Skrzynka odbiorcza - rejestr zgłoszeń otrzymanych na skrzynkę e-mail

Rejestr Skrzynka odbiorcza pokazuje zgłoszenia reklamacyjne, które według podpowiedzi w menu zostały otrzymane na skrzynkę e-mail. Obok danych sprawy ma nadawcę, jego adres i treść zgłoszenia, więc pracownik obsługi klienta widzi, o co prosi klient, zanim otworzy formularz. Dwuklik na wierszu otwiera okno odpowiedzi e-mail z gotowym szablonem.

Pasek narzędzi zawiera menu trzech kresek oraz przyciski Edycja, Status, Wyślij, Wydruk, Rewizja zmian i Aktualizuj datę, a po prawej napis SKRZYNKA ODBIORCZA i ikonę palety. Od lewej stoją kolumny Priorytet, Edytowany, Numer RMA, Nr dokumentu, Dni, Nadawca, Od: i Treść zgłoszenia. Kolumna Dni ma czerwone tło w każdym widocznym wierszu, a pod nagłówkami leży wiersz filtrów. Stopka podaje rozmiary strony 20, 30 i 50 oraz liczbę wierszy, której w bazie demonstracyjnej jest ponad tysiąc.

Skąd biorą się wiersze rejestru

W praktyce firmowej zgłoszenie e-mail wymaga dwóch czynności: odpowiedzi do klienta i prowadzenia sprawy w rejestrze. Skrzynka odbiorcza zbiera je w jednym widoku, bo obok treści zgłoszenia pokazuje numer RMA, numer dokumentu, termin rozpatrzenia i licznik dni. Wiersze mają numer RMA i numer dokumentu, więc dotyczą rekordów reklamacji, a nie samych wiadomości.

Podpowiedź przy pozycji menu mówi: "Zgłoszenia otrzymane na skrzynkę email". Przewodnik po programie opisuje rejestr podobnie, jako zgłoszenia przesłane e-mailem na wskazaną skrzynkę odbiorczą. Ta instrukcja nie opisuje, w jaki sposób wiadomości trafiają do rejestru: odczyt demo tego nie rozstrzyga, więc sposób dostarczania zgłoszeń trzeba potwierdzić przy uruchomieniu. Zgłoszenia z formularza na stronie leżą w rejestrze Oczekujące RMA, a tytuł ekranu Skrzynki odbiorczej, inaczej niż tam, nie ma ikony pomocy.

Kolumny rejestru i jak z nich korzystać

Panel Widoczność kolumn ma 24 pozycje. Domyślnie widoczne są 23 kolumny, a jedna, Tytuł, jest ukryta i włącza się ją w panelu opisanym na stronie o widoczności kolumn i ustawieniach widoku. Wiersze układają się od najnowszych według kolumny Wysłano, dopóki nie klikniesz nagłówka innej kolumny.

Kolor tła licznika dni i daty przyjęcia

Tło kolumn Dni i Data przyjęcia zależy od liczby dni pozostałych do terminu: im mniej dni, tym cieplejszy kolor. W rejestrach Nowe i Wszystkie widać w odczycie demo z 1 października 2026 r. zielone tło przy kilkunastu dniach i pomarańczowoczerwone przy kilku, a zero daje czerwone tło z białym tekstem. W bazie demonstracyjnej niemal wszystkie reklamacje mają zero dni, więc cała kolumna Dni jest czerwona.

Kolor jako sygnał pilności. Kolor licznika wynika z liczby dni do terminu, więc pilność widać w tabeli bez dodatkowych działań pracownika, a sortowanie po kolumnie Dni układa sprawy według pilności. Instrukcja nie podaje progów pośrednich, bo demo pokazuje tylko kilka wartości licznika.

W praktyce firmowej odpowiedź na reklamację konsumenta powinna do niego trafić w terminie 14 dni od otrzymania reklamacji, a przy braku odpowiedzi ustawa przyjmuje, że reklamację uznano (art. 7a ustawy o prawach konsumenta). W sprzedaży między przedsiębiorcami ustawa takiego terminu nie wyznacza. Licznik Dni pokazuje wartość z rekordu i nie ocenia, który z tych przypadków dotyczy sprawy; szczegóły opisuje strona o terminach i liczniku dni.

Pasek narzędzi

Pasek ma osiem elementów, czyli o trzy więcej niż rejestr Oczekujące RMA. Bez zaznaczonego wiersza szare są przyciski Edycja i Status oraz przycisk Aktualizuj datę. Przyciski z listami (Wyślij, Wydruk, Rewizja zmian) są aktywne, ale ich pozycje działają na zaznaczonym wierszu.

Dwuklik otwiera okno odpowiedzi e-mail

Okno zajmuje większą część ekranu i nie ma tytułu w nagłówku; w prawym górnym rogu stoi przycisk zamknięcia. Pola od góry to Szablon z listą, przełącznik Język z pozycjami Angielski i Polski, Do, Do wiadomości, Do wiadomości (ukryte) i Temat. Niżej działa edytor tekstu z paskiem formatowania i treścią szablonu. W stopce stoją przyciski Zamknij i Wyślij.

Dwuklik, sprawdzony w kolumnach Numer RMA, Od: i Treść zgłoszenia, otwiera okno z szablonem "Reklamacja - powiadomienie" i językiem Polski. Pole Do ma adres z kolumny Od:, a temat składa się ze słowa Reklamacja i numeru RMA. Podpowiedź przy etykietach pól Do wiadomości mówi, że adresy rozdziela się średnikiem. Wiadomość wychodzi dopiero po wybraniu Wyślij; Zamknij kończy pracę bez wysłania.

Uwaga dla ćwiczeń w demo. W tym rejestrze dwuklik otwiera okno wysyłki, a nie formularz Edycja, jak w rejestrze Oczekujące RMA. Konto demo jest wspólne, więc okno zamykaj przyciskiem Zamknij i nie używaj Wyślij.

Różnice względem rejestru oczekujących zgłoszeń z portalu

Oba rejestry używają tej samej siatki, ale odpowiadają na inne pytania. Oczekujące RMA pokazuje, co trzeba zweryfikować przed przyjęciem, a Skrzynka odbiorcza, kto napisał i co napisał. W bazie demonstracyjnej te same numery RMA bywają widoczne w obu rejestrach, a odczyt demo nie rozstrzyga, według jakiej zasady rekord trafia do jednego albo do obu.

Typowe sytuacje w rejestrze