Stany i statusy reklamacji - model obiegu w Studio RMA.net

Każda reklamacja ma dwa pola o podobnych nazwach: Stan o pięciu wartościach, który wyznacza rejestr, oraz Status, który opisuje szczegół w obrębie stanu, na przykład naprawę albo decyzję. W bazie demonstracyjnej słownik Status zawiera 13 wpisów, a lista w oknie Status pokazuje tylko te, które należą do wybranego stanu. Strona opisuje model, kolory, przejścia widoczne w oknie Status i sposób odczytania słowników.

Tytuł ekranu STATUS stoi na górnym pasku, a pasek narzędzi ma przycisk Odśwież i menu trzech kresek. Kolumny od lewej to Aktywny, Status, Stan, System, Kolor, Numer stanu i Nr referencyjny, a stopka podaje opis liczby wierszy. Wiersze Naprawa i upust cenowy oraz Anulowana występują dwa razy, z różnymi stanami nadrzędnymi. Kolumna Kolor zapisuje barwę jako kod szesnastkowy, a Numer stanu przyjmuje wartości od 1 do 5.

Model obiegu - pięć stanów reklamacji

Pięć stanów pochodzi ze słownika Stan. Cztery z nich mają własny rejestr w menu Reklamacje, a stan Anulowana własnego rejestru nie ma: widać go w rejestrze Wszystkie, w wyniku Szukaj i w Zestawieniach. Typowa droga reklamacji prowadzi od stanu Nowa przez W realizacji do Rozpatrzona i Zamknięta, ale okno Status oferuje także inne wybory, opisane niżej.

W bazie demonstracyjnej każdy ze stanów obejmuje ponad tysiąc reklamacji, a stan Nowa ponad półtora tysiąca. Rejestr Wszystkie ma ponad 6 tysięcy wierszy.

Statusy i ich stany nadrzędne

W bazie demonstracyjnej słownik Status ma 13 wpisów, ale tylko 11 różnych nazw, bo Naprawa i upust cenowy oraz Anulowana występują dwa razy: jako osobne wpisy dla różnych stanów. Pozostałych dziewięć nazw ma po jednym wpisie.

Reguła stanu. Stan wyznacza rejestr, a każdy wpis słownika Status wskazuje stan w kolumnie Stan. Okno Status pokazuje więc tylko statusy wybranego stanu i czyści pole Status po zmianie Stanu.

Różnica między stanem a statusem

Rejestr Nowe nie pokazuje ani kolumny Status, ani Stan. To samo pole spotkasz pod dwiema nazwami: Stan w oknie Status i w siatce oraz Etap realizacji w oknie Edycja.

Przejścia widoczne w oknie zmiany statusu

Tabela opisuje listy widoczne w oknie Status, otwieranym przyciskiem opisanym na stronie o zmianie statusu. Według pomocy programu zmiana etapu realizacji przesuwa reklamację na wybrany etap; w demo zapisu nie wykonujesz, więc skutku nie sprawdzisz.

Okno Status - edycja pokazuje Nr dokumentu, pole Stan z wartością W realizacji i pole Status z rozwiniętą listą: Naprawa i upust cenowy, Naprawa, Wysłanie do centrali, Opinia sklepu, Rzeczoznawca. W tle rejestr ma kolumnę Status, której komórki mają kolory przypisane nazwom statusów: zielonożółty, kremowy żółty, złoty, błękit i orchidea. Kolumna Dni jest czerwona, a pasek narzędzi zawiera przyciski Edycja, Status, Usługi, Wyślij, Wydruk i Rewizja zmian.

Zamknięta w rejestrze Wszystkie. Pomoc programu opisuje rejestr Zamknięte jako archiwum tylko do podglądu, a okno Status otwarte z rejestru Wszystkie oferuje dla reklamacji zamkniętej wszystkie pięć stanów. Skutek zapisu w takim przypadku pozostaje niezweryfikowany, więc w demo zapisu nie wykonuj.

Kolory stanów i statusów w rejestrach

Kolor tła komórki w kolumnach Status i Stan pochodzi ze słowników, więc jest nadawany nazwie, a nie wierszowi. W rejestrze Rozpatrzone zielenie odpowiadają statusom Uznana i Upust cenowy, a czerwienie statusom Nieuznana i Anulowana. Pełny słownik kolorów i ikon opisuje strona o kolorach i ikonach w rejestrach.

Pasek rejestru Wszystkie ma dziesięć przycisków, a nagłówki kolumn od lewej obejmują Priorytet, Edytowany, Kopia, Numer RMA, Nr dokumentu, Data przyjęcia, Termin rozpatrzenia, Dni i Data kontrolna, a dalej Status oraz Stan. Komórki Nowa mają kolor jasnego turkusu, Zamknięta jasnoszary, Opinia sklepu błękit, a W realizacji kremowy żółty. Zaznaczony wiersz to reklamacja zamknięta: ma jasnoszare Status i Stan oraz ciemniejszą komórkę Nr dokumentu.

Po co firmie słownik statusów

W praktyce firmowej status zamiast pola tekstowego daje jednolite wartości, więc reklamacje uznane i nieuznane da się zliczyć bez przeszukiwania opisów. W Studio RMA.net zestawienia reklamacji wg statusu mają osobną pozycję dla każdej z jedenastu nazw statusu. Z takich zestawień dział jakości przygotowuje rozmowę z dostawcą o jakości dostaw, a obsługa klienta widzi, czy sprawa czeka na opinię albo naprawę. Dla reklamacji w realizacji lista Stan w oknie Status zawęża wybór do dwóch pozycji: W realizacji i Rozpatrzona. Cały obieg opisuje strona o obiegu reklamacji w programie.

Słowniki stanów i statusów w programie

Menu Kartoteki, pozycja Słowniki, otwiera ekran z dwiema kartami. Słowniki Status i Stan leżą w karcie DOKUMENTY; ich opis wraz z pozostałymi słownikami zawiera strona o słownikach dokumentów.

Tytuł ekranu SŁOWNIKI ma ikonę pomocy. Karta DOKUMENTY ma numer 1 i osiem pozycji: Działy pracowników, Żądania, Status, Stan, Typ kontrahenta, Podsumowanie reklamacja, Priorytety, Forma zgłoszenia. Karta KARTOTEKI ma numer 2 i pięć pozycji: Grupy produktowe, Grupy reklamacyjne, Rodzaje reklamacji, Jednostki, Czas gwarancji. W menu bocznym rozwinięta jest grupa Kartoteki z podświetloną pozycją Słowniki.

Tytuł ekranu STAN i pasek narzędzi wyglądają jak w słowniku Status. Kolumny to Aktywny, Stan, System, Kolor, Numer stanu i Nr referencyjny, a strzałka przy nagłówku Numer stanu pokazuje sortowanie malejące. Wiersze idą od Rozpatrzona (5) przez Zamknięta (4), Anulowana (3) i Nowa (2) do W realizacji (1). W słowniku Status kolumny Stan i Numer stanu wskazują stan nadrzędny każdego statusu.

Pasek słowników ma tylko przycisk Odśwież i menu trzech kresek. W roli demonstracyjnej słowniki Status i Stan są tylko do odczytu, a to, kto zmienia ich wartości we wdrożeniu, zależy od uprawnień ról. Kolumna Nr referencyjny zawiera identyfikator techniczny i nie jest potrzebna w pracy z rejestrem.