Rozliczenie kosztów - usługi magazynowe i rozliczenia 3PL w systemie WMS
Menu Rozliczenie kosztów w sekcji MAGAZYN systemu Studio WMS.net obsługuje naliczanie należności za usługi magazynowe świadczone kontrahentom zewnętrznym w modelu 3PL. Opłaty wyliczane są na podstawie cenników indywidualnych przypisanych do kartoteki kontrahenta i obejmują przyjęcia, wydania, czas składowania oraz usługi dodatkowe.
Ekran zawiera jeden blok tematyczny i trzy pozycje odpowiadające etapom obiegu dokumentu: Nowe rozliczenie kosztów otwiera formularz naliczenia, Rozliczenia kosztów bufor gromadzi dokumenty robocze przed zatwierdzeniem, a Rozliczenia kosztów stanowi rejestr dokumentów zatwierdzonych.
Spis pozycji menu Rozliczenie kosztów
Trzy transakcje w jednym bloku, odpowiadające kolejnym etapom obiegu dokumentu rozliczeniowego.
- Rozliczenie kosztów magazynowania 3
Rozliczenie kosztów magazynowania - obieg dokumentu
Nowe rozliczenie kosztów
Formularz naliczenia. Wskazuje się kontrahenta i okres rozliczeniowy, a system zestawia wykonane w tym czasie operacje z cennikiem przypisanym do kartoteki kontrahenta. Pozostawienie pustego pola kontrahenta obejmuje wszystkich klientów obsługiwanych w modelu 3PL. Stawki pobierane są z kartoteki usług magazynowych, a usługi zarejestrowane przy dokumentach przyciskiem Usługi trafiają do rozliczenia automatycznie.
Rozliczenia kosztów bufor
Dokumenty naliczone, ale niezatwierdzone. To właściwe miejsce weryfikacji: przed zamknięciem okresu warto sprawdzić, czy naliczone pozycje odpowiadają faktycznie wykonanym usługom, skorygować ilości i usunąć wpisy błędne. Dokument z bufora można skasować bez śladu w numeracji.
Rozliczenia kosztów
Rejestr dokumentów zatwierdzonych, stanowiących podstawę wystawienia faktury. Zatwierdzonego rozliczenia nie da się już edytować - korektę wprowadza się nowym dokumentem za ten sam okres. Z tego rejestru eksportuje się dane do systemu finansowo-księgowego.
Zasady rozliczenia w modelu 3PL
Naliczenie opiera się na cenniku indywidualnym skonfigurowanym dla kontrahenta. Cennik może zawierać stawki za przyjęcie palety, za wydanie pozycji, za dobę składowania oraz za usługi specjalne, takie jak etykietowanie, przepakowanie czy komisjonowanie. System agreguje wykonane operacje z rejestrów dokumentów za wybrany okres i przelicza je zgodnie z obowiązującymi stawkami.
Dokument utworzony w formularzu trafia najpierw do bufora, gdzie kierownik magazynu może zweryfikować naliczone pozycje, skorygować ilości lub usunąć błędny wpis. Dopiero zatwierdzenie przenosi rozliczenie do rejestru i czyni z niego podstawę do wystawienia faktury.
Typy usług uwzględnianych w rozliczeniu
- Opłata za przyjęcie - stawka za dokument PZ lub PZB, ewentualnie za paletę lub pozycję.
- Opłata za wydanie - stawka za dokument WZ lub WZB, za pozycję lub za paletę.
- Opłata za składowanie - naliczana dobowo na podstawie zajmowanej powierzchni lub liczby palet w magazynie.
- Usługi dodatkowe - etykietowanie, przepakowanie, komisjonowanie, kontrola jakości.
Usługi rejestrowane bezpośrednio przy dokumencie - przyciskiem Usługi w pasku narzędzi rejestru przyjęć lub wydań - trafiają do rozliczenia automatycznie, bez konieczności ręcznego dopisywania pozycji.
Funkcje standardowe dostępne w rejestrze
Poza przyciskami charakterystycznymi dla rozliczeń każdy rejestr Studio WMS.net udostępnia zestaw funkcji wspólnych dla całego systemu. Działają identycznie we wszystkich rejestrach, dlatego opisano je raz, na osobnych stronach.
- Filtrowanie i sortowanie Pola szukaj... pod nagłówkami kolumn oraz sortowanie kliknięciem w nagłówek. Kryteria można łączyć.
- Personalizacja kolumn tabeli Wybór widocznych pól, ich kolejności i szerokości oraz zapis własnego układu rejestru.
- Eksport do Excela Przycisk Eksport XLS zapisuje bieżący widok tabeli z uwzględnieniem filtrów i układu kolumn.
- Podgląd wydruku Przycisk Wydruk generuje zestawienie kosztów dla kontrahenta w formacie PDF - załącznik do faktury.
- Załączniki Przycisk Dokumenty otwiera pliki powiązane z rozliczeniem - umowy, cenniki i faktury.
- Zdjęcia Materiał zdjęciowy dołączony do pozycji rozliczeniowej, na przykład dokumentacja usługi dodatkowej.
- Uwagi i notatki Notatki tekstowe przy dokumencie, widoczne dla wszystkich uprawnionych użytkowników.
- Dyskusje Wątek komentarzy prowadzony wewnątrz dokumentu, z datą i autorem każdej wypowiedzi.
- Wysyłka e-mail Wysyłka zestawienia kosztów do kontrahenta bezpośrednio z rejestru, z załącznikiem PDF.
- Historia Zapis wszystkich zmian dokumentu - kto, kiedy i co zmodyfikował.
Jak wygenerować rozliczenie kosztów dla kontrahenta krok po kroku
Poniższa procedura opisuje pełny obieg dokumentu rozliczeniowego - od utworzenia po przekazanie do księgowości.
-
Otwórz menu Rozliczenie kosztów
Z menu bocznego wybierz sekcję MAGAZYN, a następnie Rozliczenie kosztów. System wyświetli blok z trzema pozycjami.
-
Utwórz nowe rozliczenie
Kliknij Nowe rozliczenie kosztów, wskaż kontrahenta i okres rozliczeniowy. System zastosuje cennik indywidualny z kartoteki kontrahenta.
-
Zweryfikuj dokument w buforze
Zapisany dokument trafia do pozycji Rozliczenia kosztów bufor. Sprawdź tam naliczone pozycje usługowe zanim zatwierdzisz rozliczenie.
-
Zatwierdź i przekaż do księgowości
Po zatwierdzeniu dokument przechodzi do rejestru Rozliczenia kosztów, skąd można go wyeksportować jako podstawę do wystawienia faktury.
Słownik pojęć
- Model 3PL (Third Party Logistics)
- Outsourcing usług magazynowania i dystrybucji do zewnętrznego operatora logistycznego, który przechowuje towar kontrahentów we własnym magazynie.
- Cennik indywidualny
- Zestaw stawek za poszczególne usługi magazynowe przypisany do konkretnego kontrahenta w kartotece systemu WMS.
- Bufor rozliczeń
- Zbiór dokumentów rozliczeniowych zapisanych, ale niezatwierdzonych. Można je jeszcze poprawić lub usunąć bez śladu w rejestrze.
- Opłata za składowanie
- Należność naliczana za czas przechowywania towaru kontrahenta w magazynie - zazwyczaj liczona dobowo lub miesięcznie per paleta lub per m².
- Usługi dodatkowe
- Czynności wykonywane na zlecenie kontrahenta poza standardowym przyjęciem i wydaniem, na przykład etykietowanie, przepakowanie lub kontrola jakości.
Najczęstsze pytania
Czym różni się bufor od rejestru rozliczeń?
Bufor zawiera dokumenty robocze, które można jeszcze poprawić lub usunąć. Rejestr Rozliczenia kosztów gromadzi dokumenty zatwierdzone, stanowiące podstawę fakturowania.
Czy system automatycznie nalicza opłaty za składowanie?
Tak, pod warunkiem że w kartotece kontrahenta jest aktywny cennik ze stawką za składowanie. Opłata liczona jest na podstawie dziennych stanów składowania w okresie rozliczeniowym.
Co zrobić, jeśli kontrahent nie ma cennika?
Bez przypisanego cennika system nie naliczy żadnych opłat, a dokument będzie pusty. Cennik konfiguruje się w sekcji KARTOTEKI, w kartotece usług magazynowych i kontrahenta.
Czy można wygenerować rozliczenie zbiorcze dla wszystkich kontrahentów?
Tak. Pozostawienie pustego pola kontrahenta przy tworzeniu rozliczenia obejmuje wszystkich aktywnych kontrahentów obsługiwanych w modelu 3PL w wybranym okresie.
System WMS dla kierownika magazynu
Studio WMS.net automatyzuje przyjęcia, wydania, procesy inwentaryzacyjne oraz zarządzanie lokalizacjami. Sprawdź, jak system WMS eliminuje błędy i przyspiesza codzienne operacje magazynowe.
Zamów bezpłatną prezentację systemu