Wypożyczenia narzędzi - rejestr dokumentów NW i wydanie narzędzia pracownikowi

Rejestr Dokumenty NW zbiera zatwierdzone wypożyczenia narzędzi pracownikom. Każdy dokument łączy pracownika z konkretnymi egzemplarzami, czyli z pozycjami mającymi numer serii i lokalizację. Po zatwierdzeniu narzędzia przechodzą na pracownika i zostają tam do chwili zwrotu. Narzędziownik wystawia tu dokumenty, dopisuje podpis i zmienia termin zwrotu.

Nad tabelą leży pasek narzędzi z menu trzech kresek i sześcioma przyciskami: Dopisz, Podgląd, Podpis, Termin zwrotu, Wydruk, Historia. W prawym górnym rogu widać zakres dat (filtr Przedział czasowy), w bazie demonstracyjnej od 2024-01-05 do dnia bieżącego. Pod nagłówkami kolumn działa wiersz filtrów, a kolumny idą w kolejności: Data, Nr dokumentu, Pracownik, Liczba pozycji, Ilość, Analityka, Nr dokumentu wew., Data dokumentu wew., Podpis, Uwagi. Rejestr pokazuje wyłącznie dokumenty zatwierdzone w oddziale zalogowanego użytkownika, od najwyższego numeru, po 40 wierszy na stronie.

Miejsce wypożyczenia w obiegu narzędzia

Narzędzie wędruje z półki do pracownika i z powrotem, a każdy ruch ma swój dokument. Wypożyczenie dopisuje ruch ujemny z lokalizacji, a zwrot dopisuje ruch dodatni.

Dokument NW założysz na dwa sposoby: przyciskiem Dopisz w tym rejestrze albo pozycją Wypożyczenie w sekcji NOWY. Opisuje ją strona o wypożyczeniu z poziomu sekcji NOWY. Formularz jest ten sam. Wydanie po samym numerze serii, bez terminu i bez wybierania ilości, to osobny ekran szybkiego wydania.

Kolumny rejestru i jak z nich korzystać

Pasek narzędzi i menu operacji

Przyciski paska działają na zaznaczonym wierszu. Bez zaznaczenia program otwiera okno z nagłówkiem "Brak wyboru!" i prosi o zaznaczenie wiersza tabeli. Dwuklik na wierszu otwiera Podgląd.

Prawy przycisk myszy otwiera menu z pozycjami paska oraz poleceniami Więcej (Eksport Excel), Kopiuj tekst i Filtruj, o ile konto ma włączone menu kontekstowe. Filtruj ustawia filtr na wartość klikniętej komórki.

Formularz wypożyczenia w dwóch etapach

Etap pierwszy - nagłówek

Nad ramką "Wypożyczenie narzędzi" stoją pola tylko do odczytu: Typ dokumentu (NW), Numer referencyjny nadawany od razu oraz Data, czyli dzień bieżący. W ramce widać pole Pracownik z podpowiedzią "wpisz 2 znaki, aby rozpocząć szukanie" i pogrubioną etykietą, która oznacza pole wymagane. Pod nim leżą Data dokumentu wew. z ikoną kalendarza i Numer dokumentu wew.. Całość zamyka przycisk Dalej.

Po kliknięciu Dalej pracownika nie można już zmienić.

Etap drugi - pozycje dokumentu

Drugi etap pokazuje pola pozycji i pustą siatkę dokumentu. Artykuł wybiera się z listy narzędzi, które mają w oddziale dodatnią ilość do wydania, a egzemplarz z listy w formacie "numer serii / lokalizacja (ilość)". Po dodaniu pierwszej pozycji na górze okna pojawia się pasek z przyciskami: Zapisz, Bufor, Usuń, a także przyciski Notatki, Pliki, Załączniki i Zdjęcia.

Siatka pozycji ma kolumny Indeks, Nazwa, Nr serii, Ilość, Lokalizacja, Magazyn, Termin zwrotu, Termin ważności i Uwagi. Sekcja Podsumowanie liczy Ilość artykułów i Ilość sztuk oraz daje pole uwag do 200 znaków. Krzyżyk w wierszu usuwa jedną pozycję po pytaniu "Czy na pewno chcesz usunąć pozycje ?".

Procedura wystawienia dokumentu

1. Wybierz NARZĘDZIOWNIA, Wypożyczenia, Dokumenty NW i kliknij Dopisz.
2. Wskaż pracownika, w razie potrzeby uzupełnij numer i datę dokumentu wewnętrznego, a potem kliknij Dalej.
3. Wybierz artykuł i egzemplarz, ustaw ilość oraz termin zwrotu i kliknij Dodaj. Powtórz dla kolejnych narzędzi.
4. Sprawdź siatkę pozycji. Zapisz zatwierdza dokument po odpowiedzi TAK na pytanie "Czy na pewno chcesz zatwierdzić dokument?", a Bufor zostawia go roboczo.
5. Po zatwierdzeniu odszukaj dokument w rejestrze, zaznacz go i kliknij Podpis, a potem Wydruk.

Bufor i zatwierdzenie dokumentu

Pozycja trafia do bazy w chwili kliknięcia Dodaj. Przycisk Bufor zapisuje nagłówek i zostawia dokument w statusie roboczym. W polu numeru widać wtedy numer referencyjny, a właściwy numer powstaje przy zatwierdzeniu.

Reguła rezerwacji w buforze. Pozycje rozchodowe dokumentu NW pomniejszają ilość dostępną do wydania już w buforze. Zarezerwowana ilość nie jest więc oferowana w kolejnych dokumentach, ale narzędzie nie jest jeszcze na pracowniku - trafia tam dopiero po zatwierdzeniu.

W zestawieniu bufora dostępne są przyciski Edytuj, Podgląd, Anuluj, Wydruk i Historia. Edycja otwiera ten sam formularz, ale pracownika nie da się już zmienić. Anuluj oznacza wszystkie pozycje dokumentu jako usunięte, więc dokument znika z list. Zestawienie pozycji zatwierdzonych jest tylko do odczytu, a jeden wiersz to jedna pozycja.

Stan jako suma ruchów. Program nie przechowuje stanu w osobnym polu. Stan egzemplarza wynika z sumy ruchów na dokumentach, a o tym, czy ruch się liczy, decyduje jego status. Przychody liczą się od zatwierdzenia, rozchody już od bufora.

Termin zwrotu

Termin zwrotu należy do pozycji, nie do dokumentu, więc w jednym NW narzędzia mogą mieć różne terminy. W szybkim wydaniu pole pozostaje puste. Zmianę po zatwierdzeniu wykonujesz przyciskiem Termin zwrotu: w oknie Pozycje dokumentu (kolumny Termin zwrotu, Indeks, Nazwa, Nr serii, Pracownik, Ilość, Lokalizacja, Data, Nr dokumentu, Nr referencyjny) zaznacz pozycję, kliknij Zmień termin, wskaż datę od 30 dni wstecz do 365 dni naprzód i zapisz.

Kontrola terminów należy do narzędziownika. Program nie ustawia domyślnej długości wypożyczenia, nie wysyła przypomnień e-mail ani SMS i nie blokuje kolejnych wydań pracownikowi, który przekroczył termin. Jedyny sygnał to czerwona komórka Termin zwrotu w Panelu dla pracownika, gdy termin przypada dziś albo minął. Terminy zwrotu widać w zestawieniu pozycji zatwierdzonych, które obejmuje także pozycje już zwrócone, więc po znalezieniu minionego terminu sprawdź w wyszukiwarce Szukaj, czy zwrot został zatwierdzony.

Terminy zwrotu dotyczą narzędzi wydanych pracownikom. Terminy przeglądów i legalizacji opisują strony terminy przeglądów i terminy legalizacji. Program nie sprawdza ich przy wydaniu.

Podpis pracownika

Przycisk Podpis otwiera okno z polem do rysowania myszą albo palcem na ekranie dotykowym i z polem "nazwisko i imię", którego program nie wymaga. Przycisk "Wyczyść" usuwa narysowany podpis, a pusty podpis kończy się komunikatem "Brak podpisu!". Obraz podpisu zostaje przypisany do dokumentu razem z loginem oraz datą i godziną złożenia.

Reguła jednego podpisu. Do dokumentu przypisuje się jeden podpis. Przy ponownym otwarciu okno pokazuje komunikat "Podpis został złożony" z obrazem, nazwiskiem, loginem i czasem i nie pozwala go zmienić.

W praktyce zakładowej podpisany dokument potwierdza przekazanie mienia.

Typowe sytuacje przy wypożyczeniu

Analiza danych w rejestrze

Zasady filtrowania i sortowania wspólne dla wszystkich rejestrów opisuje strona o filtrowaniu i sortowaniu danych. Eksport uruchamia menu trzech kresek. Program otwiera najpierw okno z przyciskiem Pobierz, a plik Excel zachowuje filtry i sortowanie z ekranu oraz zakres dat; kolejność kolumn w pliku wynika z konfiguracji widoku.