Administracja w Studio RMA.net - pracownicy, poczta, baza wiedzy AI i formularz klienta
Administrator przygotowuje system do pracy zespołu: zakłada pracowników i ich konta, wskazuje skrzynkę pocztową reklamacji i wgrywa dokumenty firmy dla asystenta AI. Te czynności wykonuje się rzadko, głównie przy uruchomieniu i przy zmianach w zespole, ale od nich zależy, czy pozostałe role mają się w co zalogować i czy skrzynka odbiorcza Centrali w ogóle pokazuje wiadomości.
Dotyczy ról: Administrator
Na tej stronie
Co jest w menu Administratora
| Grupa menu | Pozycje | Do czego |
|---|---|---|
| Pracownicy i konta | Pracownicy, Stanowiska, Działy oraz (pod separatorem, także nazwany Pracownicy) import pracowników z arkusza | Osoby, które obsługują reklamacje, i konta, którymi się logują. |
| Poczta | Skrzynka pocztowa | Skrzynka, z której reklamacje pobierają i wysyłają maile. |
| Asystent AI | Baza wiedzy AI | Dokumenty firmy czytane przez asystenta AI. |
Rola Administrator zaczyna od rejestru Pracownicy. Inne role nie mają tych pozycji, a Administrator nie ma rejestrów reklamacji (Logowanie i role).
Co jest w sekcji
- Pracownicy - Jak Administrator prowadzi kartotekę Pracownicy w Studio RMA.net: dodawanie i edycja, dział i stanowisko, zakładanie konta z hasłem tymczasowym, import z arkusza i kolumny obciążenia.
- Stanowiska - Jak Administrator prowadzi słownik Stanowiska w Studio RMA.net: kod, nazwy PL, EN i DE, kolejność, obszar pracy decydujący o roli konta oraz Dezaktywuj i Przywróć.
- Działy - Jak Administrator prowadzi słownik Działy pracowników w Studio RMA.net: kod, nazwy PL, EN i DE, kolejność, dodawanie, kopiowanie, dezaktywacja i powiązanie z pracownikami.
- Skrzynka pocztowa - Jak Administrator wskazuje w Studio RMA.net skrzynkę pocztową reklamacji: skrzynki wspólne, komunikat o pustej skrzynce odbiorczej, dodanie konta pocztowego i rola administratora powiadomień.
- Baza wiedzy AI - Jak Administrator wgrywa dokumenty do Bazy wiedzy AI w Studio RMA.net: procedury, regulaminy i cenniki, obsługiwane formaty, limity plików, podgląd i usuwanie dokumentu.
- Asystent AI - Jak działa Rozmowa z asystentem w Studio RMA.net: Czat AI, nowa rozmowa, dołączanie plików, skróty Enter i Shift+Enter oraz komunikat o nieskonfigurowanym koncie AI w demo.
- Formularz zgłoszeniowy dla klienta - Jak działa publiczny formularz Zgłoś reklamację w Studio RMA.net: adres, pola i walidacje, numer zgłoszenia, trafienie do Oczekujących w Centrali oraz strona Status reklamacji z kodem.
Kto i kiedy korzysta
| Sytuacja | Co robisz | Strona |
|---|---|---|
| Uruchomienie systemu | Sprawdzasz działy i stanowiska, wgrywasz pracowników, zakładasz konta. | Działy, Stanowiska, Pracownicy |
| Nowa osoba w zespole | Dodajesz pracownika i zakładasz mu konto. | Pracownicy |
| Ktoś odchodzi lub zmienia dział | Odznaczasz Aktywny albo zmieniasz dział i stanowisko. | Pracownicy |
| Centrala nie widzi poczty reklamacyjnej | Wskazujesz skrzynkę reklamacji. | Skrzynka pocztowa |
| Asystent ma znać procedury firmy | Wgrywasz regulaminy, cenniki i instrukcje. | Baza wiedzy AI |
| Klienci zgłaszają reklamacje przez stronę | Udostępniasz adres formularza i opisujesz klientom sprawdzanie statusu. | Formularz dla klienta |
Reguła roli. Rola konta wynika ze stanowiska pracownika. Okno pracownika mówi wprost: Rola konta wynika ze stanowiska: Centrala albo Serwis. Dlatego najpierw ustaw stanowiska i ich Obszar pracy, a dopiero potem zakładaj konta.
Czego Administrator nie robi
- Nie prowadzi reklamacji ani zleceń serwisowych. Te rejestry mają role Centrala, Obsługa klienta, Serwis i Kierownik serwisu.
- Nie zakłada kont pocztowych. Ekran Skrzynka pocztowa informuje, że konta i skrzynki zakłada Administrator powiadomień platformy, a Administrator RMA wskazuje już istniejącą skrzynkę wspólną.
- Nie konfiguruje samego asystenta AI. W demo czat zgłasza, że konto AI profilu nie jest skonfigurowane (Asystent AI).
Powiązane funkcje
- Kartoteki i import - kontrahenci, asortyment, części i cennik prowadzone przez inne role.
- Skrzynka odbiorcza - ekran Centrali, który zależy od ustawienia skrzynki.
- Rola Administrator - pełny opis pracy roli.