ZWZ

W systemie Studio WMS.net od SoftwareStudio proces tworzenia dokumentu ZWZ jest prosty i intuicyjny, zapewniając płynne zarządzanie zleceniami wydania z magazynu. Użytkownicy systemu mają do dyspozycji przejrzysty interfejs i zestaw funkcjonalności, które ułatwiają zarządzanie dokumentacją magazynową.

Jaką funkcję pełni dokument Zlecenia Wydania Zewnętrznego (ZWZ) w systemie Studio WMS.net?

Dokument ZWZ w systemie Studio WMS.net to plan przygotowania towaru do wydania klientowi. Służy jako szczegółowa instrukcja dla pracowników magazynu. Tworzy podstawę do dalszych działań, ale nie wpływa jeszcze na stan zapasów.

ZWZ zawiera istotne dane dotyczące zamówienia klienta. Użytkownik wprowadza informacje o towarach, ich kodach, nazwach, ilościach i ewentualnie cenach. Dokument ten działa jak lista kompletacyjna, która wskazuje, co należy przygotować do wysyłki. Magazynierzy otrzymują jasne wytyczne i mogą od razu przystąpić do pracy. ZWZ usprawnia organizację i zmniejsza ryzyko pomyłek.

Samo utworzenie ZWZ nie zmienia fizycznego stanu magazynowego. System traktuje ten dokument jako plan, który wymaga dalszej realizacji. Dopiero po zatwierdzeniu dokumentu WZ (Wydanie Zewnętrzne), zapasy są zmniejszane. Taki dwuetapowy proces pozwala lepiej kontrolować zgodność zamówienia z rzeczywistą wysyłką. ZWZ umożliwia też wcześniejsze zaplanowanie operacji i przygotowanie dokumentacji.

Dokument ZWZ może być tworzony ręcznie lub automatycznie na podstawie zamówień z innych systemów. Może być również powiązany z awizacją odbioru przez klienta. Dzięki temu Studio WMS.net wspiera płynne zarządzanie procesem wysyłki. Funkcja ta jest niezbędna w każdej firmie, która chce skutecznie zarządzać realizacją zamówień zewnętrznych.

Czym jest Zlecenie Wydania Zewnętrznego (ZWZ)?

Zlecenie Wydania Zewnętrznego (ZWZ) to swoisty „plan działania" dla magazynu. Informuje on o tym, jakie towary i w jakiej ilości klient zamówił. Można to porównać do listy zakupów, którą otrzymuje sklep spożywczy od klienta. ZWZ zawiera szczegółowe informacje o produktach, takich jak kod, nazwa, ilość czy cena.

Jednak ZWZ nie jest jedynym dokumentem, który towarzyszy procesowi realizacji zamówienia. Często zdarza się, że jedno zlecenie jest realizowane w kilku etapach, zwłaszcza w przypadku dużych zamówień lub ograniczeń logistycznych. Wówczas powstaje wiele dokumentów WZ (wydanie zewnętrzne), które potwierdzają każdą konkretną wysyłkę.

Ważne jest, aby pamiętać, że ZWZ nie wpływa bezpośrednio na fizyczny stan magazynu. To raczej „zamówienie" dla magazynu, które inicjuje proces kompletacji i wysyłki. Dopiero po wydaniu towaru na podstawie WZ następuje rzeczywista zmiana stanu magazynowego.

Różnica między ZWZ a WZ

ZWZ to dokument inicjujący proces, to jakby „start" wyścigu. Zawiera on wszystkie niezbędne informacje o zamówieniu, ale nie wpływa bezpośrednio na stan magazynowy. WZ natomiast to „meta" tego wyścigu, dokument potwierdzający, że konkretna część zamówienia została już zrealizowana i wysłana do klienta.

Podsumowując, ZWZ to plan, a WZ to jego wykonanie. Oba dokumenty są niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania magazynu, ale pełnią różne role. ZWZ określa co ma być wysłane, a WZ potwierdza, że zostało wysłane.

ZWZ w praktyce

W przypadku sklepów internetowych, gdzie zamówienia napływają często i w dużych ilościach, ZWZ pełni ważną rolę. Jest on często automatycznie generowany przez system sklepu na podstawie złożonego zamówienia przez klienta. Dzięki temu proces realizacji zamówienia jest znacznie przyspieszony i zminimalizowane jest ryzyko błędów.

ZWZ to niezwykle istotny dokument w procesie realizacji zamówień. Dzięki niemu magazyny mogą efektywnie zarządzać swoimi zasobami i terminowo realizować zlecenia klientów.

Dopisz dokument ZWZ

Wybór pozycji menu ZWZ wyświetla formularz zlecenia wydania z magazynu.

W górnej części formularza zlecenia znajduje się pasek poleceń, zawierający przyciski:

• Zapisz, dzięki któremu można zapisać wypełniany formularz dopisania nowego zlecenia, na którego podstawie można utworzyć wydania WZ
• Bufor zapisuje wypełniany formularz w buforze, do późniejszej edycji i akceptacji,
• Usuń powoduje anulowanie wypełnianego formularza.

Z prawej strony paska poleceń znajdują się pola Numer referencyjny i Data utworzenia dokumentu, które nadawane są automatycznie, wraz z Typem dokumentu oraz Rodzajem rejestru.

Podczas wypełniania formularza zlecenia możliwe jest dodanie Notatek, Plików, Załączników oraz Zdjęć przez użycie jednego z przycisków nad sekcją Zlecenie wydania z magazynu.

Tworzenie nowego zlecenia wydania z magazynu

Po wyborze pozycji menu ZWZ użytkownik natychmiast uzyskuje dostęp do formularza zlecenia wydania z magazynu. Przycisk „Zapisz" pozwala na zapisanie aktualnie edytowanego formularza, co jest fundamentem dla utworzenia późniejszych wydań WZ.

Przycisk „Bufor" oferuje możliwość zapisania formularza w celu jego późniejszej edycji lub akceptacji. Natomiast używając przycisku „Usuń", użytkownik może anulować proces wypełniania formularza.

Wypełnianie formularza zlecenia

Podczas wypełniania formularza, użytkownik ma możliwość dodawania różnorodnych informacji: Notatek, Plików, Załączników oraz Zdjęć. W sekcji „Zlecenie wydania z magazynu" wymagane jest wprowadzenie danych takich jak Kontrahent, termin realizacji oraz opcjonalnie Odbiorca czy Przewoźnik.

W sekcji „Pozycje" użytkownik wybiera asortyment przypisany do kontrahenta, wprowadzając odpowiednią ilość oraz ewentualne uwagi do każdej pozycji. Po dodaniu wszystkich potrzebnych informacji, w sekcji „Podsumowanie" prezentowane są automatycznie obliczone sumy artykułów i sztuk.

Nagłówek dokumentu

Pierwszą sekcją jest Zlecenie wydania z magazynu, gdzie wymagane pola to Kontrahent i termin realizacji. Aby odfiltrować wyniki wyszukiwania kontrahentów, należy wpisać w polu nazwę poszukiwanego kontrahenta składającą się z co najmniej dwóch znaków.

Dodatkowo, w tej sekcji można wpisać Odbiorcę, Przewoźnika, Numer awizo oraz wybrać Priorytet.

Pozycje

Kolejną sekcją jest Pozycje (składająca się z dwóch okien), gdzie należy wybrać Asortyment. Lista pozycji zawiera tylko ten asortyment, który jest przypisany do wybranego kontrahenta. Aby odfiltrować wyniki wyszukiwania, należy wpisać przynajmniej dwa kolejne znaki występujące w nazwie asortymentu.

W polu Ilość należy wpisać wymaganą ilość asortymentu. W polu Uwagi do pozycji można wpisać komentarz dotyczący wybranej pozycji. Następnie należy kliknąć zielony przycisk „Dodaj", co spowoduje dodanie pozycji do zlecenia.

Kliknięcie na przycisk „X" w pierwszym polu tabeli danych spowoduje usunięcie pozycji ze zlecenia.

Sekcja podsumowanie

W sekcji Podsumowanie, pola Ilość artykułów i Ilość sztuk automatycznie obliczą sumy wybranych artykułów i sztuk.

W polu Uwagi można zawrzeć dodatkowy komentarz odnoszący się do całego zlecenia. Po wypełnieniu pól, należy kliknąć na przycisk „Bufor" lub „Zapisz" po lewej stronie paska nad formularzem.

Zlecenia zapisane za pomocą opcji „Bufor" zostaną wyświetlone w rejestrze Zlecenia wydań ZWZ bufor, natomiast zlecenia zapisane za pomocą opcji „Zapisz" pojawią się w rejestrze Zlecenia wydań ZWZ oczekujące.

Funkcje dodatkowe dokumentu

Dyskusje

Uniwersalna funkcjonalność w programie magazynowym DYSKUSJE służy do komunikacji i wymiany informacji między użytkownikami systemu.

Podgląd wydruku

Funkcje dodatkowe tabeli, takie jak podgląd dokumentu magazynowego na ekranie z możliwością zapisu do pliku PDF, Word lub Excel oraz wydrukowania, zapewniają użytkownikom dodatkowe możliwości manipulacji i udostępniania danych.

Uwagi i notatki

Dodawanie notatek jest istotną funkcją w programie magazynowym, umożliwiającą użytkownikom zapisywanie dodatkowych informacji, komentarzy lub wyjaśnień dotyczących dokumentów magazynowych.

Załączniki

Dodawanie załączników do dokumentów w programie magazynowym to przydatna funkcja, która umożliwia użytkownikom dołączanie różnych typów plików bezpośrednio do odpowiednich rekordów w programie.

Zdjęcia

Dodawanie zdjęć do kartotek i dokumentów w programie magazynowym to ważna funkcja, która umożliwia bezpośrednie dołączanie obrazów do rekordów.

Funkcjonalności systemu WMS dla kierownika magazynu

Moduł systemu WMS.net, stworzony specjalnie dla kierownika magazynu, oferuje wiele narzędzi do efektywnego zarządzania operacjami magazynowymi. Logowanie możliwe jest z komputera stacjonarnego, laptopa, tabletu czy smartfona, co zapewnia pełną mobilność.

Program magazynowy Studio WMS.net udostępnia kierownik magazynu szereg sekcji menu. Sekcja NOWY pozwala na szybkie tworzenie nowych dokumentów. Sekcja MAGAZYN umożliwia zarządzanie istotnymi procesami. Sekcja KARTOTEKI oferuje narzędzia do zarządzania bazami danych.

Zlecenie Wydania Zewnętrznego (ZWZ) w systemie Studio WMS.net

Zlecenie Wydania Zewnętrznego, znane jako dokument ZWZ, pełni w systemie Studio WMS.net rolę planu działania dla magazynu. Przede wszystkim informuje on pracowników, jakie towary oraz w jakich ilościach zamówił dany klient. Dokument ten zawiera istotne dane o produktach, takie jak ich kody, nazwy, zamówione ilości czy ewentualnie ceny. Co ważne, samo utworzenie ZWZ inicjuje proces przygotowania towaru do wysyłki, ale nie zmienia jeszcze fizycznego stanu zapasów w magazynie.

Należy wyraźnie odróżnić Zlecenie Wydania Zewnętrznego (ZWZ) od dokumentu Wydania Zewnętrznego (WZ). ZWZ jest dokumentem inicjującym, który określa, co należy przygotować. Z kolei dokument WZ potwierdza faktyczne wydanie konkretnej partii towaru z magazynu i dopiero jego zatwierdzenie powoduje zmianę stanów magazynowych. Dlatego też jedno zlecenie ZWZ może być podstawą do wystawienia wielu dokumentów WZ, szczególnie przy realizacji dużych lub częściowych zamówień.

Aby utworzyć nowe ZWZ w systemie Studio WMS.net, użytkownik wybiera odpowiednią opcję z menu, co otwiera formularz zlecenia. Formularz ten podzielony jest na sekcje: nagłówek, pozycje oraz podsumowanie. W nagłówku obowiązkowo należy wskazać kontrahenta (odbiorcę) oraz termin realizacji. Następnie w sekcji pozycji użytkownik dodaje poszczególne towary wraz z wymaganą ilością. Finalnie dokument można zapisać tymczasowo (Bufor) lub ostatecznie (Zapisz).