Wysyłka e-mail z poziomu rejestru
Studio WMS.net pozwala wysłać wiadomość bezpośrednio z rejestru dokumentów, bez przechodzenia do zewnętrznego programu pocztowego. Funkcja przydaje się przy powiadamianiu kontrahenta o przyjęciu dostawy, przesyłaniu dokumentu wydania do odbiorcy albo zgłaszaniu rozbieżności do przewoźnika. Wiadomość powstaje w kontekście zaznaczonego dokumentu, więc jego numer i dane stron podpowiadają się automatycznie.
Jak uruchomić wysyłkę
Funkcja dostępna jest z paska narzędzi rejestru - zależnie od konfiguracji roli jako osobny przycisk albo pozycja w menu rozwijanym. Warunkiem jest zaznaczenie wiersza: wiadomość zawsze dotyczy konkretnego dokumentu. Po otwarciu okna system wypełnia temat numerem dokumentu, a adresata pobiera z kartoteki kontrahenta lub przewoźnika powiązanego z dokumentem.
Zawartość wiadomości
Formularz wysyłki obejmuje adresata, temat i treść. Do wiadomości można dołączyć wydruk dokumentu w formacie PDF - ten sam, który generuje podgląd wydruku - oraz pliki z sekcji załączników dokumentu. Treść można wpisać ręcznie albo skorzystać z szablonu przygotowanego przez administratora; szablony obsługują znaczniki podstawiające numer dokumentu, datę i nazwę kontrahenta.
Adresaci i konfiguracja
Domyślny adres pobierany jest z pola e-mail w kartotece kontrahenta. Kartoteka ma też osobne pole e-mail autopowiadomienia - wskazuje ono skrzynkę, na którą trafiają wiadomości generowane automatycznie, na przykład po zatwierdzeniu dokumentu. Adres nadawcy oraz parametry serwera pocztowego ustawia administrator w parametrach globalnych; z poziomu rejestru operator ich nie zmienia.
Ślad po wysyłce
Każda wysłana wiadomość zapisywana jest przy dokumencie i widoczna w historii - z datą, adresatem i tematem. Dzięki temu można później odtworzyć, kiedy i do kogo trafiła informacja o dostawie, co bywa istotne przy wyjaśnianiu reklamacji. Korespondencja robocza między pracownikami magazynu ma osobne narzędzie: dyskusje prowadzone wewnątrz systemu.
Słownik pojęć
- Szablon wiadomości
- Zdefiniowany przez administratora wzorzec treści z polami podstawianymi automatycznie - numerem dokumentu, datą i danymi kontrahenta.
- E-mail autopowiadomienia
- Adres w kartotece kontrahenta, na który system wysyła wiadomości generowane automatycznie po wskazanych zdarzeniach.
- Załącznik dokumentu
- Plik powiązany z dokumentem w systemie, który można dołączyć do wysyłanej wiadomości bez pobierania go na dysk.
Najczęstsze pytania
Dlaczego przycisk wysyłki jest nieaktywny?
Najczęściej dlatego, że nie zaznaczono wiersza w tabeli - wiadomość zawsze dotyczy konkretnego dokumentu. Drugą przyczyną bywa brak uprawnienia do tej transakcji w profilu użytkownika.
Skąd system bierze adres odbiorcy?
Z pola e-mail w kartotece kontrahenta lub przewoźnika powiązanego z dokumentem. Adres można ręcznie zmienić przed wysłaniem, ale nie zmienia to zawartości kartoteki.
Czy do wiadomości można dołączyć wydruk dokumentu?
Tak. Do wiadomości dołącza się plik PDF generowany przez podgląd wydruku oraz dowolne pliki z sekcji załączników dokumentu.
Gdzie sprawdzić, czy wiadomość została wysłana?
W historii dokumentu - zapisywana jest tam data wysyłki, adresat i temat wiadomości.
Szukasz systemu WMS do zarządzania magazynem?
Studio WMS.net to system zarządzania magazynem obsługujący przyjęcia, wydania, inwentaryzację i lokalizacje na kolektorach Android. Sprawdź, jak wdrożenie WMS eliminuje błędy i przyspiesza pracę magazynu.
Zamów bezpłatną prezentację systemu