Realizacja zlecenia serwisowego - widok sprawy, usługi, części i zakończenie

Realizacja zlecenia odbywa się w widoku sprawy, który otwierasz przyciskiem Otwórz sprawę. To jedna karta z danymi zgłoszenia, zdjęciami, usługami i częściami, historią oraz panelem akcji. Tu dopisujesz wykonaną pracę, zużyte części i notatki, a na końcu zmieniasz stan sprawy na Rozpatrzona.

Dotyczy ról: Serwis Kierownik serwisu

Jak otworzyć sprawę

Widok sprawy otwierasz z każdego rejestru serwisu: zaznacz wiersz i kliknij Otwórz sprawę, dwukliknij wiersz albo wpisz numer RMA w polu Kod z etykiety i kliknij Otwórz. Sprawa otwiera się w nowej karcie o nazwie Sprawa i numer reklamacji, na przykład Sprawa REK/2026/008898. Dane są takie same jak widzi Centrala w rejestrach reklamacji, a ogólny opis ekranu jest na stronie Widok sprawy. Ta strona skupia się na pracy serwisanta.

Podejmij najpierw, pracuj potem. W widoku sprawy otwartej z rejestru Do podjęcia przyciski akcji są aktywne, choć sprawa nie jest jeszcze Twoja (pole Realizuje w panelu Prowadzenie pokazuje wtedy myślnik). Przed rozpoczęciem pracy podejmij zlecenie (Zlecenia do podjęcia), aby sprawa trafiła do rejestru Moje zlecenia.

Układ widoku sprawy

Cykl zlecenia w skrócie

1. Podjęcie - sprawa przechodzi z Do podjęcia do Moje zlecenia.
2. Diagnoza - czytasz zgłoszenie, sprawdzasz historię sprzętu, dodajesz zdjęcia stanu urządzenia.
3. Usługi i części - dopisujesz wykonane usługi z cennika i zużyte części z własnego magazynu.
4. Zakończenie - zmieniasz stan na Rozpatrzona i wybierasz status (Uznana, Nieuznana, Upust cenowy, Naprawa i upust cenowy).
5. Wydanie - sprawa wraca do Obsługi klienta w rejestrze Do wydania (Wydanie z serwisu).

Usługi serwisowe

Usługa to pozycja z cennika, na przykład diagnoza usterki albo naprawa. Do sprawy dopisujesz ją przyciskiem Dodaj usługę w sekcji Usługi serwisowe albo w panelu Akcje. Okno Nowa pozycja usługi opisuje zasadę rozliczenia: pozycja liczy nasz koszt naprawy według ceny ewidencyjnej z cennika, a cenę dla klienta wylicza dopiero wydanie z serwisu.

Pola okna Nowa pozycja usługi

Koszt usługi a cena dla klienta. W sprawie liczy się nasz koszt: cena ewidencyjna z cennika. Cenę dla klienta (z kolumn Cena B2B i Cena B2C cennika, Cennik usług) program liczy przy wydaniu klientowi. W przykładzie z demo diagnoza kosztowała nas 80,00, a karta naprawy pokazuje ją klientowi za 99,00.

Po dopisaniu usług sekcja pokazuje listę i podsumowanie. W sprawie z demo: Koszt naprawy 410,00 · odzyskano 0,00 · po odzyskaniu 410,00. Na liście widać kolumny Usługa, Serwisant, Nr faktury, Ilość, Koszt (cena ewidencyjna) i Wartość. Kliknięcie wiersza usługi otwiera okno Pozycja usługi z tymi samymi polami oraz przyciskami Zapisz, Usuń i Anuluj, więc pomyłkę można poprawić albo usunąć pozycję.

Części zamienne

Części dopisujesz przyciskiem Dodaj części. Okno nosi tytuł Dodaj części i numer reklamacji, a w nagłówku podaje model: Części do naprawy i Model, na przykład MO-M27 - Monitor M27 QHD, z informacją, że na górze listy są części pasujące do tego modelu. Pole Szukaj przyjmuje indeks, nazwę, numer katalogowy lub EAN. U dołu okna są licznik Koszyk (liczba pozycji i sztuk), przyciski Dodaj do naprawy, Koszyk i Zamknij.

• Źródło części - serwisant zużywa części z własnego magazynu, który zasilił wcześniej z magazynu głównego (Pobranie z magazynu i zwrot). Stan własnego magazynu sprawdzasz w Moim magazynie.
• Koszt - zużyta część wchodzi do kosztu naprawy po cenie zakupu partii, z której pochodzi. Cena dla klienta pojawia się przy wydaniu.
• Powiązanie konta - konto wskazuje się w karcie pracownika (Pracownicy). Po powiązaniu ostrzeżenie nie powinno się już pojawiać.

Ostrzeżenie w oknie Dodaj części. Komunikat Twoje konto nie jest powiązane z pracownikiem RMA. Poproś administratora o wskazanie konta w karcie pracownika oznacza, że program nie wie, którego magazynu serwisanta użyć. Dopóki administrator nie powiąże konta z pracownikiem, przycisk Dodaj do naprawy pozostaje szary. Tak jest w koncie demo.

Zdjęcia i notatki

• Dodaj zdjęcia - kliknij przycisk albo przeciągnij pliki do strefy Przeciągnij pliki tutaj. Dokumentuj stan towaru przed naprawą i po niej.
• Dodaj notatkę - wpisz tekst w polu Nowa notatka. Przycisk Dodaj notatkę aktywuje się po wpisaniu treści. Notatki wewnętrzne widzą tylko pracownicy.

Przekazanie sprawy

Przycisk Przekaż w panelu Akcje otwiera okno z numerem reklamacji, pozycją Obecnie prowadzi, polem Przekaż do (lista pracowników) i polem Komentarz. Przekazanie zmienia Osobę odpowiedzialną za sprawę, czyli osobę prowadzącą ją formalnie. Nie jest to zmiana serwisanta w polu Realizuje. Szczegóły opisuje Priorytet i przekazanie.

Reklamacja do dostawcy

Gdy usterka wynika z winy producenta lub dostawcy, kliknij Reklamuj u dostawcy w sekcji Reklamacje do dostawców albo w panelu Akcje. Okno Nowa reklamacja do dostawcy zawiera numer sprawy i towar, wybór Kierunku (Do producenta albo Do dostawcy, z nazwą firmy), Adresata, Nr sprawy u adresata, Stan (Przygotowany, Wysłany, Wycofany), Kwotę żądaną, Datę wysłania, Datę decyzji oraz pola Uzasadnienie roszczenia i Uwagi. Kwota żądana podpowiada się z danych sprawy. Sprawdź ją i dopasuj do kosztu, który chcesz odzyskać. Pełny opis i rejestr roszczeń: Reklamacje do dostawców.

Zakończenie naprawy

Gdy naprawa jest skończona, w panelu Co dalej kliknij Rozpatrzona (albo Uwaga lub Anulowana). Przyciski otwierają okno Zmień stan z numerem reklamacji, numerem RMA i towarem. Pole Nowy stan (wymagane) ma trzy opcje: Rozpatrzona, Uwaga i Anulowana.

W oknie Zmień stan dla sprawy, która jest już zakończona, program pokazuje komunikat Z tego stanu nie ma dalszych przejść. Sprawa jest zakończona. Szczegółowy opis okna jest na stronie Zmiana stanu.

Wydruki w widoku sprawy

• Drukuj kartę naprawy - przygotowuje kartę naprawy (usługi i części) do wydruku. Komunikat Przygotowuję wydruk potwierdza rozpoczęcie.
• Etykieta z kodem - pobiera PDF z etykietą zawierającą kod sprawy. Program potwierdza komunikatem Wydruk jest gotowy.
• Formularz dla klienta i Karta reklamacji (PDF) - wydruki dla klienta i dla akt sprawy (Wydruki).
• Wyślij e-mail i Wyślij SMS - kontakt z klientem z poziomu sprawy (Wiadomości).
• Edytuj kartę - otwiera pełny formularz reklamacji z zakładkami Zgłoszenie, Serwis, Logistyka, Podsumowanie, Pliki, Korespondencja i Historia (Edycja reklamacji).

Komunikaty i typowe sytuacje

Powiązane funkcje

• Moje zlecenia i Zlecenia zakończone.
• Usługi serwisowe - rejestr wszystkich pozycji usług w Centrali.
• Rozliczenie kosztów - jak usługi i części składają się na koszt naprawy.
• Mój magazyn i Pobranie z magazynu i zwrot.
• Cennik usług i Części.