Wyszukiwarka reklamacji - szybkie znajdowanie sprawy w roli Obsługa klienta
Wyszukiwarka reklamacji to druga pozycja menu roli Obsługa klienta, tuż pod Przyjęciem do serwisu. Otwiera rejestr wszystkich reklamacji, w którym znajdujesz sprawę po numerze, nazwisku, telefonie albo numerze seryjnym - zanim klient skończy mówić przy okienku. Z wyniku możesz od razu otworzyć sprawę i wykonać akcję.
Dotyczy ról: Obsługa klienta
Na tej stronie
Gdzie znaleźć i kto to widzi
Pozycja Wyszukiwarka reklamacji stoi w menu roli Reklamacje - Obsługa klienta bez grupy, między Przyjęciem do serwisu a grupą Wydanie z serwisu. Roli Centrala, Serwis, Kierownik serwisu i Administrator ta pozycja nie ma; Centrala szuka w rejestrze Wszystkie.
Czym jest i czym różni się od rejestru Wszystkie
Wyszukiwarka to ten sam rejestr co Wszystkie (tytuł wewnątrz: Wszystkie reklamacje, podtytuł: Wszystkie reklamacje niezależnie od stanu), otwierany w osobnej karcie o nazwie Wyszukiwarka reklamacji. W demo ma te same kolumny, te same filtry, tę samą liczbę rekordów (ponad 20 tysięcy) i identyczny pasek akcji z 11 przyciskami. Różnica jest organizacyjna: pozycja menu jest pierwszym wyborem Obsługi klienta, a rejestr Wszystkie stoi w grupie Reklamacje.
Do czego służy i kiedy z niej korzystasz
- Klient przychodzi z numerem reklamacji lub numerem RMA z potwierdzenia: wpisujesz numer i widzisz stan sprawy.
- Klient nie zna numeru: szukasz po nazwisku, telefonie, e-mailu albo numerze dokumentu zakupu.
- Chcesz sprawdzić, czy sprzęt jest gotowy do odbioru: patrzysz na kolumny Stan, Status i Wydano.
- Zakładasz reklamację, gdy okazuje się, że klient nie zgłaszał sprawy wcześniej (przycisk Dodaj reklamację).
Jak wyszukać reklamację
Wyszukiwanie krok po kroku
Otwórz Wyszukiwarkę reklamacji
Kliknij pozycję w menu. Rejestr otwiera się w nowej karcie obok Pulpitu.
Wpisz numer albo dane klienta
W wierszu filtrów pod nagłówkami kolumn kliknij pole nad kolumną Numer reklamacji, Numer RMA, Reklamujący, Telefon, E-mail albo Numer seryjny i wpisz fragment. Naciśnij Enter - filtr Zawiera dopasowuje wpisany ciąg do dowolnego miejsca w wartości.
Zaznacz wiersz
Wynik pokazuje stopka siatki (na przykład Rekordy: 100 · zaznaczono 1). Kliknij właściwy wiersz.
Otwórz sprawę albo wykonaj akcję
Widok sprawy pokazuje stan, historię i dokumenty. Przyciski paska pozwalają od razu przyjąć, zmienić stan, wydać, wysłać wiadomość lub wydrukować.
Wyczyść filtry
Ikona Wyczyść filtry na pasku po prawej stronie przywraca pełną listę przed kolejnym wyszukiwaniem.
Wyniki możesz sortować, grupować, eksportować i zapisywać jako własny układ kolumn - zob. Filtrowanie i sortowanie, Układy kolumn i analiza danych i Eksport i wydruki.
Obsługa klienta a Centrala w rejestrach reklamacji
Porównanie wykonano w demo, na rejestrach Oczekujące, Nowe, W realizacji, Uwaga i Wszystkie: kolumny, stan przycisków dla zaznaczonego wiersza, menu Drukuj, Wiadomość i Więcej, ikona z menu na lewo od paska oraz menu prawego przycisku myszy są identyczne w obu rolach, a Widok sprawy ma te same sekcje i przyciski.
| Element | Centrala | Obsługa klienta |
|---|---|---|
| Skrzynka odbiorcza | Tak | Nie |
| Pozycja menu Dodaj reklamację | Tak | Nie (przycisk na pasku rejestrów jest) |
| Rejestry Oczekujące, Nowe, W realizacji, Uwaga, Wszystkie | Tak | Tak, identyczne |
| Rejestry Rozpatrzone, Zamknięte, Powtarzające się | Tak | Nie |
| Wyszukiwarka reklamacji | Nie | Tak |
| Przyjęcie do serwisu, grupa Wydanie z serwisu | Nie | Tak |
| Serwis, Informacje, Kartoteki, Import z arkusza, Asystent AI | Tak | Nie |
Dostęp to nie uprawnienie do wszystkiego. W demo Obsługa klienta ma w rejestrach te same przyciski, także Zmień stan i Przyjmij do obiegu. Jeśli w Twojej firmie część decyzji należy do Centrali albo kierownika, jest to zasada organizacyjna - program jej nie wymusza.
Komunikaty i typowe sytuacje
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Zbyt wiele wyników | Wpisano krótki fragment, na przykład sam rok | Wpisz pełny numer albo dodaj drugi filtr (na przykład Stan). |
| Brak wyników | Błąd w numerze albo zgłoszenie jest jeszcze w skrzynce pocztowej | Sprawdź zapis numeru (REK/RRRR/NNNNNN) i filtry; w razie potrzeby poproś Centralę o sprawdzenie Skrzynki odbiorczej. |
| Przyciski są wyszarzone | Nie zaznaczono wiersza albo stan sprawy blokuje akcję | Zaznacz wiersz; podpowiedź nieaktywnego przycisku mówi, czego brakuje. |
| Wydaj klientowi jest nieaktywne | Sprawa nie jest rozpatrzona ani zamknięta | Zob. Wydanie klientowi. |
Powiązane funkcje
- Wszystkie - ten sam rejestr w grupie Reklamacje.
- Przyjęcie do serwisu i Wydanie z serwisu - pozostałe funkcje Obsługi klienta.
- Rola Obsługa klienta.
- Numer reklamacji i numer RMA.
Najczęstsze pytania
Czy Wyszukiwarka pokazuje mniej spraw niż Centrala?
Nie. W demo ma tę samą liczbę rekordów co rejestr Wszystkie w roli Centrala.
Po czym najszybciej znajdę sprawę klienta?
Po numerze reklamacji lub numerze RMA, jeśli klient go zna; w przeciwnym razie po nazwisku w kolumnie Reklamujący albo po telefonie.
Czy mogę z Wyszukiwarki założyć nową reklamację?
Tak, przycisk Dodaj reklamację jest na pasku Wyszukiwarki. Okno ma wtedy tytuł Nowa reklamacja i te same zakładki co w Centrali.