Inwentaryzacje zamknięte
Rejestr Inwentaryzacje zamknięte to archiwum spisów rozliczonych. Dokument trafia tu po zamknięciu, kiedy lokalizacje wracają do normalnej pracy, a wykryte rozbieżności zasilają rejestry niedoborów i nadwyżek.
Na tej stronie
Do czego służy rejestr
Rejestr różni się od otwartego trzema kolumnami: Komisja 1, Komisja 2 i Komisja 3. Rejestrują one skład zespołu, który potwierdził wynik spisu. Trzyosobowa komisja to typowy wymóg regulaminu inwentaryzacji, a zapis nazwisk w systemie zastępuje podpisy na papierowym protokole.
Podstawowe zastosowanie to obsługa audytu. Biegły rewident sprawdzający prawidłowość inwentaryzacji pyta o trzy rzeczy: kiedy przeprowadzono spis, jaki był jego zakres i kto go potwierdził. Wszystkie trzy odpowiedzi znajdują się w tym rejestrze.
Poprzedni etap opisuje strona Inwentaryzacje otwarte, a wynik spisu - Niedobory inwentaryzacyjne i Nadwyżki z inwentaryzacji.
Widok rejestru
Pasek narzędzi ogranicza się do odczytu i wydruku - zamknięty spis jest dokumentem niemodyfikowalnym. W prawym górnym rogu działa selektor przedziału czasowego, domyślnie ustawiony na ostatni miesiąc.
Kolumny tabeli
Domyślny układ obejmuje czternaście kolumn. Zestaw można zmienić dla własnego konta - opisuje to strona Personalizacja kolumn tabeli.
- Typ
- Zakres spisu wybrany przy tworzeniu dokumentu, prezentowany kolorową etykietą: ASO - inwentaryzacja asortymentowa obejmująca wskazany indeks, LOK - lokalizacyjna obejmująca wskazany adres, KTR - kontrahenta, obejmująca cały towar jednego właściciela.
- Nr dokumentu
- Numer dokumentu magazynowego.
- Data
- Data dokumentu. Filtr tej kolumny udostępnia kalendarz.
- Magazyn
- Symbol magazynu objętego spisem.
- Oddział
- Symbol oddziału firmy, w którym prowadzony jest spis. Przy pracy wielooddziałowej rozdziela inwentaryzacje prowadzone równolegle.
- Lokalizacja
- Adres regałowy objęty spisem. Wypełniony tylko przy inwentaryzacji typu LOK.
- Kontrahent
- Właściciel towaru. W magazynie 3PL rozstrzyga, na czyje konto zapisać różnicę inwentaryzacyjną.
- Indeks artykułu
- Symbol asortymentu objętego spisem. Wypełniony tylko przy inwentaryzacji typu ASO.
- Nazwa artykułu
- Nazwa handlowa towaru objętego spisem, pobierana z kartoteki asortymentu.
- Komisja 1
- Pierwszy członek komisji inwentaryzacyjnej. Pole wypełniane przy zamykaniu spisu.
- Komisja 2
- Drugi członek komisji inwentaryzacyjnej.
- Komisja 3
- Trzeci członek komisji inwentaryzacyjnej. Trzyosobowy skład to typowy wymóg regulaminu inwentaryzacji.
- Zapisał
- Login użytkownika albo urządzenia, które zapisało rekord. Wartości typu wms_android albo tablet wskazują operację wykonaną na kolektorze.
- Nr referencyjny
- Identyfikator techniczny rekordu, wykorzystywany przy integracjach i przy zgłoszeniach serwisowych.
Puste kolumny komisji przy zamkniętym spisie oznaczają, że dokument zamknięto bez wskazania zespołu. Przy inwentaryzacji rocznej to brak, który warto uzupełnić przed audytem.
Pasek narzędzi
Pasek zawiera wyłącznie operacje bezpieczne dla dokumentów archiwalnych.
- Podgląd
- Wyświetla kartę dokumentu w trybie tylko do odczytu, razem z pozycjami asortymentowymi.
- Wydruk
- Generuje protokół inwentaryzacyjny ze składem komisji i wynikiem spisu; obsługę opisuje strona Podgląd wydruku.
Przycisk z trzema kreskami po lewej stronie paska rozwija menu z funkcjami uniwersalnymi dokumentu oraz poleceniami siatki. Trzy ikony w prawej części paska obsługują kolejno analizę danych, wybór kolumn i zapis układu tabeli.
Menu kontekstowe
Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na dowolnej komórce otwiera menu podręczne z tym samym zestawem operacji co pasek narzędzi, uzupełnionym o polecenia narzędziowe: Eksport Excel, Kopiuj tekst oraz Filtruj wg rekordu, który ustawia filtr na wartość ze wskazanej komórki. Pozycja Więcej rozwija podmenu z uwagami, dyskusją, plikami, zdjęciami i historią zmian. Komplet poleceń opisuje strona Menu kontekstowe tabeli.
Grupowanie, sumowanie i wykresy
Grupowanie po kolumnie Typ pokazuje strukturę przeprowadzonych spisów w okresie. Grupowanie po kolumnie Komisja 1 ujawnia, kto najczęściej uczestniczy w inwentaryzacjach - przy inwentaryzacji ciągłej warto rotować składem.
Narzędzia uruchamia pierwsza ikona w prawej części paska narzędzi. Analiza obejmuje rekordy spełniające bieżące kryteria filtrowania, także te z dalszych stron tabeli, dlatego warto najpierw ustawić filtr, a dopiero potem włączyć podsumowanie. Szczegóły opisuje strona Grupowanie, sumowanie i szybkie wykresy.
Funkcje standardowe dostępne w rejestrze
Poza operacjami charakterystycznymi dla tego rejestru tabela udostępnia zestaw funkcji wspólnych dla całego systemu. Działają identycznie w każdym rejestrze Studio WMS.net, dlatego opisano je raz, na osobnych stronach.
- Filtrowanie i sortowanie Pola szukaj pod nagłówkami kolumn oraz sortowanie kliknięciem w nagłówek. Kryteria można łączyć.
- Personalizacja kolumn tabeli Wybór widocznych pól, zmiana kolejności przeciąganiem i zapis własnego układu rejestru.
- Menu kontekstowe tabeli Polecenia prawego przycisku myszy wraz z grupą Więcej i poleceniami narzędziowymi.
- Grupowanie i sumowanie Sumy kolumn liczbowych, zwijanie listy do poziomu grupy i szybki wykres z danych tabeli.
- Eksport do Excela Zapis bieżącego widoku tabeli do arkusza XLS lub pliku CSV, z uwzględnieniem filtrów.
- Podgląd wydruku Wybór szablonu, podgląd dokumentu PDF przed wysłaniem do drukarki i wydruk etykiet.
- Załączniki Pliki powiązane z dokumentem - zamówienia, listy przewozowe, potwierdzenia odbioru.
- Zdjęcia Fotografie dołączone do dokumentu, najczęściej wykonane kolektorem Android.
- Uwagi i notatki Notatki tekstowe przy dokumencie, widoczne dla wszystkich uprawnionych użytkowników.
- Dyskusje Wątek komentarzy prowadzony wewnątrz dokumentu, z datą i autorem wypowiedzi.
- Wysyłka e-mail Wiadomość do kontrahenta z poziomu rejestru, z wydrukiem dokumentu w załączniku.
- Historia zmian Zapis wszystkich modyfikacji dokumentu - kto, kiedy i jaką wartość zmienił.
Stopka rejestru
Pasek pod tabelą pokazuje identyfikator wskazanego dokumentu, numer bieżącej strony i liczbę stron, pole Wiersze określające liczbę rekordów na stronie oraz licznik w formacie od-do z całości. W demonstracyjnym zakresie dat rejestr nie zawiera dokumentów; poszerzenie zakresu przyciskiem Cały okres przywraca dane.
Słownik pojęć
- Komisja inwentaryzacyjna
- Zespół potwierdzający wynik spisu, zwykle trzyosobowy zgodnie z regulaminem inwentaryzacji.
- Zamknięcie spisu
- Operacja kończąca inwentaryzację, odblokowująca lokalizacje i rozliczająca różnice.
- Protokół inwentaryzacyjny
- Wydruk dokumentujący przebieg i wynik spisu wraz ze składem komisji.
- Inwentaryzacja ciągła
- Rotacyjny spis wybranych lokalizacji prowadzony regularnie w toku bieżącej pracy magazynu.
Najczęstsze pytania
Rejestr jest pusty - dlaczego?
Domyślny przedział czasowy obejmuje ostatni miesiąc. Kliknij Cały okres w panelu pustego rejestru albo poszerz zakres selektorem dat.
Po co trzy kolumny komisji?
Regulamin inwentaryzacji zwykle wymaga trzyosobowego składu. Zapis nazwisk w systemie zastępuje podpisy na papierowym protokole.
Czy zamknięty spis można otworzyć ponownie?
Nie. Zamknięcie jest operacją jednokierunkową; przy potrzebie ponownego liczenia zakłada się nowy dokument inwentaryzacyjny.
Gdzie zobaczę wykryte różnice?
W rejestrach Niedobory inwentaryzacyjne i Nadwyżki z inwentaryzacji, do których trafiają rozbieżności po zamknięciu spisu.
Szukasz systemu WMS do zarządzania magazynem?
Studio WMS.net to system zarządzania magazynem obsługujący przyjęcia, wydania, inwentaryzację i lokalizacje na kolektorach Android. Sprawdź, jak wdrożenie WMS eliminuje błędy i przyspiesza pracę magazynu.
Zamów bezpłatną prezentację systemu