Nowe reklamacje - rejestr zgłoszeń przyjętych do obsługi

Rejestr Nowe zbiera reklamacje, które firma przyjęła, ale jeszcze nie przekazała do realizacji. Według przewodnika wbudowanego w program trafiają tu zgłoszenia dopisane formularzem oraz zatwierdzone zgłoszenia z portalu klienta. Pracownik sprawdza w nim dane sprawy i licznik dni do terminu rozpatrzenia, a decyzję o dalszym kroku wprowadza w oknie Status.

Nad tabelą leży pasek z ikoną menu trzech kresek, przyciskami Edycja, Status, Wyślij, Wydruk, Rewizja zmian i Aktualizuj datę oraz napisem PRZYJĘTE NOWE z ikoną palety po prawej. Kolumny od lewej: Priorytet, Edytowany, Numer RMA, Nr dokumentu, Dni, Załączniki, Data przyjęcia, Termin rozpatrzenia, Data kontrolna oraz SKU (Indeks) i nazwa artykułu; dalsze wymagają przewinięcia tabeli w poziomie. Stopka podaje łączną liczbę wierszy.

Skąd reklamacje trafiają do rejestru

Reklamacja pojawia się w rejestrze Nowe dwiema drogami. Pierwsza prowadzi przez pracownika: według pomocy programu reklamacja zapisana w formularzu dopisania jest widoczna w rejestrze nowych reklamacji. Druga zaczyna się u klienta, który wypełnia formularz na stronie. Takie zgłoszenie dostaje w kolumnie Zapisał wartość Public i czeka na weryfikację w osobnym rejestrze. Po zatwierdzeniu trafia ono do rejestru Nowe, jak opisuje przewodnik wbudowany w program.

Zgłoszenia otrzymane na skrzynkę e-mail pokazuje według podpowiedzi w menu osobny rejestr Skrzynka odbiorcza. Rejestr Nowe jest filtrem po polu Stan: pokazuje wyłącznie reklamacje ze Stanem Nowa, w bazie demonstracyjnej ponad tysiąc. Według pomocy programu po zmianie Stanu reklamacja trafia do rejestru zgodnego z nowym stanem. Różnicę między polami Stan i Status wyjaśnia strona stany i statusy reklamacji.

Kolumny rejestru i jak z nich korzystać

Domyślny układ ma 22 kolumny i wszystkie są widoczne. Kolumn Status i Stan tu nie ma, bo każda reklamacja w tym rejestrze ma ten sam stan. Kolumna Załączniki jest w rejestrze Nowe, ale nie ma jej w rejestrach kolejnych etapów.

Kolory licznika dni

Kolor pól Dni i Data przyjęcia zależy od liczby dni pozostałych do terminu. W odczycie bazy demonstracyjnej z 1 października 2026 r. występowały trzy wartości, pokazane w tabeli.

Te trzy kolory są przykładem z danych demonstracyjnych, a nie regułą ustawową. Pomoc programu mówi, że kolor zmienia się z upływem dni i przypomina o kończącym się terminie; progów pośrednich odczyt demo nie rozstrzyga, a wartości dodatnie ma tylko kilka wierszy.

Reguła terminu. Wartość w kolumnie Dni to Termin rozpatrzenia minus dzień bieżący, nigdy mniej niż 0. W bazie demonstracyjnej termin przypada 14 dni po dacie przyjęcia. Długość terminu zależy od konfiguracji wdrożenia, więc w Twojej firmie może być inna.

Pasek narzędzi i zaznaczony wiersz

Zaznaczony wiersz ma ciemniejsze tło klikniętej komórki, a pasek odzyskuje pełną aktywność. Bez zaznaczenia wyszarzone są przyciski wymagające wskazania reklamacji, a podpowiedź nad nimi brzmi Nie wybrano wiersza tabeli. Zaznaczyć można tylko jedną reklamację naraz: kliknięcie innej komórki przenosi zaznaczenie, a ponowne kliknięcie go nie cofa. Prawy przycisk myszy otwiera menu podręczne z tymi samymi poleceniami oraz pozycją Filtruj, a menu trzech kresek zawiera Eksport do Excel i pozycje aktywne po zaznaczeniu wiersza: Notatki, Pliki, Zdjęcia, Załączniki, Dyskusja.

Okno ma dwa pola: pole tylko do odczytu z numerem RMA oraz pole Data rejestracji z ikoną kalendarza i podpowiedzią. Wartość początkowa to bieżąca data przyjęcia wybranej reklamacji. W stopce stoją przyciski Zamknij i Zapisz.

Przekazanie reklamacji do realizacji

W praktyce firmowej pierwszy etap sprawy to weryfikacja kompletności zgłoszenia i tego, czy dotyczy towaru sprzedanego przez firmę. Dane poprawia się w oknie Edycja, a ustalenia zapisuje w Notatkach.

Okno ma pola Nr dokumentu (tylko do odczytu), Stan i Status (wymagane, co pokazuje pomarańczowy pasek z lewej strony pola) oraz opcjonalną Datę kontrolną, która przyjmuje daty od dnia bieżącego. Rozwinięta lista Stan podświetla bieżącą pozycję Nowa na pomarańczowo. W stopce stoją przyciski Zamknij i Zapisz.

Dla reklamacji ze stanem Nowa lista Stan zawiera wszystkie pięć stanów, a lista Status jedną pozycję: Nowa. Po wyborze innego stanu pole Status się czyści i oferuje wartości właściwe dla tego stanu. Według pomocy programu zmiana stanu przesuwa reklamację do rejestru zgodnego z nowym stanem. W praktyce firmowej typowym ruchem z rejestru Nowe jest zmiana Stanu na W realizacji ze wskazaniem Statusu, czyli kierunku dalszych działań. Przebieg opisuje strona zmiana statusu.

Termin rozpatrzenia i przepisy

W praktyce firmowej obowiązuje zasada z art. 7a ustawy o prawach konsumenta: przedsiębiorca powinien odpowiedzieć na reklamację konsumenta w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania, a jeżeli nie odpowie w tym terminie, uważa się, że uznał reklamację. Przy sprzedaży między przedsiębiorcami ustawa nie podaje liczby dni na odpowiedź.

Program nie liczy terminów ustawowych. Kolumna Termin rozpatrzenia pokazuje wartość ustawioną w programie, a kolumna Dni odejmuje od niej dzień bieżący. Studio RMA.net nie rozpoznaje, czy klient jest konsumentem, i nie pilnuje przepisów; za zgodność odpowiedzi z prawem odpowiada Twoja firma.

Analiza danych w rejestrze

Rejestr otwiera się z reklamacjami od najnowszych; zasady siatki opisuje strona siatka rejestru.

• Filtr tekstowy - wpisz fragment w pole filtra; jeśli lista nie zawęziła się od razu, zatwierdź klawiszem Enter. Ma dziewięć operatorów, domyślnie Zawiera.
• Filtr daty - przyjmuje datę rrrr-mm-dd zatwierdzoną Enterem albo wybraną w kalendarzu; operator Pomiędzy zamienia pole na zakres od-do.
• Sortowanie - pierwsze kliknięcie nagłówka sortuje rosnąco, drugie malejąco, trzecie wyłącza sortowanie; Shift i kliknięcie drugiego nagłówka dodaje kryterium.
• Układ widoku - ikona palety otwiera menu Ustawienia z listą zapisanych układów, do pięciu na widok; zmiana filtra lub sortowania daje czerwoną kropkę.

Typowe sytuacje w rejestrze