Skrzynka pocztowa - wskazanie skrzynki, z której pracują reklamacje
Skrzynka pocztowa to ustawienie, które mówi systemowi, z jakiego konta e-mail pobierać wiadomości od klientów i z jakiego je wysyłać. Dopóki Administrator nie wskaże skrzynki, skrzynka odbiorcza Centrali jest pusta, a maile do klientów wychodzą z konta domyślnego platformy.
Dotyczy ról: Administrator
Na tej stronie
Gdzie znaleźć ustawienie i kto je wykonuje
Skrzynka pocztowa leży w grupie Poczta menu roli Reklamacje - Administrator. Opis pod tytułem brzmi: Konto, z którego reklamacje pobierają i wysyłają maile. Centrala widzi tylko listę wiadomości. Rola Centrala nie ustawia skrzynki, a jej ekran Skrzynka odbiorcza sam odsyła do Administratora: Poproś Administratora RMA o wskazanie skrzynki w ekranie „Skrzynka pocztowa”.
Do czego służy skrzynka reklamacji
- Pobieranie zgłoszeń - wiadomości klientów trafiają do skrzynki odbiorczej Centrali, skąd tworzy się z nich reklamacje (Skrzynka odbiorcza).
- Wysyłanie wiadomości - korespondencja z klientem idzie ze wskazanej skrzynki (Wiadomości).
- Zgłoszenia z maila - skrzynka jest jednym z kanałów zgłoszenia reklamacji (Kanały zgłoszenia).
Opis ekranu
Ramka Skrzynka reklamacji
Na górze stoi ramka Skrzynka reklamacji z opisem: Wybierz skrzynkę firmową, którą obsługuje Centrala. Do wyboru są tylko skrzynki wspólne, bez właściciela. Zawiera pole listy Skrzynka (domyślnie Nie wskazano) i przycisk Zapisz.
Gdy skrzynki nie wskazano, pod ramką widzisz komunikat Nie wskazano skrzynki: Skrzynka odbiorcza jest pusta, a maile do klientów idą kontem domyślnym platformy. Wskaż skrzynkę powyżej albo dodaj nową poniżej.
Ramka Dodanie konta pocztowego
Niżej jest ramka Dodanie konta pocztowego z opisem: Najpierw dodaj konto z danymi logowania do poczty firmowej, potem skrzynkę, którą to konto obsługuje. Skrzynka ma być wspólna (bez właściciela), z folderami Odebrane i Wysłane zaznaczonymi do pobierania.
Dla roli Administrator RMA ta ramka zawiera tylko komunikat Dodanie konta wymaga innej roli: Konta pocztowe i skrzynki zakłada Administrator powiadomień platformy. Poproś go o dodanie skrzynki albo o nadanie tej roli Twojemu kontu. Administrator RMA wybiera więc skrzynkę, ale jej założenie wykonuje inna rola platformy.
Reguła podziału ról. Dwie osoby, dwie czynności. Administrator powiadomień platformy zakłada konto pocztowe i skrzynkę (wspólną, bez właściciela, z folderami Odebrane i Wysłane do pobierania). Administrator RMA wskazuje tę skrzynkę na ekranie Skrzynka pocztowa i klika Zapisz.
Jak wskazać skrzynkę reklamacji
Wskazanie skrzynki krok po kroku
Ustal, czy skrzynka istnieje
Otwórz pole Skrzynka. Jeśli lista pokazuje Brak wyników, nie ma jeszcze skrzynki wspólnej do wskazania.
Poproś o założenie skrzynki
Skrzynkę zakłada Administrator powiadomień platformy. Przekaż mu adres poczty firmowej i wymagania: skrzynka wspólna, foldery Odebrane i Wysłane do pobierania.
Wybierz skrzynkę
Gdy skrzynka istnieje, wybierz ją z pola Skrzynka.
Kliknij Zapisz
Przycisk Zapisz w ramce zatwierdza wybór.
Sprawdź Skrzynkę odbiorczą Centrali
Poproś Centralę o otwarcie Skrzynki odbiorczej i kliknięcie Pobierz pocztę. Zamiast komunikatu Skrzynka nie jest wskazana powinna pojawić się lista wiadomości.
Efekt po wskazaniu skrzynki zależy od konfiguracji poczty w platformie, której w demo nie da się zmienić, więc w tej instrukcji opisujemy wygląd ekranów przed wskazaniem skrzynki.
Komunikaty i typowe sytuacje
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Skrzynka odbiorcza Centrali jest pusta, ekran pisze Skrzynka nie jest wskazana | Administrator nie wskazał skrzynki. | Wskaż skrzynkę na ekranie Skrzynka pocztowa i kliknij Zapisz. |
| Pole Skrzynka pokazuje Brak wyników | Nie ma skrzynki wspólnej (bez właściciela). | Poproś Administratora powiadomień platformy o założenie konta i skrzynki. |
| Ramka Dodanie konta pocztowego pokazuje Dodanie konta wymaga innej roli | Konta pocztowe zakłada Administrator powiadomień platformy. | Poproś go o dodanie skrzynki albo o nadanie tej roli Twojemu kontu. |
| Maile do klientów wychodzą z innego adresu niż firmowy | Skrzynka nie jest wskazana, więc używane jest konto domyślne platformy. | Wskaż skrzynkę reklamacji. |
| Do wyboru brakuje skrzynki prywatnej pracownika | Lista zawiera tylko skrzynki wspólne. | Użyj skrzynki wspólnej, bez właściciela. |
Powiązane funkcje
- Skrzynka odbiorcza - wiadomości odebrane w skrzynce reklamacji.
- Wiadomości - korespondencja z klientem.
- Baza wiedzy AI - dokumenty używane przy wypełnianiu reklamacji z maila.
- Administracja - przegląd
Najczęstsze pytania
Dlaczego Administrator RMA nie może dodać skrzynki?
Ekran informuje, że konta pocztowe i skrzynki zakłada Administrator powiadomień platformy. Administrator RMA tylko wskazuje już istniejącą skrzynkę wspólną.
Co to jest skrzynka wspólna?
Skrzynka bez właściciela, czyli nie przypisana do jednego pracownika. Tylko takie skrzynki pojawiają się w polu Skrzynka.
Co się stanie z mailami wysyłanymi do klientów, gdy skrzynka nie jest wskazana?
Według komunikatu na ekranie idą wtedy kontem domyślnym platformy, a skrzynka odbiorcza Centrali pozostaje pusta.
Czy mogę wskazać kilka skrzynek?
Ekran ma jedno pole Skrzynka w ramce Skrzynka reklamacji, więc wskazujesz jedną skrzynkę, którą obsługuje Centrala.