Załączniki i pliki - dokumentacja przypięta do rekordu Studio TCS.net
Pliki i załączniki trzymają dokumentację razem z rekordem, którego dotyczy: protokół z przeglądu, świadectwo legalizacji albo instrukcja producenta leżą przy narzędziu lub dokumencie, a nie na dysku sieciowym. Studio TCS.net ma dwa panele do dokumentów, a formularze CMMS dodają przycisk Dokumenty. Strona pokazuje, co wybrać i jakie foldery czekają przy poszczególnych rekordach.
Okno Dokumenty ma u góry zielony przycisk Nowy folder oraz przyciski Wgraj pliki, Zmień nazwę i Usuń, nieaktywne, dopóki żaden folder nie jest wybrany. Po prawej stoją przycisk Statystyki i pole Szukaj plików. Lewy panel FOLDERY zawiera drzewo z folderem nadrzędnym rekordu i podfolderem Załączniki, a u dołu panelu widać zajętość miejsca. Prawy panel prosi o wybranie folderu i dopiero wtedy pokazuje jego pliki, a nad nim stoją trzy małe przyciski z ikonami oraz przełączniki widoku kafelków i listy. Menedżer działa na jednym rekordzie, więc pliki zobaczy każdy, kto ma dostęp do tego rekordu.
Na tej stronie
Panele z dokumentami przy rekordzie
Dokumenty przypina się do rekordu na kilka sposobów. Nazwy bywają mylące, bo folder o nazwie Załączniki stoi w drzewie plików kilku rekordów, a osobne okno Załączniki otwiera się inną pozycją menu.
| Panel | Jak działa | Typowe zastosowanie |
|---|---|---|
| Pliki | Menedżer plików z drzewem folderów przypiętym do rekordu; przyciski Nowy folder, Wgraj pliki, Zmień nazwę i Usuń oraz przeciąganie plików. | Dokumentacja techniczna oraz rysunki i instrukcje obsługi. |
| Załączniki | Osobne okno z listą dokumentów rekordu; przy pliku widać rozmiar w KB albo MB. | Protokoły PDF z przeglądów i badań oraz dokumenty dostawcy. |
| Dokumenty | Przycisk w formularzach zgłoszenia awarii, zlecenia naprawy i badania UDT, obok przycisków Dyskusja i Zdjęcia. Otwiera menedżer plików z folderami rekordu. | Dokumenty towarzyszące zgłoszeniu lub zleceniu. |
| Informacje, Pliki | Menedżer plików całej roli, niezwiązany z żadnym rekordem. | Regulaminy i instrukcje BHP oraz przeciwpożarowe. |
Foldery plików przy poszczególnych rekordach
Drzewo folderów zależy od rodzaju rekordu. Gotowa struktura podpowiada, gdzie położyć dany dokument, więc dokumentacja narzędzia nie miesza się z dokumentacją pracownika.
| Rekord | Foldery w menedżerze plików |
|---|---|
| Narzędzie w kartotece | Inne pliki; Świadectwa legalizacji; Protokoły; Instrukcje; Gwarancje. |
| Część zamienna, materiał, odzież, środki BHP, lokalizacja i kontrahent | Jeden folder Pliki. |
| Obiekt techniczny | Załączniki; Instrukcje; Certyfikaty; Dokumentacja techniczna; Historia Serwisu; Umowy; Faktury; Korespondencja. |
| Pracownik | Załączniki; Szkolenia; Certyfikaty. |
| Dokument przeglądu | Załączniki; Protokoły; Atesty. |
| Zgłoszenie awarii w rejestrze awarii | Załączniki. |
| Dokument wypożyczenia NW | Folder Pliki. |
Jak dodać plik do rekordu
- Zaznacz rekord w rejestrze i wybierz Pliki w menu z trzema kreskami. W formularzu kliknij przycisk nad formularzem: Pliki w dokumencie NW albo Dokumenty w zgłoszeniu awarii.
- Wybierz w drzewie folder zgodny z rodzajem dokumentu, na przykład Protokoły przy przeglądzie. Dopóki żaden folder nie jest wybrany, przyciski Wgraj pliki, Zmień nazwę i Usuń są nieaktywne.
- Przeciągnij plik z komputera na obszar folderu albo kliknij Wgraj pliki i wskaż plik na dysku.
- Sprawdź, czy plik pojawił się na liście w wybranym folderze.
- Zamknij okno menedżera.
Menedżer plików w menu Informacje ma te same przyciski co okno Dokumenty: zielony Nowy folder, Wgraj pliki, Zmień nazwę i Usuń, a po prawej Statystyki oraz pole Szukaj plików. Lewy panel FOLDERY pokazuje drzewo folderów roli, w demo z podfolderami regulaminów, instrukcji, audytów, certyfikatów i procedur ewakuacyjnych. Przy folderach stoją liczniki plików, a u dołu panelu widać łączną zajętość. Prawy panel prosi o wybranie folderu.
Okno Załączniki, otwierane osobną pozycją menu z trzema kreskami, pokazuje listę dokumentów przypisanych do rekordu, a przy każdym pliku jego rozmiar w kilobajtach albo megabajtach. Uporządkowaną dokumentację według rodzaju prowadzisz w menedżerze plików, w folderze odpowiadającym rodzajowi dokumentu.
- Nazwa pliku - plik o istniejącej nazwie nie nadpisuje poprzedniego, tylko dostaje numer w nawiasie, na przykład „nazwa (2).pdf”.
- Dozwolone typy - między innymi dokumenty biurowe, PDF, obrazy, archiwa, wiadomości e-mail i wideo. Pliki wykonywalne i serwerowe program zawsze blokuje.
- Zakres działań - okno plików może pozwalać tylko na przeglądanie, na zarządzanie folderami albo tylko na wgrywanie. Tryb zależy od konfiguracji wywołania.
- Rozmiar - lista w oknie Załączniki pokazuje wielkość każdego pliku w KB albo MB.
Reguła dołączania. Dołącz dokument do rekordu, którego naprawdę dotyczy: protokół przeglądu do dokumentu przeglądu, a świadectwo legalizacji do kartoteki narzędzia, w folderze Świadectwa legalizacji. Numer świadectwa wpisuje się osobno w panelu zmiany statusu przeglądu lub legalizacji, w polu Numer świadectwa, a sam plik dołącza się jako dokument.
Co dołączać w narzędziowni i CMMS
| Rekord | Dokumenty |
|---|---|
| Narzędzie lub obiekt techniczny | Instrukcja producenta i karta gwarancyjna oraz deklaracja zgodności. |
| Przegląd, legalizacja, badanie UDT | Protokół z badania i świadectwo legalizacji. |
| Zlecenie naprawy | Oferta i protokół serwisu zewnętrznego. |
| Dokument przyjęcia | Dokument dostawy i certyfikat materiałowy. |
| Likwidacja narzędzia | Skan protokołu likwidacji z podpisami komisji. |
Tryb zgłoszenia urządzenia do badania opisuje strona UDT o badaniach technicznych urządzeń, a zasady legalizacji przyrządów pomiarowych strona Głównego Urzędu Miar o legalizacji przyrządu pomiarowego. Studio TCS.net przechowuje dokumenty z tych procedur, ale ich nie zastępuje i nie pilnuje terminów urzędowych. Termin kolejnej legalizacji wpisuje użytkownik w rejestrze Legalizacje, a Badania UDT ewidencjonują wyniki badań.
Dane osobowe w plikach. Foldery Szkolenia i Certyfikaty przy pracowniku zawierają dane osobowe. Plik dodany przy rekordzie widzi każdy, kto ma dostęp do tego rekordu, więc dołączaj tylko dokumenty potrzebne do pracy i przypisuj prawo dostępu do kartoteki pracowników ostrożnie.
Nazwy plików i podział dokumentów
Na liście pliki rozpoznajesz po nazwie i rozmiarze, dlatego nadawaj im nazwy mówiące, co zawierają i czego dotyczą, na przykład protokol-przegladu-2026-05-szlifierka.pdf. Dołączaj dokument do rekordu, którego dotyczy, a nie do najbliższego rekordu pod ręką: protokół przeglądu trafia do przeglądu, a nie do kartoteki narzędzia.
Krótką informację tekstową zapisz jako notatkę, zamiast tworzyć dla niej osobny plik. Zdjęcia usterek i stanu narzędzi dodawaj w galerii opisanej na stronie o zdjęciach, a skany protokołów i instrukcje jako pliki. Dzięki temu każda funkcja pokazuje dokumenty swojego rodzaju.
Typowe sytuacje z plikami
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Nowy plik nie zastąpił starego o tej samej nazwie | Program nie nadpisuje plików i nadaje nowemu numer w nawiasie. | Usuń nieaktualny plik albo dopisz datę do nazwy nowego. |
| Program odrzucił plik | Typ pliku jest blokowany, na przykład plik wykonywalny. | Dołącz dokument w dozwolonym formacie, na przykład PDF. |
| W formularzu NW nie ma przycisku Pliki | Przyciski pojawiają się po dodaniu pierwszej pozycji dokumentu. | Dodaj pozycję, a przycisk pojawi się nad formularzem. |
| W menu nie ma pozycji Pliki albo Załączniki | Rejestr, na przykład kartoteka usług, nie ma tej funkcji, albo administrator ukrył pozycję. | Sprawdź uprawnienia konta. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: porównaj foldery plików przy przeglądzie i przy narzędziu
Uczeń sprawdza, gdzie program przewiduje miejsce na dokumentację konserwacji, i niczego nie dodaje, bo konto demo jest wspólne dla wszystkich testujących. Rola w demo: Narzędziownia. Czas: około 15 minut.
- Uruchom bezpłatne demo Studio TCS.net w roli Narzędziownia, otwórz w menu NARZĘDZIOWNIA pozycję Przeglądy i zaznacz dowolny wiersz.
- Rozwiń menu z trzema kreskami, wybierz Pliki i zapisz nazwy folderów. Zajrzyj do folderu Protokoły, jeśli drzewo go ma, i zapisz, czy zawiera pliki.
- Zamknij menedżer, wybierz w tym samym menu Załączniki i zapisz nazwy oraz rozmiary plików z listy.
- Otwórz KARTOTEKI, Magazynowe, rejestr Narzędzia, zaznacz narzędzie i wybierz Pliki. Porównaj foldery z przeglądem i wskaż ten przeznaczony na świadectwa legalizacji, jeśli drzewo go ma.
- Otwórz w menu INFORMACJE pozycję Pliki i wyjaśnij, czym ten menedżer różni się od plików przy rekordzie.
- Zbuduj tabelę: rekord, foldery, przykładowy dokument dla każdego z nich.
Pytanie kontrolne. Do którego rekordu i do którego folderu dołączysz świadectwo legalizacji przyrządu i gdzie wpiszesz jego numer?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "wykonuje obsługę codzienną oraz konserwację maszyn i urządzeń" z kwalifikacji MEC.03 Montaż i obsługa maszyn i urządzeń (jednostka MEC.03.3) w zawodzie technik mechanik, w części dotyczącej kryterium "dokumentuje wykonanie obsługi codziennej oraz konserwacji maszyn i urządzeń". Uczeń ogląda miejsca na dokumentację, ale niczego nie dokumentuje, więc ćwiczenie tylko przygotowuje do tego efektu. Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo TCS.net na zajęciach.
Najczęstsze pytania
Czym pliki różnią się od załączników?
Pliki tworzą menedżer z drzewem folderów przypiętym do rekordu. Załączniki tworzą osobne okno z listą dokumentów rekordu i ich rozmiarem. Formularze zgłoszenia awarii, zlecenia naprawy i badania UDT mają ponadto przycisk Dokumenty.
Jakie pliki można dodać?
Między innymi dokumenty biurowe, PDF, obrazy, archiwa, wiadomości e-mail i wideo. Pliki wykonywalne i serwerowe program zawsze blokuje, a zakres działań w oknie zależy od konfiguracji.
Co się stanie, gdy dodam plik o istniejącej nazwie?
Nowy plik nie nadpisze poprzedniego. W menedżerze plików dostanie nazwę z numerem w nawiasie, na przykład „nazwa (2).pdf”.
Gdzie dołączyć protokół z przeglądu?
Przy dokumencie przeglądu, w folderze Protokoły. Świadectwo legalizacji dołącz w folderze Świadectwa legalizacji przy narzędziu. Numer świadectwa wpisz w panelu zmiany statusu przeglądu lub legalizacji.
Czym różni się Informacje, Pliki od plików przy rekordzie?
Menedżer w menu Informacje zawiera dokumenty całej roli, na przykład regulaminy i instrukcje BHP. Pliki przy rekordzie są przypisane do jednego narzędzia albo dokumentu.
Słownik pojęć
- Menedżer plików
- Okno z drzewem folderów przypiętym do rekordu. Pozwala dodawać pliki przyciskiem Wgraj pliki albo przeciąganiem.
- Okno Załączniki
- Lista dokumentów przypisanych do rekordu, z rozmiarem każdego pliku w KB albo MB.
- Przycisk Dokumenty
- Przycisk w formularzach zgłoszenia awarii, zlecenia naprawy i badania UDT, obok przycisków Dyskusja i Zdjęcia. Otwiera menedżer plików rekordu.
- Świadectwo legalizacji
- Dokument potwierdzający, że przyrząd pomiarowy przeszedł legalizację. Studio TCS.net przechowuje jego plik, a numer wpisuje się w panelu zmiany statusu.
- Protokół przeglądu
- Dokument z wynikiem przeglądu. Program tworzy raport o tej nazwie w podglądzie, a skan protokołu dołącza się w folderze Protokoły.