Regulamin świadczenia usług Studio TCS.net

Regulamin świadczenia usług systemu Studio TCS.net określa zasady korzystania z oprogramowania do zarządzania narzędziownią, wypożyczalnią i działem utrzymania ruchu (CMMS) w modelu chmurowym (SaaS). System umożliwia pełną ewidencję narzędzi, kontrolę wypożyczeń z użyciem kodów kreskowych i RFID, planowanie przeglądów technicznych oraz obsługę magazynu BHP i środków ochrony osobistej. Dokument precyzuje warunki uruchomienia systemu, odpowiedzialność stron oraz parametry stabilności działania aplikacji, gwarantując bezpieczne środowisko operacyjne dla działów utrzymania ruchu i narzędziowni.

§ 1 Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin („Regulamin") określa zasady i warunki korzystania z aplikacji Studio TCS.net („Aplikacja") oraz usług świadczonych przez Zleceniobiorcę drogą elektroniczną.
Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. ze zm.; dalej: „Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną").
Zleceniobiorcą jest SOFTWARESTUDIO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Dąbrowie, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy KRS (dalej: „Zleceniobiorca"):

Firma:
SOFTWARESTUDIO Sp. z o.o.

Adres:
ul. Innowatorów 8, 62-069 Dąbrowa

KRS:
0000317073

NIP:
7792343623

REGON:
300925438

Kapitał zakładowy:
75 000,00 zł (wpłacony w całości)
Kontakt z Zleceniobiorcą jest możliwy:
1. pocztą elektroniczną: kontakt@softwarestudio.com.pl;
2. pocztą tradycyjną: ul. Innowatorów 8, 62-069 Dąbrowa.
Przed rozpoczęciem korzystania z Aplikacji Zamawiający i Użytkownik zobowiązani są zapoznać się z Regulaminem oraz Polityką prywatności.

§ 2 Definicje

Użyte w Regulaminie wyrazy pisane wielką literą mają następujące znaczenie:

Aplikacja
oprogramowanie Studio TCS.net (Tools Control System) – system do zarządzania narzędziownią, wypożyczalnią i działem utrzymania ruchu (CMMS), o którym mowa w § 1 ust. 1 Regulaminu;

Dokumentacja
instrukcje obsługi i opisy funkcjonalności Aplikacji dostępne na stronie: Dokumentacja Studio TCS.net;

Cennik
dokument „Specyfikacja techniczna wraz z wykazem opłat" stanowiący załącznik do Umowy i określający ceny Usług;

Konto
panel tworzony w systemie informatycznym Aplikacji, umożliwiający Użytkownikowi korzystanie z jej funkcjonalności;

Okres abonamentowy
okres, na który Zleceniobiorca udostępnia Zamawiającego Usługi zgodnie z Cennikiem;

Okres rozliczeniowy
miesięczny lub inny uzgodniony w Umowie okres, za który naliczana i fakturowana jest Opłata abonamentowa;

Opłata abonamentowa
opłata uiszczana przez Zamawiającego w zamian za Usługi, ustalana zgodnie z Cennikiem obowiązującym w chwili jej zamówienia i wskazywana w Umowie;

Polityka prywatności
dokument zawierający informacje o przetwarzaniu danych osobowych Usługobiorców przez Zleceniobiorcę, dostępny pod adresem: softwarestudio.com.pl/polityka-prywatnosci/;

Przedsiębiorca
osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której przepisy szczególne przyznają zdolność prawną, prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową;

Przerwa serwisowa
planowana przerwa w dostępie do Usług, o której Zleceniobiorca informuje Zamawiającego co najmniej 48 godzin przed jej rozpoczęciem za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany w Umowie;

Regulamin
niniejszy dokument;

SLA
dokument „Parametry techniczne i SLA" stanowiący Załącznik nr 2 do Regulaminu, określający poziom dostępności Usług;

Umowa
indywidualna umowa o świadczenie usług w modelu SaaS, zawarta między Zleceniobiorcą a Zamawiającym, której przedmiotem jest świadczenie Usług;

Usługi
usługi polegające na umożliwieniu Zamawiającego przez Zleceniobiorcę korzystania z funkcjonalności Aplikacji, w zakresie określonym w Umowie;

Zamawiający
klient korzystający z Aplikacji, będący Przedsiębiorcą, który zawarł Umowę z Zleceniobiorcą;

Użytkownik
osoba fizyczna wskazana przez Zamawiającego jako uprawniona do korzystania z Aplikacji w imieniu i na rzecz Zamawiającego;

Użytkownik Zewnętrzny
osoba fizyczna niebędąca pracownikiem ani współpracownikiem Zamawiającego (w szczególności klient magazynu, dostawca lub kontrahent), której Zamawiający udostępnił dostęp do modułu B2B lub panelu klienta Aplikacji; Zamawiający ponosi pełną odpowiedzialność za działania Użytkownika Zewnętrznego jak za własne;

Zleceniobiorca
podmiot zdefiniowany w § 1 ust. 3 Regulaminu.

§ 3 Wymagania techniczne

W celu prawidłowego korzystania z Usług niezbędne jest łącznie:
1. połączenie z siecią Internet;
2. posiadanie urządzeń pozwalających na korzystanie z zasobów sieci Internet;
3. aktualna i poprawnie skonfigurowana przeglądarka internetowa obsługująca HTML5, język programowania JavaScript oraz pliki cookies, z obsługą protokołu TLS 1.2 lub nowszego.
W ramach Aplikacji zabronione jest korzystanie przez Użytkowników z wirusów, botów, robaków bądź innych złośliwych kodów komputerowych, plików czy programów (w szczególności automatyzujących procesy skryptów i aplikacji lub innych kodów, plików lub narzędzi), jak również stosowanie narzędzi typu web scraping, data mining lub automatycznego pobierania danych (ekstrakcji), a także wykorzystywanie jakichkolwiek elementów, danych lub kodu Aplikacji do trenowania systemów sztucznej inteligencji lub modeli językowych bez uprzedniej, pisemnej zgody Zleceniobiorcy.
Zleceniobiorca stosuje kryptograficzną ochronę transferu elektronicznego, w szczególności szyfrowanie SSL/TLS, hasła dostępu oraz narzędzia ochrony przed złośliwym oprogramowaniem, w celu uniemożliwienia dostępu osób trzecich do danych przetwarzanych w ramach Usług.
Zleceniobiorca informuje, że pomimo stosowanych zabezpieczeń korzystanie z sieci Internet może być narażone na zagrożenia ze strony złośliwego oprogramowania lub nieuprawniony dostęp osób trzecich. W celu zminimalizowania ryzyka Zleceniobiorca zaleca stosowanie aktualnego oprogramowania antywirusowego i przestrzeganie zasad bezpiecznego korzystania z sieci.
Szczegółowe parametry techniczne Usług określone są w SLA stanowiącym Załącznik nr 2 do Regulaminu. Zmiana SLA nie stanowi zmiany Regulaminu.

§ 4 Ogólne zasady korzystania z Usług

Zamawiający i Użytkownik zobowiązani są do korzystania z Usług zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, postanowieniami Umowy i Regulaminu oraz dobrymi obyczajami.
Zamawiający uprawniony jest do korzystania z Usług wyłącznie w zakresie obsługi własnej działalności gospodarczej prowadzonej pod firmą wskazaną w Umowie. Zamawiający może udostępniać Użytkownikom Zewnętrznym dostęp do modułu B2B lub panelu klienta Aplikacji wyłącznie w celach operacyjnych wynikających ze współpracy z tymi podmiotami; odpowiedzialność za ich działania spoczywa na Zamawiającego.
Zamawiający i Użytkownik nie mogą usuwać, modyfikować ani zakrywać jakichkolwiek oznaczeń praw autorskich, znaków towarowych lub innych oznaczeń praw własności intelektualnej zawartych lub wykorzystywanych w ramach Aplikacji.
Zamawiający nie może odtwarzać kodu źródłowego, dekompilować ani deasemblować Aplikacji.
Zamawiający korzystający z Usług zobowiązany jest podawać wyłącznie dane (w tym dane osobowe) zgodne ze stanem rzeczywistym. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za skutki podania przez Zamawiającego lub Użytkownika nieprawdziwych lub niepełnych danych.
Za naruszenie Regulaminu uznaje się w szczególności:
1. dostarczanie treści o charakterze bezprawnym;
2. korzystanie z Usług niezgodnie z ich przeznaczeniem;
3. podanie nieprawdziwych lub niepełnych danych;
4. usuwanie, modyfikowanie lub zakrywanie oznaczeń praw własności intelektualnej;
5. odtwarzanie kodu źródłowego, dekompilację lub deasemblację Aplikacji;
6. wszelkie inne naruszenia opisane w Umowie.
Naruszenie Regulaminu jest równoznaczne z naruszeniem postanowień Umowy.
W przypadku stwierdzenia naruszenia Regulaminu Zleceniobiorca może wezwać Zamawiającego do jego usunięcia, wyznaczając termin nie krótszy niż 7 (siedem) dni.
W przypadku bezpośredniego zagrożenia bezpieczeństwa systemu informatycznego, danych Zamawiającego lub osób trzecich Zleceniobiorca może niezwłocznie zawiesić świadczenie Usług bez uprzedniego wezwania, o którym mowa w ust. 8, zawiadamiając Zamawiającego drogą elektroniczną niezwłocznie po dokonaniu zawieszenia.
Oświadczenia, wezwania, zawiadomienia i informacje, o których mowa w Regulaminie, mogą być przekazywane za pośrednictwem poczty elektronicznej, chyba że szczególne postanowienie Regulaminu stanowi inaczej.

§ 5 Umowa

Na podstawie Umowy Zleceniobiorca umożliwia Zamawiającego:
1. dostęp do modułów Aplikacji określonych w zamówieniu, z wyłączeniem Przerw serwisowych;
2. przechowywanie na serwerach danych wprowadzanych przez Zamawiającego przy użyciu Aplikacji;
3. korzystanie z porad telefonicznych z zakresu funkcjonowania Aplikacji.
Jeżeli strony nie uzgodniły inaczej, Umowa zawierana jest na czas nieoznaczony.
W formularzu zamówienia Zamawiający wskazuje osoby (Użytkowników) uprawnione do wprowadzania danych do Aplikacji.
Po zawarciu Umowy Zleceniobiorca udostępni Zamawiającego Dokumentację opisującą funkcjonalności zamówionych modułów Aplikacji. Zamawiającego nie wolno udostępniać kodów dostępu do Aplikacji osobom trzecim, z wyłączeniem autoryzowanych Użytkowników Zewnętrznych na zasadach opisanych w § 4 ust. 2 Regulaminu.

§ 6 Opłaty i rozliczenia

Z tytułu świadczenia Usług Zamawiający zobowiązany jest uiszczać Opłatę abonamentową według kwot wskazanych w Cenniku. Zmiany cen wskazanych w Cenniku nie stanowią zmian Regulaminu.
Opłata abonamentowa uiszczana jest na podstawie faktury VAT wystawionej przez Zleceniobiorcę.
Za dzień płatności uznaje się dzień zaksięgowania kwoty Opłaty abonamentowej na rachunku bankowym Zleceniobiorcy.
W przypadku opóźnienia w zapłacie Opłaty abonamentowej wynoszącego więcej niż 14 (czternaście) dni Zleceniobiorca może - po przesłaniu Zamawiającego wezwania do zapłaty drogą elektroniczną z 3-dniowym terminem do uregulowania zaległości - zawiesić świadczenie Usług do momentu zaksięgowania pełnej kwoty należności na rachunku bankowym Zleceniobiorcy. Zawieszenie Usług nie zwalnia Zamawiającego z obowiązku zapłaty zaległych Opłat abonamentowych.

§ 7 Odpowiedzialność Zleceniobiorcy

Odpowiedzialność Zleceniobiorcy wobec Zamawiającego z wszelkich tytułów wynikających z Umowy - w szczególności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy - jest ograniczona do łącznej kwoty równej 12-krotności wartości netto miesięcznej Opłaty abonamentowej ostatnio uiszczonej przez Zamawiającego przed zdarzeniem rodzącym odpowiedzialność.
Zleceniobiorca nie odpowiada za szkody będące skutkiem przerw w dostępie Zamawiającego do sieci Internet lub przerw w świadczeniu Usług spowodowanych niewywiązaniem się ze zobowiązań przez osoby trzecie, w tym operatorów telekomunikacyjnych.
Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za utracone przez Zamawiającego korzyści (lucrum cessans). Ograniczenie to obowiązuje wyłącznie w relacjach z Zamawiającymi będącymi Przedsiębiorcami w rozumieniu § 2 ust. 1 lit. h Regulaminu.
Zasady, warunki oraz wysokość zmniejszenia wynagrodzenia z tytułu przerw w świadczeniu Usług lub niedostępności Aplikacji określa dokument SLA stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. Świadczenia przewidziane w SLA stanowią wyłączne źródło roszczeń finansowych Zamawiającego z tytułu przerw technicznych i awarii.
Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z niedoboru odpowiednich zabezpieczeń po stronie Zamawiającego lub z ujawnienia danych dostępowych osobom nieupoważnionym przez Zamawiającego lub Użytkownika.
Odpowiedzialność Zleceniobiorcy jest całkowicie wyłączona w przypadku nieprawidłowego funkcjonowania Aplikacji będącego wynikiem:
1. niewłaściwej konfiguracji lub instalacji systemu po stronie Zamawiającego;
2. ingerencji w Aplikację lub bazy danych przez osoby nieuprawnione z winy Zamawiającego;
3. błędów lub braków w danych wprowadzonych przez Zamawiającego;
4. nieprawidłowej obsługi Aplikacji przez Zamawiającego lub Użytkownika;
5. błędnej interpretacji wyników przez Zamawiającego;
6. zdarzeń siły wyższej, tj. zdarzeń zewnętrznych, niemożliwych do przewidzenia i których skutkom nie można zapobiec (m.in. klęski żywiołowe, awarie infrastruktury krytycznej, działania władz publicznych).
Zleceniobiorca zobowiązuje się w miarę możliwości na bieżąco usuwać zakłócenia w funkcjonowaniu Aplikacji.
Odpowiedzialność Zleceniobiorcy z tytułu rękojmi za wady fizyczne i prawne Aplikacji oraz Usług zostaje całkowicie wyłączona na podstawie art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego.

§ 8 Postępowanie reklamacyjne

Zamawiający ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą niewykonania lub nienależytego wykonania Usług, terminu rozpoczęcia świadczenia Usług lub nieprawidłowego obliczenia należności. Reklamacje można przesyłać:
1. pisemnie na adres siedziby Zleceniobiorcy;
2. pocztą elektroniczną na adres: pomoc@softwarestudio.com.pl.
Termin na złożenie reklamacji wynosi 30 dni od:
1. ostatniego dnia okresu rozliczeniowego, w którym zakończyła się przerwa w świadczeniu Usług;
2. dnia, w którym Usługa nie została należycie wykonana lub miała być wykonana;
3. dnia, w którym Usługa powinna zostać uruchomiona;
4. dnia doręczenia faktury zawierającej nieprawidłowe obliczenie należności.
Reklamacje wniesione po upływie terminu, o którym mowa w ust. 2, pozostawione będą bez rozpatrzenia. Zleceniobiorca poinformuje Zamawiającego o pozostawieniu reklamacji bez rozpatrzenia. Datą złożenia reklamacji jest data otrzymania korespondencji przez Zleceniobiorcę.
Reklamacja powinna zawierać:
1. dane Zamawiającego: imię i nazwisko lub firmę;
2. adres siedziby lub miejsca wykonywania działalności;
3. numer identyfikacji podatkowej (NIP);
4. określenie przedmiotu reklamacji oraz reklamowanego okresu;
5. opis okoliczności uzasadniających reklamację;
6. numer Umowy, której dotyczy reklamacja;
7. datę zawarcia Umowy i określony w niej termin rozpoczęcia świadczenia Usług (w przypadku reklamacji dotyczącej niedotrzymania terminu);
8. podpis reklamującego (w przypadku reklamacji pisemnej).
Zleceniobiorca rozpatruje reklamację w terminie 30 dni od jej otrzymania. W przypadku szczególnej złożoności sprawy Zleceniobiorca może jednorazowo przedłużyć termin rozpatrzenia o kolejne 30 dni, informując Zamawiającego przed upływem pierwotnego terminu. Brak odpowiedzi na reklamację w terminie 30 dni nie oznacza jej uznania.
W przypadku niezadowalającego wyniku rozpatrzenia reklamacji Zamawiający zachowuje prawo do dochodzenia roszczeń na drodze postępowania sądowego.

§ 9 Bezpieczeństwo danych

Zleceniobiorca informuje, że korzystanie z Usług może wiązać się ze standardowym ryzykiem związanym z siecią Internet i rekomenduje podjęcie przez Zamawiającego odpowiednich kroków w celu jego minimalizacji.
Zamawiający powinien stosować na wykorzystywanym sprzęcie aktualne oprogramowanie chroniące przed złośliwym oprogramowaniem oraz zabezpieczać urządzenia przed dostępem osób nieupoważnionych.
Dane wprowadzone przez Zamawiającego do Aplikacji stanowią własność Zamawiającego, który pełni rolę Administratora danych w rozumieniu RODO.
Zamawiający i Użytkownik zobowiązani są do zachowania w poufności danych dostępowych (loginów i haseł) oraz do nieudostępniania ich osobom nieupoważnionym.
Zamawiający i Użytkownik nie powinni korzystać z Aplikacji na urządzeniach niezabezpieczonych przed dostępem osób nieupoważnionych.
Jeżeli Zamawiający lub Użytkownik dostrzeże oznaki błędnego lub nietypowego funkcjonowania Aplikacji, powinien niezwłocznie przerwać korzystanie z niej i zgłosić problem Zleceniobiorcy.
Wszystkie dane wprowadzone do Aplikacji przechowywane są przez Zleceniobiorcę zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).
Zleceniobiorca zobowiązuje się nie przetwarzać danych Zamawiającego w celach innych niż realizacja Usługi i wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa.
Dane Zamawiającego chronione są przed ingerencją z zewnątrz oraz przed nieuprawnionym dostępem wewnętrznym. Zleceniobiorca stosuje m.in. zapory sieciowe (firewall) i szyfrowanie transmisji danych.
Dane Zamawiającego przechowywane są na serwerach wyposażonych w systemy podtrzymywania napięcia. Kopie bezpieczeństwa tworzone są co 24 godziny na niezależny nośnik. Zleceniobiorca zobowiązuje się do przechowywania kopii z ostatnich 14 dni.
Dane wprowadzone przez Zamawiającego do Aplikacji mogą być na dodatkowe zamówienie i za ustalonym wynagrodzeniem udostępnione w innej formie.
W razie rozwiązania Umowy dostęp do danych Zamawiającego jest blokowany z chwilą zakończenia Umowy. W ciągu 30 dni od dnia rozwiązania Umowy Zamawiający może złożyć wniosek o przekazanie danych w formacie uzgodnionym z Zleceniobiorcą. Po upływie 60 dni od dnia rozwiązania Umowy dane są bezpowrotnie usuwane bez możliwości odtworzenia, z wyłączeniem danych technicznych i rozliczeniowych, których przechowywanie jest niezbędne do celów dowodowych lub wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa; Zleceniobiorca informuje Zamawiającego drogą elektroniczną na 7 dni przed tym terminem. Zamawiający zobowiązany jest zabezpieczyć kopię swoich danych przed rozwiązaniem Umowy.
Zleceniobiorca nie jest zobowiązany do udostępnienia danych, o których mowa w ust. 12, jeżeli Zamawiający pozostaje w opóźnieniu z zapłatą wynagrodzenia należnego na podstawie Umowy. Jeśli zaległe płatności nie zostaną uregulowane przed upływem 60-dniowego terminu, o którym mowa w ust. 12, Zamawiający traci prawo do uzyskania danych, a dane są usuwane bez możliwości ich odtworzenia.
Zamawiający, korzystając z Usług, wyraża zgodę na przetwarzanie przez Zleceniobiorcę danych technicznych urządzenia (m.in. adres IP, wersja oprogramowania, dane urządzeń peryferyjnych) w celu ułatwienia aktualizacji, doskonalenia Aplikacji i realizacji Usług.
W celu realizacji Usług niezbędne jest przetwarzanie danych osobowych przez Zleceniobiorcę jako podmiot przetwarzający. Strony zawierają odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w formie elektronicznej, stanowiącą Załącznik nr 1 do Regulaminu.

§ 10 Własność intelektualna Zleceniobiorcy

Wszystkie elementy składowe Aplikacji podlegają ochronie prawnej: nazwa i logo, zdjęcia i opisy, interfejs, elementy graficzne, oprogramowanie, kod źródłowy oraz bazy danych.
Ochrona prawna opiera się na przepisach:
- ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych;
- ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. - Prawo własności przemysłowej;
- ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
- innych przepisów prawa polskiego i unijnego.
Jakiekolwiek korzystanie z własności intelektualnej Zleceniobiorcy bez jego uprzedniej, wyraźnej zgody jest zabronione.

§ 11 Przetwarzanie danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest SoftwareStudio Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
Zleceniobiorca pełni rolę odrębnego od Zamawiającego administratora w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („Rozporządzenie 2016/679"), w stosunku do danych osobowych przetwarzanych w związku ze świadczeniem usług przez Zleceniobiorcę.
Kontakt z administratorem danych możliwy jest:
1. listownie – na adres do korespondencji wskazany w komparycji Umowy;
2. za pośrednictwem poczty elektronicznej – na adres kontakt@softwarestudio.com.pl.
Dane osobowe przetwarzane są w celu:
1. zawarcia i wykonania Umowy, w szczególności w zakresie świadczenia usług będących przedmiotem Umowy (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia 2016/679);
2. wypełniania przez Zleceniobiorcę ciążących na nim obowiązków związanych z pełnieniem funkcji administratora danych (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia 2016/679);
3. wypełnienia celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Zleceniobiorcę lub osobę trzecią, w tym w szczególności dochodzenia, ustalenia i obrony przed roszczeniami, zapobiegania oszustwom, zapewnienia bezpieczeństwa środowiska teleinformatycznego, stosowania systemów kontroli wewnętrznej, ustalania konfliktu interesów, w celach archiwalnych i statystycznych (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia 2016/679).
Zakres danych przetwarzanych przez Zleceniobiorcę obejmuje:
1. dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, numer PESEL, numer dowodu osobistego, data urodzenia);
2. dane kontaktowe (numer telefonu, adres poczty elektronicznej, adres zamieszkania, adres do korespondencji);
3. dane identyfikacji podatkowej (NIP, numer REGON);
4. dane finansowe (numery rachunków bankowych, informacje o transakcjach finansowych);
5. inne dane pozyskane z dokumentów przekazanych w toku świadczenia usług, w zakresie niezbędnym dla prawidłowego świadczenia usług.
Dane mogą zostać przekazane w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego następującym podmiotom:
1. podmiotom współpracującym z Zleceniobiorcą w zakresie świadczonych przez niego usług;
2. podmiotom upoważnionym do pozyskania danych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa;
3. podmiotom świadczącym na rzecz Zleceniobiorcy usługi informatyczne, finansowe, płatnicze, pocztowe i kurierskie.
Dane przetwarzane będą przez okres wykonywania Umowy, przedawnienia wszystkich roszczeń wynikających z Umowy oraz do momentu wygaśnięcia wszystkich ciążących na Zleceniobiorcy obowiązków nałożonych powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
W związku z przetwarzaniem danych przez Zleceniobiorcę, Zamawiający jest uprawniony do:
1. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w zakresie obejmującym dane przetwarzane w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Zleceniobiorcę lub osobę trzecią, z uwagi na szczególną sytuację Zamawiającego;
2. dostępu do treści danych;
3. sprostowania i uzupełnienia danych;
4. ograniczenia przetwarzania danych;
5. usunięcia danych, z wyjątkiem danych niezbędnych do ustalenia konfliktu interesów;
6. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku uznania, że przetwarzanie danych narusza przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
Informacje o przetwarzaniu danych osobowych przez Zleceniobiorcę znajdują się w Polityce prywatności dostępnej pod adresem: https://www.softwarestudio.com.pl/polityka-prywatnosci/

§ 12 Zmiana Regulaminu

Zleceniobiorca może dokonać zmiany Regulaminu w przypadku:
1. zmiany przedmiotu działalności Zleceniobiorcy;
2. rozpoczęcia dostarczania nowych usług, modyfikacji dotychczasowych lub zaprzestania ich dostarczania;
3. dokonania technicznej modyfikacji Aplikacji wymagającej dostosowania postanowień Regulaminu;
4. prawnego obowiązku dokonania zmian, w tym obowiązku dostosowania Regulaminu do aktualnego stanu prawnego.
O zmianie Regulaminu Zamawiający informowany jest przez opublikowanie zmienionej wersji na stronie internetowej Zleceniobiorcy oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany w Umowie, z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni przed wejściem zmiany w życie.
Do Umów zawartych przed zmianą Regulaminu stosuje się postanowienia Regulaminu obowiązującego w dniu zawarcia Umowy, do czasu upływu terminu na wypowiedzenie, o którym mowa w ust. 4.
Zamawiający, który nie akceptuje zmiany Regulaminu, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w terminie 14 (czternastu) dni od dnia otrzymania informacji o zmianie. Brak wypowiedzenia w tym terminie uznaje się za akceptację zmiany Regulaminu.
Wypowiedzenie Umowy następuje przez złożenie Zleceniobiorcy oświadczenia o wypowiedzeniu za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany w § 1 ust. 4 pkt a Regulaminu.

§ 13 Postanowienia końcowe

Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania na stronie internetowej Zleceniobiorcy i obowiązuje wszystkich Usługobiorców korzystających z systemu Studio TCS.net od tej daty.
W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz innych właściwych przepisów prawa polskiego.
Wszelkie spory wynikające z Umowy strony będą starały się rozwiązać polubownie. W przypadku braku porozumienia właściwy do rozstrzygnięcia sporu jest sąd powszechny właściwy dla siedziby Zleceniobiorcy.
Regulamin sporządzony jest w języku polskim. W przypadku rozbieżności między wersją polskojęzyczną a tłumaczeniem na inny język, wiążąca jest wersja polska.
Aktualna treść Regulaminu dostępna jest pod adresem: https://www.softwarestudio.com.pl/regulamin/tcs/

Słownik pojęć regulaminu

Aplikacja: Oprogramowanie Studio TCS.net udostępniane Zamawiającego przez SoftwareStudio Sp. z o.o. w modelu SaaS - dostęp przez przeglądarkę internetową bez instalacji lokalnej na stanowiskach komputerowych.
Zamawiający: Firma (Przedsiębiorca) będąca stroną umowy z SoftwareStudio - klient korzystający z systemu Studio TCS.net na potrzeby własnej działalności magazynowej.
Użytkownik: Osoba fizyczna wskazana przez Zamawiającego jako uprawniona do korzystania z Aplikacji w jego imieniu - pracownik lub współpracownik firmy-klienta, np. kierownik magazynu, magazynier.
Użytkownik Zewnętrzny: Osoba spoza organizacji Zamawiającego (np. klient magazynu, dostawca lub kontrahent) mająca dostęp do modułu B2B lub panelu klienta Aplikacji. Pełną odpowiedzialność za jej działania ponosi Zamawiający.
Przerwa serwisowa: Planowana przerwa w dostępie do Usług, o której SoftwareStudio informuje minimum 48 godzin wcześniej. Przerwy serwisowe nieprzekraczające łącznie 8 h miesięcznie nie stanowią awarii i nie uprawniają do zmniejszenia wynagrodzenia.
SLA: Załącznik nr 2 do Regulaminu określający poziom dostępności systemu (min. 99% miesięcznie), czasy reakcji na awarie i zasady zmniejszenia wynagrodzenia. Dostępny na stronie: Parametry techniczne i SLA.
Opłata abonamentowa: Miesięczna opłata za korzystanie z usług Studio TCS.net, ustalana zgodnie z Cennikiem stanowiącym załącznik do Umowy. Zmiana Cennika nie stanowi zmiany Regulaminu.
Model SaaS (Software as a Service): Model dystrybucji oprogramowania przez Internet, w którym Aplikacja jest hostowana przez Zleceniobiorcę i udostępniana Zamawiającego na zasadzie subskrypcji – bez konieczności instalacji lokalnej ani zarządzania infrastrukturą serwerową.
Interfejs API: Zestaw reguł i protokołów umożliwiających automatyczną wymianę danych między systemem Studio TCS.net a zewnętrznym oprogramowaniem, np. systemem ERP lub TMS. Zasady korzystania z API określa odrębna dokumentacja techniczna.
Awaria: Nieplanowany stan techniczny systemu, który całkowicie uniemożliwia korzystanie z podstawowych funkcji Aplikacji, z wyłączeniem planowanych okien serwisowych (Przerw serwisowych). Kategorie awarii i czasy reakcji określa dokument SLA.
Dane użytkownika: Wszelkie informacje alfanumeryczne, rekordy magazynowe oraz dane osobowe wprowadzane do bazy danych Aplikacji przez Zamawiającego lub Użytkowników. Właścicielem danych jest Zamawiający pełniący rolę Administratora danych w rozumieniu RODO.
Okres rozliczeniowy: Zdefiniowany w Umowie czas, najczęściej jeden miesiąc kalendarzowy, stanowiący podstawę do naliczenia Opłaty abonamentowej. Po upływie każdego okresu rozliczeniowego Zleceniobiorca wystawia fakturę VAT.

Najczęściej zadawane pytania

Czym różni się awaria od przerwy serwisowej?

Przerwa serwisowa to planowany przestój techniczny, o którym SoftwareStudio informuje Zamawiającego co najmniej 48 godzin wcześniej. Awaria to nagłe, nieprzewidziane zatrzymanie działania systemu uniemożliwiające korzystanie z podstawowych funkcji. Rozróżnienie to ma istotne znaczenie dla naliczania wskaźników SLA – tylko awaria (nie przerwa serwisowa) uruchamia licznik czasu reakcji i może uprawniać do zmniejszenia wynagrodzenia.

Co dzieje się z danymi magazynowymi po rozwiązaniu umowy?

Po rozwiązaniu umowy dostęp do danych jest blokowany w dniu jej zakończenia. W ciągu 30 dni Zamawiający może złożyć wniosek o przekazanie danych w uzgodnionym formacie. Po upływie 60 dni od rozwiązania umowy dane są trwale usuwane. Zalecamy wykonanie eksportu danych jeszcze przed zakończeniem współpracy.

Czy mogę udostępnić dostęp do systemu TCS swoim pracownikom lub podwykonawcom?

Tak – Zamawiający może udostępnić dostęp do modułu B2B lub panelu klienta osobom spoza swojej organizacji (tzw. Użytkownikom Zewnętrznym), np. klientom magazynu czy dostawcom. Warunkiem jest, aby cel był wyłącznie operacyjny i wynikał ze współpracy z tymi podmiotami. Zamawiający ponosi pełną odpowiedzialność za działania Użytkowników Zewnętrznych.

Ile czasu mam na złożenie reklamacji?

Reklamację należy zgłosić w terminie 30 dni od zdarzenia – od ostatniego dnia okresu, w którym wystąpiła przerwa, od dnia niewykonania usługi lub od dnia doręczenia faktury z nieprawidłową kwotą. Reklamacje złożone po tym terminie pozostają bez rozpatrzenia. SoftwareStudio rozpatruje reklamację w ciągu 30 dni od jej otrzymania.

Czy zmiana cennika oznacza zmianę regulaminu wymagającą akceptacji?

Nie. Zmiany Cennika (opłat abonamentowych) ani zmiany dokumentu SLA nie stanowią zmiany Regulaminu w rozumieniu §12 i nie wymagają odrębnego wypowiedzenia umowy. Zmiana Regulaminu ma miejsce wyłącznie w przypadkach enumeratywnie wskazanych w §12 ust. 1 i każdorazowo wiąże się z powiadomieniem Zamawiającego z 14-dniowym wyprzedzeniem.

Czy system Studio TCS.net wymaga instalacji oprogramowania na komputerach pracowników?

Nie. Studio TCS.net działa w modelu SaaS – dostęp odbywa się wyłącznie przez przeglądarkę internetową obsługującą HTML5, JavaScript i protokół TLS 1.2+. Nie jest wymagana żadna instalacja lokalna ani specjalistyczny sprzęt. Wystarczy komputer lub tablet z aktualną przeglądarką i dostępem do Internetu.

Parametry techniczne i SLA → Studio TCS.net

Autor opracowania: Adam Siemiątkowski

Ostatnia aktualizacja techniczna: 25 maja 2026 r.