Funkcje standardowe - narzędzia wspólne dla rejestrów Studio TCS.net
Osiem narzędzi powtarza się w większości rejestrów Studio TCS.net: filtrowanie i sortowanie, eksport do Excela, notatki, dyskusje, pliki i załączniki, zdjęcia, podgląd wydruku oraz historia operacji. Narzędziownik korzysta z nich w codziennej pracy, ale nie każdy rejestr ma pełny zestaw. Ta strona mapuje osiem opisów i pokazuje zasięg narzędzi w rejestrach narzędziowni i CMMS. Wyjaśnia też, czego tabele nie zapamiętują.
Rejestr Dokumenty NW - wypożyczenia pracownikom ma nad tabelą pasek narzędzi. Na jego początku stoi menu z trzema kreskami, a dalej przyciski Dopisz, Podgląd, Podpis i Termin zwrotu, a po nich Wydruk i Historia. Rozwinięte menu zawiera pozycje Eksport Excel, Uwagi/notatki, Dyskusja, Pliki, Zdjęcia i Załączniki, a za separatorem Wyślij SMS oraz Wyślij e-mail. W prawym górnym rogu leży pole z zakresem dat (filtr Przedział czasowy) i ikoną kalendarza; w bazie demonstracyjnej obejmuje okres od 2024-01-05 do dnia bieżącego. Pod nagłówkami kolumn (Data, Nr dokumentu, Pracownik, Liczba pozycji, Ilość, Analityka, Nr dokumentu wew., Data dokumentu wew., Podpis, Uwagi) biegnie wiersz filtrów, a pod tabelą stopka ze stronicowaniem. Większość narzędzi wspólnych stoi w pasku, w wierszu filtrów i w menu podręcznym, a formularz dokumentu ma własne przyciski.
Na tej stronie
- Trzy miejsca, z których wywołujesz funkcje
- Mapa strony - osiem funkcji i ich adresaci
- Gdzie które funkcje działają
- Cztery funkcje bez osobnej strony
- Przykłady zastosowań w narzędziowni i CMMS
- Ćwiczenie: porównaj zestaw funkcji w trzech rejestrach i wskaż, czego brakuje w kartotece usług
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Trzy miejsca, z których wywołujesz funkcje
Ten sam zestaw narzędzi otwiera się na trzy sposoby. Wybór zależy od tego, czy pracujesz w rejestrze, czy w formularzu dokumentu.
| Miejsce | Jak je otworzyć | Co tam znajdziesz |
|---|---|---|
| Menu z trzema kreskami | Pierwszy przycisk paska narzędzi rejestru. | Eksport Excel oraz pozycje skonfigurowane dla rejestru: Uwagi/notatki, Dyskusja, Pliki, Zdjęcia, Załączniki, Wyślij SMS i Wyślij e-mail. |
| Menu podręczne | Prawy przycisk myszy na komórce tabeli. | Przyciski paska, pozycja Więcej z eksportem i pozostałymi funkcjami, Kopiuj tekst oraz Filtruj. |
| Przyciski formularza | Pasek nad formularzem. W dokumentach NW i PW przyciski pojawiają się po dodaniu pierwszej pozycji. | W formularzu NW: Notatki, Pliki, Załączniki i Zdjęcia. W formularzu zgłoszenia awarii: Uwagi, Dyskusja, Zdjęcia, Dokumenty, SMS i e-mail. Zestaw zależy od rodzaju dokumentu. |
Przyciski paska działają na zaznaczonym rekordzie, więc najpierw kliknij komórkę w wierszu. Bez zaznaczenia program otwiera okno Brak wyboru! z prośbą o zaznaczenie wiersza tabeli. Dwuklik w wierszu dokumentu uruchamia Podgląd. Układ menu i paska opisuje też strona o interfejsie użytkownika.
Mapa strony - osiem funkcji i ich adresaci
Każda funkcja ma własną stronę z opisem, tabelą zasięgu i ćwiczeniem w demo. Tabela zbiera je w kolejności, w jakiej sięga się po nie w codziennej pracy.
| Strona | Co opisuje | Dla kogo |
|---|---|---|
| Filtrowanie i sortowanie | Wiersz filtrów pod nagłówkami, filtr z menu podręcznego, zakres dat, sortowanie trójstanowe i liczba wierszy na stronie. | Narzędziownik, który szuka dokumentu albo egzemplarza narzędzia. |
| Eksport do Excela | Plik z rejestru, okno z przyciskiem Pobierz i pięć gotowych eksportów w menu Informacje. | Kierownik narzędziowni, który przygotowuje arkusz do rozliczeń i audytu. |
| Uwagi i notatki | Notatki z tematem i treścią przy rekordzie oraz różnica między notatką a polem Uwagi. | Narzędziownik zmianowy, który przekazuje ustalenia następnej zmianie. |
| Dyskusje | Wątki z odpowiedziami przypięte do zgłoszenia, przeglądu, narzędzia albo dokumentu. | Technik utrzymania ruchu i kierownik, którzy wyjaśniają jedną sprawę. |
| Załączniki | Menedżer plików z folderami, lista załączników i dokumenty przy rekordzie. | Osoba, która prowadzi protokoły przeglądów, świadectwa legalizacji i instrukcje. |
| Zdjęcia | Galeria obrazów przy rekordzie, dozwolone formaty i opis zdjęcia. | Narzędziownik i technik, którzy dokumentują stan sprzętu i usterki. |
| Podgląd wydruku | Podgląd w oknie raportu, wydruk do PDF, Archiwum PDF i wydruki kartotek. | Narzędziownik, który przekazuje pracownikowi dokument do podpisu. |
| Historia | Historia operacji dokumentu, historia obrotów kartoteki i dzienniki administratora. | Kierownik i audytor, którzy ustalają, kto i kiedy zapisał dokument. |
Gdzie które funkcje działają
Zasięg narzędzi zależy od rodzaju widoku i od konfiguracji rejestru. Tabela pokazuje stan w konfiguracji standardowej, czyli takiej, jaką ma demo.
| Widok | Filtry i sortowanie | Eksport | Funkcje rekordu |
|---|---|---|---|
| Rejestry dokumentów: wypożyczenia i zwroty (NW, NP, NPD, NWD), przyjęcia, wydania, przesunięcia, serwis, likwidacje | Wiersz filtrów i sortowanie po nagłówku; zakres dat w części rejestrów. | Eksport Excel w menu z trzema kreskami i w menu podręcznym. | Zestaw zależy od rejestru. Wyślij SMS i Wyślij e-mail mają między innymi Dokumenty NW, NP i NPD, a Dokumenty NWD ich nie mają. W formularzu NW są przyciski Notatki, Pliki, Załączniki i Zdjęcia. |
| Przeglądy i kalibracje, Terminy przeglądów oraz Legalizacje i atesty | Wiersz filtrów i sortowanie; zakres dat w Przeglądach i Legalizacjach, bez niego w Terminach. | Eksport Excel. | Pełny zestaw: Opis, Uwagi/notatki, Dyskusja, Pliki, Zdjęcia, Załączniki, Wyślij SMS i Wyślij e-mail. Terminy legalizacji mają w menu tylko Eksport Excel. |
| Rejestry CMMS: Awarie, Naprawy, Przeglądy, Remonty, Badania UDT | Wiersz filtrów i sortowanie po nagłówku; zakres dat w Awariach, Naprawach, Przeglądach i Remontach, bez niego w Badaniach UDT. | Eksport Excel. | Uwagi/notatki, Dyskusja, Pliki, Zdjęcia i Załączniki; Wyślij SMS i Wyślij e-mail bez Badań UDT. |
| Kartoteki: asortyment, kontrahenci, pracownicy, lokalizacje, obiekty | Wiersz filtrów i sortowanie po nagłówku. | Eksport Excel. | Uwagi/notatki, Dyskusja, Pliki, Zdjęcia i Załączniki; Opis w asortymencie i w kartotekach kontrahentów oraz pracowników; wysyłka SMS i e-mail w kartotekach kontrahentów oraz pracowników. |
| Kartoteka usług i słowniki | Wiersz filtrów i sortowanie po nagłówku. | Eksport Excel. | Bez uwag, dyskusji, plików, zdjęć i załączników. |
| Zestawienia i raporty w menu Informacje | Zestawienia to tabele z filtrami i sortowaniem; raporty mają okno z parametrami. | Eksport z menu z trzema kreskami, jeśli zestawienie ma pasek narzędzi; zapis z okna raportu. | Najwyżej pasek z menu z trzema kreskami i jednym przyciskiem, bez notatek i dyskusji. Wypożyczone i Numery seryjne nie mają w demo paska przycisków. |
| Kalendarze: CMMS, przeglądów, legalizacji | Pole szukania na pasku zamiast wiersza filtrów. | Poza zakresem tej strony. | Menu prawego przycisku na zdarzeniu ma pozycje skonfigurowane dla kalendarza, między innymi uwagi i dyskusję. |
| Panel dla pracownika: Do zwrotu, Historia | Tabele tylko do odczytu z wierszem filtrów i menu kolumny z poleceniami sortowania. | W demo brak: tabele nie mają menu z trzema kreskami, a menu podręczne w Historii wg kartotek ma tylko Dokumenty, Kopiuj tekst i Filtruj. | Brak przycisków tworzenia i edycji dokumentów. |
Pasek narzędzi rejestru Przeglądy i kalibracje zawiera menu z trzema kreskami oraz przyciski Dopisz, Edytuj, Status, Podgląd, Instrukcje i Historia. Tabela ma kolumnę z ikoną statusu, a dalej kolumny Status, Data rozpoczęcia, Planowana data zakończenia, Data zakończenia, Indeks, Nazwa, Nr serii i Osoba odpowiedzialna. Menu z trzema kreskami zawiera tu wszystkie funkcje rekordu wymienione w tabeli wyżej, łącznie z pozycją Opis. W zestawieniach zestaw jest węższy: pasek ma najwyżej menu z trzema kreskami i jeden przycisk (Podgląd albo Zamknij), a zestawienia Wypożyczone i Numery seryjne nie mają paska przycisków.
Cztery funkcje bez osobnej strony
Menu podręczne, zaznaczanie, wysyłka wiadomości i układ kolumn działają w wielu ekranach, ale instrukcja nie poświęca im osobnych stron. Tabela opisuje je w jednym miejscu.
| Funkcja | Jak ją uruchomić | Co robi | Ograniczenia |
|---|---|---|---|
| Menu podręczne | Prawy przycisk myszy na komórce tabeli. | Powtarza przyciski paska i dodaje Więcej, Kopiuj tekst oraz Filtruj. Filtruj ustawia filtr kolumny na wartość klikniętej komórki. | Wymaga flagi konta Menu kontekstowe, którą nadaje administrator. |
| Zaznaczanie i dwuklik | Kliknięcie komórki zaznacza rekord; dwuklik uruchamia akcję domyślną rejestru: Podgląd w rejestrach dokumentów, Edycję w kartotekach. | Przyciski paska działają na zaznaczonym rekordzie. | Bez zaznaczenia pojawia się okno Brak wyboru! W rejestrach słowników i w Badaniach UDT dwuklik nie działa. |
| Wiadomości SMS i e-mail | Pozycje Wyślij SMS i Wyślij e-mail w menu z trzema kreskami. | Okno e-mail ma pola Od (z wypełnionym adresem skrzynki narzędziowni), Adresat, Dw i Temat, edytor treści z paskiem formatowania oraz przycisk Wyślij. | Wiadomość e-mail trafia do kolejki wysyłki i wychodzi po chwili. Program wysyła ją wyłącznie na Twoje polecenie. Działanie pozycji Wyślij SMS zależy od konfiguracji bramki SMS w instalacji. |
| Szerokość i kolejność kolumn | Przeciągnięcie granicy nagłówka zmienia szerokość, przeciągnięcie nagłówka zmienia kolejność. | Dostosowuje wygląd tabeli na ekranie. | Zmiana nie jest zapamiętywana i nie wpływa na plik Excel. |
Program nie wysyła samoczynnie przypomnień o terminach przeglądów, legalizacji ani zwrotów narzędzi, dlatego kontrolę terminów prowadzi narzędziownik na listach Terminy i w kalendarzach. Ustawienia, od których zależy wysyłka, należą do administratora i opisuje je strona o skorowidzach.
Reguła uprawnień. Eksport i drukowanie są flagami konta, które nadaje administrator, podobnie jak menu podręczne. Pozycje menu, paski przycisków i całe rejestry można też wyłączyć pojedynczemu użytkownikowi. Gdy w Twoim menu brakuje pozycji, sprawdź najpierw kartę uprawnień użytkownika. Drugi powód to rejestr, który z założenia ma węższy zestaw niż rejestry dokumentów.
Przykłady zastosowań w narzędziowni i CMMS
Funkcje łączą się w krótkie sekwencje. Tabela zbiera pięć typowych spraw i podaje narzędzia w kolejności użycia.
| Sytuacja | Narzędzia w kolejności użycia | Efekt |
|---|---|---|
| Ustalenie, kto ma narzędzie o danym numerze serii | Narzędziownia, Szukaj z numerem serii, sortowanie wyników po kolumnie Data; potem Dokumenty NW i Podgląd dokumentu. | Lista ruchów egzemplarza z pracownikiem i datą wydania. |
| Audyt legalizacji przyrządów pomiarowych za rok | Legalizacje, zakres dat, filtr Nr serii, Eksport Excel; świadectwa w Plikach kartoteki narzędzia, w folderze Świadectwa legalizacji. | Arkusz z terminami kolejnych legalizacji i świadectwa dołączone do kartotek narzędzi. |
| Uszkodzenie maszyny po zmianie | Zgłoszenie awarii, Zdjęcia, Dyskusja, Historia. | Zdjęcie usterki, ustalenia technika i kierownika oraz ślad zapisów. |
| Spór o zwrot narzędzia | Podgląd dokumentu NW, Podpis, Historia. | Dokument z pozycjami i terminem zwrotu, podpis pracownika, jeśli go złożono, i wpis zatwierdzenia. |
| Rozliczenie pracownika przy odejściu | KARTOTEKI, Pracownicy, przycisk Wypożyczone, potem Wydruk z książeczką narzędziową. | Lista sprzętu na pracowniku i książeczka z wypożyczeniami i zwrotami. |
Notatka nie blokuje wydania. Uwaga przy narzędziu, na przykład o wydawaniu tylko z protokołem kalibracji, jest informacją dla narzędziownika. Program nie ma blokady wydania: formularze wydania nie sprawdzają terminów przeglądu ani legalizacji, więc nie zatrzymają wydania przeterminowanego przyrządu. Kontrola terminów należy do osoby, która prowadzi listy Terminy przeglądów i Terminy legalizacji.
Filtrowanie na serwerze. Filtry i sortowanie wykonuje baza danych, a przeglądarka dostaje tylko bieżącą stronę wyniku. Dlatego duże rejestry otwierają się bez pobierania całej historii. Plik Excel także buduje serwer, w formacie Office Open XML opisanym w dokumentacji Open XML SDK w Microsoft Learn. Pojęcia branżowe użyte w instrukcji zebrano w słowniku pojęć serwisu.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: porównaj zestaw funkcji w trzech rejestrach i wskaż, czego brakuje w kartotece usług
Uczeń sprawdza, że narzędzia wspólne nie występują wszędzie jednakowo, i niczego nie zapisuje, bo konto demo jest wspólne dla wszystkich testujących. Rola w demo: Narzędziownia. Czas: około 15 minut.
- Uruchom bezpłatne demo Studio TCS.net w roli Narzędziownia i otwórz NARZĘDZIOWNIA, Wypożyczenia, a potem Dokumenty NW. Rozwiń menu z trzema kreskami i zapisz jego pozycje.
- Kliknij prawym przyciskiem komórkę w wierszu, zapisz pozycje menu podręcznego i porównaj je z przyciskami paska. Jeśli menu w tym rejestrze jest puste albo go nie ma, zapisz tę informację i przejdź dalej.
- Powtórz kroki 1 i 2 w rejestrze Przeglądy (NARZĘDZIOWNIA, Przeglądy) oraz w KARTOTEKI, Usługi.
- W menu INFORMACJE otwórz Zestawienia, potem pozycję Wypożyczone z grupy Kartoteki, a następnie Zestawienie Awarii z grupy Czynności. Zapisz, który z tych ekranów ma pasek narzędzi i co ten pasek zawiera.
- Zbuduj tabelę z kolumnami: rejestr, pozycje menu z trzema kreskami, przyciski paska. Przy każdej funkcji dopisz stronę z mapy, która ją opisuje.
Pytanie kontrolne. Dlaczego ten sam rekord ma w kartotece inny zestaw funkcji niż w rejestrze dokumentów i kto decyduje, które pozycje widzisz w swoim menu?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "stosuje systemy informatyczne w procesie magazynowania" z kwalifikacji SPL.01 Obsługa magazynów (jednostka SPL.01.5) w zawodzie technik logistyk, w tym kryterium "obsługuje programy magazynowe". Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo TCS.net na zajęciach.
Najczęstsze pytania
Czy każda funkcja standardowa działa w każdym rejestrze?
Nie. Rejestry dokumentów i rejestry CMMS mają szeroki zestaw, kartoteka usług i słowniki nie mają uwag ani dyskusji, a zestawienia mają najwyżej eksport i jeden przycisk. W kalendarzach zamiast wiersza filtrów jest pole szukania.
Dlaczego w menu brakuje pozycji Eksport Excel albo menu podręcznego?
Najczęściej konto nie ma odpowiedniej flagi, którą nadaje administrator. Pozycje menu i paski przycisków można też wyłączyć pojedynczemu użytkownikowi. Sprawdź kartę uprawnień konta.
Czy rejestr zapamiętuje układ kolumn?
Nie. Szerokość i kolejność kolumn zmieniają się przeciąganiem, ale program ich nie zapamiętuje i nie przenosi do pliku Excel. Kolumny pliku wynikają z konfiguracji rejestru.
Czy wiadomość z rejestru wychodzi od razu?
Nie. Okno wysyłki zapisuje wiadomość w kolejce, a serwer poczty wysyła ją po chwili. Program nie wysyła wiadomości samoczynnie, także o zbliżających się terminach.
Czy notatka albo zdjęcie blokuje wydanie narzędzia?
Nie. Notatki, dyskusje, pliki i zdjęcia są informacją przy rekordzie. Program nie ma blokady wydania: formularze wydania nie sprawdzają terminów przeglądu ani legalizacji, a notatki i zdjęcia są tylko informacją przy rekordzie.
Słownik pojęć
- Menu z trzema kreskami
- Pierwszy przycisk paska narzędzi rejestru. Otwiera Eksport Excel i funkcje rekordu skonfigurowane dla tego rejestru.
- Menu podręczne
- Menu pod prawym przyciskiem myszy, które powtarza przyciski paska i dodaje kopiowanie tekstu oraz filtr wg wartości komórki.
- Zakres dat (filtr Przedział czasowy)
- Pole z zakresem dat w prawym górnym rogu rejestru. Zawęża listę do dokumentów z okresu liczonego po dacie dokumentu. Domyślny okres to parametr instalacji: standardowo ostatnie 14 dni, w bazie demonstracyjnej od 2024-01-05 do dnia bieżącego.
- Numer referencyjny
- Identyfikator rekordu nadawany przez system przy otwarciu formularza. Widać go w oknie Historii i w kolumnie Numer referencyjny rejestru awarii.
- Kolejka wiadomości
- Miejsce, w którym wiadomość e-mail czeka na wysłanie. Wysyłka nie następuje w chwili kliknięcia.