Import, eksport i API danych w module BHP
Dane klienta wczytujesz z plików CSV i XLSX z mapowaniem kolumn i podglądem zmian przed zapisem, pobierasz w pełnym eksporcie CSV i JSON, a systemy zewnętrzne zasilają program przez API. Import jest powtarzalny: ponowne wczytanie tego samego pliku nie tworzy duplikatów, a puste pole nie kasuje danych.
Na tej stronie
- Trzy drogi wczytania danych
- Import z pliku krok po kroku
- Pola importu
- Podgląd: nowe, zmienione, błędne i odejścia
- Eksport danych
- API do zasilania z innych systemów
- Typowe sytuacje przy imporcie
- Ćwiczenie: odczytaj przebiegi importu i wskaż różnice między nowym a powtórnym wczytaniem
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Trzy drogi wczytania danych
Pracowników i produkty klienta można dopisywać po jednym formularzem, wczytać z pliku albo przekazać z systemu zewnętrznego. Import z pliku jest przeznaczony dla początku wdrożenia i dla cyklicznych zasileń. Import wykonuje operator z uprawnieniem A albo W; import produktów - tylko administrator klienta (A).
| Droga | Dla czego | Gdzie |
|---|---|---|
| Formularz | Pojedynczy pracownik albo produkt. | NOWY, Nowy pracownik; rejestry, przycisk Dopisz. |
| Import z pliku CSV lub XLSX | Całe zestawienie pracowników, zestawienie zatrudnienia z odejściami albo katalog produktów. | KARTOTEKI, Import danych; INFORMACJE, Przebiegi importu, Nowy import. |
| API | Cykliczne zasilenie z systemu kadrowego lub ERP. | Konto techniczne; opisane niżej. |
Import z pliku krok po kroku
- Otwórz KARTOTEKI, Import danych. W polu Rodzaj importu wybierz: Pracownicy (dodanie i zmiany), Miesięczne zestawienie zatrudnienia (z odejściami) albo Katalog produktów (symbole z ERP; tylko administrator klienta).
- Wskaż plik CSV, TXT albo XLSX. Program czyta go w przeglądarce jako tekst: separator CSV wykrywa sam, a XLSX czyta pierwszy arkusz, więc kolumny z zerami wiodącymi nie tracą zer. Ostrzega o zapisie naukowym i o kolumnie liczbowej w Excelu, w której zera mogły zniknąć.
- Sprawdź Mapowanie kolumn: każda kolumna pliku dostaje pole programu albo opcję „pomiń kolumnę”. Program proponuje mapowanie z nagłówków, a gdy klient ma zapisany schemat pasujący do pliku, stosuje go sam. Pola oznaczone gwiazdką są wymagane.
- Opcjonalnie wpisz nazwę w polu Zapisz schemat jako: przy następnym pliku mapowanie ustawi się samo.
- Kliknij Sprawdź zmiany (podgląd). Program wysyła wiersze do bazy paczkami po 250 i porównuje je z danymi klienta, ale niczego jeszcze nie zapisuje.
- Przejrzyj podgląd i kliknij Zatwierdź import. Błędne wiersze nie blokują reszty, a zmiany trafiają do rejestru zmian ze źródłem IMPORT.
Pola importu
| Rodzaj | Pole | Wymagane | Uwagi |
|---|---|---|---|
| Pracownicy i zestawienie zatrudnienia | Numer osobowy | tak | Klucz. Dopasowanie do istniejącego pracownika. |
| Nazwisko | tak | ||
| Imię, Data zatrudnienia, Data zakończenia, Stanowisko, e-mail | nie | Daty z Excela program przelicza. | |
| Zakład, Wydział, Grupa odzieżowa | nie | Kody ze słowników klienta. | |
| Rozmiar odzieży, obuwia, rękawic, nakrycia głowy | nie | Według nich program dobiera produkty. | |
| Karta (kod, RFID) | nie | Klucz dodatkowy, unikalny w obrębie klienta. | |
| Produkty | Symbol (SKU) | tak | Klucz. Zapisywany dokładnie: wielkość liter, zera wiodące. |
| Nazwa | tak | ||
| Kategoria (kod), Rozmiar, Rodzina wariantów, EAN, Cena, Jednostka | nie | Kategoria wskazywana kodem. |
Puste pole w pliku nie kasuje istniejącej wartości - import tylko dopisuje i zmienia.
Podgląd: nowe, zmienione, błędne i odejścia
Podgląd pokazuje kafle Wierszy, Nowe, Zmienione, Bez zmian, Błędne (pominięte), Odejścia (tylko zestawienie zatrudnienia) i Z ostrzeżeniem oraz tabelę z numerem wiersza, kluczem, akcją i opisem zmian albo błędu. Filtr ogranicza tabelę do wybranej akcji.
| Akcja | Znaczenie | Co zapisze zatwierdzenie |
|---|---|---|
| nowy | Klucza nie ma w danych klienta. | Dopisanie nowego pracownika albo produktu. |
| zmiana | Klucz istnieje, a część pól różni się od pliku. Opis wylicza zmienione pola. | Aktualizację tych pól. |
| bez zmian | Dane są identyczne. | Nic. |
| błąd | Brak numeru osobowego, nazwiska, symbolu lub nazwy albo konflikt klucza. | Nic - wiersz jest pomijany. |
| odejście | Tylko zestawienie zatrudnienia: aktywny pracownik, którego nie ma w pliku. | Dezaktywację pracownika z datą zakończenia. |
Import jest powtarzalny. Ponowny import tego samego pliku nie tworzy duplikatów: wszystkie wiersze dostają akcję bez zmian. Zatwierdzenie robi wszystkie zmiany w jednej operacji, więc przy błędzie bazy nie zapisze się nic. Wynik każdego importu zostaje w rejestrze Przebiegi importu.
Eksport danych
Pozycja INFORMACJE, Eksport danych (oraz zakładka Eksport) pobiera pełne dane wybranego klienta, bez limitu dat, zawsze gdy są potrzebne - na przykład przy zmianie dostawcy usługi. Plik powstaje w tle, więc można pracować dalej; przycisk w trakcie przygotowania jest nieaktywny.
| Eksport | Zawartość |
|---|---|
| Dokumenty z pozycjami | Wszystkie wydania, zwroty, likwidacje, przyjęcia i korekty z pozycjami. |
| Historia wydań (partie) | Każda partia z datą wydania, terminem, przedłużeniem, zwrotem i likwidacją. |
| Pracownicy | Kartoteka pracowników ze strukturą i rozmiarami. |
| Normy przydziału | Pozycje norm wszystkich grup. |
| Rejestr zmian | Kto, kiedy i co zmienił, z wartościami przed i po. |
Każdy eksport jest dostępny w dwóch formatach: CSV (średnik jako separator, kodowanie z BOM, więc Excel poprawnie czyta polskie znaki) i JSON z nazwą klienta, typem i datą utworzenia. Plik nazywa się według wzoru bhp-KOD_KLIENTA-typ. Dane osobowe w eksporcie podlegają tym samym zasadom ochrony co w programie.
API do zasilania z innych systemów
API pozwala systemowi kadrowemu lub ERP klienta zasilać pracowników i produkty oraz pobierać dokumenty, historię wydań i stan norm. Wywołuje się je tak samo jak pozostałe operacje API Studio TCS.net, opisane na stronie API; adresów usług i nazw pól nie publikujemy w instrukcji, przekazuje je zespół SoftwareStudio po uzgodnieniu zakresu.
| Operacja | Co robi | Wymagane uprawnienie konta |
|---|---|---|
| Zapis pracowników | Dopisuje i zmienia pracowników według tych samych reguł co import; z opcją pełnego zestawienia dezaktywuje odchodzących. | A albo W |
| Zapis produktów | Dopisuje i zmienia produkty katalogu. | A |
| Dokumenty | Zwraca dokumenty z pozycjami z podanego zakresu dat: numer, typ, data, status, pracownik, operator, korekta, pozycje z SKU, ilością, ceną i terminem. | A, W albo K |
| Historia wydań | Zwraca partie wydań, dla wszystkich pracowników albo jednego. | A, W albo K |
| Stan norm | Zwraca stan każdej kategorii normy: wymagane, ważne, brakuje, stan, najbliższy termin, proponowany produkt. | A, W albo K |
Konto API to osobne konto techniczne, nie konto użytkownika, z wpisem dostępu do jednego klienta - dlatego klucz API jest przypisany do klienta. Odpowiedź zapisu zawiera liczbę nowych, zmienionych, bez zmian, odrzuconych i dezaktywowanych wierszy oraz listę błędów z numerem wiersza i kluczem. Podobnie jak w pozostałych API programu kod odpowiedzi 200 nie oznacza sukcesu - wynik biznesowy jest w treści odpowiedzi.
Typowe sytuacje przy imporcie
| Objaw | Najczęstsza przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Zera wiodące w numerze zniknęły | Kolumna w Excelu była liczbowa. | Sformatuj kolumnę jako tekst i wczytaj plik jeszcze raz. |
| Program prosi o przypisanie pól wymaganych | Brak kolumny z numerem osobowym i nazwiskiem albo symbolem i nazwą. | Przypisz brakujące kolumny w mapowaniu. |
| Pole jest przypisane do kilku kolumn | Dwie kolumny pliku wskazują to samo pole. | Jedną kolumnę pomiń. |
| Brak rodzaju Katalog produktów | Konto ma uprawnienie W. | Import produktów wykonuje administrator klienta. |
| Wiersz jest błędny | Brak numeru osobowego, nazwiska, symbolu lub nazwy. | Uzupełnij dane w pliku; reszta wierszy nie jest blokowana. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: odczytaj przebiegi importu i wskaż różnice między nowym a powtórnym wczytaniem
Uczeń czyta wyniki istniejących importów, bez wczytywania własnego pliku, bo konto demo jest wspólne. Rola w demo: Usługa BHP - odzież i ŚOI, uruchamiana na stronie demo Studio TCS.net. Czas: około 15 minut.
- Otwórz INFORMACJE, Przebiegi importu. Zapisz rodzaj, plik, źródło, status i liczniki Wierszy, Nowe, Zmienione, Bez zmian i Błędne jednego importu.
- Otwórz KARTOTEKI, Import danych i przeczytaj opis rodzaju Pracownicy oraz rodzaju Miesięczne zestawienie zatrudnienia. Nie wskazuj pliku.
- Otwórz INFORMACJE, Eksport danych i przeczytaj opisy wszystkich pięciu eksportów. Nie pobieraj plików z danymi osobowymi.
- Otwórz INFORMACJE, Rejestr zmian i znajdź wpisy ze źródłem IMPORT. Zapisz pole, wartość przed i po.
- Zapisz, czym różni się import zestawienia zatrudnienia od importu pracowników w obsłudze odejść.
Pytanie kontrolne. Dlaczego ponowne wczytanie tego samego pliku nie tworzy duplikatów, a puste pole w pliku nie kasuje danych?
Najczęstsze pytania
Czy mogę wczytać plik z Excela z numerami zaczynającymi się od zera?
Tak, o ile kolumna jest tekstowa. Program czyta kolumny jako tekst i zachowuje zera wiodące, ale ostrzega, gdy kolumna w Excelu była liczbowa i zera mogły zniknąć.
Co zrobi import, gdy pracownika nie ma w pliku?
Import pracowników nic z nim nie zrobi. Dopiero import miesięcznego zestawienia zatrudnienia zaproponuje dezaktywację aktywnych pracowników, których w pliku brakuje.
Czy można cofnąć zatwierdzony import?
Nie ma przycisku cofnięcia. Zmiany są w rejestrze zmian z wartościami przed i po, więc można je poprawić ponownym importem albo ręcznie.
Czy program ma gotowy konektor do mojego systemu ERP?
Nie. Są import z plików i API, które przyjmują symbole dokładnie tak, jak zapisał je system klienta. Konektor do konkretnego systemu można przygotować jako osobne wdrożenie.
Słownik pojęć
- Schemat importu
- Zapisane mapowanie kolumn pliku na pola programu dla klienta i rodzaju importu. Stosuje się je automatycznie przy kolejnym pliku.
- Podgląd importu
- Porównanie wierszy pliku z danymi klienta przed zapisem: nowe, zmienione, bez zmian, błędne i odejścia.
- Zestawienie zatrudnienia
- Pełna lista pracowników klienta w pliku. Aktywni pracownicy spoza listy są proponowani do dezaktywacji.
- Konto API
- Osobne konto techniczne z dostępem do jednego klienta, używane przez system zewnętrzny.
- Eksport CSV
- Plik tekstowy ze średnikiem jako separatorem i kodowaniem z BOM, który Excel otwiera z polskimi znakami.