Kontrahenci - kartoteka firm powiązanych z reklamacjami

Kartoteka Kontrahenci przechowuje firmy, z którymi Twoja firma rozlicza reklamacje. Ekran jest kafelkowy: dzieli firmy na pięć rodzajów, a stąd prowadzi do siatki z osiemnastoma kolumnami i do formularza z dwiema zakładkami. Ponieważ kartoteka zawiera dane osób kontaktowych, wymaga też uwagi pod kątem ochrony danych osobowych.

Ekran Kontrahenci nie jest siatką, tylko dwiema kartami z kafelkami. Karta KONTRAHENCI WG RODZAJU, oznaczona numerem 1, ma pięć odnośników: Dostawcy, Odbiorcy, Producenci, Przewoźnicy i Serwisy. Karta KONTRAHENCI, oznaczona numerem 2, ma dwa odnośniki: Dodaj kontrahenta i Kontrahenci ogółem. Strzałka w nagłówku każdej karty zwija ją i rozwija.

Rola kartoteki w obiegu reklamacji

W praktyce firmowej reklamacja dotyczy kilku stron: klienta zgłaszającego wadę oraz firm, które towar dostarczyły, wyprodukowały, przewiozły albo naprawiły. Kartoteka zapisuje każdą z nich raz, a formularze i rejestry wskazują ją z listy, zamiast wymagać przepisywania danych przy każdym zgłoszeniu.

W Studio RMA.net widać to w formularzu Dopisz reklamację. Pole Firma w sekcji Reklamujący jest listą z kartoteki kontrahentów: pozycje mają postać Nazwa (Miejscowość), a po wpisaniu fragmentu nazwy lista się zawęża. W rejestrach reklamacji tę firmę pokazuje kolumna Kontrahent.

Rodzaje i pola opisane na tej stronie pochodzą z wersji demo. Własny zakres kartoteki możesz opisać w formularzu wyceny Studio RMA.net.

Kafelki i siatki rodzajów

Każdy kafelek z karty KONTRAHENCI WG RODZAJU otwiera siatkę jednego rodzaju firm. Karta KONTRAHENCI ma dwa kafelki: Dodaj kontrahenta otwiera od razu formularz, a Kontrahenci ogółem pokazuje wszystkie firmy w jednej siatce. Każda siatka ma po prawej stronie paska napis z nazwą listy, na przykład KONTRAHENCI - DOSTAWCY, a lista ogółem napis KONTRAHENCI. W bazie demonstracyjnej kartoteka liczy kilkadziesiąt firm.

Pasek narzędzi zaczyna się od ikony menu i przycisku Powrót, a dalej stoją Dopisz, Edytuj, Wydruk i Rewizja zmian; po prawej leżą napis KONTRAHENCI i ikona palety. Kolumny od lewej to Aktywne, Rodzaj, Nazwa skrócona, Pełna nazwa, Reklamacje otwarte i Nip, a po nich adres: Kod pocztowy, a dalej Miasto i Ulica. Kolejne kolumny ukrywa prawa krawędź. Część komórek Nazwa skrócona ma kolorowe tło, a cała kolumna Reklamacje otwarte jest jasnożółta. Stopka podaje rozmiary strony 20, 30 i 50 oraz numer strony z liczbą wierszy.

Kolumny siatki kontrahentów

Wszystkie siatki rodzajów mają ten sam podstawowy układ osiemnastu kolumn, widocznych domyślnie. Okno Widoczność kolumn z menu ikony palety pozwala je ukrywać, co opisuje strona o widoczności kolumn i ustawieniach widoku.

Pasek narzędzi siatki kontrahentów

• Powrót i ikona menu - Powrót wraca na ekran kafelkowy. Ikona menu daje Eksport do Excel, aktywny zawsze, oraz okna Notatki, Pliki, Zdjęcia, Załączniki i Dyskusja, aktywne po zaznaczeniu wiersza. Eksport opisuje strona o eksporcie do Excela.
• Dopisz i Edytuj - Dopisz otwiera formularz Kontrahent z pustymi polami i jest aktywny zawsze. Edytuj otwiera ten formularz z danymi wybranego wiersza i działa po zaznaczeniu wiersza.
• Wydruk - przycisk aktywny po zaznaczeniu wiersza, tak jak Edytuj i Rewizja zmian. Okno Wydruk raportu opisuje strona o wydrukach.
• Rewizja zmian i ikona palety - Rewizja zmian jest aktywna po zaznaczeniu wiersza, a na liście Serwisy jej nie ma; w kartotece asortymentu i pracowników oraz w kartotece usług ten przycisk otwiera zestawienie reklamacji powiązanych z pozycją, a nie dziennik zmian rekordu. Ikona palety otwiera menu Ustawienia z pozycjami Domyślne ustawienie, Zapisz obecne ustawienie i Zmień widoczność kolumn.

Historię reklamacji kontrahenta pokazuje też rejestr reklamacji: przycisk Rewizja zmian ma tam pozycję Reklamacje kontrahenta, opisaną na stronie o rewizji zmian i dzienniku.

Okno formularza kontrahenta

Kafelek Dodaj kontrahenta i przycisk Dopisz otwierają okno Kontrahent z dwiema zakładkami: DANE PODSTAWOWE i DANE UZUPEŁNIAJĄCE. Przycisk Edytuj otwiera to samo okno z danymi wybranego wiersza. Pola wymagane mają pomarańczową krawędź po lewej stronie.

U góry okna stoją zakładki DANE PODSTAWOWE i DANE UZUPEŁNIAJĄCE, a po prawej ikona menu. Na początku stoi zaznaczone pole Aktywne, a pod nim lista Rodzaj, Prefiks NIP z wartością PL i pole NIP z maską dziesięciu znaków. Niżej leżą Nazwa pełna i Nazwa skrócona, potem Kraj z wartością Polska, Ulica, Kod pocztowy z maską oraz Miejscowość, a na końcu Osoba kontaktowa, Telefon, Telefon komórkowy i Email. W stopce okna stoją przyciski Zamknij i Zapisz.

Zakładka ma cztery pola: Analityka i Strona www jako krótkie pola tekstowe, Kolor z próbką i ikoną palety oraz duże pole Uwagi. Przy dodawaniu pole Kolor jest puste, a jego próbka przekreślona. W stopce stoją te same przyciski co w pierwszej zakładce.

Dane osobowe w kartotece kontrahentów

W formularzu i w siatce występują pola, które mogą identyfikować osobę: Osoba kontaktowa, Telefon, Telefon komórkowy i Email. Dane osobowe obejmuje RODO, czyli rozporządzenie (UE) 2016/679. Twoja firma jako administrator wybiera podstawę przetwarzania z art. 6 ust. 1 RODO i ustala okres przechowywania, bo RODO nie wyznacza jednego okresu. Informacje o ochronie danych osobowych publikuje też Urząd Ochrony Danych Osobowych.

O tym, które pola wypełniasz, decyduje Twoja firma. Pole Osoba kontaktowa jest opcjonalne.

Dane na ekranach demo. Siatka w bazie demonstracyjnej zawiera przykładowe dane firm, w tym numery NIP, adresy i kontakty. Konto demo jest wspólne dla wszystkich testujących, więc nie wpisuj tam danych rzeczywistych firm ani osób.

Typowe sytuacje w kartotece kontrahentów