Inwentaryzacja w Studio WMS.net - arkusze spisu z natury i rozliczenie różnic

Moduł Inwentaryzacja prowadzi spis z natury na arkuszach. Arkusz zapisuje stan systemowy z chwili założenia, blokuje objęte nim kartoteki asortymentu i lokalizacje, a przy zamknięciu zamienia różnice w zatwierdzone dokumenty nadwyżek PI i niedoborów RI. Ta strona jest mapą jedenastu pozycji menu modułu i opisem całego procesu dla kierownika magazynu oraz komisji inwentaryzacyjnej.

Menu otwiera się w sekcji MAGAZYN. Blok Inwentaryzacja obsługuje sam arkusz: kreator nowego spisu, listę arkuszy otwartych i archiwum zamkniętych. Blok Informacje zbiera sześć podglądów danych spisu - od dokumentów w buforze po pozycje usunięte z arkuszy. Blok Inwentaryzacja - dokumenty prowadzi do wyniku, czyli do pozycji dokumentów różnic. Pole Szukaj pozycji nad kafelkami zawęża menu po nazwie.

Mapa modułu - co opisuje każda pozycja menu

Tabela układa ekrany w kolejności pracy, a nie w kolejności kafelków. Kreator Nowa inwentaryzacja nie ma osobnej strony instrukcji - jego reguły opisują kolejne sekcje tej strony oraz opis rejestru arkuszy otwartych.

Przebieg spisu od pustego bufora do dokumentów różnic

Spis zmienia stan magazynowy tylko raz - w chwili zamknięcia arkusza. Wcześniejsze etapy przygotowują dane albo zapisują ilości w samym arkuszu, bez ruchu magazynowego.

Zakres arkusza - cztery typy spisu

Kreator oferuje cztery zakresy. Każdy zapisuje się w arkuszu jako typ i wraca w rejestrach jako kolorowa etykieta. Innych zakresów system nie ma: arkusz nie obejmuje strefy magazynu ani grupy towarowej.

Inwentaryzacja pełna i ciągła są w tym ujęciu sposobami planowania, a nie ustawieniami programu. Pełna oznacza jeden arkusz MAG na dzień spisu. Ciągła oznacza harmonogram arkuszy LOK albo ASO rozłożony na rok tak, żeby każdy adres albo każdy asortyment został policzony co najmniej raz. Spis jednej strefy wymaga więc arkusza całego magazynu albo serii arkuszy lokalizacyjnych.

Założenie arkusza - reguły i zapis w bazie

Reguła czystego bufora. Kreator odmawia założenia arkusza, gdy w jego zakresie są dokumenty w buforze. Dokument roboczy opisuje ruch, który fizycznie mógł się już odbyć, choć w stanie zatwierdzonym jeszcze go nie ma. Spis policzyłby wtedy towar inaczej, niż widzi go ewidencja, a późniejsze zatwierdzenie tego dokumentu zmieniłoby stan drugi raz.

• Numer arkusza - format RRRR-MM-NNNNN-INW, np. 2026-06-00005-INW. Pięciocyfrowy licznik liczy się od nowa w każdym miesiącu.
• Stan systemowy - każda pozycja arkusza dostaje ilość z ewidencji z chwili założenia. Ta liczba nie nadąża już za ruchem magazynowym, dlatego jest stałym punktem odniesienia dla liczenia.
• Status kartotek i lokalizacji - objęte arkuszem kartoteki asortymentu i lokalizacje przechodzą ze statusu aktywnego w status inwentaryzacji i pojawiają się w podglądach bloku Informacje.
• Jedna transakcja - arkusz, jego pozycje i zmianę statusów zapisuje procedura składowana w jednej transakcji bazy SQL Server, więc błąd w dowolnym kroku wycofuje całość.

Liczenie - ilość faktyczna trafia wprost do arkusza

Komisja liczy towar kolektorem z Androidem, realizując arkusz założony wcześniej w przeglądarce. Wpisana ilość zapisuje się w pozycji arkusza od razu, bez bufora i bez zatwierdzania pojedynczych pozycji. Kolektor pracuje wyłącznie online, przez Wi-Fi albo LTE. W strefach słabego zasięgu przed spisem trzeba więc sprawdzić pokrycie sieci albo dołożyć punkt dostępowy - bez połączenia ilości nie da się zapisać.

Różnica pozycji równa się ilości policzonej minus ilość systemowa. Wynik dodatni oznacza nadwyżkę, ujemny - niedobór. Pozycje bez ilości faktycznej czekają na komisję. Tabele modułu nie odświeżają się same, więc bieżący obraz postępu daje przycisk Odśwież.

Ponowne przeliczenie przed zamknięciem. Zamknięcie od razu księguje różnice dokumentami PI i RI. Pozycję z dużą albo podejrzaną różnicą przelicza się jeszcze raz, dopóki arkusz jest otwarty. Po zamknięciu poprawka wymaga nowego arkusza dla tej lokalizacji albo tego asortymentu.

Zamknięcie arkusza - dokumenty PI i RI

Przycisk Zamknij w rejestrze arkuszy otwartych uruchamia procedurę składowaną, która rozlicza cały arkusz naraz. Nie ma osobnej akceptacji pojedynczych różnic ani dokumentów korekty czekających na zatwierdzenie. Decyzja zapada w chwili zamknięcia, a w rolach użytkowników zamknięcie inwentaryzacji jest osobną transakcją, którą administrator przydziela wybranym osobom.

Transakcja zamknięcia. Procedura tworzy dokumenty PI i RI od razu w statusie zatwierdzonym, nadaje im numery z licznika miesięcznego zwiększanego wewnątrz tej samej transakcji, oznacza arkusz jako zamknięty i przywraca kartotekom oraz lokalizacjom status aktywny. Każdy krok zostawia wpis w historii. Kod działa w bloku TRY...CATCH języka T-SQL: błąd wycofuje całą transakcję, więc arkusz nie zostanie zamknięty połowicznie - bez dokumentów różnic albo z blokadami, które nie zeszły.

Pola kreatora, których baza nie zapisuje

Komisja i metoda tylko w podsumowaniu. Kreator w wersji 2026.7 zbiera rodzaj spisu, metodę liczenia, opcje arkusza, datę, uwagi i skład komisji, ale pokazuje je wyłącznie w podsumowaniu przed założeniem arkusza. Do bazy trafia wyłącznie zakres arkusza.

Skutek widać w archiwum: kolumny komisji w rejestrze arkuszy zamkniętych nie wypełnią się danymi z kreatora. Skład zespołu spisowego i podpisy dokumentuje protokół, który po zeskanowaniu dołącza się do arkusza jako załącznik dokumentu. Przyjętą metodę liczenia, na przykład liczenie w parach albo kontrolne przeliczenie próby pozycji, opisuje wewnętrzna instrukcja inwentaryzacyjna firmy, a nie ustawienie arkusza.

Inwentaryzacja a ustawa o rachunkowości

Obowiązek spisu wynika z ustawy o rachunkowości (art. 26 i 27). Zapasy towarów i materiałów inwentaryzuje się spisem ilości z natury, wyceną tych ilości i porównaniem z księgami, a ujawnione różnice trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach roku obrotowego, na który przypadał termin spisu. Dla zapasów w strzeżonych składowiskach, objętych ewidencją ilościowo-wartościową, ustawa dopuszcza spis raz w ciągu dwóch lat. Z tej reguły korzysta inwentaryzacja ciągła prowadzona seriami mniejszych arkuszy.

Studio WMS.net odpowiada za część ilościową i jej ślad: arkusz ze stanem systemowym, ilość policzoną, dokumenty różnic z numerami i historię operacji. Ujęcie wyniku w księgach rachunkowych należy do systemu finansowo-księgowego firmy.

Wyniki spisów w raporcie zgodności inwentaryzacyjnej

Raport otwiera się w sekcji INFORMACJE, w menu Raporty, w bloku Analityka. Nagłówek przypomina regułę znaku: różnica równa się spis minus system - tak samo jak przy zamknięciu arkusza. W bazie demonstracyjnej kafelki pokazują 20 arkuszy spisu i 898 pozycji, z których 80 miało różnicę, a wykres poniżej szereguje arkusze według wartości rozbieżności. Pozostałe raporty tej grupy opisuje strona raporty magazynowe i analityka.

Jak korzystać z instrukcji modułu

Kierownik przygotowujący spis zaczyna od strony o dokumentach w buforze, potem czyta opis arkuszy otwartych i podglądów bloku Informacje. Komisja potrzebuje opisu pozycji w trakcie inwentaryzacji oraz transakcji na kolektorze. Księgowość i audytor korzystają z archiwum arkuszy i z rejestrów nadwyżek oraz niedoborów, bo tam leży wynik trafiający do protokołu różnic. Podział ról przy spisie - kto liczy, a kto zamyka arkusz - ustala się razem z uprawnieniami użytkowników przy wdrożeniu, którego etapy opisuje strona wdrożenie systemu WMS w SoftwareStudio.