Kartoteki - dane podstawowe dla formularzy reklamacji i serwisu
Sekcja Kartoteki zbiera dane podstawowe, z których formularz reklamacji, okno usług i rejestry biorą swoje listy wyboru: artykuły, kontrahentów, pracowników, rodzaje usług i wartości słowników. Menu ma osiem pozycji, a instrukcja opisuje każdą z nich oraz dwa ekrany słowników. Dane warto uzupełnić przed pierwszym zgłoszeniem, bo formularz wybiera z nich artykuł i kontrahenta.
Lewe menu ma rozwiniętą grupę Kartoteki: Asortyment, Szukaj, Kontrahenci, Pracownicy, Usługi, Pliki, Excel i Słowniki. Aktywna jest pozycja Słowniki, podświetlona na pomarańczowo. Pole robocze zajmuje ekran kafelkowy z dwiema kartami: DOKUMENTY z ośmioma słownikami i KARTOTEKI z pięcioma. Każda pozycja ma ikonę i jest odnośnikiem do siatki słownika, a tytuł SŁOWNIKI w pasku górnym ma ikonę pomocy.
Na tej stronie
- Mapa sekcji Kartoteki
- Kartoteki w obiegu reklamacji
- Ekrany kafelkowe i siatki
- Wspólne zasady ekranów kartotek
- Uprawnienia i edycja słowników
- Dane osobowe w kartotekach
- Jak czytać instrukcję w sekcji Kartoteki
- Ćwiczenie: prześledź dane z kartotek w formularzu reklamacji i wskaż dane osobowe
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Mapa sekcji Kartoteki
Każda pozycja menu ma osobną stronę instrukcji, a słowniki dzielą się na dwie strony według kart ekranu. Tabela pokazuje, co opisuje każda strona i komu służy w praktyce firmowej.
| Strona | Co opisuje | Dla kogo |
|---|---|---|
| Asortyment | Rejestr artykułów, formularz, czas gwarancji, wydruk karty i zestawienie reklamacji artykułu. | Dział jakości i osoby prowadzące dane artykułów. |
| Szukaj w kartotekach | Okno Szukaj asortymentu z sześcioma warunkami i wynik w siatce ASORTYMENT. | Obsługa klienta i serwis. |
| Kontrahenci | Ekran kafelkowy z listami według rodzaju, siatka kontrahentów i formularz. | Osoby prowadzące dane kontrahentów. |
| Pracownicy | Rejestr pracowników z kolorami, liczniki reklamacji i formularz. | Kierownik serwisu i osoba przypisująca serwisantów. |
| Usługi | Katalog rodzajów usług z czasem i cenami oraz zestawienie reklamacji użytej usługi. | Serwis i osoba wyceniająca robociznę. |
| Pliki | Przeglądarka plików: drzewo folderów, tabela plików i filtr. | Osoby przechowujące dokumenty firmy. |
| Excel - eksport i import | Ekran kafelkowy z kartami EXPORT i IMPORT oraz okno Import. | Osoba wprowadzająca dane hurtowo. |
| Słowniki | Ekran kafelkowy i zasady wspólne dla siatek słowników. | Wszyscy użytkownicy jako czytelnicy wartości. |
| Słowniki dokumentów | Osiem słowników z karty DOKUMENTY: działy, żądania, status, stan i dalsze. | Osoba odpowiedzialna za statusy i słowniki procesu. |
| Słowniki kartotek | Pięć słowników z karty KARTOTEKI, od grup produktowych po czas gwarancji. | Osoby prowadzące kartoteki asortymentu i usług. |
Kartoteki w obiegu reklamacji
Kartoteki nie przyjmują zgłoszeń, ale każde zgłoszenie z nich korzysta. W praktyce firmowej jedna wyznaczona osoba albo dział odpowiada za dane podstawowe, żeby ten sam artykuł, kontrahent czy serwisant występował w rejestrach pod jedną nazwą. Poniższa tabela pokazuje, co dana kartoteka zmienia w kolejnych etapach sprawy.
| Etap | Gdzie w Studio RMA.net | Co wnoszą kartoteki |
|---|---|---|
| Przygotowanie danych | Kartoteki, wszystkie osiem pozycji | Powstają listy wyboru dla formularza reklamacji i okna Usługi. |
| Przyjęcie reklamacji | formularz dopisania reklamacji | Pola Firma i Asortyment oraz Żądanie reklamującego mają pozycje z kartotek i słowników. |
| Realizacja w serwisie | okno Usługi w rejestrze Serwis, W realizacji | Lista Serwisant pochodzi z kartoteki pracowników, a Rodzaj usługi z kartoteki usług. |
| Rejestry | Rejestry reklamacji i usług | Kolory kolumn Status i Stan wynikają ze słowników, a kolor kolumny Serwisant z karty pracownika. |
| Analiza | Przycisk Rewizja zmian w kartotekach oraz zestawienia w menu Informacje | Zestawienia reklamacji artykułu, usług pracownika i reklamacji z użytą usługą. |
Ekrany kafelkowe i siatki
Ekran kafelkowy zamiast siatki otwierają trzy pozycje menu (Kontrahenci, Excel, Słowniki). Karty mają numer w kółku, tytuł wersalikami i strzałkę zwijania, a każdy kafelek jest odnośnikiem. Siatki jak rejestry reklamacji otwierają pozycje Asortyment, Pracownicy, Usługi; Pliki otwierają przeglądarkę plików, a Szukaj - okno wyszukiwania nad bieżącym ekranem.
Karta KONTRAHENCI WG RODZAJU zawiera kafelki Dostawcy, Odbiorcy, Producenci, Przewoźnicy i Serwisy, a każdy otwiera siatkę kontrahentów jednego rodzaju. Karta KONTRAHENCI ma dwa kafelki: Dodaj kontrahenta, który otwiera od razu formularz, i Kontrahenci ogółem, który otwiera siatkę wszystkich. W menu po lewej podświetlona jest pozycja Kontrahenci.
Wspólne zasady ekranów kartotek
| Zasada | Jak działa | Skutek w pracy |
|---|---|---|
| Siatka jak w rejestrach | Kartoteki mają wiersz filtrów pod nagłówkami, rozmiary strony 20, 30 i 50 oraz menu trzech kresek z eksportem. | Zasady filtrów i sortowania opisuje strona o siatce rejestru. |
| Rewizja zmian | W kartotece asortymentu i pracowników otwiera zestawienie reklamacji artykułu albo usług pracownika, a w kartotece usług reklamacje z użytą usługą. | Nie jest to historia zmian kartoteki; dziennik reklamacji leży w rejestrach reklamacji. |
| Pole Aktywne | Artykuły, kontrahenci, pracownicy i wartości słowników mają pole Aktywne. | Nieaktywne wartości słownika zostają w nim, ale zwykle znikają z list wyboru. |
| Kolory | Kontrahent i pracownik mają pole Kolor. Barwi ono komórkę Nazwa skrócona kontrahenta albo komórki Nazwisko i Imię pracownika. | Kolor pracownika widać też w kolumnie Serwisant rejestru Serwis, Usługi. |
| Wydruk i eksport | Przycisk Wydruk jest w trzech kartotekach: Asortyment, Kontrahenci, Pracownicy. Usługi go nie mają. Każda siatka ma Eksport do Excel. | W Asortymencie i Pracownikach Wydruk otwiera okno Wydruk raportu z kartą pozycji; eksport uruchamia menu trzech kresek. |
Pasek rejestru zawiera menu trzech kresek oraz przyciski Dopisz, Edytuj, Wydruk i Rewizja zmian; po prawej stoją napis ASORTYMENT i ikona palety. Pod nagłówkami leży wiersz filtrów, a kolumna Zdjęcie pokazuje miniatury, przez co wiersze są wyższe niż w rejestrach reklamacji. W stopce są rozmiary strony 20, 30 i 50 oraz licznik wierszy.
Uprawnienia i edycja słowników
Reguła słowników w demo. W demo, w roli Reklamacje: Centrala, słowniki są tylko do odczytu: pasek ma przycisk Odśwież i menu z eksportem, bez przycisków Dopisz i Edytuj. Wyjątkiem jest słownik Podsumowanie reklamacja, którego pasek ma także przyciski Dodaj i Edytuj.
Użytkownik końcowy wybiera wartości ze słowników, a zmienia je ktoś z szerszymi uprawnieniami. Zakres menu i uprawnień zależy od roli i konfiguracji wdrożenia. Jeśli planujesz wdrożenie, w formularzu wyceny Studio RMA.net opisz, kto ma prowadzić kartoteki i słowniki.
Dane osobowe w kartotekach
Kartoteki Pracownicy i Kontrahenci zawierają dane osobowe. Pracownik ma imię, nazwisko, e-mail i numery telefonów, a kontrahent osobę kontaktową, e-mail i telefony; do tego dochodzą adresy i NIP firm. Takie dane obejmuje RODO, czyli rozporządzenie (UE) 2016/679. W praktyce firmowej Twoja firma jako administrator wybiera podstawę przetwarzania z art. 6 ust. 1 RODO i ustala okres przechowywania, bo RODO nie wyznacza jednego okresu. Informacje o ochronie danych osobowych publikuje też Urząd Ochrony Danych Osobowych.
Dane demo. Osoby i firmy widoczne w kartotekach demo są przykładowe. Podstawę przetwarzania i okres przechowywania prawdziwych danych ustala Twoja firma jako administrator.
Jak czytać instrukcję w sekcji Kartoteki
Strony sekcji mają tę samą kolejność: miejsce kartoteki w obiegu reklamacji, kolumny z dokładnymi nagłówkami, formularz z polami i regułami, powiązania z innymi ekranami, ćwiczenie w demo, a na końcu pytania i słownik. Nazwy przycisków, pól i kolumn są takie, jak na ekranie. Liczby pozycji pochodzą z bazy demonstracyjnej i zmieniają się razem z danymi, więc służą tylko jako przykład. Dane osobowe z demo nie trafiają do opisów.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: prześledź dane z kartotek w formularzu reklamacji i wskaż dane osobowe
Uczeń porównuje listy formularza z kartotekami, z których pochodzą, ale niczego nie zapisuje. Rola w demo: Demo pełnego systemu, uruchamiane w bezpłatnym demo Studio RMA.net. Czas: około 15 minut.
- Otwórz Reklamacje, Dopisz. Rozwiń trzy listy (Firma, Asortyment, Żądanie reklamującego), niczego nie wybieraj i zanotuj format pozycji każdej z nich.
- Otwórz Kartoteki, Kontrahenci, kafelek Kontrahenci ogółem. Wskaż, które kolumny tworzą pozycję listy Firma.
- Otwórz pozycję Asortyment w menu Kartoteki i wskaż kolumny, z których składa się pozycja listy Asortyment.
- Otwórz Kartoteki, Słowniki, kartę DOKUMENTY, pozycję Żądania. Porównaj wartości słownika z listą Żądanie reklamującego.
- Otwórz pozycję Pracownicy w menu Kartoteki i wskaż kolumny z danymi osobowymi. Nie przepisuj ich wartości.
Pytanie kontrolne. Które kartoteki zawierają dane osobowe i kto w firmie odpowiada za ich przetwarzanie?
Podstawa programowa. Ćwiczenie odnosi się do efektu "stosuje przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych" z kwalifikacji EKA.04 Prowadzenie dokumentacji w jednostce organizacyjnej (jednostka EKA.04.3) w zawodzie technik ekonomista opisanym w podstawie programowej, w tym kryterium dotyczącego pojęć takich jak zbiór danych i administrator danych. Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo RMA.net na zajęciach.
Najczęstsze pytania
Gdzie dopisać nowego kontrahenta?
W menu Kartoteki, Kontrahenci kafelek Dodaj kontrahenta otwiera formularz od razu. Formularz otwiera też przycisk Dopisz w siatce kontrahentów. W demo ze wspólnym kontem nie zapisujesz nowych danych.
Czy w demo mogę zmieniać słowniki?
Prawie wszystkie są tylko do odczytu. W demo dwanaście z trzynastu słowników ma pasek tylko z przyciskiem Odśwież i eksportem. Wyjątek to Podsumowanie reklamacja, ale konto demo jest wspólne, więc ćwiczenia ograniczają się do odczytu.
Czym różni się Szukaj w menu Kartoteki od Szukaj w menu Serwis?
Kartoteki, Szukaj otwiera okno Szukaj asortymentu z polami Producent, Grupy produktowe, Dostawca, Nazwa, Numer katalogowy i Indeks. Serwis, Szukaj otwiera okno Szukaj reklamacji z ośmioma warunkami, a jego wynik trafia do siatki W REALIZACJI.
Czy kartoteki można zasilić z Excela?
Menu Kartoteki, Excel ma cztery importy: kartotek towarowych, kontrahentów, pracowników i usług. Każdy otwiera okno Import, w którym pole Format wymienia rozszerzenia .xlsx i .xls; skutek wczytania pliku nie był sprawdzany w trybie odczytu.
Kto odpowiada za dane osobowe w kartotekach?
Twoja firma jako administrator danych. Program przechowuje dane pracowników i kontrahentów, ale podstawę przetwarzania i okres przechowywania ustala firma zgodnie z RODO.
Słownik pojęć
- Kartoteka
- Rejestr danych podstawowych, z którego formularze i rejestry biorą listy wyboru: artykuły, kontrahenci, pracownicy i rodzaje usług.
- Słownik
- Lista wartości wybieranych w formularzach, na przykład stany, statusy, żądania i czasy gwarancji; w demo prawie wszystkie są tylko do odczytu.
- Ekran kafelkowy
- Ekran z kartami i kafelkami zamiast siatki; każdy kafelek otwiera inny ekran albo formularz.
- Rodzaj kontrahenta
- Podział kontrahentów na dostawców, odbiorców, producentów, przewoźników i serwisy, widoczny jako kafelki i kolumna Rodzaj.
- Wartość nieaktywna
- Pozycja z odznaczonym polem Aktywny: pozostaje w słowniku, ale zwykle znika z list wyboru w formularzach.
- Rewizja zmian w kartotece
- Przycisk otwierający zestawienie reklamacji albo usług powiązanych z zaznaczoną pozycją; nie jest dziennikiem zmian kartoteki.