Inwentaryzacja - spis z natury w systemie Studio WMS.net
Menu Inwentaryzacja w sekcji MAGAZYN systemu Studio WMS.net obsługuje pełny cykl spisu z natury: utworzenie inwentaryzacji dla wybranego zakresu, bieżące śledzenie postępu liczenia, rozliczenie różnic i zamknięcie dokumentu. Moduł współpracuje z aplikacją Android na kolektorach danych, dzięki czemu policzone ilości trafiają do systemu bez papierowego obiegu.
Układ menu odpowiada trzem perspektywom pracy ze spisem. Blok Inwentaryzacja obsługuje obieg dokumentu, blok Informacje daje wgląd w to, co dzieje się w trakcie liczenia, a blok Inwentaryzacja - dokumenty gromadzi rezultat, czyli wykryte rozbieżności.
Spis pozycji menu Inwentaryzacja
Jedenaście transakcji w trzech blokach. Kliknij pozycję, aby przejść do jej opisu.
- 1. Informacje 6
- 2. Inwentaryzacja - dokumenty 2
- 3. Inwentaryzacja 3
Blok Inwentaryzacja - obieg dokumentu
Trzy pozycje odpowiadają kolejnym stanom spisu. To od nich zaczyna się każda inwentaryzacja, mimo że w menu blok znajduje się na końcu.
Nowa inwentaryzacja
Formularz utworzenia spisu. Określa się w nim zakres - całą strefę, wybrane lokalizacje albo grupę asortymentową - oraz termin. Zatwierdzenie dokumentu blokuje objęte nim lokalizacje dla operacji wydania, żeby stan nie zmienił się w trakcie liczenia.
Inwentaryzacje otwarte
Lista spisów w toku. Każdy wiersz to jeden dokument z zakresem, datą rozpoczęcia i postępem liczenia. Dopóki inwentaryzacja tu figuruje, objęte nią lokalizacje pozostają zablokowane - dlatego widok warto sprawdzać codziennie, żeby zapomniany spis nie blokował pracy magazynu.
Inwentaryzacje zamknięte
Archiwum rozliczonych spisów. Dla każdego dostępny jest zakres, czas trwania i podsumowanie wykrytych różnic. Zestawienie kilku kolejnych inwentaryzacji pokazuje, czy dokładność stanów w magazynie się poprawia.
Blok Informacje - kontrola postępu
Sześć podglądów pozwalających obserwować spis w czasie rzeczywistym. Nie są to dokumenty, lecz widoki filtrujące dane bieżącej inwentaryzacji z różnych perspektyw.
Dokumenty w buforze
Zapisy spisowe wprowadzone, ale niezatwierdzone. Przy inwentaryzacji prowadzonej kolektorem to naturalny stan przejściowy - dane spływają z terminali i czekają na akceptację osoby nadzorującej.
Lokalizacje w trakcie inwentaryzacji
Lista miejsc składowania objętych trwającym spisem i jeszcze nie policzonych. To podstawowy widok dla kierownika: pokazuje, ile pracy zostało i gdzie skierować kolejny zespół.
Artykuły w trakcie inwentaryzacji
Ten sam zakres widziany od strony asortymentu - indeksy objęte spisem, których liczenia jeszcze nie zakończono. Widok przydaje się przy inwentaryzacji asortymentowej, gdy spis obejmuje konkretną grupę towarową rozproszoną po magazynie.
Pozycje w trakcie inwentaryzacji
Najbardziej szczegółowy z trzech podglądów - pojedyncze linie spisowe będące w trakcie weryfikacji, z lokalizacją, indeksem i stanem systemowym. Stąd odczytuje się, które konkretnie rekordy czekają na potwierdzenie.
Pozycje po inwentaryzacji
Linie już policzone i zatwierdzone, z zestawieniem stanu systemowego i policzonego. Widok pozwala kontrolować jakość liczenia na bieżąco, bez czekania na zamknięcie całego spisu.
Pozycje usunięte
Rejestr linii wycofanych ze spisu przed jego zamknięciem - z informacją, kto i kiedy je usunął. To element ścieżki audytowej: usunięcie pozycji z inwentaryzacji nie znika bez śladu.
Blok Inwentaryzacja - dokumenty
Dwie pozycje prezentujące rezultat spisu w rozbiciu na kierunek odchylenia. Zatwierdzenie tych dokumentów koryguje stany magazynowe.
Niedobory inwentaryzacyjne
Przypadki, w których stan policzony jest niższy od systemowego. Każda pozycja wymaga decyzji kierownika: zatwierdzenia korekty albo skierowania lokalizacji do ponownego przeliczenia. Niedobory bywają skutkiem nieudokumentowanego wydania, pomyłki przy kompletacji lub błędu liczenia.
Nadwyżki z inwentaryzacji
Sytuacje odwrotne - stan policzony przewyższa systemowy. Najczęstsze przyczyny to towar odłożony w niewłaściwej lokalizacji albo przyjęcie zarejestrowane w mniejszej ilości niż faktyczna. Zestawienie nadwyżek z niedoborami tego samego indeksu często wskazuje na zwykłe przełożenie towaru między miejscami.
Rodzaje inwentaryzacji obsługiwane przez system
- Inwentaryzacja pełna - obejmuje wszystkie lokalizacje w magazynie lub w wybranej strefie.
- Inwentaryzacja ciągła - rotacyjny spis wybranych lokalizacji wykonywany regularnie w toku bieżącej pracy magazynu.
- Inwentaryzacja asortymentowa - spis wszystkich lokalizacji zawierających wybrany indeks lub grupę produktową.
Funkcje standardowe dostępne w rejestrze
Poza przyciskami charakterystycznymi dla inwentaryzacji każdy rejestr Studio WMS.net udostępnia zestaw funkcji wspólnych dla całego systemu. Działają identycznie we wszystkich rejestrach, dlatego opisano je raz, na osobnych stronach.
- Filtrowanie i sortowanie Pola szukaj... pod nagłówkami kolumn oraz sortowanie kliknięciem w nagłówek. Kryteria można łączyć.
- Personalizacja kolumn tabeli Wybór widocznych pól, ich kolejności i szerokości oraz zapis własnego układu rejestru.
- Eksport do Excela Przycisk Eksport XLS zapisuje bieżący widok tabeli z uwzględnieniem filtrów i układu kolumn.
- Podgląd wydruku Przycisk Wydruk generuje arkusz spisu z natury oraz protokół różnic inwentaryzacyjnych.
- Załączniki Przycisk Dokumenty otwiera pliki powiązane ze spisem - protokoły komisji i wyjaśnienia różnic.
- Zdjęcia Fotografie lokalizacji wykonane podczas spisu kolektorem Android - dokumentacja stanu rzeczywistego.
- Uwagi i notatki Notatki tekstowe przy dokumencie, widoczne dla wszystkich uprawnionych użytkowników.
- Dyskusje Wątek komentarzy prowadzony wewnątrz dokumentu, z datą i autorem każdej wypowiedzi.
- Wysyłka e-mail Wysyłka protokołu różnic do przełożonego lub właściciela towaru z poziomu rejestru.
- Historia Zapis wszystkich zmian dokumentu - kto, kiedy i co zmodyfikował.
Jak przeprowadzić inwentaryzację magazynu krok po kroku
Poniższa procedura opisuje pełny cykl inwentaryzacyjny - od utworzenia dokumentu po rozliczenie różnic. Czas wykonania zależy od liczby lokalizacji objętych spisem.
-
Otwórz menu Inwentaryzacja
Z menu bocznego wybierz sekcję MAGAZYN, a następnie Inwentaryzacja. System wyświetli trzy bloki tematyczne.
-
Utwórz nową inwentaryzację
Kliknij Nowa inwentaryzacja i wskaż zakres spisu - strefę, lokalizacje lub asortyment. Dokument pojawi się na liście Inwentaryzacje otwarte, a objęte lokalizacje zostaną zablokowane dla wydań.
-
Śledź postęp spisu
Blok Informacje pokazuje na bieżąco lokalizacje, artykuły i pozycje w trakcie inwentaryzacji, pozycje już policzone oraz pozycje usunięte ze spisu.
-
Rozlicz różnice i zamknij spis
Pozycje Niedobory inwentaryzacyjne i Nadwyżki z inwentaryzacji prezentują wykryte rozbieżności. Po ich zatwierdzeniu dokument trafia na listę Inwentaryzacje zamknięte, a lokalizacje wracają do normalnej pracy.
Słownik pojęć
- Inwentaryzacja otwarta
- Spis w toku - lokalizacje objęte dokumentem są zablokowane dla operacji wydania do czasu jego rozliczenia.
- Niedobór inwentaryzacyjny
- Różnica, w której stan policzony fizycznie jest niższy od stanu zarejestrowanego w systemie WMS.
- Nadwyżka z inwentaryzacji
- Różnica, w której stan policzony fizycznie przewyższa stan systemowy.
- Pozycje usunięte
- Linie wycofane ze spisu przed jego zamknięciem. Rejestr tych zdarzeń pozostaje dostępny na potrzeby audytu.
- Stan systemowy
- Ilość towaru wynikająca z zapisów w bazie danych WMS - suma wszystkich przyjęć pomniejszona o wszystkie wydania i rozchody.
Najczęstsze pytania
Gdzie sprawdzić, które lokalizacje są objęte trwającym spisem?
W bloku Informacje służy do tego pozycja Lokalizacje w trakcie inwentaryzacji. Analogiczne podglądy istnieją dla artykułów i pojedynczych pozycji.
Czy można kontynuować wydania w trakcie inwentaryzacji?
Lokalizacje objęte otwartą inwentaryzacją są zablokowane dla operacji wydania. Wydania z lokalizacji spoza zakresu spisu przebiegają normalnie.
Czym różnią się niedobory od nadwyżek?
Niedobór powstaje, gdy stan policzony jest niższy od systemowego, nadwyżka - gdy jest wyższy. Każdy rodzaj różnicy ma osobną pozycję w bloku Inwentaryzacja - dokumenty.
Czy różnice inwentaryzacyjne są korygowane automatycznie?
Nie. System wylicza różnice i prezentuje je do decyzji kierownika. Korekta stanów następuje dopiero po zatwierdzeniu dokumentów niedoborów i nadwyżek.
System WMS dla kierownika magazynu
Studio WMS.net automatyzuje przyjęcia, wydania, procesy inwentaryzacyjne oraz zarządzanie lokalizacjami. Sprawdź, jak system WMS eliminuje błędy i przyspiesza codzienne operacje magazynowe.
Zamów bezpłatną prezentację systemu