Numer reklamacji i numer RMA - jak program numeruje sprawy
Każda reklamacja w programie ma dwa numery: Numer reklamacji w formacie REK/RRRR/NNNNNN (na przykład REK/2026/009007) i Numer RMA w formacie RMA/RR/NNNNN (na przykład RMA/26/08967). Pierwszy służy do identyfikacji sprawy w programie, drugi jest numerem, którym posługujesz się wobec klienta i na dokumentach. Obie wartości nadaje program - nie edytujesz ich.
Dotyczy ról: Centrala Obsługa klienta
Na tej stronie
Jak zbudowane są numery
| Numer | Format | Przykład | Znaczenie części |
|---|---|---|---|
| Numer reklamacji | REK/RRRR/NNNNNN | REK/2026/009007 | REK - przedrostek; RRRR - rok rejestracji; NNNNNN - sześciocyfrowy numer kolejny |
| Numer RMA | RMA/RR/NNNNN | RMA/26/08967 | RMA - przedrostek; RR - dwie cyfry roku; NNNNN - pięciocyfrowy numer kolejny |
Rok w numerze jest rokiem rejestracji sprawy: reklamacja zarejestrowana w październiku 2024 ma numer REK/2024/..., a sprawa z października 2026 - REK/2026/... Każdy z numerów ma własną numerację kolejną. W danych demo numer RMA jest zwykle nieco niższy niż numer reklamacji z tego samego okresu, co zgadza się z regułą poniżej: zgłoszenia, które nie zostały przyjęte do obiegu, nie dostają numeru RMA.
Kiedy powstają
Reguła numeracji. Numer reklamacji powstaje przy zarejestrowaniu zgłoszenia (także gdy sprawa czeka w Oczekujących). Numer RMA powstaje przy przyjęciu do obiegu: w rejestrze Oczekujące kolumna Numer RMA pokazuje myślnik, a w rejestrach Nowe, W realizacji i dalszych każda sprawa ma już numer RMA. Potwierdza to wiadomość z szablonu przyjęcia, która mówi o nadaniu numeru RMA.
Sprawy anulowane jeszcze jako oczekujące zostają bez numeru RMA (w rejestrze Zamknięte widać dla nich myślnik). Reklamacje dodane ręcznie (Dodaj reklamację) mają w danych demo od razu numer RMA, bo od razu trafiają do stanu Nowa.
Który numer podać klientowi
- Numer RMA występuje w temacie wiadomości do klienta (na przykład Reklamacja RMA/26/08936 została przyjęta), w tytule Karty naprawy (Karta naprawy RMA/26/07924) i na etykiecie z kodem, więc jest numerem do podawania przy kontakcie z klientem.
- Numer reklamacji występuje w oknach i kartach programu (tytuł karty Sprawa REK/2026/008976, okno Edycja reklamacji, Zmień stan), na formularzu dla klienta i karcie reklamacji.
- Szablon e-maila prosi klienta, by podawał numer reklamacji w każdej wiadomości, dlatego warto podać oba numery.
Gdzie je widzisz i jak wyszukujesz
| Miejsce | Co pokazuje |
|---|---|
| Rejestry (kolumny Numer reklamacji i Numer RMA) | Oba numery; filtry Zawiera pozwalają wpisać fragment, na przykład RMA/26/0896 |
| Nagłówek Widoku sprawy | Oba numery po kropce: REK/2026/007960 · RMA/26/07924 |
| Pasek informacyjny okna Edycja reklamacji | Numer reklamacji i Numer RMA |
| Okna Zmień stan, Przyjmij do obiegu, Przekaż, Priorytet | Numer w tytule lub w polach informacyjnych |
| Menu prawego przycisku myszy | Pozycje Filtruj: Numer RMA i Kopiuj: Numer RMA dla klikniętej komórki |
Jak znaleźć reklamację po numerze
Otwórz rejestr Wszystkie
Rola Obsługa klienta może użyć też Wyszukiwarki reklamacji (Wyszukiwarka reklamacji).
Wpisz numer lub jego fragment
W polu pod nagłówkiem Numer reklamacji albo Numer RMA wpisz numer (może być bez przedrostka) i naciśnij Enter.
Zaznacz wiersz
Sprawdź stan i status, a potem kliknij Widok sprawy.
Komunikaty i typowe sytuacje
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Numer RMA to myślnik | Sprawa jest Oczekująca albo Anulowana przed przyjęciem | Przyjmij zgłoszenie do obiegu (Oczekujące); numer pojawi się po przyjęciu. |
| Klient podaje numer RMA, a ja widzę inne numery w kolumnie Numer reklamacji | To dwie osobne serie numerów | Wyszukaj po kolumnie Numer RMA. |
| Chcę zmienić numer | Numery nadaje program | Nie da się; w razie pomyłki załóż nową sprawę i anuluj błędną. |
| Filtr po numerze zwraca zbyt wiele wyników | Wpisano krótki fragment (na przykład sam rok) | Wpisz pełniejszy fragment, na przykład REK/2026/0090. |
Powiązane funkcje
- Wszystkie - wyszukiwanie po numerze.
- Wydruki reklamacji - numery na dokumentach.
- Wiadomości SMS i e-mail.
- Terminologia reklamacyjna.
Najczęstsze pytania
Czy numery się powtarzają w kolejnych latach?
Numer reklamacji zawiera rok, więc sprawy z różnych lat mają różne numery. Numer RMA zawiera dwie ostatnie cyfry roku.
Czy po anulowaniu numer wraca do puli?
Program tego nie pokazuje; anulowana sprawa zachowuje swój numer reklamacji i widać ją w rejestrze Zamknięte.
Dlaczego dwa numery?
Numer reklamacji identyfikuje sprawę od chwili zarejestrowania, a numer RMA nadawany jest po przyjęciu do obiegu i służy do kontaktu z klientem oraz oznaczania sprzętu.