Terminy i licznik dni - jak czytać termin rozpatrzenia w rejestrze

Rejestr reklamacji pokazuje cztery daty w osobnych kolumnach: Data przyjęcia, Termin rozpatrzenia, Dni i Data kontrolna. Pracownik działu reklamacji patrzy przede wszystkim na jedną z nich, czyli na liczbę dni, które zostały do terminu odpowiedzi dla klienta. Strona wyjaśnia, skąd bierze się ta liczba, co znaczy jej kolor i czym termin w programie różni się od terminu z ustawy.

Pasek rejestru Nowe zawiera przyciski Edycja, Status, Wyślij, Wydruk, Rewizja zmian i Aktualizuj datę. Pod nim stoją nagłówki kolumn: Priorytet, Edytowany, Numer RMA, Nr dokumentu, Dni, Załączniki, Data przyjęcia, Termin rozpatrzenia i Data kontrolna. Komórki Dni i Data przyjęcia są kolorowane razem, a przykłady kolorów z bazy demonstracyjnej podaje tabela niżej. Termin rozpatrzenia i Data kontrolna mają zwykłe tło.

Cztery daty w jednym wierszu rejestru

Każda reklamacja ma w rejestrze cztery daty i każda odpowiada na inne pytanie: kiedy sprawa wpłynęła, do kiedy trzeba odpowiedzieć, ile czasu zostało i kiedy ktoś ma do niej wrócić. Wszystkie daty mają zapis rrrr-mm-dd.

Jak działa licznik dni

Licznik odlicza w dół. Wartość w kolumnie Dni jest terminem rozpatrzenia pomniejszonym o dzisiejszą datę, więc co dzień maleje o jeden, a po upływie terminu zatrzymuje się na zerze. Liczby ujemnej program nie pokazuje: spóźnienie widać jako czerwone zero, a jego rozmiar trzeba odczytać, porównując termin rozpatrzenia z dzisiejszą datą.

Przykład obliczeniowy dla bazy demonstracyjnej, w której termin to data przyjęcia plus 14 dni: reklamacja przyjęta wczoraj ma licznik 13, przyjęta tydzień temu - licznik 7, a przyjęta 14 dni temu albo wcześniej - zero.

Reguła licznika. Dni oznacza czas pozostały do terminu rozpatrzenia, a nie czas od przyjęcia reklamacji. Wartość maleje z dnia na dzień do zera i liczy dni kalendarzowe, nie robocze.

W bazie demonstracyjnej dla terminu minionego licznik w rejestrach Rozpatrzone i Wszystkie pokazuje zero także przy reklamacjach zakończonych (stany Rozpatrzona, Zamknięta, Anulowana). Czerwone zero przy takiej reklamacji nie jest sygnałem zaległości, dlatego kolor licznika czytaj razem ze Stanem reklamacji. W rejestrze Wszystkie Stan stoi w osobnej kolumnie, a w rejestrze Zamknięte kolumny Dni nie ma w ogóle.

Kolory licznika i daty przyjęcia

Kolor komórek Dni i Data przyjęcia nie wynika z reguł siatki ani z ustawień użytkownika: serwer wylicza go razem z danymi. Pomoc programu opisuje go jako kolor, który zmienia się z upływem dni i przypomina o kończącym się terminie.

To trzy wartości zaobserwowane w bazie demonstracyjnej w odczycie z 1 października 2026; później mogą być widoczne tylko nieliczne wiersze z dodatnią wartością Dni. Kolorów dla wartości pośrednich nie sprawdzano, więc nie zakładaj progów. Kolor nie wszędzie dotyczy tych samych kolumn.

Pełny słownik kolorów i ikon rejestru zebraliśmy na stronie kolory i ikony w rejestrach.

Okno do zmiany daty przyjęcia

Przycisk Aktualizuj datę stoi na pasku czterech rejestrów: Nowe, Wszystkie, Zestawienie personalizowane i Skrzynka odbiorcza. Jest nieaktywny, dopóki nie zaznaczysz wiersza, a w Skrzynce odbiorczej podpowiedź przy aktywnym przycisku brzmi "Aktualizacja daty przyjęcia".

Okno ma tytuł Aktualizuj datę i dwa pola jedno pod drugim. Pierwsze jest tylko do odczytu, drugie to data z ikoną kalendarza, a przy etykietach obu pól stoją szare kropki z podpowiedziami. W stopce są przyciski Zamknij i Zapisz.

• Pierwsze pole - tylko do odczytu, pokazuje numer RMA wybranej reklamacji; rodzaje numerów opisuje strona o numerze RMA i identyfikatorach.
• Data rejestracji - to samo pole, które w rejestrach nazywa się Data przyjęcia. Wartością wstępną jest bieżąca data przyjęcia, a kalendarz dopuszcza daty od 90 dni wstecz do dnia dzisiejszego.
• Pole wymagane - data nie może być pusta; przy braku wartości program pokazuje komunikat "Pole 'Data rejestracji' nie może być puste!".
• Skutek zapisu - przycisk służy do zmiany daty rejestracji reklamacji. Skutek zapisu nie był sprawdzany w trybie odczytu, więc nie wiadomo, czy przeliczają się Termin rozpatrzenia i licznik Dni; sprawdź to na danych testowych, zanim użyjesz okna w pracy.

Data kontrolna w oknie zmiany statusu

Okno ma cztery pola w kolejności z ekranu: Nr dokumentu tylko do odczytu, Stan, Status i Data kontrolna z ikoną kalendarza. Pola Stan i Status mają pomarańczowy pasek z lewej krawędzi, czyli znacznik pola wymaganego, a data kontrolna go nie ma. W stopce stoją przyciski Zamknij i Zapisz, a w nagłówku ikona pomocy.

Data kontrolna jest opcjonalna, a kalendarz pozwala wybrać dzień od dziś wzwyż. W oknie Status dla reklamacji w stanie Rozpatrzona tego pola nie ma. Zasady zmiany stanu i statusu opisuje strona o oknie zmiany statusu.

W praktyce firmowej data kontrolna oznacza dzień, w którym ktoś ma wrócić do sprawy: sprawdzić, czy serwis odesłał urządzenie albo czy sklep przysłał opinię. To termin wewnętrzny i niezależny od terminu odpowiedzi dla klienta. Datę kontrolną pilnuje pracownik: filtruje albo sortuje kolumnę Data kontrolna.

Termin w programie a termin z ustawy

Studio RMA.net pokazuje termin rozpatrzenia, ale nie liczy terminów ustawowych i nie sprawdza zgodności reklamacji z prawem. To rozróżnienie jest istotne dla firm, które obsługują reklamacje konsumentów.

W praktyce firmowej punktem odniesienia jest art. 7a ustawy o prawach konsumenta. Przedsiębiorca powinien odpowiedzieć na reklamację konsumenta w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. Jeżeli nie odpowie w tym terminie, uważa się, że uznał reklamację. W praktyce zakładowej datę końcową terminu zapisuje się przy zgłoszeniu i obserwuje się, ile dni zostało do jej upływu.

Licznik nie zastępuje kontroli terminu ustawowego. Program pokazuje, ile dni zostało do terminu zapisanego w rejestrze, ale nie liczy terminów z przepisów, nie uznaje reklamacji po upływie terminu i nie odpowiada klientowi w terminie; SMS lub e-mail wysyła ręcznie pracownik z menu Wyślij. Dopasowanie okresu terminu do przepisów i do procedury reklamacyjnej firmy należy do wdrożenia. Strona nie jest poradą prawną; ramy prawne zebrano w opisie reklamacji w prawie i w programie.

Termin odpowiedzi z art. 7a wyjaśnia też serwis UOKiK w opisie niezgodności towaru z umową.

Jak działy reklamacji pilnują terminów

W praktyce firmowej kolejkę reklamacji układa się według pilności, a nie według kolejności wpływu. Pracownik szuka pomarańczowych i czerwonych liczników, a datę kontrolną traktuje jak własną listę zadań. W Studio RMA.net służą do tego sortowanie i filtry kolumn.

Pasek rejestru W realizacji ma przyciski Edycja, Status, Usługi, Wyślij, Wydruk i Rewizja zmian. Kolumny od lewej to Priorytet, Edytowany, Numer RMA, Nr dokumentu, Data przyjęcia, Termin rozpatrzenia, Dni, Data kontrolna i Status. Przy nagłówku Dni stoi strzałka sortowania, a komórki Dni są w bazie demonstracyjnej czerwone, bo terminy tych reklamacji dawno minęły. Kolumna Status ma kolory ze słownika statusów.

W rejestrach otwieranych bez zapisanego sortowania pierwsze kliknięcie nagłówka kolumny sortuje rosnąco, drugie malejąco, a trzecie usuwa sortowanie. Sortowanie rosnące po kolumnie Dni układa na górze sprawy po terminie, a dalej te z najmniejszym zapasem czasu. Sortowanie malejące zaczyna od największego zapasu i kończy na zerach, więc najpierw pokazuje reklamacje, które jeszcze da się dotrzymać. W demo rejestr W realizacji otwiera się posortowany malejąco po Dni, bo konto ma zapisany taki układ domyślny; pierwsze kliknięcie nagłówka w tym rejestrze dodaje sortowanie do zapisanego układu, a nie sortuje od zera.

Kolumny dat mają filtry z polem kalendarza: datę wpisuje się w zapisie rrrr-mm-dd i zatwierdza klawiszem Enter, a operatory porównania, w tym Pomiędzy, pozwalają wybrać reklamacje z terminem w konkretnym tygodniu. Kolumna Dni ma filtr tekstowy, więc nie porównuje liczb. Szczegóły opisuje strona o filtrowaniu i sortowaniu; na terminach pracuje się głównie w rejestrach Nowe i W realizacji.