole skanowania, a odczytany numer musi być zapisany w polu Karta RCP/KD, w polu Numer SAP albo być numerem referencyjnym pracownika. Pole Karta RCP/KD jest zwykłym tekstem bez kontroli formatu.

W formularzu pole Karta RCP/KD ma opis: numer skanowany przy wydaniu narzędzi; unikalny wśród pracowników. Program nie sprawdza, czy numer karty ma format zgodny z którymkolwiek standardem, więc format numeru ustala firma.

Rozmiary odzieży i wydruk ochrony osobistej

Przycisk Parametry otwiera okno Parametry pracownika z siedmioma polami: Klatka piersiowa [cm], Kołnierzyk [cm], Obuwie - rozmiar, Obwód głowy, Pas [cm], Waga [kg] i Wzrost [cm]; okno ma własny przycisk Zapisz. Wydruk Ochrona osobista zestawia dane pracownika, jego rozmiary i odzież wydaną z planowanym terminem wymiany. Termin wynika z pola Wymiana co /m-c/ w kartotece odzieży, a nie z kartoteki pracownika.

Brak limitów i uprawnień do grup narzędzi. Kartoteka pracownika nie ma limitu jednoczesnych wypożyczeń ani uprawnień do grup narzędzi. Jeżeli Twoja firma wprowadza takie zasady, pilnuje ich narzędziownik przy wydaniu.

Wycofanie pracownika i dane osobowe

Reguła wycofania. Program nie ma funkcji usunięcia ani anonimizacji pracownika. Wycofujesz go wyłączeniem przełącznika Aktywne w Edycji i wpisaniem daty zwolnienia; dokumenty i historia wypożyczeń zostają. Sama data zwolnienia nie wyłącza pracownika z wydań, bo szybkie wydanie sprawdza znacznik Aktywne.

Kartoteka przechowuje dane identyfikacyjne i adresowe, stanowisko z komórką, daty zatrudnienia i zwolnienia, stawkę godzinową, numery karty, SAP i PIN, rozmiary odzieży, zdjęcie oraz dane osoby do powiadomienia w razie wypadku. Formularz nie zawiera numeru PESEL, daty urodzenia, numeru dokumentu tożsamości ani zgody na przetwarzanie. Zasady przechowywania i usuwania danych określa polityka prywatności Twojej firmy jako administratora, a ogólne wymagania wyznacza rozporządzenie RODO i Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Dostęp do rejestru wynika z uprawnień do pozycji menu, które nadaje administrator według zasad z uprawnień użytkowników. Eksport rejestru pracowników do Excela zawiera dane osobowe, więc prawo do eksportu przyznawaj ostrożnie. Ogólne pojęcia narzędziowni zebrano w słowniku pojęć serwisu.

Typowe sytuacje przy pracownikach