Pracownicy - kartoteka osób pobierających narzędzia i odzież roboczą
Kartoteka pracowników wskazuje, komu narzędziownia wydaje narzędzia i odzież roboczą. Szybkie wydanie rozpoznaje pracownika po numerze karty, numerze SAP albo numerze referencyjnym, a książeczka narzędziowa dokumentuje wydania i zwroty jednej osoby. Pracownika nie usuwasz z programu: wycofujesz go odznaczeniem pola Aktywne.
Lewa grupa Pracownicy ma dwa kafelki: Nowy pracownik i Pracownicy. Prawa grupa Leasing pracowniczy zawiera Nowy pracownik podwykonawcy i Pracownicy tymczasowi. Kafelki z nazwą Nowy otwierają formularze, a pozostałe rejestry kartotek. W menu bocznym podświetlona jest pozycja Pracownicy w sekcji KARTOTEKI.
Na tej stronie
- Dwie kartoteki osób w jednym module
- Do czego program używa kartoteki pracownika
- Kolumny rejestru i jak z nich korzystać
- Pasek narzędzi
- Pola formularza pracownika
- Karta RCP/KD i identyfikacja przy wydaniu
- Rozmiary odzieży i wydruk ochrony osobistej
- Wycofanie pracownika i dane osobowe
- Typowe sytuacje przy pracownikach
- Ćwiczenie: sprawdź, co pracownik ma na stanie osobistym i jak to dokumentuje książeczka narzędziowa
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Rejestr Kartoteki pracowników, otwierany kafelkiem Pracownicy, ma pasek narzędzi z menu trzech kresek oraz przyciskami Dopisz, Edycja, Podgląd, Wypożyczone, Wydruk i Historia, a pod nagłówkami kolumn wiersz filtrów. Kolumny to Aktywne, Zdjęcie, Nazwisko i imię, Analityka, Stanowisko, Komórka, Nr karty RCPKD, Miejscowość, Kod pocztowy i Ulica, a dalej, po przewinięciu tabeli w prawo, Kraj, Telefon, e-mail i Zapisał. Kolumna Analityka zawiera numer nadawany automatycznie przy dopisaniu, kolumny Stanowisko i Komórka pochodzą ze słowników, a kolumna Nr karty RCPKD pokazuje jedną z wartości, po których program rozpoznaje pracownika przy szybkim wydaniu. Rejestr ma pager u dołu, pokazuje do 40 wierszy na stronie i tylko pracowników oddziału konta.
Dwie kartoteki osób w jednym module
Menu Pracownicy ma dwie grupy. Pracownicy własni mają pozycje Nowy pracownik i Pracownicy. Leasing pracowniczy obejmuje osoby z firm zewnętrznych i ma pozycje Nowy pracownik podwykonawcy oraz Pracownicy tymczasowi. Pracownika własnego od pracownika firmy zewnętrznej rozróżnia pozycja menu wybrana przy dopisaniu.
| Cecha | Pracownik własny | Pracownik firmy zewnętrznej |
|---|---|---|
| Pole statusu | Status ze słownika (w demo m.in. Pracownik etatowy, Pracownik sezonowy, Uczeń / Praktykant, Umowa zlecenie). | Pole Agencja zamiast statusu; wybór spośród kontrahentów rodzaju Agencja pracy tymczasowej. |
| Rejestr | Kartoteki pracowników, z kolumnami Zdjęcie i Nr karty RCPKD. | Kartoteki pracowników firm zewnętrznych, bez kolumn Zdjęcie i Nr karty. |
| Numer Analityka | Nadawany automatycznie przy zapisie. | Nadawany automatycznie przy zapisie, wg osobnego wzorca. |
Do czego program używa kartoteki pracownika
| Miejsce użycia | Rola kartoteki |
|---|---|
| Szybkie wydanie | Wpisana albo zeskanowana wartość jest porównywana z polami Karta RCP/KD, Numer SAP i numerem referencyjnym pracownika. Pracownik musi być aktywny, inaczej pojawia się komunikat "Brak pracownika o podanym identyfikatorze". |
| Wypożyczenia narzędzi | Dokument wypożyczenia NW wskazuje pracownika, który przejmuje narzędzie; stan osobisty to suma wypożyczeń i zwrotów tej osoby po numerze serii. |
| Wydruki pracownika | Karta pracownika, książeczka narzędziowa i wydruk Ochrona osobista korzystają z jego danych. |
| Panel dla pracownika | Rola pokazuje tylko narzędzia pracownika powiązanego z kontem; powiązanie ustawia administrator w rejestrze użytkowników. |
Kolumny rejestru i jak z nich korzystać
| Kolumna | Zawartość | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Aktywne, Zdjęcie | Znacznik aktywności i kolumna zdjęcia. | Filtr Aktywne pokazuje osoby wycofane z użycia. |
| Nazwisko i imię | Dane identyfikacyjne w jednej kolumnie. | Sortowanie alfabetyczne ułatwia wyszukanie osoby. |
| Analityka | Numer nadany automatycznie. | Jednoznaczna identyfikacja osób o podobnych nazwiskach. |
| Stanowisko, Komórka | Wartości ze słowników. | Filtrowanie osób z jednego działu. |
| Nr karty RCPKD | Numer karty zapisany w polu tekstowym. | Sprawdzenie, czy pracownik ma numer rozpoznawany przy wydaniu. |
| Adres, Telefon, e-mail | Dane kontaktowe. | Kontakt w sprawie zwrotu; polecenia Wyślij SMS i Wyślij e-mail są w menu rejestru (działanie SMS zależy od konfiguracji bramki SMS w instalacji). |
| Zapisał | Konto, które zapisało rekord. | Ustalenie autora zmiany. |
Pasek narzędzi
| Przycisk | Działanie | Uwagi |
|---|---|---|
| Dopisz, Edycja | Otwierają formularz nowego albo zaznaczonego pracownika. | Przycisk Parametry w formularzu pojawia się dopiero w Edycji. |
| Podgląd | Otwiera wydruk karty pracownika. | Wydruk zawiera dane osobowe. |
| Wypożyczone | Pokazuje narzędzia pozostające na pracowniku. | Liczą się tylko zatwierdzone dokumenty. |
| Wydruk | Lista z wydrukami Karta pracownika, Książeczka narzędziowa i Ochrona osobista. | Książeczka to rejestr wypożyczeń i zwrotów z podpisem. |
| Historia | Pokazuje dokumenty dotyczące pracownika. | Przegląd wydań i zwrotów w czasie. |
Nad formularzem leżą przyciski Anuluj, Zapisz, Pliki i Uwagi, a po lewej lista sekcji: Dane ewidencyjne, Dane kontaktowe i Informacje dodatkowe. Pogrubione etykiety mają tylko pola Imię i Nazwisko, więc tylko one są wymagane. Wśród pozostałych pól są listy Status, Zawód, Stanowisko, Obiekt, Zespół, Komórka i System pracy, pole Zawód komentarz, daty zatrudnienia i zwolnienia z kalendarzem oraz pola Karta RCP/KD i Numer SAP. Znacznik Aktywne jest zaznaczony i zablokowany, a przyciski Zapisz i Anuluj mają skróty Alt+Z i Alt+A. Przycisk Parametry, który prowadzi do rozmiarów odzieży, pojawia się dopiero w Edycji istniejącego pracownika.
Pola formularza pracownika
| Pole | Wymagane | Opis i walidacja |
|---|---|---|
| Imię | tak | Do 20 znaków. |
| Nazwisko | tak | Do 100 znaków. |
| Status, Zawód, Stanowisko, Obiekt, Zespół, Komórka, System pracy | nie | Listy ze słowników kartotek; Zawód ma dodatkowe pole komentarza, a pracownik firmy zewnętrznej nie ma pola Obiekt. System pracy w demo: Jednozmianowy, Dwuzmianowy, Trzyzmianowy, Weekendowy, Skrócony. |
| Data zatrudnienia, Data zwolnienia | nie | Domyślnie puste, wybierane z kalendarza. |
| Karta RCP/KD | nie | Pole tekstowe do 20 znaków z numerem karty. |
| Numer SAP | nie | Pole tekstowe do 10 znaków. |
| Aktywne | nie | Przy dopisaniu zaznaczone i zablokowane; zmienisz je dopiero w Edycji. |
| Miejscowość, Kod pocztowy, Ulica, Kraj, Telefon 1, Telefon 2, e-mail | nie | Dane kontaktowe; adres e-mail jest sprawdzany przy zapisie. |
| Dane osoby do powiadomienia w razie wypadku | nie | Pola osoby trzeciej wskazanej do powiadomienia w razie wypadku. |
| Uwagi, Parametry, Pliki | nie | Tekst dodatkowy, rozmiary odzieży i foldery plików (Załączniki, Szkolenia, Certyfikaty). |
Karta RCP/KD i identyfikacja przy wydaniu
Reguła identyfikacji pracownika. Program nie ma osobnego pola ani obsługi czytnika kart. Czytnik, który wpisuje numer jak klawiatura, wypełnia pole skanowania, a odczytany numer musi być zapisany w polu Karta RCP/KD, w polu Numer SAP albo być numerem referencyjnym pracownika. Pole Karta RCP/KD jest zwykłym tekstem bez kontroli formatu.
Konfiguracja demo drukuje na karcie pracownika kod QR z numeru karty oraz kod Code 128 z numeru referencyjnego. Program nie sprawdza, czy numer karty ma format zgodny z którymkolwiek standardem, więc format numeru ustala firma.
Rozmiary odzieży i wydruk ochrony osobistej
Przycisk Parametry otwiera rozmiary odzieży; w konfiguracji demo jest ich siedem: klatka piersiowa, kołnierzyk, rozmiar obuwia, obwód głowy, pas, waga i wzrost. Wydruk Ochrona osobista zestawia dane pracownika, jego rozmiary i odzież wydaną z planowanym terminem wymiany. Termin wynika z pola Wymiana co /m-c/ w kartotece odzieży, a nie z kartoteki pracownika.
Brak limitów i uprawnień do grup narzędzi. Kartoteka pracownika nie ma limitu jednoczesnych wypożyczeń ani uprawnień do grup narzędzi. Jeżeli Twoja firma wprowadza takie zasady, pilnuje ich narzędziownik przy wydaniu.
Wycofanie pracownika i dane osobowe
Reguła wycofania. Program nie ma funkcji usunięcia ani anonimizacji pracownika. Wycofujesz go odznaczeniem pola Aktywne i wpisaniem daty zwolnienia; dokumenty i historia wypożyczeń zostają. Sama data zwolnienia nie wyłącza pracownika z wydań, bo szybkie wydanie sprawdza znacznik Aktywne.
Kartoteka przechowuje dane identyfikacyjne i adresowe, stanowisko z komórką, daty zatrudnienia i zwolnienia, numery karty oraz SAP, rozmiary odzieży, zdjęcie z plikami szkoleń oraz dane osoby do powiadomienia w razie wypadku. Formularz nie zawiera numeru PESEL, daty urodzenia, numeru dokumentu tożsamości ani zgody na przetwarzanie. Zmiany danych osobowych zapisują się w historii ze starą i nową wartością. Zasady przechowywania i usuwania danych określa polityka prywatności Twojej firmy jako administratora, a ogólne wymagania wyznacza rozporządzenie RODO i Urząd Ochrony Danych Osobowych.
Dostęp do rejestru wynika z uprawnień do pozycji menu, które nadaje administrator według zasad z uprawnień użytkowników. Eksport rejestru pracowników do Excela zawiera dane osobowe, więc prawo do eksportu przyznawaj ostrożnie. Ogólne pojęcia narzędziowni zebrano w słowniku pojęć serwisu.
Typowe sytuacje przy pracownikach
| Objaw | Najczęstsza przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Szybkie wydanie: "Brak pracownika o podanym identyfikatorze" | Numer nie jest zapisany w żadnym z trzech pól albo pracownik jest nieaktywny. | Sprawdź kartotekę: pole Karta RCP/KD i znacznik Aktywne. |
| Brak przycisku Parametry w formularzu | Otwarto formularz nowego pracownika. | Zapisz rekord, otwórz go ponownie w Edycji i wybierz Parametry. |
| Pole Aktywne jest zablokowane | Dopisujesz nowego pracownika. | Zmień znacznik dopiero w Edycji zapisanej kartoteki. |
| Pracownik po zwolnieniu nadal dostaje narzędzia | Wpisano datę zwolnienia, ale pole Aktywne jest zaznaczone. | Odznacz Aktywne i podaj przyczynę zmiany. |
| Komunikat o zbyt krótkim opisie zmiany | Przyczyna ma mniej niż 4 znaki. | Opisz przyczynę pełnym zdaniem. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: sprawdź, co pracownik ma na stanie osobistym i jak to dokumentuje książeczka narzędziowa
Uczeń rozlicza jednego pracownika tak, jak narzędziownik przy zmianie stanowiska, ale niczego nie zapisuje. Rola w demo: Narzędziownia, uruchamiana na stronie demo narzędziowni. Czas: około 15 minut.
- Otwórz demo w roli Narzędziownia i przejdź do KARTOTEKI, Pracownicy, Pracownicy.
- W wierszu filtrów pod kolumną Stanowisko wpisz fragment nazwy stanowiska albo wybierz wartość i zapisz liczbę wyników. Potem zdejmij filtr.
- Zaznacz pracownika i wybierz Wypożyczone; zapisz, ile narzędzi ma na stanie osobistym.
- Wybierz Wydruk, Książeczka narzędziowa i odczytaj, jakie kolumny zawiera oraz czy przewidziano miejsce na podpis.
- Wybierz Edycja, sprawdź, czy formularz ma przycisk Parametry, i zamknij okno przyciskiem Anuluj.
Pytanie kontrolne. Dlaczego książeczka narzędziowa wskazuje pracownika oraz narzędzie z numerem serii i jak ta informacja wspiera rozliczenie odpowiedzialności materialnej za powierzony sprzęt?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "wyjaśnia potrzebę zabezpieczania majątku przedsiębiorstwa znajdującego się w magazynie" z kwalifikacji SPL.01 Obsługa magazynów (jednostka SPL.01.6) w zawodzie technik logistyk, w tym kryterium "omawia zakres odpowiedzialności materialnej pracownika", opisanym w podstawie programowej. Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo TCS.net na zajęciach.
Najczęstsze pytania
Czy pracownika można usunąć albo zanonimizować w programie?
Nie. Program nie ma funkcji usunięcia ani anonimizacji pracownika. Wycofujesz go odznaczeniem pola Aktywne, a dokumenty i historia wypożyczeń zostają.
Czy kartoteka pracownika ma limit wypożyczeń albo uprawnienia do grup narzędzi?
Nie. Kartoteka nie zawiera takich pól, więc program nie odmówi wydania z powodu limitu. Zasady tego rodzaju pilnuje narzędziownik.
Czy karta RFID zadziała jako identyfikator pracownika?
Tak, jeśli czytnik (zwykle podłączony przez USB) wpisuje numer jak klawiatura, a ten numer jest zapisany w polu Karta RCP/KD. Karta RFID działa wtedy zamiennie z kartą z kodem kreskowym i nie wymaga osobnego pola.
Czy data zwolnienia blokuje wydanie narzędzi?
Nie. Szybkie wydanie sprawdza znacznik Aktywne, a nie datę zwolnienia ani status. Wycofaj pracownika odznaczeniem Aktywne.
Skąd program wie, jakie narzędzia widzi pracownik w panelu?
Panel dla pracownika pokazuje narzędzia osoby powiązanej z kontem. Powiązanie ustawia administrator w rejestrze użytkowników; pracownik widzi tylko listy Do zwrotu i Historia.
Słownik pojęć
- Karta RCP/KD
- Pole tekstowe z numerem karty pracownika; program porównuje z nim wartość wpisaną lub zeskanowaną przy szybkim wydaniu. W praktyce zakładowej skróty oznaczają rejestrację czasu pracy i kontrolę dostępu.
- Analityka
- Numer pracownika nadawany automatycznie przy zapisie kartoteki.
- Stan osobisty
- Narzędzia pozostające na pracowniku: suma zatwierdzonych wypożyczeń i zwrotów tej osoby liczona po numerze serii.
- Książeczka narzędziowa
- Wydruk z rejestrem wypożyczeń i zwrotów jednego pracownika, z miejscem na podpis.
- Ochrona osobista
- Wydruk z danymi pracownika, jego rozmiarami odzieży i odzieżą wydaną wraz z planowanym terminem wymiany.
- Leasing pracowniczy
- Grupa menu dla osób z firm zewnętrznych, z polem Agencja zamiast statusu.